Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

17.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

17.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

17.18. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

17.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

17.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

17.21. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

17.22. Ініціативні листи суду, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 47). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 48). Відповідний реєстр складається у двох примірниках, підписується відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду. Один примірник реєстру здається на пошту, інший - підшивається до справи згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

17.23. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду; підпис судді чи голови суду скріплюється гербовою печаткою.

У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

У телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для долучення до справи, третій - передається до фінансового підрозділу.

17.24. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 49) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

17.25. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями чи фельд'єгерським зв'язком, а копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами з повідомленнями про вручення.

18.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду.

18.1.1. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині обов'язково зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це обов'язково зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

18.1.2. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання та питань, які вони регулюють. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

18.1.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

18.2. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

18.2.1. Текст протоколу засідання (наради, зборів) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради, зборів) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради, зборів) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді, зборах) та секретарем.

18.2.2. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

Матеріали нарад, зборів чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

19.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду, яке затверджується Головою Верховного Суду України.

19.2. На працівника бібліотеки суду також покладається обов'язок щодо ведення кодифікаційно-довідкової роботи.

20.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток і штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

20.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 50), бланків - у журналі обліку бланків суду (додаток 51) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у цьому журналі.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

20.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

20.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них), здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампу, що передається, у відповідному журналі.

20.5. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством, тощо).

20.6. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.

20.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису, який був зроблений на час проведення перевірки.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.

У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.

21.1. Номенклатура справ апеляційного суду (додаток 52 ) призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ апеляційного суду (далі - Номенклатура справ суду) складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 53).

Усі журнали суду також вносяться до номенклатури справ суду.

21.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

Зведена номенклатура справ суду складається з окремих розділів номенклатури справ структурних підрозділів апарату суду, розглядається експертною комісією (ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається працівникам апарату суду для використання в роботі.

21.3. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 № 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за № 51/11925 (далі - Перелік), у разі внесення до номенклатури справ заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

Погоджена з ЕПК номенклатура справ затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

22.1. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

22.2. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.

Дата надходження документа зазначається через усю сторінку поперек граф журналу

Відомості про справу та заявника

Єдиний унікальний номер справи ____/____ р.

Номер провадження 11-кс____/____ р.

Номер рядка у звіті _________

Дата надходження до суду "___" ____________ ____ р.

Надійшло: (потрібне вибрати)

клопотання

скарга

заява

Ким надіслано або від кого надійшло ___________________________________________

Супровідний лист від "___" _________ _______ р. за № ___________________________

Прізвище ___________________________________________________________________

Ім'я ____________________________ По батькові ________________________________

Стать: чоловіча / жіноча

Дата народження "___" ____________ ____ р. повнолітній/неповнолітній

Місце роботи, навчання, служби ______________________________________________

Клопотання про:

привід

накладення грошового стягнення

скасування накладення грошового стягнення

тимчасове обмеження у користуванні спеціальним правом

продовження строку тимчасового обмеження у користуванні спеціальним правом

відсторонення від посади

продовження строку відсторонення від посади

поміщення особи до приймальника-розподільника для дітей;

скасування поміщення особи до приймальника-розподільника для дітей;

продовження поміщення особи до приймальника-розподільника для дітей;

залучення експерта;

застосування запобіжного заходу (довідник):

особисте зобов'язання

особиста порука

тримання під вартою

домашній арешт

застава

зміну запобіжного заходу;

скасування запобіжного заходу;

продовження строку тримання особи під домашнім арештом;

звернення застави в дохід держави;

дозвіл на затримання з метою приводу;

застосування запобіжного заходу після затримання особи без ухвали про дозвіл на затримання;

продовження строків тримання під вартою;

проведення обшуку житла чи іншого володіння особи;

проникнення до житла чи іншого володіння особи;

тимчасовий доступ до речей і документів;

арешт майна;

скасування арешту майна;

інше (указати, про що саме) ____________________________________________________

Скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора про:

бездіяльність слідчого, прокурора, яка полягає (довідник):

- у невнесенні відомостей про кримінальне правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань після отримання заяви чи повідомлення про кримінальне правопорушення;

- у неповерненні тимчасово вилученого майна згідно з вимогами статті 169 КПК ;

- у нездійсненні інших процесуальних дій, які він зобов'язаний вчинити у визначений КПК строк

рішення слідчого, прокурора про зупинення досудового розслідування

рішення слідчого про закриття кримінального провадження

рішення прокурора про закриття кримінального провадження

рішення прокурора, слідчого про відмову у визнанні потерпілим

рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора при застосуванні заходів безпеки

рішення слідчого, прокурора про відмову в задоволенні клопотання про проведення слідчих (розшукових) дій, негласних слідчих (розшукових) дій

рішення слідчого, прокурора про зміну порядку досудового розслідування та продовження його згідно з правилами, передбаченими главою 39 цього Кодексу

Заяви про відвід: (довідник осіб)

Ухвала про повернення від "___" ________________ р.

