ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 05.12.2006 N 155 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
22 грудня 2006 р.
за N 1345/13219
( Постанова втратила чинність на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 174 від 17.12.2013 )
Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації N 134 від 15.12.2008 N 87 від 30.06.2010 N 168 від 15.12.2011 N 75 від 03.07.2012 N 103 від 05.09.2012 N 111 від 25.09.2012 N 162 від 30.11.2012 N 181 від 29.12.2012 N 83 від 17.06.2013 N 93 від 27.06.2013 )
Відповідно до Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), у зв'язку з утворенням місцевих та апеляційних адміністративних судів та з метою організації діловодства в новоутворених судах
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція), що додається.
2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.
3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести наказ до відома голів апеляційних і місцевих адміністративних судів.
4. Рекомендувати головам апеляційних і місцевих адміністративних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.
| Голова ПОГОДЖЕНО: Голова Вищого адміністративного суду України | І.Балаклицький О.М.Пасенюк |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної судової
адміністрації України
05.12.2006 N 155
(у редакції наказу Державної
судової адміністрації
України
від 15.12.2008 N 134)
( z0068-09 )
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
22 грудня 2006 р.
за N 1345/13219
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах
I. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція) встановлює загальні правила ведення діловодства в апеляційних та окружних адміністративних судах (далі - суди) і установлює порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.
1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.
( Пункт 1.2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.
1.4. Приймання вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється згідно з чинним законодавством України.
1.5. Організацію та контроль за веденням діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції здійснює керівник апарату суду.
( Абзац перший пункту 1.5 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.
( Абзац другий пункту 1.5 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства.
1.6. Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у двох примірниках, один із яких передається керівнику апарату для відповідного реагування у встановленому порядку.
( Абзац перший пункту 1.6 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
Права, обов'язки та відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.
( Абзац другий пункту 1.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
Функціональні обов'язки працівників апарату суду зазначаються окремим розділом у посадових інструкціях. У разі службової необхідності та залежно від штатної чисельності апарату суду керівником апарату суду з урахуванням навантаження на кожного працівника апарату суду може провести перерозподіл функціональних обов'язків, що обов'язково заноситься в посадові інструкції цих працівників.
( Абзац третій пункту 1.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.
1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщує, про що складається відповідний акт.
( Пункт 1.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
1.8. Службові документи визначаються номенклатурою справ суду.
1.9. Діловодство в суді ведеться державною мовою з урахуванням вимог чинного законодавства.
1.10. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється згідно з Вимогами до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003, затвердженими наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 N 55.
1.11. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються підписом керівника апарату суду та печаткою суду. Кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором.
( Пункт 1.11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
1.12. Заповнення форм звітності щодо розгляду справ здійснюється відповідно до Інструкції щодо заповнення форм звітності про розгляд справ місцевими та апеляційними (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 N 55, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 20.06.2006 за N 724/12598 (із змінами).
1.13. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.
( Інструкцію доповнено пунктом 1.13 згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 75 від 03.07.2012 )
II. Порядок приймання адміністративних справ і документації. Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду адміністративних справ
2.1. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис.
Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, передається судді, головуючому у справі, у суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.
2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці першої сторінки супровідного листа чи іншого документа до адміністративної справи (матеріалу) реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з Журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).
У разі коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування" та в разі відсутності підрозділу режимно-секретної роботи, такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".
Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі та відповідній обліково-інформаційній картці на справу робиться позначка "ДСК".
Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки формування справи (далі - Акт) (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.
У разі надходження до апеляційного адміністративного суду адміністративної справи, яка не відповідає вимогам цієї Інструкції (відсутність: повноти підшивання справ, нумерації аркушів, наявності опису тощо), складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки у формуванні справи, один примірник якого залишається в службі діловодства в суді апеляційної інстанції, інший підшивається до матеріалів справи. При поверненні справи до окружного адміністративного суду після закінчення апеляційного розгляду в супровідному листі до справи зазначається про складений акт та необхідність усунення недоліків, указаних у цьому акті.
2.3. Прийняття вхідної кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єрів), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України), кореспонденція не приймається.
