Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України

Відповідно до статей 15, 56 Закону України "Про Національний банк України", Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", Указу Президента України від 24 лютого 2022 року № 64 "Про введення воєнного стану в Україні" (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 17 березня 2022 року № 300 "Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг", з метою встановлення загальних вимог до організації електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, забезпечення технології оброблення, захисту, створення, передавання, одержання, використання, зберігання та знищення електронних документів на принципах єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми їх створення Правління Національного банку України вирішило:

1. Затвердити Інструкцію з організації документування управлінської інформації в Національному банку України (далі - Інструкція), що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

1) рішення Правління Національного банку України від 11 лютого 2020 року № 115-рш "Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України";

2) пункт 2 рішення Правління Національного банку України від 24 березня 2020 року № 213-рш "Про внесення змін до деяких розпорядчих актів Національного банку України";

3) пункт 2 рішення Правління Національного банку України від 12 травня 2020 року № 323-рш "Про внесення змін до деяких розпорядчих актів Національного банку України";

4) рішення Правління Національного банку України від 28 липня 2020 року № 495-рш "Про внесення змін до Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України";

5) рішення Правління Національного банку України від 16 вересня 2020 року № 591-рш "Про внесення змін до Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України";

6) рішення Правління Національного банку України від 15 березня 2021 року № 94-рш "Про затвердження Змін до Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України";

7) підпункт 2 пункту 1 рішення Правління Національного банку України від 31 серпня 2021 року № 441-рш "Про затвердження Змін до деяких розпорядчих актів Національного банку України";

8) рішення Правління Національного банку України від 14 січня 2022 року № 14-рш "Про внесення змін до Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України".

3. Установити, що підписання, затвердження, погодження/візування проєкту електронного документа, ознайомлення з документами, нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку України здійснюються в системі електронного документообігу АСКОД шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису посадової особи, який за правовим статусом має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

4. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та відокремленого підрозділу Національного банку України в тримісячний строк із дня прийняття цього рішення за потреби привести розпорядчі акти, головними розробниками яких вони є, у відповідність до вимог Інструкції та забезпечити дотримання її вимог щодо принципу єдності підходів під час документування управлінської інформації, роботи з документами в системі електронного документообігу АСКОД незалежно від форми (електронна, паперова) їх створення.

5. На період воєнного стану на території України та протягом шести місяців з дня його припинення чи скасування дозволяється використання в системі електронного документообігу АСКОД електронних підписів чи печаток, що базуються на сертифікатах відкритого ключа, виданих кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг без відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки, з урахуванням обмежень, установлених абзацом другим частини другої статті 17 Закону України "Про електронні довірчі послуги".

6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника Голови Національного банку України Ярослава Матузку.

7. Рішення набирає чинності з дня, наступного за днем його прийняття.

Інд. 61

1. Ця Інструкція розроблена з урахуванням вимог Законів України "Про Національний банк України", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (зі змінами), Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (зі змінами), Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (зі змінами), нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку України (далі - Національний банк) з питань організації діловодства та архівної справи в межах процесу "Організація діловодства та архівна справа".

2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо:

організації діловодства в структурних підрозділах центрального апарату та відокремленому підрозділі Національного банку (далі - структурні підрозділи), основною формою провадження якого є електронна форма;

принципу єдності підходів щодо документування управлінської інформації, включаючи нормативно-правові та розпорядчі акти Національного банку (далі - нормативно-правові та розпорядчі акти), роботи з документами в системі електронного документообігу АСКОД (далі - СЕД АСКОД) незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.

3. У Національному банку встановлюється централізована форма діловодства і покладається на управління діловодства Департаменту забезпечення діяльності Національного банку (далі - підрозділ діловодства).

