МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 20.11.2025 м. Київ № 3177/5 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
24 листопада 2025 р. за № 1731/45137
Про впорядкування відносин з проставлення Міністерством юстиції України апостиля
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 "Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля" (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), підпункту 74 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, що додається.
2. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів щодо впорядкування відносин з проставлення Міністерством юстиції України апостиля, що додаються.
3. Внести до наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 "Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864, такі зміни:
1) заголовок викласти в такій редакції:
"Про впорядкування відносин з підготовки документів для їх консульської легалізації";
2) у преамбулі:
слова та цифри "підпунктів 73 та 74" замінити словом та цифрами "підпункту 73";
слова "та з метою забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України," виключити;
3) підпункт 1 пункту 1 визнати таким, що втратив чинність;
4) пункти 2, 6 виключити.
4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5 "Про затвердження Порядку та форм подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931.
5. Установити, що наповнення Електронного реєстру апостилів зразками підписів посадових осіб та відбитків печаток компетентних органів, зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів шляхом внесення відомостей до вказаного реєстру, передбачених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), здійснюється:
1) Міністерством юстиції України щодо посадових осіб Міністерства юстиції України;
2) територіальними органами Міністерства юстиції України щодо посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, нотаріусів;
3) Державною архівною службою України щодо посадових осіб архівних установ, Державної архівної служби України;
4) судами щодо суддів.
6. Наповнення Електронного реєстру апостилів довідниковою інформацією, необхідною для його ведення, у тому числі внесення змін до неї, здійснюється адміністратором Електронного реєстру апостилів на підставі інформації, надісланої Міністерством юстиції України.
7. Державному підприємству "Національні інформаційні системи" вжити заходів, необхідних для реалізації цього наказу.
8. Департаменту приватного права (Мацаєнко Т.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
9. Цей наказ набирає чинності з 01 лютого 2026 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.
10. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ференс О.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
20 листопада 2025 року № 3177/5
Порядок
проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
I. Загальні положення
1. Цей Порядок встановлює умови, підстави та процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - проставлення апостиля), а також права та обов'язки суб'єктів, що є учасниками зазначеної процедури, у тому числі з урахуванням вимог Закону України "Про адміністративну процедуру".
2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Порядку ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853).
3. Проставлення апостиля здійснюється в межах повноважень, наданих Міністерству юстиції України постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів".
4. Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр).
5. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня з моменту реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.
6. За проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518.
У разі відмови у проставленні апостиля плата не повертається.
II. Прийняття документів для проставлення апостиля
1. Для проставлення апостиля на наявному у заявника в паперовій формі офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі - офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі - відділ) або нотаріуса, а у разі коли таким документом є документ, виданий архівною установою (далі - архівний документ), - до Державної архівної служби України.
У разі перебування заявника за кордоном, проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до будь-якого відділу, а у разі коли таким документом є архівний документ - до Державної архівної служби України.
Для проставлення апостиля на наявному у заявника електронному офіційному документі, заява про проставлення апостиля в електронній формі подається заявником до Міністерства юстиції України.
2. У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, такий заявник може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.
Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу.
Якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби України.
Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр), заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України.
3. Під час подання заяви про проставлення апостиля шляхом особистого звернення заявника з метою встановлення його особи пред'являється документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус". У разі коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства.
4. У разі проставлення апостиля на офіційному документі в паперовій формі, посадовою особою відділу, Державної архівної служби України чи нотаріусом формується та реєструється заява про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру в день особистого звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня з дня отримання звернення поштовим відправленням з обов'язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853).
У випадку, передбаченому абзацом четвертим пункту 2 цього розділу, заява про проставлення апостиля формується та реєструється посадовою особою відділу за допомогою програмних засобів Реєстру в день отримання виписки з Єдиного державного реєстру від територіального органу Міністерства юстиції України.
У разі проставлення апостиля на електронному офіційному документі заява про проставлення апостиля формується заявником з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі - Портал Дія) з обов'язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), та передається до Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" для реєстрації програмними засобами Реєстру.
