Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації

Відповідно до підпунктів 73 та 74 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України,

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

2) Порядок підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації.

2. Установити, що проставлення апостиля на документах, поданих до Міністерства юстиції України, до набрання чинності цим наказом, здійснюється відповідно до законодавства, що діяло на дату їх подання.

3. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, що додаються.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5 "Про затвердження Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963.

5. Департаменту державної реєстрації (Бенедисюк С.В.), Департаменту з питань нотаріату (Зусік Т.В.), начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві забезпечити належне виконання цього наказу.

6. Адміністратору Електронного реєстру апостилів вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу.

7. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (далі - проставлення апостиля) з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі - Правила).

2. У цьому Порядку під терміном "територіальні органи Міністерства юстиції України" слід розуміти відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України.

3. Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) в такому порядку:

1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;

2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;

3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;

4) видача документів за результатом розгляду заяви.

4. Проставлення апостиля, відмова у його проставленні здійснюються державною мовою, крім випадку, передбаченого пунктом 6 розділу ІІІ цього Порядку.

5. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

6. За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством.

1. Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - виписка з Єдиного державного реєстру).

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до цього Порядку.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.

2. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Після проставляння підпису така заява реєструється у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, надіслана поштовим зв’язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує відповідну заяву та реєструє її у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється, а заява про проставлення апостиля, що надіслана поштовим зв’язком, долучається до такої заяви.

У разі коли у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує відповідну заяву та реєструє її у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється.

3. Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу документ, що посвідчує його особу, крім випадку, передбаченого абзацами другим та третім пункту 1 цього розділу, та подає:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У такому випадку заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною посадовою особою, нотаріусом виготовляється копія та долучається до поданої заяви. У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, надіслана поштовим зв’язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, повинна бути засвідчена в установленому законодавством порядку.

У разі коли у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру та заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовляється та передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано відповідну виписку.

Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля, крім випадку, передбаченого абзацом четвертим цього пункту.

4. Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів, виданих органами юстиції, судами або оформлених нотаріусами України. Кількість таких документів, поданих разом із однією заявою, не обмежується.

У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.

5. Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Відповідальність за відповідність електронних копій документів, поданих для проставлення апостиля, таким документам у паперовій формі покладається на посадову особу територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса, що здійснювали їх прийом.

6. За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім’я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.

7. Заява з проставленим підписом заявника, документи, подані для проставлення апостиля, у паперовій формі, у тому числі документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусом відповідно до цього Порядку, або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, засвідчена в установленому законодавством порядку, або у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, виготовлена державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса.

1. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

2. Посадова особа Міністерства юстиції України з’ясовує:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

3. Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

4. Посадова особа Міністерства юстиції України звіряє справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах, з наявними у справах Міністерства юстиції України або Реєстрі зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

5. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністратору Реєстру та повідомляє Міністерство юстиції України. У разі необхідності здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, у випадку відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції України. У такому випадку апостиль може бути проставлений тільки після наявності відповідних зразків у Реєстрі, внесених його адміністратором, та/або після здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Про направлення запиту щодо отримання зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також як наслідок продовження строку розгляду документів на проставлення апостиля до 20 робочих днів посадова особа Міністерства юстиції України інформує заявника, використовуючи його контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

6. За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного кваліфікованого електронного підпису та проставленням на документ кваліфікованої електронної печатки Міністерства юстиції України із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру.

Під штампом апостиля, сформованого у формі електронного документа, розміщується додаткова інформація відповідно до форми, визначеної у додатку 1 до цього Порядку, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.

7. У проставленні апостиля посадова особа Міністерства юстиції України відмовляє виключно за наявності підстав, визначених Правилами, з обов’язковим зазначенням відповідної підстави у повідомленні про відмову.

1. За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

2. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус відповідно до Правил візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов’язковим проставленням у пункті 9 штампа апостиля печатки, зразок та опис якої визначено в додатку 2 до Порядку.

У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, місце скріплення документа і аркуша з апостилем засвідчується підписом посадової особи територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса та зазначеною у цьому пункті печаткою.

3. Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, нотаріусом, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи, у тому числі передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу ІІ цього Порядку.

Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, надіслана поштовим зв’язком, документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв’язком на поштову адресу заявника, зазначену ним у відповідній заяві або на поштовому конверті. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла від Міністерства юстиції України, документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв’язком Міністерству юстиції України.

Про отримання документів з проставленим апостилем заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

4. У разі виявлення помилки в апостилі заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса, до якого було подано документи для проставлення апостиля, з відповідною заявою, яка приймається у порядку, передбаченому для заяви про проставлення апостиля. До заяви додається документ з проставленим апостилем.

У разі підтвердження факту допущення помилки посадовою особою Міністерства юстиції України апостиль та запис про реєстрацію апостиля в Реєстрі анулюється.

Новий апостиль проставляється відповідно до цього Порядку без оплати послуг за його проставлення.

5. У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля.

Повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданої такій особі заявником.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, надіслана поштовим зв’язком, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв’язком на поштову адресу заявника, зазначену ним у відповідній заяві або на поштовому конверті. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла від Міністерства юстиції України, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документ, поданий для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв’язком Міністерству юстиції України.

Про отримання повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документів, поданих для проставлення апостиля, заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не повертається.

6. Заява з проставленим підписом заявника, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусом відповідно до цього Порядку, або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, засвідчена в установленому законодавством порядку, або у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, виготовлена державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань зберігаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріусі відповідно до Правил.

Проставлено кваліфіковану електронну печатку Міністерства юстиції України

Проставлено кваліфікований електронний підпис посадової особи Міністерства юстиції України та містить візуальне зображення зразка підпису цієї особи.

Для перевірки видачі апостиля див. [www.apostille.minjust.gov.ua].

Stamped by the Ministry of Justice of Ukraine with a qualified electronic stamp.

Signed by the official of the Ministry of Justice of Ukraine with a qualified electronic signature and accompanied by the image of his/her signature

To verify the issuance of this Apostille see [www.apostille.minjust.gov.ua].

Applique le sceau qualifie numerique par le Ministere de la Justice de l’Ukraine.

Signe qualifie et numeriquement par le fonctionnaire du Ministere de la Justice de l’Ukraine et accompagne de l’image de sa signature.

Cette Apostille peut etre verifiee a l’adresse suivante: [www.apostille.minjust.gov.ua].

Печатка має форму правильного кола діаметром 45 мм, краї печатки обрамлено бортиком завтовшки 1 мм.

По зовнішньому колу печатки зліва направо центровим способом розміщуються:

верхнім рядком - напис, що містить текст "Міністерство юстиції України" та текст "для проставлення апостиля". Складові цього напису розділяються семикутними зірочками;

нижнім рядком - порядковий номер печатки, що відповідає ідентифікаційному коду юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України або номеру свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю відповідного нотаріуса, який з обох боків виділено семикутними зірочками.

Усі написи виконано спеціальним шрифтом (Arial).

У центрі печатки розміщується зображення малого Державного Герба України, яке обрамляється колом діаметром 24 мм (товщина ліній, що окантовують коло, - 0,1 мм).

Для підвищення захищеності коло заповнюється складним малюнком. Вільна від зображення частина кола між бортиком і написом на зовнішньому колі заповнюється захисним растровим зображенням.

Печатка виготовляється з гуми або поліуретану.

Для печатки використовується штемпельна фарба синього кольору.