Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

7.1. Якщо апеляційна скарга на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подана безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог статті 397 Кримінального процесуального кодексу України.

7.2. Працівниками апарату суду здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху кримінального провадження в суді апеляційної інстанції.

7.2.3. У разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про повернення апеляційної скарги, відмову у відкритті провадження та за відсутності апеляційних скарг інших осіб копія ухвали невідкладно надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, разом з апеляційною скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

7.2.4. У разі якщо обвинувачений захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу сторонам кримінального провадження надсилається повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

7.2.5. Копії усіх судових рішень судді-доповідача, прийнятих під час підготовки до апеляційного розгляду та викладених у формі ухвали, надсилаються учасникам судового провадження.

7.2.8. Працівником апарату суду виготовляється та підшивається до матеріалів кримінального провадження копія апеляційної скарги. Кримінальне провадження повертається до суду першої інстанції, а копії ухвали зберігаються у відповідній справі за номенклатурою справ апеляційного суду.

7.3. Після закінчення апеляційного провадження, у тому числі закриття провадження у зв'язку з відмовою від апеляційної скарги, матеріали кримінального провадження не пізніш як у семиденний строк, а у провадженні за апеляційною скаргою на ухвалу слідчого судді - не пізніш як у триденний строк, направляються до суду першої інстанції.

7-1.1. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені Кримінальним процесуальним кодексом України (додатки 36-1- 36-13).

8.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

8.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

8.2.1. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2.2. Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

8.2.3. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.4. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

8.2.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.6. У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.2.7. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В обліково-статистичних картках (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

8.3. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

Якщо на ухвалу про відмову у відкритті провадження у справі надійшла касаційна скарга чи касаційне подання прокурора, справа оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.4. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9.1. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху цивільної чи адміністративної справи в апеляційній інстанції.

9.2. Після надходження до суду цивільної чи адміністративної справи з апеляційною скаргою та її реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і в обліково-статистичній картці робляться відмітки у відповідному журналі реєстрації копій апеляційних скарг.

До справи підшивається супровідний лист, із яким справа надійшла до суду, заява про апеляційне оскарження (якщо її було подано), апеляційна скарга з усіма доданими до неї документами, після чого справа передається судді для вирішення питання щодо прийняття апеляційної скарги. Інші матеріали (копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційних скарг з доданими до них копіями письмових матеріалів) вкладаються в справу без підшивання.

9.3. За результатами вирішеного суддею питання щодо прийняття апеляційної скарги до розгляду апеляційним судом працівниками апарату суду, які забезпечують роботу відповідної палати, проводяться необхідні дії.

9.3.1. Апеляційна скарга, залишена в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків.

Скаржнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення апеляційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з апеляційною скаргою та ухвалою в справі).

Справа, в якій винесено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків - невідкладно, а якщо недоліки у визначений суддею строк не усунено - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну.

У разі усунення скаржником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

У тому разі, якщо суддею винесено ухвалу про повернення апеляційної скарги, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня надсилаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та розписка про одержання скаржником копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.2. У разі постановлення суддею ухвали про відмову в прийнятті апеляційної скарги копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про відмову в прийнятті апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про відмову в прийнятті апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.3. Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформленої справи, з нерозглянутими зауваженнями на правильність і повноту фіксування судового процесу технічними засобами або без вирішення питання про ухвалення додаткового рішення, працівниками апарату суду підшивається до справи ця ухвала та інші необхідні документи, робляться відмітки в обліково-статистичній картці та надсилається справа до суду першої інстанції.

Виконання ухвали про повернення справи до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Якщо судом апеляційної інстанції повторно справу не буде отримано, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для прийняття відповідних заходів та виконуються його вказівки.

9.3.4. У разі, якщо суддя-доповідач постановить ухвалу про прийняття апеляційної скарги до розгляду, працівник апарату суду не пізніше наступного дня надсилає копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та доданих до них матеріалів особам, які беруть участь у справі. Протягом строку, в який може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, справа перебуває на контролі.

Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, та виконуються його вказівки щодо подальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

9.3.5. Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв'язку з відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніш як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про повернення апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про повернення апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.4. У тому разі, якщо апеляційне провадження закривається у зв'язку з прийняттям відмови від апеляційної скарги особи, яка її подала, працівниками апарату суду оформляється справа, робляться відповідні відмітки в обліково-статистичній картці і повертається в суд першої інстанції.

9.5. У разі прийняття суддею-доповідачем рішення про питання, пов'язані з підготовкою розгляду справи апеляційним судом, звертається до виконання відповідна ухвала (про призначення експертизи, витребування доказів, ужиття заходів забезпечення позову, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, про судове доручення щодо збирання доказів), а також надсилаються повістки про виклик свідків. Працівниками апарату суду здійснюється контроль за термінами виконання ухвали, пов'язаної з підготовкою справи до розгляду апеляційним судом.

