Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Текст документа має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання. При складанні тексту документа мають виконуватись найголовніші вимоги - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Необхідно використовувати мовні засоби, які відповідають нормам літературної мови. Уживати прямий порядок слів у реченнях. Використовувати лише загальноприйняті стандартні скорочення та абреавіатури. Надавати перевагу простим реченням. Дотримуватись логічної послідовності викладу матеріалу. Уживати стійкі (стандартизовані) словосполучення. Текст може бути поділений на абзаци, причому кожний абзац розпочинає нову думку чи тему, абзаци не повинні бути великими і мають складатися не більш як з 3-5 речень. Текст має бути логічно завершеним, тобто закінчуватися висловленням прохання, повідомлення, пропозиції, згоди, відмови, вимоги тощо.

Назва (заголовок) документа розміщується зцентрованим способом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) не ставлять. Заголовок тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і друкується великими літерами напівжирним шрифтом.

Текст, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

6.19. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наведена в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан роботи за перше півріччя на 20 арк., в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок комісії від 12.02.2008 і додатки до нього, усього 15 арк., у 2 прим.;

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

6.20. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

6.21. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа після тексту.

6.22. За зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, відповідають однаковою мірою всі посадові особи.

6.23. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

6.24. Документи підписуються посадовими особами суду відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються державним органам, органам місцевого самоврядування, установам, підприємствам, організаціям, іншим учасникам адміністративного процесу, підписуються головою суду, його заступником, суддями, а також керівником апарату суду відповідно до їх компетенції.

6.25. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

6.26. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, посаду, прізвище, ініціали, підпис автора резолюції, дату.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, у резолюції обов'язково має бути визначений відповідальний виконавець, якому надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

У разі невизначення відповідального виконавця таким слід вважати першу із зазначених в резолюції посадову особу.

6.27. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.28. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

6.29. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду, що проставляється у лівому верхньому куті.

6.30. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 16). Для відправлення рекомендованих листів складаються Реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 17). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

6.31. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується у Розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 18) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

6.32. Адміністративні справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

6.33. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

6.34. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

6.35. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

6.36. У телеграмі під рискою друкуються: місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала телеграму, дата.

6.37. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.

6.38. Процесуальні документи (постанови, ухвали) виготовляються на білому папері формату А4 (без бланка), з такими берегами: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - по 20 мм.

6.39. Текст документа друкується за допомогою комп'ютерної техніки (персонального комп'ютера - ПК), для чого використовується 12 (дванадцятий) шрифт (Times New Roman), міжрядковий інтервал - 1,0.

6.40. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

6.41. Нижче назви процесуального документа в правому верхньому куті напроти дати ставиться номер справи.

6.42. Назва виду документа, заголовки частин документа друкуються великими літерами напівжирним шрифтом. Назва (заголовок) розміщується зцентрованим способом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) не ставлять.

6.43. Дату прийняття постанови чи постановлення ухвали ставлять у першому рядку тексту ліворуч після назви судового рішення. Для зазначення дати у вступній та резолютивній частинах обов'язково застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення.

Наприклад: 4 листопада 2008 року

В описовій та мотивувальній частинах судового рішення допускається використання цифрової форми зазначення дат у такому порядку: число, місяць, рік.

Наприклад: 04.11.2008

У резолютивній частині - для визначення кількості, суми застосовується словесно-цифровий спосіб.

Наприклад: 1230 (одна тисяча двісті тридцять)

6.44. Усі судові рішення підписуються відповідним складом суду.

Підпис складається з назви посади особи, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Підпис розміщують під текстом з лівого боку. Якщо рішення підписує колегія суддів, то їхні підписи розташовують один під одним.

Наприклад:

Головуючий суддя (підпис) О.А.Петренко

суддя (підпис) І.П.Скорик

суддя (підпис) М.В.Зозуля

6.45. На оригіналі судового рішення, що підшивається до адміністративної справи, печатка суду не ставиться.

7.1. Формування адміністративних справ

7.1.1. Документи адміністративної справи підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

ухвала про відкриття провадження у справі;

документи, що підтверджують сплату судового збору чи звільнення від такого, а також про оплату витрат на правову допомогу (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява в разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

документи, додані до позовної заяви;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення позовної заяви без руху;

позовна заява, що надійшла в порядку усунення недоліків з доданими документами (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява в порядку усунення недоліків;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання учасниками адміністративного процесу повісток;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.2. Документи справи, у якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви без руху;

засвідчена суддею копія позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання копії ухвали про залишення позовної заяви без руху позивачеві;

інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху;

ухвала про повернення позовної заяви як такої, що вважається неподаною;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про повернення позовної заяви;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.3. У разі відмови у відкритті провадження в адміністративній справі документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такій послідовності:

ухвала про відмову у відкритті провадження;

засвідчена суддею копія позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про відмову у відкритті провадження разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

7.1.4. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

7.1.5. Документи, що підшиваються до адміністративної справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка їх надіслала.

