представників малолітньої дитини
( Форма № 35 )( Форма № 35 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 36
Посвідчувальний напис на договорі,
укладеному фізичними особами
за участю особи, яка не може
розписатися особисто внаслідок
фізичної вади, хвороби тощо
( Форма № 36 )( Форма № 36 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 37
Посвідчувальний напис на договорі
про відчуження нерухомого майна,
який укладається фізичними особами
( Форма № 37 )( Форма № 37 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013, № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 38
Посвідчувальний напис на договорі
про відчуження нерухомого майна
за участю юридичної особи
( Форма № 38 )( Форма № 38 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013, № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 39
Посвідчувальний напис на договорі
про відчуження нерухомого майна
за участю представника-1
( Форма № 39 )( Форма № 39 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013, № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 40
Посвідчувальний напис на договорі
про відчуження нерухомого майна,
укладеному його управителем
( Форма № 40 )( Форма № 40 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013, № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 41
Посвідчувальний напис на договорі,
укладеному за участю юридичної особи,
посвідченому з одночасним усним
перекладом тексту договору
перекладачем-1
( Форма № 41 )( Форма № 41 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 42
Посвідчувальний напис на договорі
за участю фізичної особи,
яка не знає мови, якою викладено
текст договору, з одночасним усним
перекладом їй тексту договору
нотаріусом-1
( Форма № 42 )( Форма № 42 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 43
Посвідчувальний напис на договорі
за участю фізичної особи,
яка не знає мови, якою викладено
текст договору, з одночасним
усним перекладом їй тексту
договору перекладачем-1
( Форма № 43 )( Форма № 43 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 44
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису одного з подружжя
(колишнього подружжя) на заяві
про згоду на відчуження
або придбання майна
( Форма № 44 )( Форма № 44 додатка 25 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 45
Посвідчувальний напис на заповіті,
записаному зі слів заповідача
( Форма № 45 )( Форма № 45 додатка 25 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 45-1
Посвідчувальний напис на конверті
із секретним заповітом
( Форма № 45-1 )( Додаток 25 доповнено формою № 45-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Фрма № 46
Посвідчувальний напис на заповіті,
посвідченому при свідках
на бажання заповідача
( Форма № 46 )( Форма № 46 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 47
Посвідчувальний напис на заповіті
від імені особи, яка не може сама
почитати текст заповіту уголос
( Форма № 47 )( Форма № 47 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма 48
Посвідчувальний напис
на заповіті подружжя
( Форма № 48 )( Форма № 48 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 49
Посвідчувальний напис на заповіті
від імені особи, яка не може
підписатись власноручно внаслідок
фізичної вади, хвороби тощо
( Форма № 49 )( Форма № 49 додатка 25 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015, № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 49-1
Посвідчувальний напис на заповіті
від імені особи, яка не може сама
прочитати текст заповіту уголос
та не може підписатись власноручно
внаслідок фізичної вади, хвороби тощо
( Форма № 49-1 )( Додаток 25 доповнено новою формою № 49-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 381/5 від 17.03.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 50
Посвідчувальний напис
на довіреності, виданій
фізичною особою
( Форма № 50 )( Форма № 50 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 51
Посвідчувальний напис
на довіреності, виданій
фізичною особою у порядку
передоручення
( Форма № 51 )( Форма № 51 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 52
Посвідчувальний напис на довіреності,
виданій управителем майна на підставі
договору управління майном
( Форма № 52 )( Форма № 52 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 53
Посвідчувальний напис
на довіреності за участю
юридичної особи
( Форма № 53 )( Форма № 53 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 54
Посвідчувальний напис на довіреності,
виданій юридичною особою
у порядку передоручення
( Форма № 54 )( Форма № 54 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 55
Посвідчувальний напис
на довіреності, виданій
неповнолітньою дитиною,
яка діє за згодою одного
з батьків (піклувальника)-1
( Форма № 55 )( Форма № 55 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 56
Посвідчувальний напис на довіреності,
виданій фізичною особою,
яка не може підписатися
власноручно внаслідок
фізичної вади, хвороби тощо
( Форма № 56 )( Форма № 56 додатка 25 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 57
Посвідчувальний напис
на довіреності за участю фізичної особи,
яка не знає мови, якою викладено текст
довіреності, з одночасним усним
перекладом тексту довіреності
перекладачем-1
( Форма № 57 )( Форма № 57 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 58
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності копії
(фотокопії) з оригіналу документа