Ухвала про відмову у відкритті провадження "___" ________________ р.

Ухвала про відкриття провадження від "___" ________________ р.

призначено судовий розгляд на "___" ________________ р.

Дата розгляду "___" ____________ ____ р.

Прізвище слідчого судді (судді), на розгляді в якого знаходиться (знаходилась) справа _____________________________________________________________________________

Судовий процес фіксувався технічними засобами так / ні

Справу розглянуто з порушенням строків КПК України так / ні

клопотання, заяви:

задоволено, у тому числі частково

відмовлено в задоволенні

інше ________________________________________________________________________

скарги:

скасування рішення слідчого чи прокурора

зобов'язання припинити дію

зобов'язання вчинити певну дію

відмову у задоволенні скарги

Дата набрання ухвалою законної сили "___" ____________ ____ р.

Дата звернення ухвали до виконання "___" ____________ ____ р.

Справу передано в архів суду:

Дата "___" ____________ ____ р. Архівний номер ______________

справа перебувала в провадженні ____ р. ____________ м. ____________ дн.

ІНШІ ВІДМІТКИ

Інформація про справу та заявника

Єдиний унікальний номер справи ____/____ р.

Номер провадження 11-о____/____ р.

Номер рядка у звіті ____________

Дата надходження заяви до суду "___" ____________ ____ р.

Суддя (головуючий), що постановив рішення ____________________________________________

Заяву подано на вирок / ухвалу від "___" ________________ р. у справі № __________

Заяву подано __________________________________________________ (П.І.П. заявника)

Нововиявлені обставини:

1) штучне створення або підроблення доказів, неправильність перекладу висновку і пояснень експерта, завідомо неправдиві показання свідка, потерпілого, підозрюваного, обвинуваченого, на яких ґрунтується вирок;

2) зловживання слідчого, прокурора, слідчого судді чи суду під час кримінального провадження;

3) скасування судового рішення, яке стало підставою для ухвалення вироку чи постановлення ухвали, що належить переглянути;

4) визнання Конституційним Судом України неконституційності закону, іншого правового акта чи їх окремого положення, застосованого судом;

5) інші обставини, які не були відомі суду на час судового розгляду при ухваленні судового рішення, і які самі по собі або разом із раніше виявленими обставинами доводять неправильність вироку чи ухвали, що належить переглянути.

Нововиявлені обставини, у зв'язку з якими подано заяву, встановлені:

вироком суду, що набрав законної сили від "___" ____________ ____ р.;

матеріалами розслідування

Відкриття провадження за заявою (поля з датами розмножувані)

Відкриття кримінального провадження за заявою (ухвала від "___" ___________ р.):

Заяву залишено без руху (ухвала від "___" ________ р.) і надано термін до "__" ________ р.

Заяву повернуто у зв'язку з неусуненням недоліків (ухвала від "___" ____________ р.)

Закрито кримінальне провадження у зв'язку з відмовою від заяви (ухвала від "_" ______ р.)

Судовий розгляд призначено на "___" ____________ р.

Судовий розгляд

Ухвала від "__" __________ р. про зупинення виконання рішення, що переглядається

Прізвище судді (головуючого) при розгляді справи за заявою _____________________

Прізвища суддів (при колегіальному розгляді) __________________________________

Прізвище прокурора, який бере участь у розгляді цієї справи _____________________ Дата розгляду "___" ____________ р.

Результати розгляду

Скасовано вирок/ухвалу

Ухвалено новий вирок / постановлено нову ухвалу

Залишено заяву без задоволення

Справа перебувала в провадженні ____ р. ____________ м. ____________ дн.

Справу розглянуто з порушенням строків КПК України так / ні

Судовий процес фіксувався технічними засобами так / ні

КАСАЦІЙНИЙ РОЗГЛЯД (єдині поля для всіх карток)

Дата набрання ухвалою законної сили "___" ____________ ____ р.

Дата звернення ухвали до виконання "___" ____________ ____ р.

Справу передано в архів суду:

Дата "___" ____________ ____ р.

Архівний номер ____________________

ІНШІ ВІДМІТКИ

Дата надходження копії апеляційної скарги зазначається через усю сторінку поперек граф журналу

У цей журнал заноситься інформація про всі справи і матеріали, що передаються судді для розгляду