Про затвердження Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану

Відповідно до статті 8 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 12 частини другої статті 8 Закону України "Про центральні органи виконавчої влади", підпункту 69 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, що додається.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

розмістити цей наказ на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

3. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України:

у разі виникнення загрози знищення, пошкодження документів нотаріального діловодства та архівів державних нотаріальних контор невідкладно вжити заходів для їх переміщення, про що повідомити Міністерство юстиції України;

для передачі документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, що були переміщені до набрання чинності цим наказом, створити комісію для здійснення заходів щодо передачі таких документів до державного нотаріального архіву, державної нотаріальної контори відповідно до порядку, затвердженого цим наказом.

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. В умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, начальником територіального органу Міністерства юстиції України приймається рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, у тому числі печаток і штампів, у межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України.

2. Переміщенню підлягають:

справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені;

незакінчені спадкові справи;

облікові документи та довідковий апарат до справ (журнали, книги, описи тощо);

невикористані спеціальні бланки нотаріальних документів;

печатки і штампи.

3. З метою забезпечення переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, у тому числі печаток і штампів, наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України:

1) створюється(ються) комісія(ї) у складі не менше трьох осіб, до повноважень якої (яких) входить організація відповідного переміщення;

2) визначаються:

державні нотаріальні контори, документи нотаріального діловодства та архіву яких підлягають переміщенню;

державний нотаріальний архів, розташований в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України, до якого передаються закінчені справи нотаріальних документів (справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені), закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру, реєстри для реєстрації нотаріальних дій державної нотаріальної контори, для зберігання;

державна нотаріальна контора (у разі потреби), розташована в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України, до якої в порядку заміщення передаються незакінчені спадкові справи, книги та журнали.

4. З метою запобігання знищенню чи пошкодженню та за умови наявності можливості документи нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, що підлягають переміщенню, щільно укладають у мішки, картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання.

5. 3алежно від безпекової ситуації для транспортування документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, у тому числі печаток і штампів, у разі потреби залучаються (за згодою) військові адміністрації, державні адміністрації, органи місцевого самоврядування, громадські організації, благодійні фонди, волонтери тощо.

6. Комісія проводить перевірку наявності та стану документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, що підлягають переміщенню. У разі неможливості здійснення такої перевірки до переміщення наявність та стан відповідних документів перевіряється комісією по факту, після переміщення.

7. Комісія передає документи нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву та державної нотаріальної контори, визначених наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, про що складає:

акт приймання-передавання документів державної нотаріальної контори до державного нотаріального архіву в умовах воєнного стану (додаток 1), який підписується головою і членами комісії та завідувачем державного нотаріального архіву, якому передаються такі документи для зберігання, та складається у двох примірниках, один з яких разом із документами передається до відповідного державного нотаріального архіву, другий залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України;

акт приймання-передавання документів державної нотаріальної контори до державної нотаріальної контори у порядку заміщення в умовах воєнного стану (додаток 2), який підписується головою і членами комісії та завідувачем державної нотаріальної контори, якій передаються такі справи в порядку заміщення, та складається у двох примірниках, один з яких разом із документами передається до визначеної державної нотаріальної контори, другий - залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України.

8. Комісія передає до територіального органу Міністерства юстиції України печатки і штампи державної нотаріальної контори та невикористані спеціальні бланки нотаріальних документів цієї контори, про що складає:

акт приймання-передавання печаток і штампів державної нотаріальної контори до територіального органу Міністерства юстиції України на тимчасове зберігання (додаток 3), який підписується головою і членами комісії та уповноваженою посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, та складається в одному примірнику, що залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України;

акт приймання-передавання невикористаних спеціальних бланків нотаріальних документів до територіального органу Міністерства юстиції України (додаток 4), який підписується головою і членами комісії та уповноваженою посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, та складається в одному примірнику, що залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України.

9. Територіальний орган Міністерства юстиції України передає невикористані спеціальні бланки нотаріальних документів до державного підприємства "Національні інформаційні системи" за актом приймання- передавання невикористаних спеціальних бланків нотаріальних документів державної нотаріальної контори.

10. При передачі реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, заведених державною нотаріально конторою у поточному діловодному році та не закритих підсумковим записом, до державного нотаріального архіву, визначеного наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, уповноважена посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України закриває реєстр підсумковим записом, перекреслює вільні сторінки, проставляє відмітку та робить відповідні записи у Журналі обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій.

11. Державний нотаріальний архів приймає на зберігання закінчені справи нотаріальних документів (справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені) без проведення звірки наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій (та відповідної номенклатури справ), закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру, реєстри для реєстрації нотаріальних дій державної нотаріальної контори. Державний нотаріальний архів забезпечує їх облік та збереженість відповідно до вимог законодавства.

12. Після припинення обставин, що спричинили переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, та у разі відновлення роботи державної нотаріальної контори територіальний орган Міністерства юстиції України повертає цій конторі печатки і штампи, а державна нотаріальна контора, яка здійснювала заміщення, передає цій конторі напрацьовані в порядку заміщення документи нотаріального діловодства, про що складаються:

акт приймання-передавання печаток і штампів до державної нотаріальної контори у зв’язку з відновленням її роботи (додаток 5), який підписується уповноваженою посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України та завідувачем державної нотаріальної контори, якій передаються печатки і штампи, та складається у двох примірниках, один з яких разом із печатками і штампами передається до державної нотаріальної контори, яка відновила роботу, другий - залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України;

акт приймання-передавання документів до державної нотаріальної контори у зв’язку з відновлення її роботи (додаток 6), який підписується завідувачем державної нотаріальної контори, яка заміщувала, та завідувачем державної нотаріальної контори, якій передаються документи, та складається у двох примірниках, один з яких разом з документами передається до державної нотаріальної контори, яка відновила роботу, другий - залишається у справах державної нотаріальної контори, яка заміщувала.