( Форма № 58 )( Форма № 58 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 58-1
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності
фотокопії - витягу з оригіналу
документа
( Форма № 58-1 )( Додаток 25 доповнено формою 58-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 218/5 від 01.02.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 59
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності копії
з копії документа
( Форма № 59 )( Форма № 59 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 60
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності копії
з оригіналу документа з одночасним
письмовим перекладом
тексту нотаріусом
( Форма № 60 )( Форма № 60 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 61
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності копії
з оригіналу документа з одночасним
письмовим перекладом тексту
перекладачем
( Форма № 61 )( Форма № 61 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 62
Посвідчувальний напис
на документі про час
його пред'явлення
( Форма № 62 )( Форма № 62 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 63
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності
виписки з документа
( Форма № 63 )( Форма № 63 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 64
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
фізичної особи на документах
( Форма № 64 )( Форма № 64 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 64-1
Посвідчувальний напис
на вимозі про нотаріальне
посвідчення правочину
або про нотаріальне засвідчення
справжності підписів учасника
під час прийняття ним рішення
з питань діяльності відповідної
юридичної особи за участю
юридичної особи
( Додаток )( Додаток 25 доповнено формою 64-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 64-2
Посвідчувальний напис на вимозі
про нотаріальне посвідчення
правочину або про нотаріальне
засвідчення справжності підписів
учасника під час прийняття ним
рішення з питань діяльності
відповідної юридичної особи
за участю фізичної особи
( Додаток )( Додаток 25 доповнено формою 64-2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 65
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
фізичної особи, яка діє на підставі
довіреності, на документах
( Форма № 65 )( Форма № 65 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 66
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
на документі з одночасним
письмовим перекладом тексту
документа нотаріусом-1
( Форма № 66 )( Форма № 66 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 67
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
на документі, вчиненого одночасно
з перекладом тексту документа
перекладачем-1
( Форма № 67 )( Форма № 67 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 68
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису на афідевіті з додатками
( Форма № 68 )( Форма № 68 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 69
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису представника
юридичної особи на документі
( Форма № 69 )( Форма № 69 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 70
Посвідчувальний напис
про засвідчення на документах
справжності підпису неповнолітньої
дитини, яка діє за згодою
одного з батьків (піклувальника)
( Форма № 70 )( Форма № 70 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 71
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності підпису
фізичної особи, що підписалась
за іншу особу, яка внаслідок
фізичної вади, хвороби тощо
не може власноручно підписатися
( Форма № 71 )( Форма № 71 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 72
Посвідчувальний напис
про засвідчення вірності
перекладу, зробленого нотаріусом
( Форма № 72 )( Форма № 72 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 73
Посвідчувальний напис
про засвідчення справжності
підпису перекладача
( Форма № 73 )( Форма № 73 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 74
Посвідчувальний напис
на векселі про його оплату
( Форма № 74 )( Форма № 74 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 75
Посвідчувальний напис
на дублікаті документа
( Форма № 75 )( Форма № 75 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 76
Заборона відчуження майна,
зазначеного у заповіті подружжя,
у зв'язку із смертю
одного з подружжя
( Форма № 76 )( Форма № 76 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 77
Заборона відчуження нерухомого
майна, що належить фізичній особі,
яка оголошена померлою (у зв'язку
з видачею свідоцтва про право
на спадщину)
( Форма № 77 )( Форма № 77 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 78
Заборона відчуження нерухомого
майна у зв'язку із смертю набувача
майна за договором довічного
утримання (догляду), на яке видано
свідоцтво про право на спадщину
( Форма № 78 )( Форма № 78 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 79
Заборона відчуження майна
у зв'язку з укладенням договору
довічного утримання
(догляду), іпотеки-1
( Форма № 79 )( Форма № 79 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 80
Заборона відчуження жилого будинку,
(квартири) у зв'язку з видачею позики
на його (її) будівництво, капітальний
ремонт чи купівлю
( Форма № 80 )( Форма № 80 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Форму № 81 додатка 25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013 )( Форму № 82 додатка 25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013 )
