Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України

Відповідно до статті 12 Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

1. Затвердити Порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (додається).

2. Зазначений документ направити центральним державним архівам України, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, мм. Києва і Севастополя, галузевим державним архівам Міністерству культури і мистецтв України, Національній академії наук України.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 07.12.98 N 78 "Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву України Г.В. Боряка.

1. Цей Порядок визначає організацію та ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України.

2. Державний облік документів - це встановлення їх належності, кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цих відомостей в облікових документах. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, адресний пошук та контроль за їх наявністю, належністю, станом, місцем та умовами зберігання.

2.1. Обліковим документом є документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів.

2.2. Одиницею обліку архівних документів є одиниця виміру кількості архівних документів.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. Одиницею зберігання є класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.

3. Дія цього Порядку поширюється на всі документи Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах незалежно від форми власності й підпорядкування та в громадян незалежно від виду документів, виду матеріального носія інформації, ступеня секретності інформації, що міститься в них, та форми власності на них, а також на копії страхового фонду і фонду користування документами.

4. Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов'язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх державного обліку, у визначені строки інформувати Держкомархів України та уповноважені ним архівні установи про наявність документів, стан обліку, поточні зміни у їх складі.

5. Державний облік документів організовано і ведеться згідно з принципами централізації, уніфікації, достовірності облікових документів на всіх стадіях роботи (у діловодстві, в архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ, організацій, державних архівних установах, архівних відділах міських рад), динамічності.

5.1. Централізація забезпечується зосередженням в органах управління архівною справою відомостей про кількість та склад архівних фондів і одиниць зберігання.

5.2. Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.

5.3. Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів і облікових баз даних або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку.

6. Державний облік документів Національного архівного фонду здійснюється відповідно до чинного законодавства.

7. Облік документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівах громадян, здійснюється їх власниками в журналах і книгах довільної форми.

8. Державні архівні установи надають методичну допомогу з обліку документів та здійснюють контроль за правильністю його ведення у зоні свого комплектування.

9. Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, громадяни, що є власниками документів Національного архівного фонду, подають щорічно до центральних державних архівів України, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя, де їх документи внесено до Національного архівного фонду, відомості про зміни у складі та обсязі фондів, а також картки фондів установленого Держкомархівом України зразка.

10. Центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, галузеві державні архіви разом із відомостями про зміни у складі та обсязі фондів і картками фондів подають у встановлені строки до Держкомархіву України відомості про зміни у складі та обсязі фондів і картки фондів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівних підрозділів об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівів громадян, документи яких внесено до Національного архівного фонду у вищезазначених державних архівних установах.

11. Загальні відомості про обсяг документів Національного архівного фонду за станом на 1 січня поточного року щорічно публікуються у "Віснику Державного комітету архівів України" та на офіційному веб-порталі Держкомархіву України.

12. Керівництво та контроль за державним обліком Національного архівного фонду здійснює Держкомархів України через Центральний фондовий каталог.