Про затвердження Порядку та форм подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів

Відповідно до пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 "Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

2) Форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

3) Форму подання відомостей про внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів.

2. Департаменту державної реєстрації (Бенедисюк С. В.), Департаменту з питань нотаріату (Зусік Т. В.) забезпечити подання адміністратору Електронного реєстру апостилів відомостей про:

зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Міністерства юстиції України, уповноважених на проставлення апостиля, а також посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів, які здійснювали державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, нотаріусів, які підписували та проставляли печатку та/або штамп на офіційних документах, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до дня запровадження Електронного реєстру апостилів;

внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Міністерства юстиції України, уповноважених на проставлення апостиля, протягом трьох робочих днів з дати настання відповідних змін.

3. Начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві забезпечити подання адміністратору Електронного реєстру апостилів відомостей про:

зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, нотаріусів;

внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, нотаріусів протягом трьох робочих днів з дати настання відповідних змін.

4. Адміністратору Електронного реєстру апостилів забезпечити наповнення цього реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, що надійшли відповідно до Порядку подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, Форми подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів та Форми подання відомостей про внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затверджених цим наказом.

5. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О. М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н. І.

 

 

1. Цей Порядок визначає умови, підстави та процедуру подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, необхідних для наповнення Електронного реєстру апостилів (далі - реєстр), а також відомостей про зміни до таких відомостей.

2. Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомості про зміни до таких відомостей подаються уповноваженими відповідно до законодавства суб'єктами за визначеними формами.

Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, державних та приватних нотаріусів, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника територіального органу Міністерства юстиції України та скріплюються гербовою печаткою.

Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника апарату суду та скріплюються гербовою печаткою суду.

Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб архівних установ, Державної архівної служби України, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника Державної архівної служби України та скріплюються гербовою печаткою.

3. Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомості про зміни до таких відомостей подаються адміністратору реєстру шляхом направлення заповненої форми українською мовою.

Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів, які здійснювали державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, нотаріусів, які підписували та проставляли печатку та/або штамп на офіційних документах, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до дня запровадження реєстру, подаються адміністратору реєстру без заповнення визначеної форми шляхом направлення листа, оформленого відповідно до законодавства, до якого додаються копії архівних документів із зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів. Зазначені відомості подаються у зворотному хронологічному порядку, починаючи від дня запровадження реєстру, повертаючись у минуле до грудня 2003 року.

4. Наповнення реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомостями про зміни до таких відомостей здійснюється адміністратором реєстру на підставі визначених форм чи на підставі відповідних копій архівних документів не пізніше наступного робочого дня з моменту її отримання.

5. Форми подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також подання відомостей про зміни до таких відомостей повинні містити повну та достовірну інформацію. Копії, що виготовляються з архівних документів, повинні відповідати оригіналам таких документів. Інформація щодо приватних та державних нотаріусів повинна відповідати відомостям, що містяться у Єдиному реєстрі нотаріусів.

6. У разі некоректного заповнення одного або декількох полів визначених форм адміністратор реєстру невідкладно повертає таку форму суб'єкту подання відомостей про зразки.