Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації

(Установлено, що використання печатки посадовими особами відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України, зразок та опис якої визначено у додатку 2 до Порядку, затвердженого цим наказом, з урахуванням змін, внесених наказом Міністерства юстиції України від 15 липня 2019 року № 2145/5, здійснюється з 1 серпня 2019 року)

(Установлено, що використання нотаріусами печатки, зразок та опис якої визначено у додатку 2 до Порядку, затвердженого цим наказом, з урахуванням змін, внесених наказом Міністерства юстиції України від 27 лютого 2020 року № 702/5, здійснюється з 10 березня 2020 року)

Відповідно до підпунктів 73 та 74 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав;

2) Порядок підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації.

2. Установити, що проставлення апостиля на документах, поданих до Міністерства юстиції України, до набрання чинності цим наказом, здійснюється відповідно до законодавства, що діяло на дату їх подання.

3. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, що додаються.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5 "Про затвердження Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963.

5. Департаменту державної реєстрації (Бенедисюк С. В.), Департаменту з питань нотаріату (Зусік Т. В.), начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві забезпечити належне виконання цього наказу.

6. Адміністратору Електронного реєстру апостилів вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу.

7. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О. М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н. І.

 

 

1. Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - проставлення апостиля), з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534 (далі - Правила).

2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:

заявник - особа, яка подає документ для проставлення на ньому апостиля або заявляє клопотання про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля;

територіальні органи Міністерства юстиції України - відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України.

3. Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) в такому порядку:

1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;

2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;

3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;

4) видача документів за результатом розгляду заяви.

4. Проставлення апостиля, відмова у його проставленні здійснюються державною мовою, крім випадку, передбаченого пунктом 6 розділу III цього Порядку.

5. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

6. За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством.

1. Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Міністерства юстиції України або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля), а у випадку витребування (отримання) архівного документа, виданого архівною установою (далі - архівний документ) та/або проставлення на такому документі апостиля, - до Державної архівної служби України.

Для отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) та подальшого проставлення на ній апостиля заявник відповідно до законодавства звертається до державного реєстратора юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, який після формування виписки з Єдиного державного реєстру забезпечує її передачу до територіального органу Міністерства юстиції України для проставлення апостиля.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв'язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України, а щодо архівного документа - до Державної архівної служби України. Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції України, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до цього Порядку.

2. У разі особистого звернення заявника посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля, яка підписується заявником.

Заява, підписана заявником, реєструється в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України чи Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

3. Для проставлення апостиля заявник пред'являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що посвідчує його особу (у разі особистого звернення), та подає:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

У разі звернення заявника з клопотанням про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля, оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копія, засвідчена в установленому порядку, не подається.

У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У разі особистого звернення такий заявник пред'являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, з якого відповідною посадовою особою, нотаріусом виготовляється копія та долучається до поданої заяви про проставлення апостиля. Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, повинна бути засвідчена в установленому порядку.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру та заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, копія документа, що підтверджує таке звільнення, виготовляється та передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано відповідну виписку.

Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля, крім випадку, передбаченого абзацом п'ятим цього пункту.

4. Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів (документи, видані органами юстиції; документи, видані судами; документи оформлені нотаріусами України; архівні документи; інші документи, на яких апостиль проставляється Міністерством юстиції України). Кількість документів, на яких проставляється апостиль, що можуть бути подані разом із однією заявою, не обмежується.

У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.

5. Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України виготовляє скановані копії документів та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Скановані копії документів мають бути придатні для сприйняття їх змісту. За відповідність сканованих копій документів документам у паперовій формі відповідає посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України, що їх виготовила.

6. За результатом реєстрації заяви про проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її реєстрації, кількість поданих документів, прізвище, ім'я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.

7. Заява про проставлення апостиля, документи, подані для проставлення апостиля, на час їх розгляду відповідно до цього Порядку залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державній архівній службі України.

1. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

2. Посадова особа Міністерства юстиції України з'ясовує:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

3. Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

4. Посадова особа Міністерства юстиції України звіряє справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах, з наявними у справах Міністерства юстиції України або Реєстрі зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

5. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерством юстиції України надсилається запит до уповноваженого суб'єкта, визначеного Міністерством юстиції України, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністратору Реєстру та повідомляє Міністерство юстиції України. У разі відсутності відомостей щодо документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, а щодо документів, оформлених нотаріусами, - у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиному реєстрі довіреностей, а також у разі виникнення сумніву у достовірності документів, поданих для проставлення апостиля, Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, нотаріуса, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції України. У такому випадку апостиль може бути проставлений тільки після внесення відповідних зразків до Реєстру та/або після здійснення перевірки документів.

Про направлення запиту щодо отримання зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, здійснення перевірки документів, а також відповідне продовження строку розгляду документів на проставлення апостиля до 20 робочих днів посадова особа Міністерства юстиції України інформує заявника, використовуючи його контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

6. За результатом розгляду заяви про проставлення апостиля та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного кваліфікованого електронного підпису та проставленням на документ кваліфікованої електронної печатки Міністерства юстиції України із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру.

Під штампом апостиля, сформованого у формі електронного документа, розміщується додаткова інформація відповідно до форми, визначеної у додатку 1 до цього Порядку, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.

7. У проставленні апостиля посадова особа Міністерства юстиції України відмовляє виключно за наявності підстав, визначених Правилами, з обов'язковим зазначенням відповідної підстави у повідомленні про відмову.

У разі відмови у проставленні апостиля у зв'язку з відсутністю підтвердження дійсності документа, щодо якого виникли сумніви у його достовірності, Міністерство юстиції України надсилає відповідні відомості правоохоронним органам для проведення перевірки таких відомостей та вжиття в межах їх компетенції відповідних заходів реагування відповідно до закону та невідкладно інформує посадову особу територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи посадову особу Державної архівної служби України про заборону видачі відповідного документа.

1. Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України інформує заявника, яким було особисто подано документи, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

2. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України у разі проставлення посадовою особою Міністерства юстиції України відповідно до Правил візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов'язковим проставленням у пункті 9 штампа апостиля печатки, зразок та опис якої визначено в додатку 2 до Порядку.

У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, місце скріплення документа і аркуша з апостилем засвідчується підписом посадової особи територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи посадової особи Державної архівної служби України та зазначеною у цьому пункті печаткою.

3. Документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, нотаріусом, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України чи посадовою особою Державної архівної служби України, до яких було подано документи, у тому числі передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку.

Документи з проставленим апостилем можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданій такій особі заявником.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу II цього Порядку, звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, документи з проставленим апостилем надсилаються в порядку, визначеному законодавством.

Про отримання документів з проставленим апостилем заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України робить відмітку на відповідній заяві про проставлення апостиля та проставляє власний підпис.

4. У разі виявлення помилки в апостилі заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України, до яких було подано документи для проставлення апостиля, з відповідною заявою, яка приймається у порядку, передбаченому для заяви про проставлення апостиля. До заяви додається документ з проставленим апостилем.

У разі підтвердження факту допущення помилки посадовою особою Міністерства юстиції України апостиль та запис про реєстрацію апостиля в Реєстрі анулюється.

Новий апостиль проставляється відповідно до цього Порядку без оплати послуг за його проставлення.

5. У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи без проставленого апостиля.

Повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи без проставленого апостиля можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданої такій особі заявником.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу II цього Порядку, звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються в порядку, визначеному законодавством.

Про отримання повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документів без проставленого апостиля заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України робить відмітку на відповідній заяві про проставлення апостиля та проставляє власний підпис.

У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не повертається.

У разі відмови у проставленні апостиля у зв'язку з відсутністю підтвердження дійсності документа, щодо якого виникли сумніви у його достовірності, відповідний документ не повертається.

6. Заява про проставлення апостиля, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою, яка приймала відповідну заяву, засвідчена в установленому законодавством порядку, зберігаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державній архівній службі України відповідно до Правил.