Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання

Відповідно до cтатей 31, 32 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , статті 13 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання

1. Затвердити Порядок приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, що додається.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо приймання-передавання електронних документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ), на постійне зберігання до центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад (далі - архіви) від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування (далі - юридичні особи), що є джерелами комплектування архівів відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила).

Цей Порядок є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання архівами та юридичними особами - джерелами комплектування архівів.

Цей Порядок застосовують для приймання-передавання на зберігання до архівів документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб -джерел комплектування архівів у разі ліквідації цих юридичних осіб.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

авторизація - процес розпізнавання користувача в інформаційній автоматизованій системі з наданням йому визначених прав доступу до ресурсів цієї системи;

віддалене електронне сховище - електронне сховище, доступ до якого працівники архіву мають лише через Інтернет, яке розташоване в іншому архіві та відповідає за його технічний супровід, захист та забезпечення збереженості даних, що в ньому зберігаються;

електронне сховище - ресурс інформаційної автоматизованої системи архіву в формі дискової пам’яті та програмного забезпечення, виділені у користування працівникам архіву, що мають авторизований доступ до цього ресурсу через локальну мережу або мережу Інтернет. Цей ресурс призначений для зберігання інформаційних об’єктів архіву, розмір дискової пам’яті якого дозволяє зберігати ці об’єкти;

інформаційний об’єкт - архівні електронні документи НАФ, електронні документи, на підставі яких здійснюється приймання-передавання електронних документів до архівів (електронні описи справ постійного зберігання, обкладинка архівної електронної справи, електронні акти, звіти про технічну перевірку електронних документів, електронні реєстри);

карантин - заходи у складі комплексної системи захисту інформації, спрямовані на тимчасову ізоляцію файлів архівних електронних справ та інших інформаційних об’єктів за допомогою фізично відокремленої від мережі та інших інформаційних (автоматизованих) систем із метою запобігання проникнення шкідливого програмного коду до інформаційно-телекомунікаційної системи, у складі якої створено комплексну систему захисту інформації.

Інші терміни і поняття, що застосовуються у цьому Порядку відповідають, термінам і поняттям визначеним у законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

3. Підготовка електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється юридичними особами відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

4. Приймання електронних документів НАФ до архіву здійснюється після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування архіву, визначених пунктом 3.9 глави 3 розділу II Правил .

5. Дострокове та невідкладне приймання електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється у порядку, визначеному пунктом 3.10 глави 3 розділу II Правил .

6. Приймання електронних документів НАФ до архіву від юридичних осіб - джерел комплектування архіву проводять щорічно за графіком, затвердженим архівом за погодженням із юридичною особою.

7. Організація роботи щодо комплектування архівів електронними документами НАФ здійснюється на підставі списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), визначеного пунктом 3.1 глави 3 розділу II Правил , якщо у цьому списку міститься відмітка про наявність електронних документів - "ЕД", яка проставляється у графі "Примітка".

8. Під час підготовки електронних документів НАФ до передавання на постійне зберігання та їх приймання-передавання до архівів від юридичних осіб - джерел комплектування архіву застосовують кваліфікований електронний підпис чи печатку відповідно до наказу Міністерства цифрової трансформації України та Адміністрації державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 30 вересня 2020 року № 140/614 "Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 жовтня 2020 року за № 1039/35322 (далі - Вимоги до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг).

1. Для приймання-передавання електронних документів НАФ та всіх інших інформаційних об’єктів, призначених для забезпечення процесу приймання-передавання електронних документів НАФ, застосовується ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA, формат даних якого визначає наказ Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60 "Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761, та який створюється відповідно до пункту 1 глави 1 розділу I, пункту 4 глави 3 та пунктів 1-6 глави 7 розділу II Порядку роботи з електронними документами .

ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA призначений для об’єднання в один файл формату ZIP всіх файлів, що належать до відповідного інформаційного об’єкту разом з повним набором даних перевірки, що визначений у пункті 5 глави 3 розділу II Порядку роботи з електронними документами .

2. Під час підготовки електронних документів НАФ до передавання на постійне зберігання юридичні особи - джерела комплектування архівів створюють такі інформаційні об’єкти у формі окремих файлів формату даних ZIP-контейнерів (ASiC) рівня B-LTA:

архівні електронні документи, що створюються відповідно до пунктів 1-7 глави 2 розділу VII Порядку роботи з електронними документами ;

архівні електронні справи, сформовані з логічно пов’язаних архівних електронних документів та обкладинок архівних електронних справ відповідно до пунктів 1-3 глави 3 розділу VII Порядку роботи з електронними документами . Обкладинки архівних електронних справ створюються відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу VII Порядку роботи з електронними документами .