5. Формування заяви про проставлення апостиля в разі особистого звернення заявника здійснюється на підставі документа, передбаченого пунктом 3 цього розділу, та відомостей, наданих таким заявником в усній формі. За відсутності зауважень до відомостей, зазначених у сформованій заяві про проставлення апостиля, така заява підписується заявником.
Формування заяви про проставлення апостиля за зверненням, надісланим поштовим відправленням, чи у випадку, передбаченому абзацом четвертим пункту 2 цього розділу, здійснюється на підставі відомостей, зазначених у відповідному зверненні, запиті на отримання виписки з Єдиного державного реєстру без підписання її заявником.
Заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, має бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
6. Для проставлення апостиля заявник подає оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку (для офіційних документів в паперовій формі), та платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля, оформлену відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29 липня 2022 року № 163.
Оригінал офіційного документа в паперовій формі заявником не подається у випадку, передбаченому абзацом четвертим пункту 2 цього розділу.
Платіжна інструкція про оплату послуги з проставлення апостиля заявником не подається у випадку оплати послуг з використанням засобів Порталу Дія або іншої інформаційно-комунікаційної системи за допомогою інтегрованих платіжних систем, а також у разі звільнення особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, від сплати послуги з проставлення апостиля.
7. На підтвердження права на звільнення особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, від сплати послуги з проставлення апостиля, заявником у разі його особистого звернення за проставленням апостиля пред'являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого посадовою особою відділу, Державної архівної служби України чи нотаріусом, а у випадку, передбаченому абзацом четвертим пункту 2 цього розділу, - посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України виготовляється копія, що долучається до поданої заяви про проставлення апостиля.
У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі Портал Дія у разі технічної можливості повинен забезпечувати перевірку наявності у особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, права на звільнення від сплати послуги з проставлення апостиля з використанням відомостей відповідних інформаційних систем, в яких обліковуються (реєструються) такі відомості, а в разі відсутності такої можливості - додавання сканованої копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, з накладенням кваліфікованого електронного підпису заявника.
Якщо звернення заявника надіслане поштовим відправленням, до нього має долучатися копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку.
8. Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду офіційних документів (документи, що видаються органами юстиції; документи, що видаються судами; документи, що видаються державними архівними установами; документи, що оформляються нотаріусами України).
Кількість офіційних документів у паперовій формі одного виду, поданих однією заявою про проставлення апостиля, не обмежується.
У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих офіційних документів у паперовій формі, поданих для проставлення апостиля.
Для проставлення апостиля на електронному офіційному документі в межах однієї заяви про проставлення апостиля може бути подано лише один такий офіційний документ.
9. Під час формування заяви про проставлення апостиля відповідною посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом виготовляються скановані копії офіційних документів в паперовій формі, які долучаються до відповідної заяви.
Скановані копії офіційних документів мають відповідати вимогам, визначеним Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853).
10. Після формування заяви про проставлення апостиля та долучення до неї сканованих копій офіційних документів в паперовій формі відповідною посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом реєструється така заява, що стає доступною для розгляду Міністерством юстиції України.
Заява про проставлення апостиля в паперовій формі, офіційні документи в паперовій формі, а також інші документи чи їх копії, що відповідно до цього Порядку подаються заявником, на час проставлення Міністерством юстиції України апостилю на таких офіційних документах відповідно до цього Порядку залишаються у відповідному відділі, Державній архівній службі України, нотаріуса.
11. За результатом реєстрації заяви про проставлення апостиля, що була подана в усній формі шляхом особистого звернення заявника, такому заявнику посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом надається реєстровий номер заяви про проставлення апостиля для перевірки на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України стану розгляду поданих документів.
У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі, реєстровий номер відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія, що передається з Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта".
III. Розгляд документів для проставлення апостиля
1. Офіційні документи, подані для поставлення апостиля, розглядаються посадовою особою Міністерства юстиції України, яка з'ясовує:
чи підлягають подані офіційні документи проставленню апостиля;
справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала офіційний документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, матричного двовимірного штрих-коду, проставлених на офіційних документах, - у випадку проставлення апостиля на документі у паперовій формі;
якість, в якій виступала особа, що підписала офіційний документ, а також відповідність відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа - у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі.
2. Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, а у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі - відомості про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.
Наявні зразки підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, можуть використовуватися посадовою особою Міністерства юстиції України без унесення таких зразків до Реєстру.
3. Посадова особа Міністерства юстиції України звіряє підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів, а у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі - відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа з наявними у Реєстрі відомостями про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.
4. Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у Міністерстві юстиції України відсутній зразок підпису особи, яка підписала такий документ, та/або зразок відбитка печатки та/або штампу, проставленого на такому документі, Міністерство юстиції України надсилає суб'єкту, яким здійснюється наповнення Реєстру зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів, визначеними у пункті 5 наказу Міністерства юстиції України, яким затверджено цей Порядок (далі - уповноважений суб'єкт), відповідний запит в електронній формі з використанням системи електронного документообігу чи у разі відсутності такої системи - на електронну адресу, розміщену на офіційному вебсайті відповідного уповноваженого суб'єкта. У разі відсутності на офіційному вебсайті уповноваженого суб'єкта інформації про електронну адресу, запит про надання зразка підпису особи, яка підписала такий документ, та/або зразка відбитка печатки та/або штампу, проставленого на офіційному документі, в паперовій формі надсилається на поштову адресу відповідного суб'єкта.
5. Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у посадової особи такий документ викликає підозру у його підробці, зокрема у зв'язку з відсутністю документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, документів, посвідчених або виданих нотаріусами, у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиному реєстрі довіреностей, а судових рішень - в Єдиному державному реєстрі судових рішень на офіційному вебпорталі судової влади України, Міністерство юстиції України надсилає суб'єкту, від якого виходив такий документ, запит про підтвердження офіційного документа та його скановану копію в електронній формі з використанням системи електронного документообігу чи у разі відсутності такої системи - на електронну адресу, розміщену на офіційному вебсайті відповідного суб'єкта.
У разі відсутності на офіційному вебсайті суб'єкта інформації про електронну адресу, відповідний запит в паперовій формі з копією офіційного документа надсилається на поштову адресу відповідного суб'єкта.
6. Посадова особа Міністерства юстиції України у зв'язку з направленням запиту у випадках, передбачених пунктами 4 та 5 цього розділу, зупиняє розгляд офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, на строк до одного місяця.
Зупинення розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, зупиняє перебіг строку, встановленого пунктом 5 розділу I цього Порядку. Перебіг такого строку продовжується з дня отримання відповіді на запит Міністерства юстиції України.
Про зупинення розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, причини, що обумовили таке зупинення, посадова особа Міністерства юстиції України у день зупинення розгляду офіційного документа інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.
7. Уповноважений суб'єкт, суб'єкт, від якого виходив офіційний документ, що викликає підозру у його підробці, зобов'язані у строк до 10 робочих днів з дня отримання запиту Міністерства юстиції України, надісланого у випадках, передбачених пунктами 4 та 5 цього розділу, розглянути відповідний запит.
Уповноважений суб'єкт за результатом розгляду запиту Міністерства юстиції України, надісланого у випадку, передбаченому пунктом 4 цього розділу, забезпечує надання Міністерству юстиції України зразка підпису особи, яка підписала офіційний документ, та/або зразка відбитка печатки та/або штампу, проставленого на такому документі, шляхом внесення до Реєстру відомостей, передбачених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), або шляхом надсилання листа з відповідними відомостями способом, яким було отримано відповідний запит Міністерства юстиції України. У разі відсутності зразка підпису особи, яка підписала офіційний документ, та/або зразка відбитка печатки та/або штампу, проставленого на такому документі, або неможливості його отримання уповноважений суб'єкт інформує про це Міністерство юстиції України шляхом надіслання листа способом, яким було отримано відповідний запит Міністерства юстиції України.
Суб'єкт, від якого виходив офіційний документ, що викликає підозру у його підробці, за результатом розгляду запиту Міністерства юстиції України, надісланого у випадку, передбаченому пунктом 5 цього розділу, забезпечує надання інформації про такий офіційний документ, шляхом надсилання листа способом, яким було отримано відповідний запит Міністерства юстиції України.
8. За результатом розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні у випадках, передбачених Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534.
