Про затвердження Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації

Відповідно до підпунктів 62, 63 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395,

1. Затвердити Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 вересня 2007 року № 757/5 "Про організацію роботи з питань проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 13 вересня 2007 року за № 1069/14336 (із змінами).

3. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування та застосовується з 01 жовтня 2012 року.

1. Цей Порядок розроблений з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823.

2. Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

3. Процедура проставлення апостиля включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з'ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу, чи копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідченої в установленому порядку;

проставлення апостиля, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрацію документів, на яких проставлено апостиль.

4. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція) або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

Міністерство юстиції України не має повноважень на проставлення апостиля на цьому документі;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

5. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з'ясування, чи підлягає документ подальшій консульській легалізації та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрація документів для подальшої консульської легалізації.

6. У підготовці до подальшої консульської легалізації відмовляється, якщо:

текст документів неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документи написані чи підписані олівцем;

документи отримані через засоби факсимільного зв'язку;

у документах уживається декілька мов одночасно;

документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, не прошиті, а аркуші не понумеровані і не скріплені підписом та печаткою;

Міністерство юстиції України не має повноважень для підготовки документів до подальшої консульської легалізації;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

7. Особа, уповноважена на прийом документів для проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, вносить відповідний запис до журналу обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), опис якого наведено у пункті 20 цього Порядку.

8. Особа, уповноважена на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, за результатом розгляду поданих документів приймає одне з таких рішень:

проставляє апостиль або здійснює підготовку документів для подальшої консульської легалізації;

відмовляє в проставленні апостиля або в підготовці документів для подальшої консульської легалізації.

Відмова в проставленні апостиля чи в підготовці документів до подальшої консульської легалізації здійснюється особою, уповноваженою на прийом документів, в усній формі із зазначенням підстав для відмови та роз'ясненням порядку звернення до Міністерства юстиції України для отримання відповіді в письмовому вигляді.

Про повернення документів із зазначенням підстав для відмови особою, уповноваженою на прийом документів, на заяві проставляється відповідна відмітка, а особою, якій відмовлено, - підпис про отримання роз'яснення та повернення документів.

9. У разі прийняття рішення про проставлення апостиля особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп "Апостиль" з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ, на якому проставлено апостиль, у журналі реєстрації проставлення апостиля, опис якого наведений у Правилах проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі - журнал реєстрації проставлення апостиля).

10. У разі прийняття рішення про здійснення підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, за зразками, наведеними у додатках 1, 2 до цього Порядку, з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ для подальшої консульської легалізації в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, опис якого наведено у пункті 21 цього Порядку.

11. Проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису нотаріуса, здійснюється на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, на окремому від документа аркуші документ з аркушем зі штампом "Апостиль" чи штампом, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, скріплюється шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом особи, уповноваженої на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, з проставленням печатки структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації.

12. Строк розгляду документів, у тому числі про державну реєстрацію актів цивільного стану, на яких неможливе проставлення відмітки головними територіальними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Донецькій та Луганській областях, місті Севастополі у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день.

Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації може бути продовжено Міністерством юстиції України:

1) до трьох робочих днів - у зв'язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за проставлення апостиля чи підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);

2) до двадцяти робочих днів - у зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів, а також при подачі документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, на яких відсутня відмітка головних територіальних управлінь юстиції в областях, місті Києві.

13. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа та у зв'язку з необхідністю отримання додаткової інформації або роз'яснень для отримання такого зразка, інформації, роз'яснень Міністерством юстиції України готується та направляється запит до відповідного органу.

14. Проставлення апостиля на документах та підготовка нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації здійснюються за заявою особи, яка подає такі документи, зразок якої наведено у додатку 3 до цього Порядку.

15. Для проставлення апостиля фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України:

заяву;

документ, який посвідчує особу (пред'являється);

документи, на яких потрібно проставити апостиль;

документ про внесення плати за його проставлення або оригінал, чи копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчену в установленому порядку.

Документ про внесення плати за проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, прикріплюється до заяви.

Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, на яких потрібно проставити апостиль, відповідна заява та документ про внесення плати за його проставлення або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку, можуть направлятися Міністерству юстиції України поштовим зв'язком.

16. Для підготовки документів для подальшої консульської легалізації фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України:

заяву;

документ, який посвідчує особу (пред'являється);

нотаріально оформлені документи, що підлягають процедурі консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної/юридичної особи подається також довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї фізичної/юридичної особи.

При поданні документів родичами першого ступеня споріднення фізичної особи замість довіреності надаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтва про народження, шлюб тощо).

17. Документи, подані для проставлення апостиля чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, видаються тільки особі, яка їх подавала.

У разі неможливості отримання такою особою документів їх видача можлива тільки на підставі довіреності або іншого документа, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї особи, у тому числі письмової заяви про згоду на отримання документів представником.

18. Прийом та видача документів, поданих для проставлення апостиля чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, здійснюються Міністерством юстиції України відповідно до графіка, затвердженого наказом Міністерства юстиції України.

19. Після подання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу, чи копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідченої в установленому порядку послуг з проставлення апостиля, а також у разі подачі документів для подальшої консульської легалізації, заявнику видається корінець заяви, який пред'являється заявником під час видачі документів.

20. Заяви, подані для проставлення апостиля чи підготовки документів для подальшої консульської легалізації, реєструються у журналі обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), який повинен містити такі графи:

реєстраційний номер заяви;

дата подачі заяви;

прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, яка звернулась за проставленням апостиля (підготовкою документів для подальшої консульської легалізації);

загальна кількість документів, доданих до заяви (від фізичних /юридичних осіб);

кількість документів, повернутих у зв'язку з відмовою (згідно з пунктами 4, 6 цього Порядку);

назва країни, де буде використовуватися документ;

прізвище та ініціали спеціаліста, який здійснив прийом заяви;

примітки.

Заяви, подані для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, реєструються у журналі реєстрації апостиля із зазначенням реєстраційного номера заяви, дати подачі заяви та прізвища, імені, по батькові фізичної особи, яка звернулася за проставленням апостиля.

21. Усі документи, на яких проставлено штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, реєструються в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, який повинен містити такі графи:

порядковий номер документа;

дата реєстрації документа;

прізвище та ініціали уповноваженої особи Міністерства юстиції України, яка засвідчила справжність попереднього підпису нотаріуса;

найменування документа або його короткий зміст;

прізвище та ініціали нотаріуса, найменування нотаріального округу чи назва державної нотаріальної контори та реєстраційний номер нотаріальної дії;

для якої країни подані документи;

прізвище та ініціали фізичної особи або найменування юридичної особи, від імені чи на ім'я якої виданий документ;

примітка.

22. Журнал обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації) та журнал реєстрації документів для подальшої консульської легалізації повинні бути прошнуровані, пронумеровані, скріплені печаткою та підписані керівником відповідного підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації) та проставляє штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса. На останній сторінці журналів зазначається: "У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано ______ аркушів".

23. На запит будь-якої заінтересованої особи посадова особа підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), зобов'язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до реєстраційних журналів.