3. Для приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до архівів юридичні особи - джерела комплектування архівів створюють такі інформаційні об’єкти у формі окремих файлів:

електронні примірники описів справ постійного зберігання відповідно до пунктів 1-4 глави 1 розділу VII Порядку роботи з електронними документами ;

електронні акти приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, що складаються відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 розділу VIII Порядку роботи з електронними документами ;

електронні реєстри файлів архівних електронних справ за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку, що складаються для перевірки наявності та стану файлів обкладинок архівних електронних справ та архівних електронних документів під час їх приймання-передавання.

4. Електронний реєстр файлів архівних електронних справ є електронним документом, який містить перелік найменувань файлів обкладинок архівних електронних справ та архівних електронних документів, з яких сформовано ці справи. Для кожного з цих файлів зазначають їх геш-значення та розмір у байтах. У графі 4 зазначають назву алгоритму криптографічного гешування, що було застосовано для підрахунку геш-значень, на підставі даних, які містяться у відповідному файлі.

Відомості про файли архівних електронних справ подають групами з послідовним розташуванням усіх файлів, що належать до відповідної справи. Першим у групі зазначають відомості про файл обкладинки архівної електронної справи, далі - про файли архівних електронних документів у послідовності розташування відомостей про них у файлі обкладинки архівної електронної справи.

5. Створення електронних реєстрів файлів архівних електронних справ здійснюється відповідно до вимог щодо створення електронних документів, визначених Порядком роботи з електронними документами.

6. Найменування файлів, що містять електронні реєстри файлів архівних електронних справ, здійснюється згідно з Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202, відповідно до яких у позиціях 4-6 імен файлів, що містять електронні реєстри файлів архівних електронних справ, зазначають ідентифікатор "010".

1. Приймання архівних електронних справ архіви здійснюють за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем, у тому числі підключених до мережі Інтернет, що дозволяють забезпечити автоматизоване опрацювання всіх інформаційних об’єктів, які передаються від юридичних осіб - джерел комплектування архівів, їх постійне зберігання, створення резервних копій та надання доступу до інформації архівних електронних документів та електронних примірників описів справ постійного зберігання.

2. Захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах архівів забезпечується відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

3. Архіви здійснюють автоматизовану технічну перевірку всіх інформаційних об’єктів, що до них надходять.

Для здійснення автоматизованої технічної перевірки архіви створюють фізично відокремлені від інших інформаційних систем інформаційні автоматизовані системи для забезпечення виконання функцій карантину.

1. Приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об’єктів, визначених у пунктах 2-3 розділу II цього Порядку, до архіву від юридичних осіб - джерел комплектування архіву здійснюють пофайлово.

2. Файли, що містять інформаційні об’єкти, передають за допомогою мережі Інтернет, у тому числі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, що функціонує відповідно до Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, або представником юридичної особи, який доставляє електронні носії інформації.

Типи електронних носіїв інформації, спосіб їх ідентифікації для визначення файлів, що вказані в електронному реєстрі файлів архівних електронних справ та архівних електронних документів, формат групування файлів архівної електронної справи (папка на носієві інформації, файл формату для стиснення даних) попередньо погоджуються з архівом у робочому порядку.

Якщо файли з інформаційними об’єктами передаються за допомогою мережі Інтернет, для юридичних осіб - джерел комплектування архівів надається тимчасовий доступ до загального віддаленого електронного архівосховища, створеного виключно для приймання файлів до архіву, та фізично відокремлене від інформаційно-телекомунікаційної системи архіву.

3. Для здійснення передавання файлів інформаційних об’єктів за допомогою відкритих каналів зв’язку у складі інформаційних автоматизованих систем архівів та юридичних осіб - джерел комплектування архівів - учасників процесу приймання-передавання файлів застосовують програмне забезпечення, що відповідає Вимогам до форматів криптографічних повідомлень, затвердженим наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 18 грудня 2012 року № 739, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 січня 2013 року за № 108/22640.

4. Для здійснення приймання-передавання архівних електронних справ юридична особа надсилає до архіву електронний примірник опису справ постійного зберігання, електронний акт приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, підписані лише кваліфікованим електронним підписом працівника юридичної особи - джерела комплектування архіву, який відповідає за передавання архівних електронних справ юридичної особи до архіву, електронний реєстр файлів архівних електронних справ та відповідних цим документам архівних електронних справ.

5. Отримані файли передаються до карантину. Порядок копіювання файлів з носія інформації або їх переміщення із тимчасового віддаленого електронного сховища до карантину визначається під час розробки технічного завдання для створення комплексної системи захисту інформації у складі інформаційної автоматизованої системи, що виконує функції карантину.