7.1.6. Нерозглянуті по суті адміністративні справи зберігаються у сейфі головуючого судді суду першої інстанції чи судді-доповідача суду апеляційної інстанції.

7.1.7. Формування відокремлених матеріалів справи в разі оскарження процесуальних документів, можливість оскарження яких передбачена процесуальним законом окремо від розгляду справи по суті, документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такій послідовності:

оригінал ухвали, що оскаржується;

засвідчена суддею копія ухвали про відкриття провадження у справі;

засвідчена суддею копія адміністративного позову;

засвідчені суддею копії всіх процесуальних документів, прийнятих у цій справі;

засвідчені суддею копії документів, які впливають на суть прийняття оскаржуваного процесуального документа.

Після розгляду апеляційної скарги зазначені вище матеріали повертаються до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи або приєднуються до справи у разі знаходження її в апеляційній інстанції.

7.2. Формування управлінської документації

7.2.1. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами), а також цією Інструкцією.

7.2.2. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);

документи групуються в справи за один рік;

документи, що підлягають унесенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

7.2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

7.2.4. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом з цими документами.

7.2.5. Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників апарату суду, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження групуються в різні справи.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

7.2.8. Управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання її в архів суду зберігається за місцем формування справ (у структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства (канцелярії) згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює його служба діловодства.

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві суду, покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілу обов'язків та за методичною допомогою працівників архіву суду.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

7.3.2. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

7.3.3. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", адміністративні справи тощо.

7.3.4. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито.

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформлює справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

У справах, у яких уже є внутрішній опис документів, опис продовжується.

7.3.5. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

7.3.6. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

7.3.7. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 20) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, а в друкарських примірниках справ (реєстраційні журнали, алфавітні покажчики, обліково-інформаційні картки тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

7.3.8. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

7.3.9. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

7.3.10. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному напису з посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

7.3.11. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

7.3.12. Справи управлінської документації постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, адміністративні справи оправляються в тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

До справи документи підшиваються нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично забороняється.

7.3.13. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

7.3.14. Обкладинки адміністративних справ, справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання оформляються за встановленою формою ( додаток 21) .

7.3.15. На обкладинках справ управлінської документації суду проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, а також номер тому справи та загальна кількість томів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

7.3.16. На обкладинці справи проставляється її номер за описом.

7.3.17. У разі зміни найменування суду або якщо адміністративна справа надійшла за підсудністю з іншого суду, на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

7.3.18. На обкладинці адміністративної справи, крім найменування суду та номера, за описом вказуються:

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

прізвище, ініціали чи найменування сторін, суть позовних вимог.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

7.3.19. На обкладинці журналу (реєстраційного журналу, алфавітного покажчика тощо) зазначаються строк зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис.

7.3.20. На другій сторінці обкладинки адміністративної справи ( додаток 21) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про дату надходження позовної заяви до суду, дату відкриття провадження у справі, час зупинення провадження у справі (якщо таке мало місце), дату вирішення спору судом першої інстанції, час набрання судовим рішенням законної сили, дату видачі виконавчого листа, тощо.

8.1. Копія ухвали про залишення позовної заяви (апеляційної скарги) без руху невідкладно надсилається особі, що звернулася з позовною заявою (апеляційною скаргою), рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання (копія супровідного листа зберігається разом з позовною заявою чи апеляційною скаргою та ухвалою).

8.2. Позовні заяви, залишені в передбачених КАС України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого ухвалою строку для усунення недоліків зберігаються у відповідній справі.

8.3. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день її первинного подання до суду.

8.4. У разі постановлення суддею ухвали про повернення позовної заяви (апеляційної скарги) чи ухвали про відмову у відкритті провадження в справі (у відкритті апеляційного провадження) її копія разом з позовною заявою (апеляційною скаргою) й усіма доданими до неї матеріалами невідкладно надсилається особі, яка її подала, рекомендованим поштовим відправленням.

8.5. Справа з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви або про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копіями супровідних листів оформлюється та зберігається в загальному порядку.

