Про затвердження Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами

Відповідно до пункту 7 статті 129 Конституції України, пункту 14 частини 1 статті 126 Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 3 березня 2003 року N 182, та з метою встановлення єдиного порядку фіксування судового процесу технічними засобами

1. Затвердити Інструкцію про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, що додається.

2. Скасувати накази Державної судової адміністрації України від 24 вересня 2004 року N 161/04 "Про затвердження Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами" та від 28 лютого 2005 року N 23 "Про внесення змін до Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами".

3. Управлінню документального забезпечення та контролю за виконанням (Бровко Т.В.) довести наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації, голів загальних апеляційних (крім військових) судів.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації довести зазначений наказ до відома голів місцевих загальних судів.

5. Головам загальних (крім військових) судів сприяти організації вивчення Інструкції та забезпечити виконання її вимог.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Богданова Л.В.

Ця Інструкція встановлює єдиний порядок фіксування судового процесу технічними засобами та вимоги до комплексів з фіксування судового процесу.

2.1. Фіксування судового процесу технічними засобами (далі - технічне фіксування судового процесу) - технічний запис судового засідання за допомогою комплексу з фіксування судового процесу, що включає в себе створення аудіофонограми судового засідання.

2.2. Комплекс з фіксування судового процесу (далі - комплекс звукозапису) - сукупність апаратно-програмних засобів, приладів і відповідних інструкцій, що забезпечують належне фіксування, зберігання, копіювання (дублювання) та використання інформації, яка відображає хід судового засідання (судового процесу).

2.3. Фонограма - звуковий запис на відповідному носії (магнітному диску, диску для лазерних систем зчитування тощо) судового засідання, що перетворений у форму електронних даних та включає обов'язкові реквізити: дату, час, місце створення запису, номер справи. Фонограма є вихідним матеріалом для виготовлення її примірників (копій).

2.4. Примірник фонограми - копія фонограми на відповідному матеріальному носії, яка виконана безпосередньо чи опосередковано з цієї фонограми і містить всі дані фонограми. Примірником фонограми є архівна та робоча копії.

2.5. Оригінал фонограми - фонограма, утворена в процесі безпосереднього фіксування звукової інформації, яка походить від свого джерела, запис на вбудованому носії комплексу звукозапису.

2.6. Архівна копія фонограми (далі - архівна копія) - запис на відповідному носії комплексу звукозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання в архіві. Архівна копія використовується для створення робочих копій у разі їх недостатності, пошкодження або знищення та вирішення спірних питань. Конверт диска з архівною копією повинен мати помітку "Архівна копія".

2.7. Робоча копія фонограми (далі - робоча копія) - запис на відповідному носії комплексу звукозапису або на комп'ютері архіваріуса. Робоча копія призначена для поточної роботи, наприклад, для створення копій для сторін процесу, прослуховування суддями та сторонами процесу тощо.

2.8. Повноваження для звукозапису судових засідань, створення архівних та робочих копій фонограм покладаються на секретаря судового засідання або працівника, визначеного головою суду (далі - секретар). Секретар допускається до звукозапису, створення примірників фонограм за наявності сертифіката про проходження курсу навчання за темою "Технічне фіксування судового процесу".

2.9. Повноваження для перегляду всієї службової інформації комплексу звукозапису, організації розподілу доступу, налагодження комплексу звукозапису та його обслуговування покладаються на особу, яка пройшла відповідне навчання (далі - адміністратор). Обов'язки адміністратора можуть покладатися на секретаря.

2.10. Повноваження щодо створення архівних та робочих копій (якщо вони не покладені на секретаря), підтримання архіву, виготовлення з архівних даних робочих копій та копій на вимогу учасників процесу, підготовка дисків з фонограмами для передачі в інший суд, ознайомлення учасників процесу з фонограмами судових засідань покладаються на архіваріуса суду (далі - архіваріус).

2.11. Суміщення однією особою функцій секретаря, адміністратора та архіваріуса не дозволяється.

3.1. Мікрофони, мікшер та звукова плата комплексу звукозапису повинні давати змогу вести звукозапис за характеристиками не нижче за:

- частотний діапазон - не вужче 70...5000 Гц;

- нерівномірність АЧХ в області робочих частот - не нижче +- 3 дБ;

- частота дискретизації - не нижче 11025 Гц;

- динамічний діапазон - 55 дБ...+ 3 дБ;

- розрядність АЦП - 16 біт.

3.2. Допускається використання таких алгоритмів компресії цифрового потоку:

- IMA IDPCM;

- m-Law;

- A-Law;

- MPEG Layer 3 (1:4).