2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:
а) повістки, копії процесуальних та інших документів, надсилання яких судом передбачене вимогами КАС України, повернуті за неврученням адресату;
б) розписки (повідомлення) про одержання повісток, копій процесуальних документів.
Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.
Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.
( Пункт 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
2.5. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.
2.6. Позовні заяви, заяви та скарги, подані громадянами безпосередньо у суді, невідкладно передаються працівникам апарату суду, відповідальним за приймання адміністративних справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-інформаційних картках, після чого передаються за призначенням для прийняття рішення відповідно до процесуального законодавства. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику апарату суду, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.
2.7. На вимогу особи, яка подала матеріали чи документ до суду не під час судового засідання та надала їх додаткову копію, на першому аркуші такої копії проставляється відповідний штамп суду про отримання, у якому зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада, прізвище та підпис особи, яка їх прийняла, після чого копія повертається.
2.8. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву суду в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.
2.9. Після попереднього розгляду документа керівництвом суду і призначення виконавця не пізніше наступного дня документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції.
До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ, матеріал чи справа, за яким номером та датою, його короткий зміст, кому і коли його передано та розписка про отримання документа, матеріалу чи справи.
2.10. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з унесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.
2.11. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюції. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для надіслання адресатам.
Виконаний документ разом із завізованим виконавцями примірником відповіді, який також підписується керівником, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням.
Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці другому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної відповіді.
2.12. Облік і зберігання виконаних документів здійснюються працівниками апарату суду.
2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 N 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці самі документи на паперових носіях, вони передаються виконавцям у порядку, установленому цією Інструкцією.
2.14. Після отримання повідомлень електронною поштою працівники апарату суду прочитують кожне з них та перевіряють коректність змісту приєднаних файлів, перевіряють кожне повідомлення на наявність комп'ютерних вірусів, реєструють повідомлення у Журналі реєстрації вхідної електронної пошти (додаток 3), у разі потреби друкують зміст електронного листа та додані файли, передають у друкованому або електронному вигляді адресатам з отриманням підпису про отримання в журналі реєстрації.
III. Складання номенклатури справ
3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
3.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.
3.3. Номенклатура справ (додаток 4) суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується головою суду.
3.4. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю архіву суду.
3.5. Номенклатура справ суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.
3.6. Адміністративні справи і матеріали не належать до номенклатури справ суду.
3.7. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду.
3.8. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
3.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).
3.10. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.
Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;
другий використовується службою діловодства як робочий;
третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;
четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.
3.11. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.
3.12. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:
у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;
у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. Напочатку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);
графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;
у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік). У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву;
( Абзац шостий пункту 3.12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів.
3.13. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.
3.14. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.
IV. Реєстрація та облік адміністративних справ і матеріалів
4.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви, клопотання, подання, доручення судів про проведення певних процесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах та в разі необхідності у відповідних алфавітних покажчиках.
Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року N 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.
( Пункт 4.1 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )( Пункт 4.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
4.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що надійшли до суду першої інстанції для розгляду в порядку адміністративного судочинства, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу ( додаток 5) , яка заводиться на кожну справу (позовну заяву) окремо та в разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 6). В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем.
Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.
Відомості про результати розгляду подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження, крім позовних заяв на рішення, дії або бездіяльність державних виконавців, зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ.
4.3. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження кожна з нових адміністративних справ реєструється в обліково-інформаційних картках не пізніше наступного робочого дня після ухвалення відповідного судового рішення. Їм присвоюється новий єдиний унікальний номер та номер провадження в хронологічному порядку. В алфавітному покажчику адміністративних справ до попереднього запису додається відмітка про новий номер адміністративної справи. До нової адміністративної справи підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.
( Пункт 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.4. У разі об'єднання адміністративних справ в одну об'єднаній справі присвоюється єдиний унікальний номер та номер провадження тієї справи, що надійшла до суду першою. В обліково-інформаційну картку на об'єднану справу відповідно до ухвали суду вносяться записи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням єдиного унікального номера та номера провадження справи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься в кожну обліково-інформаційну картку справ, що об'єднали, та в разі необхідності - у відповідний алфавітний покажчик.
( Пункт 4.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.5. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасування вищезазначених ухвал продовжується у раніше заведених обліково-інформаційних картках.