9.6. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до розгляду апеляційним судом.

Після проведення підготовчих дій та призначення справи до розгляду в апеляційному суді особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду.

9.7. Якщо розгляд судової справи відкладено на інший день, виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції.

9.8. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.6 Інструкції.

Протягом п'яти днів із дня проголошення судового рішення апеляційного суду особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення копії судового рішення. У цей же термін на вимогу осіб, які брали участь у справі, видаються копії судових рішень апеляційного суду.

Звернення до виконання окремої ухвали апеляційного суду здійснюється за правилами, наведеними в пункті 7.5 Інструкції.

9.9. Після закінчення апеляційного провадження працівниками апарату суду заповнюються всі пункти і розділи обліково-статистичної картки, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду копія судового рішення апеляційного суду, справа оформляється (підшиваються матеріали справи, нумеруються аркуші та робиться їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду) та в у семиденний строк направляється до суду першої інстанції, який її розглянув. Разом зі справою повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

10.1. Фіксування судового процесу за допомогою спеціальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) регламентується Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 21.07.2005 № 84, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 08.08.2005 за № 868/11148.

13.3. Після закінчення апеляційного провадження цивільна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу судової палати у цивільних справах.

Працівниками апарату суду виготовляються копії судового рішення та видаються особам, які брали участь у справі, на їхню вимогу не пізніше п'яти днів із дня проголошення рішення. Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення надсилаються протягом п'яти днів із дня проголошення рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Після виконання дій, зазначених в абзаці другому цього пункту, та після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою суду, справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув для звернення судового рішення до виконання.

13.4. Після закінчення апеляційного провадження адміністративна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу відповідної судової палати.

Працівниками апарату суду заповнюються обліково-статистичні картки та оформляються необхідні справи за номенклатурою справ суду. Після проведення таких дій справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув, для звернення судового рішення до виконання.

14.1. Відповідно до норм чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомлюватися з матеріалами цивільних, кримінальних, адміністративних справ.

Цивільному відповідачеві і його представникові для ознайомлення видаються матеріали, що стосуються цивільного позову.

Зазначені особи мають право робити з матеріалів необхідні виписки.

14.2. Справи для ознайомлення видаються:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера, виданого відповідним адвокатським об'єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об'єднання);

іншим учасникам кримінальних, адміністративних і цивільних справ (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

14.3. Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язана з розглядом справ, проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду після набрання судовими рішеннями законної сили.

Протягом строку, встановленого на касаційне оскарження, кримінальна справа ніким не може бути витребувана із суду, який виконує судове рішення, за винятком суду касаційної інстанції.

14.4. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 43), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

14.5. Судові справи надсилаються поштою (рекомендованими відправленнями з повідомленням про вручення) або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органу, якому законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови суду. Кримінальні справи про злочини, за які Кримінальним кодексом України передбачено покарання у виді довічного позбавлення волі, надсилаються фельд'єгерським зв'язком.

Категорично забороняється надсилати судові справи, провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи, та зберігається в суді.

14.6. Окремі документи із судових справ (після набрання судовим рішенням законної сили), копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою. У разі видачі оригіналу документа у справі залишається належним чином завірена його копія.

14.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Копія вироку, який набрав законної сили, може бути видана близьким родичам засудженого на їх прохання з дозволу голови суду, його заступника або судді, який головував у справі.

Про видачу копій судових документів зазначається в журналі видачі копій судових документів (додаток 44).

За повторну видачу копій судових рішень уноситься плата, встановлена чинним законодавством.

14.8. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов повинні бути підписані суддею, чий підпис скріплюється гербовою печаткою. У копіях судових рішень обов'язково зазначається дата набрання ними законної сили, а в тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається (з додатковим проставленням підпису судді та його скріпленням гербовою печаткою суду).

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом судді, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та працівника апарату суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається (зшивається разом) копія ухвали касаційного суду, яким судове рішення змінено, та робиться в копії судового рішення відповідний запис. Якщо видається копія судового рішення, яке скасовано, про це обов'язково зазначається у цій копії та додається копія судового рішення, яким воно скасовано.

Видача копій судових рішень, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

14.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

14.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє.

14.11. Виїмка документів суду, у тому числі судових справ, проводиться у випадках, коли є точні дані (відомості, що можуть міститися в показаннях свідків, потерпілих, підозрюваних, обвинувачених, заявах громадян, результатах проведених оперативно-розшукових заходів), що судові справи і документи мають значення для кримінальної справи.