У разі відмови у проставленні апостиля у зв'язку з тим, що офіційний документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України повідомляє про це правоохоронні органи для проведення перевірки таких відомостей та вжиття в межах їх компетенції заходів реагування відповідно до закону шляхом надсилання відповідного листа не пізніше ніж через два робочих дні з дня відмови у проставленні апостиля.
9. Проставлення апостиля здійснюється щодо кожного окремого офіційного документа за допомого програмних засобів Реєстру.
Посадовою особою Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів Реєстру проставлений апостиль або повідомлення про відмову у проставленні апостиля передаються до відповідного відділу, Державної архівної служби України, нотаріуса, якими здійснювалося формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля для подальшої видачі (надсилання поштовим відправленням у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку) офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику.
10. У разі виявлення в проставленому апостилі допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок, посадова особа Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів Реєстру з власної ініціативи, у тому числі у випадку інформування про наявність таких описок / помилок посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом, виправляє такі описки / помилки шляхом відкликання проставленого апостиля, що містить описки / помилки, та проставлення нового апостиля на офіційному документі.
У разі виявлення в проставленому апостилі допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок після видачі (надсилання поштовим відправленням у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку) офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику, виправлення описки / помилки проводиться виключно на підставі заяви, поданої таким заявником у порядку, передбаченому для подання заяви про проставлення апостиля, до якої додається офіційний документ з проставленим апостилем. Повторна плата за проставлення апостиля у такому випадку не справляється.
IV. Видача результату розгляду документів для проставлення апостиля
1. Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.
У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі, результат розгляду відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія, що передається з Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта".
2. У разі проставлення апостиля на офіційному документі в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус перевіряє такий апостиль на предмет допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок та, у разі їх наявності, інформує про це Міністерство юстиції України. У разі відсутності описок / помилок, посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус візуалізує апостиль на окремому аркуші.
Офіційний документ в паперовій формі і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша з апостилем, та засвідчуються підписом відповідної посадової особи відділу, Державної архівної служби України, нотаріуса і печаткою за зразком та описом, що додається.
У разі відмови у проставленні апостиля посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус візуалізує повідомлення про відмову у проставленні апостиля на окремому аркуші.
3. Офіційний документ в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційний документ в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля видаються заявнику чи його представнику посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку, надсилаються поштовим відправленням.
Про отримання офіційного документа в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційного документа в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля під час особистого звернення заявника, його представника до відповідного відділу, Державної архівної служби України чи нотаріуса, такий заявник, його представник власноручно робить відмітку на відповідній заяві про проставлення апостиля та проставляє власний підпис.
4. Під час отримання документів, передбачених пунктом 3 цього розділу шляхом особистого звернення заявника, його представника з метою встановлення особи заявника чи його представника, заявником, його представником пред'являється документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус". У разі коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства.
Представником заявника також пред'являється документ, що підтверджує його повноваження.
5. Заява про проставлення апостиля в паперовій формі, а також інші документи чи їх копії, що відповідно до цього Порядку подаються заявником (крім офіційних документів, поданих для проставлення апостиля), зберігаються у відповідному відділі, Державній архівній службі України, нотаріуса 3 роки.
V. Отримання відомостей з Реєстру про проставлений апостиль
1. Відомості про проставлений апостиль надаються з використанням програмних засобів Реєстру.
2. Відомості про проставлений апостиль з відображенням документа чи сканованої копії документа (для документа, створеного в паперовій формі), на якому проставлено такий апостиль, надаються безоплатно за допомогою офіційного вебсайту Міністерства юстиції України, зокрема через QR-код, що розміщений під апостилем в додаткових відомостях, з можливістю подальшого їх завантаження.
Пошук відомостей про проставлений апостиль на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України здійснюється за сукупністю відомостей про його реєстровий номер, дату проставлення та контрольний код перевірки апостиля, що розміщений під апостилем в додаткових відомостях.
| Заступник директора департаменту - начальник Управління цивільного та комерційного права | Тетяна МАЦАЄНКО |
Додаток
до Порядку проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
(пункт 2 розділу IV)
Зразок та опис печатки
( див. текст )