( Пункт 4.5 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.6. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, зафіксованих в постановленій ухвалі суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то така справа реєструється в окремій обліково-інформаційній картці з присвоєнням нового номера провадження. Про поновлення провадження у справі робиться відмітка в обліково-інформаційній картці на справу, де зазначались відомості про закриття провадження у справі. Матеріали підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.
( Пункт 4.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.7. Адміністративні справи, що надійшли до суду апеляційної інстанції для перегляду судових рішень в апеляційному порядку, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу щодо перегляду судових рішень в апеляційному порядку ( додаток 7) , а також у разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 8). Номер провадження в суді апеляційної інстанції зазначається на обкладинці справи. У цьому випадку єдиний унікальний номер справі не присвоюється.
Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.
Якщо в одній справі подається одна апеляційна скарга на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.
Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки про перегляд судових рішень в апеляційному порядку. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.
( Пункт 4.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.8. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду першої інстанції, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в Журналі реєстрації заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 9). Про надходження таких документів до суду та результатів їх розгляду робляться також записи у відповідних обліково-інформаційних картках.
4.9. Судові доручення, надані іншими адміністративними судами України або іноземними судами про проведення певних процесуальних дій, реєструються в Обліково-інформаційній картці на справу щодо виконання доручення про проведення певних процесуальних дій (додаток 10). Листування щодо виконання цих доручень підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду і зберігається в ній.
4.10. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду апеляційної інстанції від осіб, які їх подали, реєструються в Журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 11).
Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі в апеляційному суді формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.
4.11. Для реєстрації та обліку адміністративних справ, позовних заяв в адміністративних справах установлюється індекс "2а". Для реєстрації заяв про відновлення втраченого судового провадження - "2-ав", для доручень про проведення певних процесуальних дій - "2-ад".
( Пункт 4.11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
4.12. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри)/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства.
Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а.
Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Наприклад: адміністративне провадження щодо виконання судових доручень буде зареєстроване: 212/1256/12-а - єдиний унікальний номер та 2-ад/212/316/12 - номер провадження.
Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.
Єдиний унікальний номер судової справи (матеріалу), а також номер провадження зазначається у відповідному алфавітному покажчику.
Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.
Наприклад:
212/316/12-а/81/13.
Листування щодо інших документів здійснюється за номенклатурою справ суду із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.
( Пункт 4.12 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.13. В обліково-інформаційних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, не пізніше наступного дня після ухвалення судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження в справі тощо) або проведення певних дій по справі (направлення справи в суд апеляційної інстанції, видача виконавчого листа тощо).
Написи в зазначених обліково-інформаційних картках та журналах олівцем не допускаються.
4.14. Після закінчення календарного року обліково-інформаційні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого, картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.
У картотеку минулого року замість вилучених обліково-інформаційних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-інформаційної картки в картотеку наступного року.
( Пункт 4.14 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.15. Обліково-інформаційні картки зберігаються в картотеках (ящиках) за номером провадження (у хронологічному порядку за датою надходження справи до суду) таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).
( Пункт 4.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 103 від 05.09.2012 )
4.16. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку справ повинно бути забезпечене формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-інформаційних карток та журналів упродовж року в паперовому вигляді може не здійснюватися.
4.17. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації може бути більшим від передбаченого відповідною обліково-інформаційною карткою або журналом.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач на вимогу учасників судового процесу, а також інших осіб повинен мати можливість одержувати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або адміністративної справи.
4.18. Реєстраційні (контрольні) журнали та обліково-інформаційні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у автоматизованій системі документообігу суду.
( Абзац другий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац третій пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац четвертий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац п'ятий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац шостий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац сьомий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )( Абзац восьмий пункту 4.18 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )
Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник апарату суду повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.
Обліково-інформаційні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.
Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-інформаційні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.
( Пункт 4.18 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 162 від 30.11.2012 )
4.19. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.
Передавання справ і матеріалів головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції здійснюється під підпис у Контрольному журналі адміністративних справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 12). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у хронологічному порядку передавання справ і матеріалів.
4.20. Заява про відновлення втраченого судового провадження реєструється в обліково-інформаційній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження в адміністративній справі (додаток 31).