3.3. Комплекс звукозапису повинен бути опломбований виробником комплексу чи організацією, яка обслуговує комплекс.

4.1. Для технічного фіксування судового процесу застосовуються комплекси звукозапису двох типів: персональний комп'ютер зі спеціальним обладнанням і програмним забезпеченням та цифровий магнітофон "Тритон".

4.2. Персональний комп'ютер зі спеціальним обладнанням та програмним забезпеченням складається:

4.2.1. З апаратних засобів:

- персонального комп'ютера (мінімальна конфігурація: процесор не менше P300, оперативна пам'ять не менше 32 Мб, жорсткий диск не менше 1 GB (700 Мб вільного місця), звукова плата, пристрій CD-RW);

- мікшера (може бути вбудований у системний блок);

- від 1 до 6 мікрофонів, приєднаних до мікшера;

- навушників;

- динаміків;

- блока безперебійного живлення.

4.2.2. З програмних засобів:

- програми "Діловодство суду";

- спеціальної програми звукозапису.

4.3. Цифровий магнітофон "Тритон" складається:

4.3.1. З апаратних засобів:

- блока цифрового магнітофона;

- від 1 до 6 мікрофонів, приєднаних до блока;

- клавіатури;

- навушників;

- блока безперебійного живлення.

4.3.2. З програмних засобів:

- спеціальної програми звукозапису.

5.1. Технічне фіксування судового засідання здійснює секретар.

5.2. Підготовка до звукозапису

5.2.1. Секретар перед початком роботи зобов'язаний:

- перевірити комплекс звукозапису на відсутність ознак втручання в його конструкцію, цілісність пломб;

- уключити комплекс звукозапису, зареєструватись у системі;

- перевірити годинник та календар комплексу звукозапису на предмет відповідності поточним даті та часу;

- перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії комплексу звукозапису;

- перевірити працездатність пристроїв, провести тестування для перевірки того, що складові комплексу звукозапису (мікрофони, мікшер тощо) працюють нормально та запис іде правильно.

5.2.2. Операція тестування здійснюється у такій послідовності:

- ініціювати режим тестового запису;

- у примітці до помітки початку запису вказати "Тестовий запис";

- виголосити речення "Тестовий запис засідання від " (дата) " у справі номер ____ ";

- говорити за порядком у кожний мікрофон речення "Тестування мікрофона N ____";

- зупинити режим тестового запису;

- прослухати тестовий запис і перевірити рівень запису звуку.

5.2.3. Тестовий запис зберігається разом з фонограмою судового засідання.

5.2.4. У разі виявлення ознак втручання, порушення цілісності пломб, непрацездатності комплексу звукозапису секретар зобов'язаний терміново повідомити адміністратора та суддю про такі обставини.

5.2.5. Дані про результати перевірки (прізвище, ім'я, по батькові секретаря, інвентарний номер комплексу звукозапису, дата та час за показниками перевірки комплексу звукозапису, відомості про вільне місце, "комплекс звукозапису працездатний"), що вносяться до журналу судового засідання (далі - журнал) (додаток 1), та звіт секретаря (додаток 2) додаються.

5.2.6. На диску, на який проводиться збереження оригіналу фонограми, повинно бути не менше 100 Мб вільного місця (на 5 годин звукозапису) при одноканальному запису. Кількість контрольованого вільного місця збільшується пропорційно кількості каналів, за якими ведеться звукозапис.

5.2.7. У разі неможливості налагодження коректної роботи комплексу звукозапису секретар зобов'язаний повідомити про це суддю.

5.3. Звукозапис судового засідання

5.3.1. Технічне фіксування судового процесу починається з моменту відкриття судового засідання.

5.3.2. Протягом судового засідання секретар повинен вести журнал за допомогою спеціальної програми звукозапису. У разі застосування цифрового магнітофона "Тритон" журнал ведеться іншими способами.

5.3.3. Під час звукозапису секретар здійснює поточний контроль якості запису шляхом прослуховування через навушники, контроль рівня запису в спеціальній області в програмі звукозапису та контроль працездатності комплексу звукозапису шляхом спостереження за його станом.

5.3.4. У разі необхідності секретар звертається до суду з проханням зобов'язати учасників засідання говорити голосніше.

5.3.5. У разі виявлення ознак непрацездатності обладнання комплексу звукозапису секретар доповідає голові про неможливість подальшого фіксування судового процесу.

5.3.6. Після закінчення судового засідання секретар:

- зберігає журнал (у разі використання спеціальної програми звукозапису);

- підписує журнал, передає для долучення до справи;

- створює архівну та робочу копії фонограми.

5.3.7. Архівна копія повинна здаватися архіваріусу до кінця робочого дня.