Виїмка проводиться виключно за вмотивованою постановою слідчого з дотриманням процедури, встановленої главою 16 Кримінально-процесуального кодексу України . У постанові слідчого про виїмку документів повинно бути зазначено, які саме документи підлягають вилученню, які дані є у слідчого стосовно їх місцезнаходження та яке вони мають значення для справи.

З метою дотримання прав учасників процесу виїмка справи чи документів з неї проводиться із залишенням у суді відповідного протоколу проведеної слідчої дії та належним чином оформлених копій вилучених документів. Виїмка судової справи чи документів зі справи проводиться із забезпеченням їх збереження та повернення до суду в установленому порядку.

Про виїмку судової справи чи документів із судової справи, провадження у якій не закінчено, голова суду невідкладно повідомляє Голову Верховного Суду України.

15.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у справах, крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

15.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

15.3. Для роботи з речовими доказами (приймання, зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

15.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у журнал обліку речових доказів.

15.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

15.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

Якщо речові докази не направляються в суд, а зберігаються в органі досудового слідства чи в іншому органі (установі, підприємстві, організації) або у фізичної особи, у журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис про їх місцезнаходження. Такий запис робиться в день надходження кримінальної справи в суд.

15.7. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах їх наявність перевіряється працівником апарату суду за довідкою про речові докази, складеною органом досудового слідства. Вони повинні бути запаковані, запечатані з описом уміщеного та номером справи, до якої долучаються.

Працівник апарату суду, приймаючи речові докази від органу досудового слідства, перевіряє цілісність (схоронність) упаковки і печаток на ній.

У разі порушення цілісності упаковки працівник апарату суду в присутності голови суду чи його заступника, а також особи, яка доставила речові докази, розпечатує упаковку та звіряє наявність речей, що містяться в ній, із записами про речові докази в довідці до обвинувального висновку (постанови про направлення справи до суду для застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру) та із записами в постанові про приєднання речових доказів до кримінальної справи.

Якщо наявність речових доказів відповідає записам у довідці до обвинувального висновку (постанови про направлення справи до суду для застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру) та в постанові про приєднання до справи речових доказів, вони знову запаковуються та опечатуються. Про проведене розпечатування складається акт, який підписується особами, у присутності яких проводилося розпечатування, та долучається до справи.

У тих випадках, коли при розпечатуванні упаковки встановлена невідповідність фактичної наявності речових доказів записам у відповідних документах і постанові про долучення до справи речових доказів, а також коли записи на упаковці (опис умісту упаковки) не відповідають цим записам, справа не приймається до з'ясування посадовими особами зацікавлених органів причин невідповідності.

Про встановлену невідповідність складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду, а також особою, яка здійснювала доставку речових доказів. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.8. Суди не можуть приймати предмети та речі, у тому числі одяг обвинувачених, годинники та інші їх речі, що надійшли в суд разом зі справою, але не визнані в установленому порядку речовими доказами. Про повернення таких речей складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду та особою, яка здійснила доставку речових доказів у суд. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в журналі обліку речових доказів. У цьому журналі вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

У кінці кожного року в новий журнал обліку речових доказів перереєстровуються речові докази щодо справ, які залишилися нерозглянутими (за новими порядковими номерами та новими номерами справ згідно з обліково-статистичними картками). На бирках, що причеплені до речових доказів, зазначаються нові номери. Після перереєстрації таких речових доказів продовжується реєстрація речових доказів у справах, які надходять до суду.

15.10. Вилучені в арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, до справи підшивається опис (реєстр) вилучених документів, який нумерується черговим номером аркуша справи.

У разі закриття справи або звільнення з-під варти власника вилучені речі повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військовий комісаріат за місцем останньої реєстрації, а паспорт разом з розпорядженням суду про виконання вироку, що набрав законної сили, - у місце ув'язнення. До матеріалів справи підшивається копія супровідного листа, яким надіслано документи, та робиться відповідний запис на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі).

Усі інші документи, якщо вони не мають значення для справи, за згодою засудженого повертаються його родичам або зберігаються в справі до звільнення та витребування їх засудженим.

15.11. Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом дорогоцінних металів, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна та національна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати до набрання вироком (ухвалою, постановою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів досудового слідства або здаються ними на зберігання в установи Національного банку України. Приймати зазначені цінності на зберігання в суді категорично заборонено.

15.12. Наркотичні засоби, вогнепальна та холодна зброя, що є речовими доказами, зберігаються в камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються.

15.13. У разі передання справи та речових доказів до іншого суду (для розгляду справи) або повернення в прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

15.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться за правилами, зазначеними в розділі 12 Інструкції.