4. Терміни в цій Інструкції вживаються в таких значеннях:

1) головний виконавець (розробник) - посадова особа Національного банку/структурний підрозділ, до функцій якої/якого належить більшість питань, що потребують нормативно-правового врегулювання, та/або до компетенції якої/якого належать/належить питання/більшість питань, що містяться у вхідному документі, та/або яка/який володіє запитуваною інформацією/її більшим обсягом; яку/якого керівництвом Національного банку/колегіальним органом Національного банку/керівником структурного підрозділу (якщо документ адресовано безпосередньо цьому керівникові) визначено відповідальною/відповідальним за здійснення підготовки та супровід:

внутрішнього/вихідного документа;

нормативно-правового або розпорядчого акта;

2) документ для вирішення внутрішніх питань - організаційно-розпорядчий документ Національного банку незалежно від носія інформації, який створено в результаті його діяльності для унормування або вирішення службових питань шляхом надсилання/надання оригіналу/копії структурним підрозділам у межах Національного банку;

3) документ для вирішення зовнішніх питань - організаційно-розпорядчий документ Національного банку незалежно від носія інформації, який створено в результаті його діяльності для унормування або вирішення службових питань із зовнішніми адресатами шляхом надсилання оригіналу/засвідченої копії адресату, або документ, який отримано Національним банком від зовнішніх адресатів;

4) керівництво Національного банку - Голова Національного банку, перший заступник Голови та заступники Голови Національного банку;

5) куратор - Голова Національного банку, перший заступник Голови Національного банку або заступник Голови Національного банку, який здійснює загальне керівництво та контролює діяльність структурного підрозділу;

6) співвиконавець - посадова особа Національного банку/структурний підрозділ, яку/який керівництвом Національного банку/колегіальним органом Національного банку/керівником структурного підрозділу (якщо документ адресовано безпосередньо такому керівникові):

залучено до підготовки пропозицій до внутрішнього/вихідного документа;

визначено відповідальною/відповідальним за підготовку проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта разом із головним виконавцем (розробником),

або

структурний підрозділ, який є головним розробником іншого нормативно-правового акта або розпорядчого акта, на який впливають норми проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта,

або

посадова особа Національного банку/структурний підрозділ, яка/який є учасником процесу, що регламентується проєктом нормативно-правового або розпорядчого акта;

7) уповноважена посадова особа Національного банку - керівник/заступник керівника структурного підрозділу центрального апарату Національного банку, що здійснює нагляд за дотриманням банками/учасниками ринку небанківських фінансових послуг (крім споживачів фінансових послуг) вимог законодавства України, або особа, яка виконує обов’язки однієї із зазначених посадових осіб.

Інші терміни в цій Інструкції вживаються в значеннях, передбачених законодавством України, нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку;

8) уповноважена особа з питань призначення страхових виплат за соціальним страхуванням - працівник Національного банку, призначений наказом Національного банку уповноваженою особою з питань призначення страхових виплат за соціальним страхуванням, який здійснює контроль за правильністю нарахування та своєчасністю здійснення страхових виплат, приймає рішення про призначення, відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково), розглядає підставу та правильність видачі документів, що є підставою для надання страхових виплат.

5. Оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, включаючи кваліфікований електронний підпис (далі - КЕП) автора, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Створення електронного документа завершується накладанням КЕП.

6. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки тому, що він має електронну форму.

Оригіналом електронного документа є кожний з електронних примірників електронного документа, який надсилається кільком адресатам або його зберігання здійснюється на кількох електронних носіях інформації.

Не допускається одночасне проходження одного і того самого документа в електронній та паперовій формі.

7. Обмін інформацією, яка не потребує документального оформлення та реєстрації, здійснюється засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.

8. Вимоги цієї Інструкції стосовно роботи з первинними документами, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише щодо загальних принципів роботи з документами, а також із підготовки документів до передавання на архівне зберігання, стосовно роботи з документами в паперовій або електронній формі (включаючи реєстри, регістри), які формуються в програмних комплексах, - лише щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

9. Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом (далі - ІзОД), діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію та адвокатськими запитами визначаються окремими нормативно-правовими та/або розпорядчими актами Національного банку.