5.3.8. Робоча копія зберігається разом зі справою.

5.3.9. Секретар не повинен залишати комплекс звукозапису, у якому він зареєструвався, без нагляду, передавати іншим особам пароль та (або) електронний ключ, допускати інших осіб до роботи з комплексом.

5.3.10. Перед тим, як залишити комплекс звукозапису, необхідно його заблокувати або вийти з відповідної програми та завершити сеанс роботи з операційною системою "Windows".

5.3.11. Оригінал фонограми записується на комплекс звукозапису залу судового засідання, зберігається тимчасово на комп'ютері чи пристрої, з якого безпосередньо робилося фіксування, та не може бути стертим, доки не відбулося створення архівної та робочої копій.

5.4. Створення архівних та робочих копій фонограм у місцевих судах

5.4.1. Примірники фонограм записуються у вигляді архівної та робочої копії на окремі компакт-диски. Для кожної судової справи виділяються два компакт-диски: один - для архівної копії, другий - для робочої копії. На ці диски записуються всі фонограми судових засідань у справі. У разі, якщо фонограми засідань не вміщуються на один компакт-диск, виділяються додаткові компакт-диски.

5.4.2. Перед початком судового засідання секретар повинен:

- отримати в архіваріуса нові компакт-диски для архівної та робочої копій або компакт-диск з архівною копією попереднього засідання у цій справі, про що робиться запис у журналі обліку видачі компакт-дисків. Робоча копія для запису береться зі справи;

- унести до журналу серійний номер диска з архівною копією.

5.4.3. Після закінчення засідання секретар повинен:

- здійснити запис фонограми на компакт-диски - створити архівну та робочу копії;

- перевірити якість запису архівної копії;

- архівну копію передати архіваріусу;

- робочу копію долучити до судової справи;

- вилучити фонограму з комплексу звукозапису.

5.4.4. Установлюється така форма журналу обліку видачі компакт-дисків:

- дата, час видачі;

- серійний номер компакт-диска;

- ознака нового диска ("Н" - новий, "П" - з попередніми засіданнями);

- прізвище, ім'я, по батькові секретаря, який отримав компакт-диск;

- підпис секретаря;

- дата, час повернення компакт-диска архіваріусу;

- підпис архіваріуса електронного архіву;

- примітка.

5.4.5. Після запису архівної копії секретар або архіваріус здійснює перевірку якості запису шляхом вибіркового прослуховування. Компакт-диск пакується у конверт. У разі позитивного результату перевірки конверт диска маркується.

5.4.6. До маркування конверта компакт-диска входять такі відомості:

- номер судової справи;

- серійний номер компакт-диска;

- дата судового засідання;

- підпис секретаря;

- примітка.

5.4.7. Після запису архівної копії створюється робоча копія.

5.4.8. Конверт робочої копії маркується згідно з пунктом 6.25 та разом з робочою копією фонограми долучається до справи.

5.4.9. Після створення архівної копії секретарем оригінал фонограми вилучається з комплексу звукозапису залу судового засідання.

5.4.10. За потреби, якщо є заявки від осіб, які беруть участь у справі, архіваріус створює копії фонограми для зазначених осіб.

5.4.11. Дані щодо створення та видачі робочих копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються у спеціальний (електронний, якщо використовується "Діловодство суду") журнал обліку видачі робочих копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.

5.4.12. Установлюється така форма журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання:

- дата, час видачі;

- серійний номер компакт-диска;

- дата судового засідання;

- номер судової справи;

- прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск;

- підпис особи, яка отримала компакт-диск;

- прізвище, ім'я, по батькові працівника суду, який видав компакт-диск;

- підпис працівника суду, який видав компакт-диск;

- примітка.

6.1. Архівні копії зберігаються в архіві разом з упаковкою, в якій вони надійшли до архіву.

6.2. У разі потреби у зіставленні даних з архівною копією в архіві виготовляється робоча копія, що видається для використання за межами архіву, або зіставлення проводиться в архіві.

6.3. У разі вилучення архівної копії з архіву її тимчасово замінюють робочою копією.

6.4. У разі виявлення під час перевірки зниження якості зчитування даних виготовляється дублікат, який зберігається разом з архівною копією і замінює її лише під час виготовлення робочих копій.

6.5. У разі зниження якості дублікатів вони замінюються новими.

6.6. Архівні копії знищуються разом зі справою після закінчення терміну зберігання справи.

7.1. Робоча копія зберігається в спеціальному конверті разом зі справою.