Форма № 81-1
Посвідчувальний напис про заборону
відчуження жилого будинку (квартири)
у зв’язку зі зверненням органу опіки
та піклування з метою захисту особистих
і майнових прав та інтересів дитини,
яка має право власності або проживає
у жилому будинку (квартирі),
іншому приміщенні, на відчуження якого
накладається заборона
( Форма № 81-1 )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 81-2
Посвідчувальний напис
про накладення заборони
щодо відчуження грошових сум,
що будуть зараховані заявником вимоги,
визначеним відповідно
до частини четвертої статті 65-2
Закону України
"Про акціонерні товариства",
на рахунок умовного зберігання (ескроу)
( Форма № 81-2 )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма 81-3
Зняття заборони відчуження майна
( Додаток )( Додаток 25 доповнено новою формою № 81-3 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 83
АКТ
про морський протест
( Див. текст )( Форма № 83 додатка 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 84
Посвідчувальний напис на аграрній
розписці за участю фізичної особи
( Форма № 84 )( Додаток 25 доповнено формою № 84 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 85
Посвідчувальний напис на аграрній
розписці за участю юридичної особи
( Форма № 85 )( Додаток 25 доповнено формою № 85 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 86
Передавальний напис на аграрній
розписці за участю фізичної особи
( Форма № 86 )( Додаток 25 доповнено формою № 86 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Форма № 87
Передавальний напис на аграрній
розписці за участю юридичної особи
( Форма № 87 )( Додаток 25 доповнено формою № 87 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Додаток 26
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
( Додаток 26 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
Додаток 27
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АКТ
| 10 жовтня 2010 року | м. Київ | № 52 |
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 176 цього реєстру двічі повторюється запис за реєстровим № 3175.
При складанні статистичного звіту вважати, що за цим реєстровим номером вчинено дві нотаріальні дії.
| Нотаріус | (підпис) | (розшифровка підпису) |
Акт
| 10 жовтня 2010 року | м. Київ | № 52 |
Цей акт складений мною, Данішевською В.І., приватним нотаріусом Волинського міського нотаріального округу, про те, що на стор. 195 цього реєстру пропущено 2 порядкових номери: після реєстрового № 3651 помилково записано реєстровий № 3654.
У зв'язку з цим при складанні статистичного звіту кількість учинених нотаріальних дій буде зменшено мною на 2 (дві) одиниці.
| Нотаріус | (підпис) | (розшифровка підпису) |
| __________ Примітка. | При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою нотаріуса. |
( Додаток 28 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
Додаток 29
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АКТ
про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта)
( Див. текст )
Додаток 30
до Правил ведення
нотаріального діловодства
РЕЄСТРАЦІЙНІ ШТАМПИ
Додаток 31
до Правил ведення
нотаріального діловодства
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
( Див. текст )( Додаток 31 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 )
Додаток 32
до Правил ведення
нотаріального діловодства
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
20.12.2012 № 1909/5)
ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 - Адміністративно-господарська діяльність | ||||
| 01-01 | Накази Міністерства юстиції України, територіального органу Міністерства юстиції з питань основної діяльності та з кадрових питань, надіслані до відома | Доки не мине потреба | ||
| ( Індекс 01-02 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-03 | Накази приватного нотаріуса з кадрових питань-1 | 75 років ст. 16-б | -1Про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати | |
| 01-04 | Накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з адміністративногосподарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання-1 | 5 років ст. 16-б, ст. 16-в | -1Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням | |
| 01-05 | Протоколи оперативних нарад державної нотаріальної контори | 3 роки | ||
| 01-06 | Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | 10 років ст. 76-а | ||
| ( Індекс 01-07 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-08 | Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів | 3 роки ст.119 | ||
| 01-09 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо внесення відомостей до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, та надання інформації з таких реєстрів | 3 роки | ||
| 01-10 | Документи з грифом "Для службового користування" | ЕК | ||
| ( Індекс 01-11 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-12 | Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита, плати за вчинення нотаріальних дій тощо | Постійно ст. 302-б | ||
| 01-13 | Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників | 75 років ст. 317-а | ||
| 01-14 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | 5 років-1 ст. 336 | -1Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження — протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення — протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії Російської Федерації та тимчасової окупації) | |
| 01-15 | Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів | 3 роки ст. 1025, ст.1026 | ||