6. За результатами технічної перевірки файлів електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів національного архівного фонду юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ, архів складає звіт про технічну перевірку цих електронних документів відповідно до пунктів 1-3 глави 5 та пунктів 1-10 глави 6 розділу III Порядку роботи з електронними документами .

7. На підставі звіту про технічну перевірку електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) архів складає електронне повідомлення про отримання/відхилення цих електронних документів, вимоги до створення якого визначені у пунктах 1-4 глави 7 розділу III Порядку роботи з електронними документами .

8. У разі оформлення електронного повідомлення про відхилення електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) працівник архіву, на якого покладено функцію приймання цих електронних документів, забезпечує:

реєстрацію таких документів (пофайлову) у журналі реєстрації відхилених електронних документів під час їх приймання на постійне зберігання (додаток 2);

знищення засобами карантину відхилені електронні документи способом, що унеможливлює їх відтворення, та оформлює електронний акт про знищення відхилених електронних документів відповідно до вимог, визначених пунктом 10 глави 6 розділу III Порядку роботи з електронними документами . Вимоги до засобів, що дозволяють надійно знищувати електронні документи, визначають при розробці технічного завдання на створення інформаційної автоматизованої системи архіву;

контроль за повторним передаванням до архіву виправлених електронних документів, що були відхилені.

9. Приймання архівних електронних справ до архіву завершується оформленням електронного повідомлення про отримання файлів обкладинок архівних електронних справ та архівних електронних документів, електронного акта приймання-передавання архівних електронних документів юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ, оформлених відповідно до пунктів 1-4 глави 7 розділу III Порядку роботи з електронними документами .

10. Оформлення акта приймання-передавання архівних електронних документів юридичної особи на постійне зберігання завершується послідовним накладанням кваліфікованих електронних підписів працівника архіву, який здійснив приймання архівних електронних справ, керівника архіву, що затвердив цей акт, та кваліфікованої електронної печатки архіву.

11. Надсилання оформленого акта приймання-передавання архівних електронних документів юридичної особи на постійне зберігання від архіву до юридичної особи - джерела комплектування архіву здійснюється у той же спосіб, що і надсилання цього файла від юридичної особи - джерела комплектування до архіву відповідно до пунктів цього Порядку.

1. Архів, що приймає електронні документи на зберігання, забезпечує технічну перевірку файлів електронних описів справ постійного зберігання, електронних актів приймання-передавання архівних електронних документів юридичної особи на постійне зберігання, електронних реєстрів файлів архівних електронних справ, обкладинок архівних електронних справ, архівних електронних документів.

2. Технічне забезпечення перевірки електронних документів покладається на структурний підрозділ (відділ, сектор) інформаційних технологій та захисту інформації або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання функцій такого структурного підрозділу (далі - служба інформаційних технологій).

3. Технічну перевірку електронних документів здійснюють у день їх надходження, але не пізніше наступного дня, якщо електронний документ надійшов до архіву наприкінці робочого дня або у неробочий час.

Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника архіву, виходячи з обсягів надходжень електронних документів і технологічного часу, що в середньому витрачається на їх перевірку.

4. У разі передавання носіїв з файлами електронних документів їх подальше використання або знищення узгоджується з юридичною особою - джерелом комплектування архіву в робочому порядку.

5. Технічна перевірка електронних документів із рухомими носіями інформації розпочинається із зовнішнього огляду цих носіїв інформації.

6. Після приймання електронних носіїв інформації здійснюють їх перевірку на можливість читання даних, наявность файлів, що зазначені в електронному реєстрі файлів архівних електронних справ, та виконують технічну перевірку відповідно до пункту пунктів 5-6 розділу IV цього Порядку.

1. Приймання-передавання архівних електронних справ до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя від архівних відділів районних державних адміністрацій здійснюється на підставі електронних описів справ постійного зберігання та електронного акта приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання до архіву, форма якого наведена у додатку 3 до цього Порядку, та електронних реєстрів файлів архівних електронних справ юридичної особи у спосіб приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об’єктів до архівів від юридичних осіб - джерел комплектування архіву, визначений відповідно до розділів IV-V цього Порядку.

2. Приймання-передавання архівних електронних справ до архівів від архівних відділів міських рад здійснюється відповідно до порядку приймання-передавання архівних електронних справ до архівів від архівних відділів районних державних адміністрацій, за умови наявності укладеного договору про зберігання архівних електронних справ архівного відділу міської ради в архіві.

