МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 02.06.2025 м. Київ № 1544/5 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
03 червня 2025 р. за № 855/44261
Про затвердження Змін до Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання
Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Зміни до Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2020 року № 4555/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 грудня 2020 року за № 1317/35600, що додаються.
2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Васильчук В.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
02 червня 2025 року № 1544/5
Зміни
до Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання
1. У розділі I:
1) в абзаці першому пункту 1 слова "підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування (далі - юридичні особи), що є джерелами комплектування архівів" замінити словами "інших юридичних осіб, у тому числі їх відокремлених підрозділів, які за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву внесені до джерел формування Національного архівного фонду (далі - юридичні особи, їх відокремлені підрозділи),";
2) у пункті 2:
абзаци третій, четвертий виключити.
У зв'язку з цим абзаци п'ятий - сьомий вважати відповідно абзацами третім - п'ятим;
абзац четвертий викласти в такій редакції:
"карантин - заходи захисту інформації, спрямовані на тимчасову ізоляцію інформаційних об'єктів із метою запобігання проникнення шкідливого програмного коду до інформаційно-комунікаційної системи та перевірки на відповідність технічним вимогам електронних документів;";
після абзацу четвертого доповнити абзацами п'ятим, шостим такого змісту:
"користувач сховища архівних електронних документів - юридична особа, її відокремлений підрозділ, який є джерелом формування НАФ;
сховище архівних електронних документів (далі - САЕД) - це інформаційно-комунікаційна система, що використовується для постійного зберігання електронних архівних документів, з гарантуванням їх автентичності, цілісності та доступності.".
У зв'язку з цим абзац п'ятий вважати абзацом сьомим;
в абзаці сьомому слова "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах";
слово "затвердженому" замінити словом "затвердженій";
3) у пункті 3:
після слів "юридичними особами" доповнити словами ", їх відокремленими підрозділами";
слова "зареєстрованим у" замінити словами "зареєстрованого в";
4) пункт 6 після слів "юридичною особою" доповнити словами ", її відокремленим підрозділом";
5) пункт 8 виключити.
2. У розділі II:
1) у пункті 1:
в абзаці першому:
слова "визначає наказ" замінити словами "визначається наказом";
слово "зареєстрований" замінити словом "зареєстрованим";
слова та цифри "пункту 1 глави 1 розділу I, пункту 4 глави 3 та пунктів 1 - 6 глави 7 розділу II" виключити;
в абзаці другому слова та цифри "у пункті 5 глави 3 розділу II Порядку" замінити словом "Порядком";
2) у пункті 2:
в абзаці другому слово та цифри "пунктів 1 - 7" виключити;
в абзаці третьому слова та цифри "пунктів 1 - 3", "пунктів 1 - 5" виключити;
3) у пункті 3:
в абзаці другому слово та цифри "пунктів 1 - 4" виключити;
абзац третій викласти в такій редакції:
"електронні акти приймання-передавання архівних електронних документів постійного зберігання юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, що складаються відповідно до вимог, визначених розділом VIII Порядку роботи з електронними документами;";
4) у пункті 6 слово "зареєстрованим" замінити словом "зареєстрованими".
3. У розділі III:
1) у пунктах 1, 2 слова "інформаційно-телекомунікаційних" замінити словами "інформаційно-комунікаційних";
2) абзац другий пункту 3 виключити.
4. У розділі IV:
1) у пункті 2:
абзац перший після слів "юридичної особи," доповнити словами "її відокремленого підрозділу,";
абзац третій виключити;
2) пункти 3, 4 викласти в такій редакції:
"3. Для здійснення передавання файлів інформаційних об'єктів за допомогою відкритих каналів зв'язку у складі інформаційних автоматизованих систем архівів та юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів - учасників процесу приймання-передавання файлів застосовують програмне забезпечення, що відповідає Переліку стандартів та технічних специфікацій, дозволених для реалізації в засобах криптографічного захисту інформації, затвердженого наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 27 жовтня 2020 року № 687, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2020 року за № 1272/35555 (у редакції наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 04 листопада 2023 року № 941).
4. Для здійснення приймання-передавання архівних електронних справ юридична особа, її відокремлений підрозділ надсилає до архіву електронний примірник опису справ постійного зберігання, електронний акт приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу, електронний перелік файлів архівних електронних справ, підписаних шляхом накладення кваліфікованих електронних підписів уповноважених осіб.