8.6. У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу про залишення позовної заяви без руху, відмову у відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається секретарю суду для належного оформлення матеріалів за правилами, визначеними для формування адміністративних справ, та надіслання до суду апеляційної інстанції згідно з вимогами КАС України.

8.7. Копія ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі невідкладно після постановлення надсилається особам, які беруть участь у справі, разом з інформацією про їхні процесуальні права й обов'язки.

Повістки про виклик до суду в адміністративній справі (додаток 22) надсилаються за вказівкою судді.

Відповідачам надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в повістці про виклик; крім того, пропонується подати в зазначений строк письмові заперечення проти позову та докази, які в них є.

8.8. За вказівкою судді повістки про виклик надсилаються завчасно з урахуванням строків вручення повісток, визначених КАС України, також свідкам, експертам, спеціалістам, перекладачам.

8.9. Особам, які беруть участь у справі, з приводу вчинення процесуальних дій, у яких участь цих осіб не є обов'язковою, надсилаються Повістки-повідомлення в адміністративній справі (додаток 23).

8.10. Копія ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі протягом 10 днів після відкриття апеляційного провадження надсилається особам, які беруть участь у справі, разом з копіями заяви про апеляційне оскарження та апеляційної скарги, інформацією про їхні процесуальні права і обов'язки.

8.11. Після призначення справи до апеляційного розгляду повістки про виклик надсилаються сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі, завчасно, з урахуванням строків вручення повісток, визначених КАС України. За вказівкою судді здійснюються судові виклики та повідомлення інших учасників адміністративного процесу.

8.12. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому КАС України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до попереднього судового засідання або судового (апеляційного) розгляду справи.

8.13. Повістки надсилаються рекомендованою кореспонденцією (листом, телеграмою) або кур'єром із зворотною розпискою (повідомленням). В окремих випадках за вказівкою судді судові виклики і повідомлення можуть бути здійснені іншими засобами, передбаченими КАС України.

На поштовій кореспонденції, де міститься судова повістка або копія ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі, проставляється штамп суду "Судова повістка".

8.14. Про рух позовної заяви (апеляційної скарги) робиться відмітка у відповідній обліково-інформаційній картці, яка зберігається в загальній картотеці.

9.1. Безпосередньо перед розглядом адміністративної справи в суді першої чи апеляційної інстанції секретарем судового засідання перевіряється явка осіб, яких було викликано до суду, та з'ясовуються причини їх відсутності, уточнюються відомості про вручення повісток про виклик у суд, повісток-повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається головуючому у справі.

9.2. Якщо розгляд адміністративної справи відкладено або оголошено перерву в її розгляді з призначенням дати і часу нового судового засідання, то особи, які беруть участь у справі, свідки, експерти, спеціалісти, перекладачі, які були присутні у судовому засіданні, повідомляються про це під розписку на окремому аркуші, що додається до матеріалів справи, або вручаються відповідні повістки. Особам, які беруть участь у справі, свідкам, експертам, спеціалістам, перекладачам, які не прибули або яких суд уперше залучає до участі в справі, надсилаються повістки з дотриманням вимог КАС України.

9.3. Секретар судового засідання після кожного судового засідання:

підшиває до справи в хронологічному порядку документи, долучені до справи під час судового засідання (у порядку їх надходження), документи, що підтверджують повноваження представників, журнал судового засідання, протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судових засідань, постанову та/або ухвалу суду;

продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

робить запис у Журналі розгляду адміністративних справ і матеріалів суддею (додаток 24) про результати розгляду справ;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню, за заявою осіб, на користь яких воно ухвалено;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення розглянутої справи, але не пізніше трьох днів після розгляду справи або не пізніше наступного дня після складання постанови в повному обсязі, передає її на зберігання до канцелярії суду;

за розпорядженням головуючого здійснює відтворення технічного запису судового засідання.

9.4. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

Секретар судового засідання забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами.

9.5. Під час фіксування судового процесу секретарем судового засідання або за розпорядженням головуючого іншим працівником апарату суду ведеться журнал судового засідання. Журнал судового засідання ведеться секретарем судового засідання, роздруковується, підписується ним невідкладно після судового засідання і приєднується до справи разом із носієм інформації, на який здійснювався технічний запис судового засідання.

9.6. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції регламентується Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року N 108.

9.7. Секретар судового засідання складає протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судового засідання або під час виконання судового доручення, ознайомлює з ним усіх присутніх осіб, які беруть участь у справі, свідків, експертів, спеціалістів, перекладачів. Протокол підписується секретарем судового засідання, суддею і приєднується до матеріалів справи.