8.1. З місцевого суду:

- передається робоча копія фонограм засідань місцевого суду;

- перед передачею робочої копії фонограм засідань місцевого суду НЕОБХІДНО провести підготовку диска з фонограмами згідно з п. 11 Інструкції;

- серійний номер диска вказується в супровідному листі;

- диск у картонному конверті підклеюється до справи для пересилання його разом зі справою.

8.2. З апеляційного суду:

- передається робоча копія фонограм засідань місцевого суду;

- передається робоча копія фонограм засідань апеляційного суду;

- перед передачею робочої копії фонограм засідань апеляційного суду НЕОБХІДНО провести підготовку диска з фонограмами згідно з пунктом 11 Інструкції;

- серійний номер компакт-дисків указується в супровідному листі;

- компакт-диски в картонних конвертах підклеюються до справи для пересилання їх разом зі справою.

9.1. Порядок створення архівних та робочих копій в апеляційному суді здійснюється відповідно до розділу 5 Інструкції.

9.2. Після завершення розгляду справи робоча копія фонограми разом зі справою повертається до суду, з якого вона надійшла.

9.3. Архівна копія зберігається в архіві апеляційного суду.

10.1. У суді повинно бути обладнано робоче місце для прослуховування фонограм судових засідань особами, які беруть участь у справі.

10.2. Робоче місце повинно складатися з комп'ютера зі звуковою картою, навушниками, пристроєм CD-R (у разі використання цифрових магнітофонів "Тритон" - пристроєм CD-RW) та спеціальної програми, що за реквізитами засідання дає змогу прослухати фонограму засідання.

10.3. Для ознайомлення осіб, які беруть участь у справі, з даними технічного фіксування може використовуватись комп'ютер архіваріуса.

10.4. Для ознайомлення осіб, що беруть участь у справі, повинна використовуватись лише робоча копія фонограми.

10.5. Ознайомлення здійснює працівник апарату суду.

11.1. Цифровий магнітофон "Тритон" (застосовується в місцевих загальних судах)

11.1.1. Підготовка

Компакт - диск потрібно закрити за допомогою пункту меню "РОБОТА З ДИСКАМИ" "ЗАКРИТТЯ ДИСКА". Після вказаної операції на цей диск неможливо буде дописувати фонограми судових засідань.

11.1.2. Прослуховування на комп'ютері

Якщо компакт-диск з фонограмою з цифрового магнітофона "Тритон" перший раз слухається на комп'ютері, після встановлення такого диска в дисковод автоматично запуститься програма "ASPINST.EXE", що запропонує встановити спеціальний драйвер для прослуховування фонограми. Якщо вказана програма автоматично не запустилася, це означає, що на цифровому магнітофоні "Тритон", на якому створювалася фонограма, була встановлена не остання версія спеціалізованого програмного забезпечення і програму "ASPINST.EXE" необхідно запустити вручну.

Після встановлення драйвера "ASPINST.EXE" потрібно перезавантажити комп'ютер.

Після встановлення програми в дисковод буде автоматично запускатися програма прослуховування фонограми "TR CD. EXE", яка дає змогу прослуховувати фонограми за мітками, що були встановлені під час звукозапису.

11.2. Система технічного фіксування судового процесу "Реєстратор" (застосовується в апеляційних загальних судах)

11.2.1. Підготовка

Реєстратор записує фонограму на компакт-диску одразу після закінчення засідання в закодованому вигляді. Тому необхідно зробити копію компакт-диска з фонограмою на новий компакт-диск за допомогою відповідного пункту меню.

11.2.2. Прослуховування

Після встановлення компакт-диска в дисковод автоматично запуститься спеціальна програма, за допомогою якої можливо прослухати фонограму.

11.3. Система технічного фіксування судового процесу "СРС-Феміда" (застосовується в місцевих та апеляційних господарських судах).

11.3.1. Підготовка

Необхідно закрити компакт-диск з фонограмою за допомогою відповідної команди програми "Direct-CD".

11.3.2. Прослуховування

Після встановлення компакт-диска в дисковод автоматично запуститься спеціальна програма, за допомогою якої можливо прослухати фонограму.

11.4. Система технічного фіксування судового процесу "Оберіг" (застосовується в судах загальної юрисдикції)

11.4.1. Підготовка

Компакт-диск із фонограмою, записаний за допомогою системи "Оберіг", під операційною системою "Windows XP" не потребує спеціальної підготовки. Саме такі комплекси поставляються до місцевих загальних судів.

У разі, якщо система технічного фіксування поставляється з іншою операційною системою (Windows 2000 тощо), порядок підготовки такий же, як і для комплексу "СРС-Феміда".

11.4.2. Прослуховування

Після встановлення компакт-диска в дисковод автоматично запуститься спеціальна програма, за допомогою якої можливо прослухати фонограму.