Оформлення електронного примірника опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки або кваліфікованого електронного підпису, якщо юридична особа, її відокремлений підрозділ у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.";
3) у пункті 5 речення друге виключити;
4) пункти 6 - 8 викласти в такій редакції:
"6. За результатами технічної перевірки файлів електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ, архів складає звіт про технічну перевірку цих електронних документів, проведену відповідно до вимог глави 5 розділу III Порядку роботи з електронними документами.
7. На підставі звіту про технічну перевірку електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) архів складає електронне повідомлення про отримання / відмову в реєстрації цих електронних документів, вимоги до створення якого визначені у главі 7 розділу III Порядку роботи з електронними документами.
8. У разі оформлення електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) працівник архіву, на якого покладено функцію приймання цих електронних документів, забезпечує:
облік таких документів (пофайловий) у журналі обліку електронних документів, у реєстрації яких було відмовлено, під час їх приймання на постійне зберігання згідно з додатком 2 до цього Порядку;
знищення засобами карантину електронних документів, у реєстрації яких було відмовлено, способом, що унеможливлює їх відтворення, та оформлює електронний акт про знищення не зареєстрованих електронних документів відповідно до вимог, визначених главою 6 розділу III Порядку роботи з електронними документами;
контроль за повторним передаванням до архіву виправлених електронних документів, у реєстрації яких було відмовлено.";
5) у пункті 9 слова та цифри "архівних електронних документів юридичної особи на постійне зберігання, електронного реєстру файлів архівних електронних справ, оформлених відповідно до пунктів 1 - 4" замінити словами "електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ, оформлених відповідно до";
6) пункт 11 викласти в такій редакції:
"11. Надсилання оформленого електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання від архіву до юридичної особи, її відокремленого підрозділу здійснюється у той же спосіб, що і надсилання цього файла від юридичної особи, її відокремленого підрозділу до архіву відповідно до цього Порядку.".
5. Пункт 6 розділу V викласти в такій редакції:
"6. Після приймання електронних носіїв інформації здійснюють їх перевірку на можливість читання даних, наявність файлів, що зазначені в електронних описах справ постійного зберігання, електронних актах приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронному переліку файлів архівних електронних справ, та виконують технічну перевірку відповідно до розділу IV цього Порядку.".
6. Пункт 1 розділу VI викласти в такій редакції:
"1. Приймання-передавання архівних електронних справ до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя від архівних відділів районних державних адміністрацій здійснюється на підставі електронних описів справ постійного зберігання та електронного акта приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання до архіву, форма якого наведена в додатку 3 до цього Порядку, та електронних переліків файлів архівних електронних справ юридичної особи, її відокремленого підрозділу у спосіб приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів до архівів від юридичних осіб, її відокремлених підрозділів визначено відповідно до розділів IV, V цього Порядку.".
7. Розділи VII, VIII викласти в такій редакції:
"VII. Особливості функціонування САЕД
1. САЕД визнається інформаційно-комунікаційною системою приймання-передавання електронних документів НАФ на постійне зберігання до архівів від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів.
Власник САЕД - держава в особі Укрдержархіву.
Адміністратор САЕД - Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів.
Володілець інформації САЕД - державний архів, якому передаються на зберігання електронні документи НАФ.
Для приймання архівних електронних справ відповідно до вимог розділу III цього Порядку створюється окремий обліковий запис у САЕД.
2. Архіви обліковують архівні електронні справи та архівні електронні документи після їх надходження до САЕД та технічної перевірки Адміністратором САЕД відповідно до вимог розділу V цього Порядку.
3. Адміністратор САЕД забезпечує архіви віддаленим доступом до САЕД для доступу до архівних електронних документів та інших інформаційних об'єктів, що зберігаються в САЕД, а також захист цих інформаційних об'єктів та технічний супровід.
4. Підключення установ, що належать до сфери управління Укрдержархіву, до САЕД, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів САЕД, технічної підтримки користувачів САЕД, передачі даних в САЕД здійснюються за рахунок коштів державного бюджету, передбачених власнику САЕД на забезпечення функціонування САЕД.
Підключення до САЕД інших учасників та надання відповідних послуг здійснюються на договірній основі.
5. Авторизований доступ (логін та пароль) надається працівникам архіву відповідно до списку, затвердженого керівником цього архіву. Зазначений список працівників архіву разом із супровідним листом надсилається до Адміністратора САЕД.
6. Користувачі САЕД забезпечують повноту та достовірність інформації, внесеної до САЕД.