Протокол, складений при виконанні судового доручення, разом із необхідними додатками невідкладно надсилається до суду, який розглядає справу, а його завірена копія зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду, який виконував судове доручення.

9.8. Після закінчення розгляду справи, відкладення розгляду справи чи оголошення перерви в її розгляді з установленням дати та часу нового судового засідання на повістках осіб, які з'явились у судове засідання, відмічається дата, час їх явки та час залишення приміщення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

10.1. Копія судового рішення не пізніше наступного дня після ухвалення або після приймання та складання постанови у повному обсязі надсилається особі, яка брала участь у справі, але не була присутня в судовому засіданні.

У справах, пов'язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму, копії судового рішення невідкладно видаються особам, які брали участь у справі, або надсилаються їм, якщо вони не були присутні під час його проголошення.

10.2. Якщо справа розглянута в порядку письмового провадження у суді першої інстанції, то копія судового рішення надсилається особам, які беруть участь у справі, наступного дня після розгляду справи.

Результати апеляційного перегляду в порядку письмового провадження надсилаються протягом трьох днів з моменту підписання постанови або ухвали суду.

10.3. Копія окремої ухвали надсилається не пізніше наступного дня після набрання законної сили відповідним суб'єктам владних повноважень для вжиття заходів щодо усунення причин та умов, що сприяли порушенню закону.

10.4. У разі ненадходження до суду повідомлення про вжиті заходи протягом одного місяця після надходження окремої ухвали суб'єкту владних повноважень працівник апарату суду, який контролює виконання окремої ухвали, доповідає судді, але не пізніше трьох днів після спливу цього терміну, для вжиття відповідних заходів.

Контроль за виконанням окремої ухвали суду покладається на суд, який постановив окрему ухвалу.

10.5. Оригінал окремої ухвали підшивається до матеріалів справи. Листування щодо виконання окремої ухвали зберігається в окремій справі за номенклатурою, а після виконання підшивається до матеріалів справи працівником апарату суду, на якого покладено обов'язок щодо контролю за виконанням окремих ухвал.

10.6. Копія судового рішення надсилається рекомендованим поштовим відправленням.

10.7. Після закінчення апеляційного провадження, виконання дій, зазначених у цьому розділі, нумерації аркушів та складання внутрішнього опису документів справи відповідно до вимог цієї Інструкції, заповнення відповідної обліково-інформаційної картки та оформлення необхідних справ за номенклатурою справ суду, але не пізніш як у семиденний строк, справа надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув.

10.8. Після повернення справи до окружного адміністративного суду служба діловодства суду доводить до відома судді (суддів), що розглядав(ли) справу в першій інстанції, результати перегляду судового рішення у цій справі судом апеляційної чи касаційної інстанції.

10.9. Виконавчий лист за результатами судового розгляду, у тому числі в порядку апеляційного або касаційного провадження, видається судом першої інстанції.

11.1. Суд першої інстанції після одержання всіх апеляційних скарг у справі від осіб, які подали заяви про апеляційне оскарження, або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги надсилає їх разом зі справою (матеріалами) до адміністративного суду апеляційної інстанції.

11.2. Апеляційні скарги, що надійшли після направлення справи до адміністративного суду апеляційної інстанції, не пізніше наступного дня після їх надходження направляються до адміністративного суду апеляційної інстанції.

11.3. У разі оскарження судових рішень у справах, пов'язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму, останні передаються до суду апеляційної інстанції невідкладно.

11.4. На кожну справу, що надсилається до суду апеляційної інстанції, робиться окремий супровідний лист.

11.5. У разі надходження до суду першої інстанції лише заяви про апеляційне оскарження судового рішення без подальшого подання апеляційної скарги справа до апеляційного суду не надсилається.

12.1. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, що набрало законної сили або яке належить виконати негайно, особі, на користь якої воно ухвалено, за її письмовою заявою видається один Виконавчий лист (додаток 25). Якщо судове рішення ухвалено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину судового рішення треба виконати за кожним виконавчим листом.

12.2. Виконавчий лист видається за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, або їх представників після набрання судовим рішенням законної сили, а в справах, за якими рішення підлягає негайному виконанню, - у день постановлення судового рішення. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

12.3. Виконавчий лист заповнюється чітко і грамотно. Помарки і виправлення у виконавчому листі не допускаються. Під час заповнення виконавчого листа про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах та інші відомості відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" на підставі інформації, що є в матеріалах адміністративної справи.

12.4. Виконавчий лист видається на руки стягувачу, який на заяві про видачу виконавчого листа ставить свій підпис.

Про видачу виконавчого листа зазначається в обліково-інформаційній картці на справу.