| 01-16 | Листування з юридичними та фізичними особами з питань вчинення нотаріальних дій | 5 років-1 ст. 82-б | -1 У разі неодноразових звернень — 5 років після відповіді на останнє звернення відповідної особи | |
| 01-17 | Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом | 75 років ст. 493-в | ||
| 01-18 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при зміні завідувача державної нотаріальної контори, особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства | Постійно, ст. 45-а | ||
| 01-19 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при заміщенні приватного нотаріуса, зупиненні нотаріальної діяльності приватного нотаріуса тощо | Постійно, ст. 45-а | ||
| 01-20 | Журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса | 75 років | Перехідний | |
| 01-21 | Книга реєстрації наказів з кадрових питань | 75 років ст. 121-б | Перехідна | |
| 01-22 | Книга реєстрації наказів з адміністративногосподарських питань | 5 років ст. 121-в | Перехідна | |
| 01-23 | Журнал реєстрації вхідних документів | 3 роки ст.122 | Перехідний | |
| 01-24 | Журнал реєстрації вихідних документів | 3 роки ст. 122 | Перехідний | |
| ( Індекс справи 01-25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 ) | ||||
| ( Індекс 01-26 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-27 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-28 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| ( Індекс 01-29 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 01-30 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно | 3 роки | ||
| 01-31 | Заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | 75 років-1 | -1 Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану | |
| 01-32 | Довіреності із зазначенням строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування — після їх скасування. Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився | |
| 01-33 | Довіреності без зазначення строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | Постійно-1 | -1 У разі скасування — 3 роки після їх скасування. Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився | |
| 01-34 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані/складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які не були вчинені | 3 роки | ||
| 01-35 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані / складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які були вчинені, якщо примірники нотаріальних документів не залишаються у справах нотаріуса | 3 роки | ||
| 01-36 | Акти приймання-передавання (документів, що надійшли для тимчасового зберігання; документів державної нотаріальної контори до державної нотаріальної контори у порядку заміщення в умовах воєнного стану тощо) | Постійно 45-а | ||
| 02 - Вчинення нотаріальних дій | ||||
| 02-01 | Договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | 75 років ЕК | ||
| 02-01-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | 11 років ЕК | ||
| 02-02 | Договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об’єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | 75 років ЕК | ||
| 02-02-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об’єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | 11 років ЕК | ||
| 02-03 | Договори відчуження квартир | 75 років ЕК | ||
| 02-03-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження квартир | 11 років ЕК | ||
| 02-04 | Договори відчуження іншого нерухомого майна | 75 років ЕК | ||
| 02-04-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження іншого нерухомого майна | 11 років ЕК | ||
| 02-05 | Договори довічного утримання (догляду) | 75 років ЕК | ||
| 02-05-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори довічного утримання (догляду) | 25 років ЕК | ||
| 02-06 | Договори про приватизацію державного чи комунального майна | 75 років ЕК | ||
| 02-06-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про приватизацію державного чи комунального майна | 11 років ЕК | ||
| 02-07 | Договори про заставу майна | 75 років ЕК | ||
| 02-07-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про заставу майна | 11 років ЕК | ||
| 02-08 | Договори відчуження транспортних засобів | 25 років | ||
| 02-08-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження транспортних засобів | 11 років | ||
| 02-09 | Договори оренди земельних ділянок | 75 років ЕК | ||
| 02-09-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори оренди земельних ділянок | 11 років ЕК | ||
| 02-10 | Інші договори (договори позички (кредиту), позики, управління майном, найму (оренди), відчуження рухомого майна тощо) | 75 років ЕК | ||
| 02-10-п | Документи, на підставі яких посвідчувались інші договори | 11 років ЕК | ||
| 02-11 | Договори щодо врегулювання сімейних відносин (шлюбні договори, договори про надання утримання, про сплату аліментів на дитину тощо) | 75 років ЕК | ||
| 02-11-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори щодо врегулювання сімейних відносин | 11 років ЕК | ||
| 02-12 | Заповіти (у тому числі секретні заповіти) | 75 років ЕК | ||
| 02-13 | Спадкові договори | 75 років ЕК | ||
| 02-13-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися спадкові договори | 11 років ЕК | ||
| 02-14 | Спадкові справи | 75 років ЕК | ||
| 02-15 | Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження | 50 років ЕК | ||