( Інструкцію доповнено новим пунктом 4.20 згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 181 від 29.12.2012 )
V. Особистий прийом громадян. Реєстрація та облік звернень громадян
5.1. У цьому розділі Інструкції мова йде про звернення громадян до суду, що викладені в письмовій або усній формі (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян), що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, а розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", та здійснюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (із змінами).
Голова суду особисто відповідає за стан діловодства за зверненнями громадян.
Графік особистого прийому громадян і Правила внутрішнього трудового розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (Список справ, призначених до розгляду (додаток 13); Список апеляційних скарг у справах, призначених до апеляційного розгляду (додаток 14), зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).
5.2. Особистий прийом громадян з питань роботи суду здійснюється головою суду або його заступниками, якими ведеться Журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 15).
VI. Оформлення документів
6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документообіг.
6.2. Судові документи складаються та оформлюються відповідно до вимог КАС України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.
Тексти рішень, ухвал та інших процесуальних документів суду зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду у вигляді відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача).
( Дію абзацу третього пункту 6.2 зупинено згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 93 від 27.06.2013 )
На кожній сторінці судових рішень, виконавчих листів, які видаються на підставі наявних у автоматизованій системі даних, у момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, що розміщується в нижньому правому куті документа. Унікальний штрих-код містить код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
( Дію абзацу четвертого пункту 6.2 зупинено згідно з Наказом Державної судової адміністрації N 93 від 27.06.2013 )
Видача (надсилання, вручення) копій судових рішень, виконавчих листів та їх дублікатів без унікального штрих-коду забороняється.
( Пункт 6.2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації N 83 від 17.06.2013 )
6.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.
6.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) суду (автора), місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.
У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.
6.5. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках суду. Бланки виготовляються на папері форматів згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.
Для складання службових документів у суді використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм).
Використання бланків вільної форми не дозволяється.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру й якості. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Документи внутрішнього складу суду (службові та доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках.
6.6. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Поле з лівого боку становить - 30 мм, з правого - 10 мм, з верхнього та нижнього - 20 мм.
6.7. Нумерація сторінок використовується тоді, коли документ має дві і більше сторінок. Як правило, документи пишуться з одного боку аркуша, нумерація здійснюється арабськими цифрами без будь-яких пунктуаційних знаків посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю. У листуванні допускається написання документа на обох сторінках аркуша. У цьому разі цифри на лицьовому боці проставляються у правому верхньому кутку - непарні, на зворотному боці в лівому - парні.
6.8. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президента України від 16.11.2004 N 1417 "Про утворення місцевих та апеляційних адміністративних судів, затвердження їх мережі та кількісного складу суддів" (із змінами).
6.9. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.
6.10. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.
6.11. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному.
Наприклад:
Державна судова
адміністрація України
Управління
матеріально-технічного
забезпечення
головному спеціалістові
Петренку О.І.
вул. Липська, 18/5,
м. Київ, 01021
6.12. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата.
Наприклад:
Голові Державної податкової
адміністрації України
Іваненку В.О.
6.13. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено.
Наприклад:
Головам сільських рад
Таращанського району
Київської області
6.14. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено в називному відмінку.
Наприклад:
Окружні адміністративні суди
6.15. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил.
Наприклад:
Інститут економіко-правових
досліджень
(або прізвище (у називному
відмінку), ініціали фізичної
особи)
вул. Університетська, 77,
м. Донецьк, 83048
6.16. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає надсиланню, проставляється з додержанням таких правил:
у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в суді відповідно до пункту 4.12 цієї Інструкції із зазначенням через дріб номера за журналом реєстрації вихідної кореспонденції або номера за реєстром на відправлення рекомендованої кореспонденції з указівкою у дужках літери "р";
у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру номенклатури справ суду, де зберігаються матеріали щодо нього.
Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини "на N _______ від ____________", що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.
Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.
6.17. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.
Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?".
Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника.
Наприклад: наказ (про що?) про затвердження порядку; протокол (чого?) засідання комісії.
Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Заголовки не складаються для текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
6.18. Усі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Наприклад: 13 січня 2009 року слід писати: 13.01.2009.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.
Наприклад: 3 квітня 2009 року слід писати: 03.04.2009.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2009 року або 6 січня 2010 року.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.