15.15. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

15.16. До матеріалів справи долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ, мають обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства, організації), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства, організації). Якщо акт, який надійшов до суду, не відповідає цим вимогам, він повертається для належного оформлення.

15.17. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду реалізація і придбання речових доказів, предметів конфіскації та участь у прилюдних торгах конфіскованого майна.

15.18. Справа не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

15.19. Голова суду (або за його дорученням суддя) зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів стосовно їх приймання, передання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

15.20. При увільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами голова суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду, або керівнику апарату суду.

16.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів особисте приймання громадян в апеляційному суді здійснюється відповідною службою, до якої входять керівник апарату суду та інші працівники суду (представники кожної з палат). Персональний склад цієї служби затверджується наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду та його заступниками.

16.2. Особами, які проводять особисте приймання громадян, ведеться журнал обліку особистого приймання громадян (додаток 45).

16.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, адміністративного, цивільного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" , реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

16.4. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, журналі обліку особистого приймання громадян діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (із змінами). Нерозглянуті звернення перереєстровуються на наступний рік за правилами перереєстрації справ і матеріалів.

16.5. У такому порядку не проводиться реєстрація звернень громадян, адресованих членам Ради суддів України, відповідній раді суддів, кваліфікаційній комісії суддів загальних судів апеляційного округу. Діловодство за такими зверненнями громадян ведеться з використанням відповідних бланків цих органів окремо від діловодства апеляційного суду.

16.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає голова суду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

16.7. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на півріччя узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, удосконалення роботи суду. Під час аналізу звернень особливу увагу слід звертати на усунення причин, які викликають повторні і колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до інших органів державної влади, засобів масової інформації.

16.8. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітична довідка, у якій можуть відображатися такі відомості:

статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, які надійшли поштою та були подані на особистому прийманні, у порівнянні з показниками за аналогічний попередній період;

дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни; характерні приклади звернень;

кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги);

дані аналізу звернень за місцем проживання заявників, порівняння з даними попередніх аналогічних періодів, оцінка та пояснення причин їх збільшення або зменшення;

кількість і питома вага звернень громадян за суб'єктами звернення, основні питання, які ними порушуються у зверненнях; дотримання порядку їх розгляду та вирішення порушених у них питань з наведенням характерних прикладів;

ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав і запобігання надалі таким порушенням;

дані про здійснене особисте приймання громадян керівництвом суду та працівниками апарату суду, про графіки особистого приймання громадян, дотримання цих графіків; дані про наявність приміщень для особистого приймання громадян, їх належного обладнання та утримання;

відомості про здійснені перевірки стану роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

виявлені факти порушень Законів України "Про звернення громадян" , "Про статус народного депутата України" , невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до звернення (у тому числі повторного). Конкретні приклади притягнення порушників до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності осіб, які здійснюють розгляд звернень громадян;

ужиті заходи до поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

пропозиції на наступний звітний період щодо поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, їх особистого приймання.

16.9. Під час здійснення контролю необхідно звертати увагу на строки і повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей авторам. У ході перевірок потрібно всебічно вивчати організацію роботи зі зверненнями громадян і з питань їх особистого приймання, викривати недоліки і надавати практичну допомогу в їх усуненні.

Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Робити висновки про стан цієї роботи, виходячи лише із статистичних показників, не можна.

16.10. Звіт про стан розгляду звернень громадян доцільно розглядати на засіданнях президії апеляційного суду.

17.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

17.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України , Кримінально-процесуального кодексу України , Кодексу адміністративного судочинства України , Кодексу про адміністративні правопорушення України , інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

17.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

Документи повинні складатися стисло, ясно і не мати помарок, їх зміст повинен бути повним, об'єктивним і виключати приводи до повторного листування.

17.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках відбитка печатки, реєстраційного номера. Зразок бланка суду наведено в додатку 46.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

17.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

17.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указів Президента України від 20.08.2001 № 641 "Про Мережу та кількісний склад суддів місцевих судів" (із змінами), від 30.08.2001 № 769 "Про утворення військових апеляційних та військових місцевих судів і затвердження їх мережі" (із змінами), від 20.08.2001 № 642 "Про Мережу та кількісний склад суддів апеляційних судів" (із змінами).

17.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ суду, розпорядження голови суду тощо), що документується.

17.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і посадовим особам, а також громадянам.

17.9. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

17.10. При адресуванні документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

17.11. При адресуванні документа декільком посадовим особам їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.12. При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспондентові, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

17.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень, вихідний номер повинен збігатися з номером, за яким ці справи зареєстровано в апеляційному суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер має відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

17.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.