1. Якщо архів не може технічно забезпечити приймання архівних електронних справ відповідно до вимог розділу III цього Порядку, для нього створюється віддалене електронне сховище у складі інформаційно-телекомунікаційної системи Центрального державного електронного архіву України (далі - ЦДЕА України).

2. Архіви обліковують архівні електронні справи та архівні електронні документи після їх надходження до віддалених електронних сховищ та технічної перевірки ЦДЕА України відповідно до вимог розділу V цього Порядку.

3. ЦДЕА України забезпечує архіви віддаленими електронними сховищами, авторизованим доступом до них через мережу Інтернет і програмним забезпеченням для доступу до архівних електронних документів та інших інформаційних об’єктів, що зберігаються в цих сховищах, та їх опрацювання за допомогою відповідного програмного забезпечення, а також захист цих інформаційних об’єктів та технічний супровід віддалених електронних сховищ.

4. Віддалене електронне сховище створюється на підставі листа-звернення до ЦДЕА України за підписом керівника архіву або керівника установи, у разі якщо архівний відділ районної державної адміністрації, міської ради не є юридичною особою.

Із архівними відділами міських рад укладається договір про зберігання їх архівних електронних справ та інших інформаційних об’єктів.

5. Розмір віддаленого електронного сховища у байтах визначається ЦДЕА України відповідно до загального розміру інформаційних об’єктів, які в ньому зберігаються, та наявного технічного забезпечення ЦДЕА України.

6. Авторизований доступ (логін та пароль) надається працівникам архіву за списком із зазначенням їх прав і обов’язків, затвердженим керівником цього архіву. Зазначений список працівників архіву разом із супровідним листом надсилається до ЦДЕА України.

Можливості програмного забезпечення, що надається для доступу працівникам архівів, визначаються під час розроблення технічного завдання на створення інформаційної автоматизованої системи, яка забезпечує роботу віддалених електронних сховищ.

1. Приймання-передавання архівних електронних справ до віддаленого електронного сховища архіву, розташованого в ЦДЕА України, від юридичних осіб - джерел комплектування архіву здійснюється під контролем цього архіву.

ЦДЕА України безпосередньо приймає від юридичних осіб електронні справи та інші інформаційні об’єкти, перевіряє та розміщує їх у віддаленому електронному сховищі, виділеному для архіву.

2. Приймання-передавання архівних електронних справ до ЦДЕА України від юридичних осіб - джерел комплектування архіву здійснюють за письмовим зверненням відповідного архіву.

3. Під час приймання-передавання архівних електронних справ до ЦДЕА України від юридичних осіб - джерел комплектування відповідного архіву здійснюється технічна перевірка інформаційних об’єктів відповідно до вимог розділу V цього Порядку та електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, оформленого між юридичною особою та архівом. Склад інформаційних об’єктів визначається відповідно до вимог розділу II цього Порядку.

4. За результатами технічної перевірки надісланих інформаційних об’єктів ЦДЕА України складає звіт про технічну перевірку електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ). На підставі цього звіту ЦДЕА України надсилає до юридичної особи - джерела комплектування відповідного архіву та архіву електронні повідомлення про отримання /відхилення цих електронних документів, переміщує із карантину до віддаленого сховища архіву файли архівних електронних справ, розміщує у цьому сховищі оформлені звіт про технічну перевірку електронних документів та електронний акт приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання до ЦДЕА України за формою, наведеною у додатку 4 цього Порядку, з накладеними кваліфікованими електронними підписами працівників ЦДЕА України.

5. Порядок переміщення файлів із карантину до віддаленого електронного сховища визначається під час розробки технічного завдання для створення комплексної системи захисту інформації у складі інформаційно-телекомунікаційної системи архіву.

6. Архіву надається програмне забезпечення для доступу до засобів, що забезпечують підписання акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання та акта приймання-передавання архівних електронних документів на зберігання до ЦДЕА України.

7. Після завершення приймання-передавання архівних електронних справ працівник архіву, який відповідає за приймання архівних електронних справ, накладає кваліфікований електронний підпис на електронний акт приймання-передавання електронних документів юридичної особи на постійне зберігання, який надсилає юридичній особі - джерелу комплектування архіву, та електронний акт приймання-передавання архівних електронних документів на зберігання до ЦДЕА України.

8. Якщо ЦДЕА України направлено до юридичної особи - джерела комплектування архіву та архіву електронне повідомлення про відхилення електронних документів, то в карантині забезпечується процес знищення файлів відхилених електронних документів та здійснюється повторне отримання електронних документів відповідно до вимог пункту 8 розділу IV цього Порядку.