| 02-16 | Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей та заяви від неповнолітніх осіб віком від 14-ти до 18-ти років про їх згоду на виїзд на постійне місце проживання за кордон | 5 років | ||
| 02-18 | Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення) | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування — після їх скасування | |
| 02-19 | Довіреності без зазначення строку їх дії | Постійно-1 | -1 У разі скасування — 3 роки після їх скасування | |
| 02-20 | Примірники виконавчих написів та копії документів, на підставі яких вони вчинені | 5 років | ||
| 02-21 | Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса | 3 роки | ||
| 02-22 | Документи (у тому числі заяви, описи, свідоцтва), прийняті на зберігання | 75 років ЕК | ||
| 02-23 | Документи (заяви, повідомлення тощо) про прийняття в депозит або повернення з депозиту грошових сум і цінних паперів | 10 років-1 | -1 Після повернення з депозиту | |
| 02-24 | Документи (заяви, свідоцтва) про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам | 3 роки | ||
| 02-25 | Свідоцтва про посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебуває у певному місці, свідоцтва про час пред’явлення документа | 3 роки | ||
| 02-26 | Свідоцтва виконавцю заповіту, протоколи про оголошення секретних заповітів та документи до них тощо | 50 років | ||
| 02-27 | Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | 75 років | ||
| 02-27-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | 11 років | ||
| 02-28 | Договори на управління спадщиною, свідоцтва опікуна над майном особи, яка визнана безвісно відсутньою або особи, яка зникла безвісти за особливих обставин, акти опису майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин, документи, на підставі яких посвідчувалися договори, видавалися свідоцтва, складалися акти | 75 років ЕК | ||
| 02-29 | Протести векселів та документи (заяви, повідомлення тощо), на підставі яких вони вчинені | 5 років | ||
| 02-30 | Акти про морські протести та документи до них | 3 роки | ||
| 02-31 | Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій | 5 років | ||
| 02-32 | Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) щодо накладення і зняття заборон відчуження нерухомого та рухомого майна | 50 років | ||
| 02-33 | Реєстри для реєстрації нотаріальних дій | Постійно ст. 27 | ||
| 02-38 | Книга обліку і реєстрації спадкових справ | 75 років | Перехідна | |
| 02-39 | Алфавітна книга обліку спадкових справ | 75 років | Перехідна | |
| 02-42 | Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин | 75 років | Перехідна | |
| 02-43 | Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна | 75 років | Перехідна | |
| 02-44 | Книга обліку депозитних операцій | 10 років | Перехідна | |
| 02-45 | Книга обліку договорів на управління спадщиною | 75 років ЕК | Перехідна | |
| 02-46 | Книга обліку особових рахунків депонентів | 10 років | Перехідна | |
| 02-48 | Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу | 5 років-1 ст.335 | -1 Після завершення ділових відносин, завершення операції | |
| 02-49 | Квитанційні книжки про прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів | 10 років | ||
| 02-50 | Договори про іпотеку майна | 75 років ЕК | ||
| 02-50-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про іпотеку майна | 25 років ЕК | ||
| 02-51 | Свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя), видані за їх спільною заявою | 75 років ЕК | ||
| 02-51-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя) за їх спільною заявою | 11 років ЕК | ||
| 02-52 | Аграрні розписки | 10 років | ||
| 02-53 | Вимоги про нотаріальне посвідчення правочину або про нотаріальне засвідчення справжності підпису на документах | 5 років | ||
| 02-54 | Інші правочини | 25 років | ||
| 02-55 | Договори відчуження об’єкта незавершеного будівництва/ майбутнього об’єкта нерухомості | 75 років ЕК | ||
| 02-55-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження об’єкта незавершеного будівництва/майбутнього об’єкта нерухомості | 11 років ЕК | ||
| 02-56 | Договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу (виділу) спільного майна подружжя, об’єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | 75 років ЕК | ||
| 02-56-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу(виділу) спільного майна подружжя, об’єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | 11 років ЕК | ||
| 02-57 | Особисті розпорядження військовослужбовців та інших визначених законом осіб | 75 років | ||
| 03-Архів | ||||
| 03-01 | Паспорт архіву | 3 роки-1 ст. 131 | -1Після заміни новим | |
| 03-02 | Справа фонду (історична довідка, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, акти про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видачу справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів) | До ліквідації ст. 130 | Перехідна | |
| 03-03 | Описи справ постійного зберігання | Постійно ст. 137-а | ||
| 03-04 | Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| 03-05 | Описи спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| 03-06 | Описи справ з кадрових питань | 3 роки-1 ст. 137-б | -1Після знищення справ | |
| ( Індекс 03-07 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 ) | ||||
| 03-08 | Номенклатура справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | 5 років-1 ст. 112 | -1Після заміни новою та за умови складання зведених описів справ | |