Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації

Відповідно до підпунктів 73 та 74 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України,

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

2) Порядок підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації .

2. Установити, що проставлення апостиля на документах, поданих до Міністерства юстиції України, до набрання чинності цим наказом, здійснюється відповідно до законодавства, що діяло на дату їх подання.

3. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України , що додаються.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5 "Про затвердження Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963.

5. Департаменту державної реєстрації (Бенедисюк С.В.), Департаменту з питань нотаріату (Зусік Т.В.), начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві забезпечити належне виконання цього наказу.

6. Адміністратору Електронного реєстру апостилів вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу, у тому числі забезпечити виготовлення та постачання головним територіальним управлінням юстиції в областях та місті Києві марок апостиля для їх подальшого використання територіальними органами Міністерства юстиції України.

7. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (далі - проставлення апостиля) з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі - Правила).

2. У цьому Порядку під терміном "територіальні органи Міністерства юстиції України" слід розуміти відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України, перелік яких визначено в додатку 1 до цього Порядку.

3. Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) в такому порядку:

1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;

2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;

3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;

4) видача документів за результатом розгляду заяви.

4. Проставлення апостиля, відмова у його проставленні здійснюються державною мовою, крім випадку, передбаченого пунктом 6 розділу ІІІ цього Порядку.

5. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

6. За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством.

1. Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв'язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів.

Поштовим зв'язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до цього Порядку.

2. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Після проставляння підпису така заява реєструється у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, надіслана поштовим зв'язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує відповідну заяву та реєструє її у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється, а заява про проставлення апостиля, що надіслана поштовим зв'язком, долучається до такої заяви.

3. Для проставлення апостиля заявник пред'являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, крім випадку, передбаченого абзацом другим пункту 1 цього розділу, та подає:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У такому випадку заявник пред'являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною посадовою особою виготовляється копія та долучається до поданої заяви. У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, надіслана поштовим зв'язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, повинна бути засвідчена в установленому законодавством порядку.

Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля, крім випадку, передбаченого абзацом четвертим цього пункту.

4. Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів, виданих органами юстиції, судами або оформлених нотаріусами України. Кількість таких документів, поданих разом із однією заявою, не обмежується.

У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.

5. Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Відповідальність за відповідність електронних копій документів, поданих для проставлення апостиля, таким документам у паперовій формі покладається на посадову особу територіального органу Міністерства юстиції України, що здійснювала їх прийом.

6. За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім'я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.

7. Заява з проставленим підписом заявника, документи, подані для проставлення апостиля, у паперовій формі, у тому числі документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до цього Порядку, або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, засвідчена в установленому законодавством порядку, залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України.

1. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

2. Посадова особа Міністерства юстиції України з'ясовує:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

3. Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

4. Посадова особа Міністерства юстиції України звіряє справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах, з наявними у справах Міністерства юстиції України або Реєстрі зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

5. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністратору Реєстру та повідомляє Міністерство юстиції України. У разі необхідності здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, у випадку відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції України. У такому випадку апостиль може бути проставлений тільки після наявності відповідних зразків у Реєстрі, внесених його адміністратором, та/або після здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Про направлення запиту щодо отримання зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також як наслідок продовження строку розгляду документів на проставлення апостиля до 20 робочих днів посадова особа Міністерства юстиції України інформує заявника, використовуючи його контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

6. За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру.

Під штампом апостиля, сформованого у формі електронного документа, розміщується додаткова інформація відповідно до форми, визначеної у додатку 2 до цього Порядку, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.

7. У проставленні апостиля посадова особа Міністерства юстиції України відмовляє виключно за наявності підстав, визначених Правилами, з обов'язковим зазначенням відповідної підстави у повідомленні про відмову.

1. За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

2. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до Правил візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов'язковим прикріпленням у пункті 9 штампа апостиля марки апостиля, зразок та опис якої визначено в додатку 3 до цього Порядку.

У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, на місце скріплення документа і аркуша з апостилем прикріплюється марка апостиля.

3. Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві.

Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, надіслана поштовим зв'язком, документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв'язком на поштову адресу заявника, зазначену ним у відповідній заяві або на поштовому конверті. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла від Міністерства юстиції України, документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв'язком Міністерству юстиції України.

Про отримання документів з проставленим апостилем заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

4. У разі виявлення помилки в апостилі заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи для проставлення апостиля, з відповідною заявою, яка приймається у порядку, передбаченому для заяви про проставлення апостиля. До заяви додається документ з проставленим апостилем.

У разі підтвердження факту допущення помилки посадовою особою Міністерства юстиції України апостиль та запис про реєстрацію апостиля в Реєстрі анулюється.

Новий апостиль проставляється відповідно до цього Порядку без повторного подання заявником заяви та оплати послуг за його проставлення.

5. У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля.

Повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданої такій особі заявником.

У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, надіслана поштовим зв'язком, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв'язком на поштову адресу заявника, зазначену ним у відповідній заяві або на поштовому конверті. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла від Міністерства юстиції України, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документ, поданий для проставлення апостиля, надсилаються поштовим зв'язком Міністерству юстиції України.

Про отримання повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документів, поданих для проставлення апостиля, заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не повертається.

6. Заява з проставленим підписом заявника, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до цього Порядку, або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, засвідчена в установленому законодавством порядку, зберігаються у територіальному органі Міністерства юстиції України відповідно до Правил.

Проставлено електронно-цифровий підпис (печатку) Міністерства юстиції України.

Проставлено електронно-цифровий підпис посадової особи Міністерства юстиції України та містить візуальне зображення зразка підпису цієї особи.

Для перевірки видачі апостиля див. [www.apostille.minjust.gov.ua].

Electronically and digitally signed (stamped) by the Ministry of Justice of Ukraine.

Electronically and digitally signed by the official of the Ministry of Justice of Ukraine and accompanied by the image of his/her signature.

To verify the issuance of this Apostille, see [www.apostille.minjust.gov.ua].

Signй (timbrй) en version numйrique et digitale par le Ministиre de la Justice de l'Ukraine.

Signй en version numйrique et digitale par le fonctionnaire du Ministиre de la Justice de l'Ukraine et accompagnй de l'image de sa signature.

Cette Apostille peut кtre vйrifiйe а l'adresse suivante:

[www.apostille.minjust.gov.ua].

Марка апостиля виготовляється на самоклеючому папері загальною щільністю 170 г/м-2, має саморуйнівні властивості, що не дозволяють відклеїти її цілою:

поверхневий шар - папір без оптичного відбілювача (що не має власної флуоресценції під дією УФ-світла);

клейовий шар - перманентний, призначений для наклеювання на паперові поверхні, попередньо задруковані офсетним чи цифровим друком;

нижній шар - силіконований папір.

Марка апостиля має загальну прямокутну форму розміром 38 х 33 мм по зовнішньому краю.

Марка апостиля виготовляється з використанням двох видів друку (офсетний та цифровий) та припресуванням напівпрозорої плівки із зображенням Державного Герба України та мікротексту, що покриває зону QR-коду.

У верхній частині марки апостиля зліва направо центровим способом розміщується напис "Міністерство юстиції України".

Кожна марка апостиля має індивідуальний QR-код з гіперпосиланням на веб-сайт Електронного реєстру апостилів.

У нижній частині марки апостиля під QR-кодом розміщуються тризначний номер, що відповідає нумерації відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України.

Марка апостиля захищена фоновою гільйоширною сіткою, виконаною накладанням двох нерегулярних сіток та друком спеціальною захищеною фарбою, що має свічення під дією УФ-світла.