Про затвердження Порядку обліку унікальних документів, які зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ

Відповідно до пункту 8 Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами),

1. Затвердити Порядок обліку унікальних документів, які зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 16 серпня 2010 року № 124 "Про затвердження Порядку обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08 вересня 2010 року за № 789/18084.

3. Департаменту взаємодії з органами влади та інформаційно-аналітичної роботи (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Іванченко О.П.

1. Цей Порядок розроблено відповідно до пункту 8 Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівні установи).

3. Цей Порядок визначає основні вимоги щодо ведення обліку унікальних документів, які зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ (далі - унікальні документи).

4. Безпосередньо роботу щодо обліку унікальних документів здійснюють відповідні структурні підрозділи або відповідальні особи архівних установ, у зонах комплектування яких перебувають власники документів або уповноважені ними особи, а також власники документів або уповноважені ними особи за власним бажанням або відповідно до договорів з архівними установами.

5. Облік унікальних документів, їх страхового фонду та фонду користування ними здійснюється з метою забезпечення їх адресного пошуку та контролю за їх наявністю і станом збереженості. В архівній установі на кожного власника унікального документа або уповноважену ним особу створюється окремий фонд, де зберігаються страховий фонд унікальних документів та фонд користування ними у вигляді копій.

6. Основними обліковими документами, що містять інформацію про унікальні документи, є: Державний реєстр національного культурного надбання (розділ "Унікальні документи Національного архівного фонду"), анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду, опис страхового фонду, книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування, картка фонду, картка документів нефондової організації.

7. Архівні установи ведуть облік унікальних документів за аркушем обліку унікального документа, який зберігається у власника документа або уповноваженої ним особи, що перебуває у зоні комплектування архівної установи, форма якого наведена у додатку до цього Порядку (далі - Аркуш).

8. Аркуш складається у двох примірниках. Перший примірник Аркуша залишається в архівній установі і включається до облікових документів.

Другий примірник Аркуша архівна установа передає власнику унікального документа або уповноваженій ним особі, що перебуває у зоні комплектування цієї архівної установи.

9. Внесення змін до Аркуша здійснюється на підставі акта про зміни та доповнення до Аркуша (далі - акт) довільної форми, який укладають, підписують та подають до відповідної архівної установи власники унікальних документів або уповноважені ними особи.

10. Після внесення інформації про зміни та доповнення до Аркуша акти постійно зберігаються в архівній установі у справі фонду.

11. У разі вилучення документа з Державного реєстру національного культурного надбання (розділ "Унікальні документи Національного архівного фонду") в Аркуші зазначаються номер і дата протоколу Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву, згідно з рішенням якої документ було вилучено з Державного реєстру національного культурного надбання. Витяг з протоколу Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву постійно зберігається в архівній установі у справі фонду.