7. Власник САЕД:
1) здійснює підготовку проєктів нормативно-правових актів щодо забезпечення функціонування САЕД;
2) затверджує регламенти функціонування САЕД, у тому числі щодо врегулювання питань інтеграції систем електронного документообігу юридичних осіб, її відокремлених підрозділів з державними архівами із САЕД;
3) вирішує питання щодо фінансування САЕД та її адміністратора за рахунок коштів державного бюджету, інших не заборонених законом джерел фінансування.
8. Адміністратор САЕД забезпечує:
1) адміністрування;
2) технічну підтримку САЕД;
3) захист інформації, яка обробляється у САЕД;
4) здійснення інших заходів, пов'язаних з функціонуванням САЕД, та надання відповідних послуг учасникам САЕД.
9. Контроль за станом захищеності інформації, яка обробляється в САЕД, щодо несанкціонованого порушення її цілісності, модифікації (спотворення) та/або видалення покладається на Адміністратора САЕД.
VIII. Приймання-передавання архівних електронних справ до САЕД
1. Адміністратор САЕД безпосередньо приймає від юридичної особи, її відокремленого підрозділу інформаційні об'єкти, перевіряє та розміщує їх у САЕД.
2. Приймання-передавання архівних електронних справ до САЕД від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів здійснюють за письмовим зверненням відповідного архіву.
3. Під час приймання-передавання архівних електронних справ до САЕД від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів до відповідного архіву здійснюється технічна перевірка інформаційних об'єктів відповідно до вимог розділу V цього Порядку та електронного акта приймання-передавання документів НАФ юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів на постійне зберігання, оформленого між юридичною особою, її відокремленими підрозділами та архівом. Склад інформаційних об'єктів визначається відповідно до вимог розділу II цього Порядку.
4. За результатами технічної перевірки надісланих інформаційних об'єктів Адміністратор САЕД складає звіт про технічну перевірку електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних документів) та надсилає його до архіву на перевірку. На підставі цього звіту Адміністратор САЕД надсилає до юридичної особи, її відокремленого підрозділу електронне повідомлення про отримання / відмову в реєстрації цих електронних документів та проєкт електронного акта приймання-передавання документів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів на постійне зберігання. Відповідно до рішення архіву Адміністратор САЕД переміщує із карантину до САЕД файли архівних електронних справ, розміщує у цьому сховищі оформлені звіт про технічну перевірку електронних документів та акт приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання за формою, наведеною у додатку 3 цього Порядку.
5. Після завершення приймання-передавання архівних електронних справ працівник архіву, якого визначено виконавцем за приймання архівних електронних справ, накладає кваліфікований електронний підпис на електронний акт приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, який надсилає юридичній особі, її відокремленому підрозділу електронний акт приймання-передавання архівних електронних документів на зберігання до САЕД.
6. Якщо Адміністратором САЕД надіслано до юридичної особи, її відокремленого підрозділу та архіву електронне повідомлення про відхилення електронних документів, то в карантині забезпечується процес знищення файлів відхилених електронних документів та здійснюється повторне отримання електронних документів.".
8. У тексті цього Порядку:
слова "- джерела комплектування архівів" в усіх відмінках та числах замінити словами ", їх відокремлені підрозділи" у відповідних відмінках та числах;
слова "- джерел формування НАФ" замінити словами ", їх відокремлених підрозділів";
слова "архівних електронних документів юридичної особи" та "документів юридичної особи" замінити словами "електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу";
слова "електронний реєстр файлів" в усіх відмінках та числах замінити словами "електронний перелік файлів" у відповідних відмінках та числах.
9. У додатках до цього Порядку:
1) у додатку 1:
слово "реєстр" в усіх відмінках замінити словом "перелік" у відповідному відмінку;
слова "Центрального державного електронного архіву України" замінити словами "Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву".
2) назву додатка 2 викласти в такій редакції:
"Журнал
обліку електронних документів, у реєстрації яких було відмовлено, під час їх приймання на постійне зберігання*";
3) додаток 3 до цього Порядку викласти в новій редакції, що додається;
4) додаток 4 до цього Порядку виключити.
| Завідувач Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи | Віталій РУДЬ |
Додаток 3
до Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на архівне зберігання
(пункт 1 розділу VI)
| N з/п | N і назва опису | Кількість примірників опису | Кількість справ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Зміни до облікових документів внесено | ||
| ___________________________ (найменування посади) | ____________ (підпис) | _________________________ (Власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) |
| ___ ____________ 20__ року | ||
____________