12.5. Виконавчий лист про стягнення судового збору надсилається судом до місцевих органів державної податкової служби за місцезнаходженням суду.

12.6. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів адміністративної справи.

12.7. У випадках негайного виконання судового рішення, передбачених чинним законодавством, виконавчий лист видається секретарем судового засідання, який брав участь у розгляді справи, а в інших випадках - працівником апарату суду відповідно до розподілу посадових обов'язків.

13.1. Справи, у тому числі ті, що знаходяться в архіві суду, видаються для ознайомлення апаратом суду за письмовою заявою:

особам, які брали участь у справі, а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства).

13.2. Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду в установленому відповідно до розпорядження голови суду місці та в присутності працівника апарату суду протягом усього робочого часу апарату суду.

Ознайомлення осіб, що з поважних причин не мають можливості ознайомитись з матеріалами справи в приміщенні суду, проводиться у встановленому порядку.

13.3. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в Журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 26), де вказуються число, місяць, рік, година видачі.

Після ознайомлення з матеріалами справи така особа робить відповідну відмітку на своїй заяві про видачу справи для ознайомлення, яка долучається до її матеріалів.

При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та поставити підпис про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у декількох примірниках, один з яких долучається до справи, інші передаються для вжиття відповідних заходів голові суду, а якщо справу не розглянуто - також головуючому в справі.

13.4. Особам, яким надано право на витребування справ відповідно до вимог чинного законодавства, але не пов'язаним з розглядом справи, справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на яку накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

13.5. Направлення справ за межі суду для підготовки аналітичної інформації, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим дозволом голови суду.

13.6. Адміністративні справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ, і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. Надсилання справ через сторонніх осіб категорично забороняється.

13.7. У разі надіслання справи за межі суду, у тому числі для розгляду в суді апеляційної або касаційної інстанції, виготовляється копія судового рішення, ухваленого за результатами розгляду справи, яка зберігається в суді.

Категорично забороняється надсилати іншим органам адміністративні справи, провадження у яких не закінчено.

13.8. Копії документів, долучених до адміністративної справи, копії судових рішень у справах видаються працівниками апарату суду за письмовою заявою та дозволом головуючого судді (судді-доповідача) у справі або голови суду відповідно до процесуального законодавства.

Особи, які беруть участь у справі, можуть за власний рахунок додатково замовити та отримати засвідчені копії документів і витяги з них відповідно до встановленого порядку.

У Журналі видачі копій документів із адміністративної справи (додаток 27) здійснюється реєстрація видачі копій документів, долучених до адміністративної справи, копій судових рішень, відтворення або роздрукування технічного запису судового засідання.

Повторна видача копій судових рішень здійснюється відповідно до Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.93 N 7-93.

Відтворення технічного запису судового засідання здійснюється на наданому замовником носії.

Умовою видачі роздрукованого технічного запису судового засідання є надання документів, що підтверджують сплату судового збору в розмірах, установлених Законом України "Про судовий збір".

13.9. Заяви щодо видачі копій судових документів, долучених до справи, копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання разом з квитанціями про сплату судового збору підшиваються до матеріалів справи.

13.10. У разі видачі або надіслання копії документа поштою про це зазначається в довідковому листі до адміністративної справи, що заповнюється відповідно до підпункту 7.3.20 цієї Інструкції, та в журналі видачі копій документів із адміністративної справи.

13.11. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання, або надсилаються судом з власної ініціативи.

13.12. Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені, підписані та скріплені гербовою печаткою суду, у верхньому правому кутку проставляється штамп "Копія", після тексту судового рішення проставляються штамп суду "З оригіналом згідно", дата набрання судовим рішенням законної сили. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається в копії, що видається.

Копія судового рішення засвідчується суддею (суддею-доповідачем) або головою суду.

13.13. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом працівника апарату суду, гербовою печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів, прізвища, ім'я, по батькові та посади працівника апарату суду.

13.14. Фото-, ксерокопії з матеріалів справи, на яких уже є підпис судді, завіряються в загальному порядку.

13.15. У копії судового рішення, якщо останнє переглядалось судом апеляційної або касаційної інстанції, обов'язково зазначаються результати перегляду. Крім того, до копії судового рішення, у яке внесено зміни, додається завірена копія рішення суду апеляційної (касаційної) інстанції, яким змінено судове рішення, що видається.

13.16. Після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

14.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів в адміністративних справах, крім цієї Інструкції, проводяться відповідно до вимог чинного законодавства.

14.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

14.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

14.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий лише в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

14.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться Журнал обліку речових доказів (додаток 28), який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

14.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.