10. Організація та ведення секретного діловодства здійснюються відповідним структурним підрозділом з питань режимно-секретної роботи згідно із законодавством України.

11. Право на створення, підписання, затвердження, погодження/візування документів визначається Законом України "Про Національний банк України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями службовців, розпорядчим актом про розподіл функціональних обов’язків між керівництвом Національного банку.

Право на підписання (погодження, затвердження) документів у межах делегованих/наданих повноважень надається службовцям з урахуванням вимог розпорядчого акта, який регулює порядок делегування повноважень у Національному банку.

12. Окремі питання щодо особливостей організації документування управлінської інформації можуть регулюватися розпорядчими актами Національного банку без унесення змін до цієї Інструкції.

13. Додержання встановлених вимог щодо документування управлінської інформації, використання документів, що перебувають на виконанні в структурних підрозділах, покладається на їх керівників.

14. Головний виконавець (розробник) відповідає за:

1) складання та оформлення документів згідно з вимогами цієї Інструкції (правильність адресування, наявність додатків, підписання, затвердження, погодження/візування, зазначення цифрового індексу структурного підрозділу);

2) дотримання вимог нормопроєктувальної техніки, що застосовуються під час підготовки проєктів нормативно-правових актів і розпорядчих актів організаційно-розпорядчого характеру Національного банку;

3) визначення в проєктах розпорядчих актів Національного банку конкретних завдань, термінів/строків їх виконання у вигляді календарної дати або певного періоду (далі - строки виконання), головних виконавців (розробників), співвиконавців (за наявності) та дотримання цих вимог у документах, які містять комплекс заходів (плани дій/розвитку, бізнес-плани, плани-графіки, дорожні карти з реалізації стратегій, стратегічні програми);

4) організацію та контроль за дотриманням порядку та строків погодження/візування проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, внутрішнього або вихідного документа Національного банку, визначених у пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції;

5) ненадання інформації колегіальному органу Національного банку/уповноваженій особі Національного банку під час розгляду/прийняття відповідного проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта про наявність у ньому положень, які можуть мати наслідком виникнення ризиків, що виявлені структурними підрозділами під час погодження/візування цього проєкту.

15. Підрозділ діловодства проводить щорічні перевірки щодо:

наявності документів (справ), що містять ІзОД у паперовій формі, в складі комісій у структурних підрозділах центрального апарату Національного банку з питань проведення перевірок;

організації роботи з документами та іншими носіями, що містять ІзОД, стосовно обліку, передавання на зберігання (крім електронних носіїв для запису та оброблення службової інформації у сфері національної безпеки);

наявності, порядку зберігання та використання печаток і штампів у структурних підрозділах центрального апарату Національного банку;

порядку роботи з документами, їх доархівного зберігання в структурних підрозділах центрального апарату Національного банку.

За результатами проведених перевірок у відповідних структурних підрозділах центрального апарату Національного банку здійснюється інформування їх керівників.

16. Документування управлінської інформації здійснюється в організаційно-розпорядчих документах, що поділяються на:

1) нормативно-правові акти у формі постанов Правління Національного банку, а також інструкцій, положень, правил, що затверджуються постановами Правління Національного банку;

2) розпорядчі акти у формі рішень Правління Національного банку (організаційно-розпорядчого характеру або індивідуальної дії), а також інструкцій, положень, правил, порядків, регламентів, методичних рекомендацій, методик, що затверджуються (схвалюються) рішеннями Правління Національного банку;

3) розпорядчі акти у формі наказів, розпоряджень Національного банку:

накази:

з основної діяльності, які регулюють основну діяльність Національного банку відповідно до статей 6, 7 Закону України "Про Національний банк України" або видаються на виконання законів, інших нормативно-правових актів України, включаючи нормативно-правові акти Національного банку, рішень Правління Національного банку; які затверджують інструкції, положення, правила, порядки, методичні рекомендації, методики, регламенти процесів, що визначають розподіл ролей у процесі, детальний механізм взаємодії структурних підрозділів, порядок і строки виконання завдань у межах процесу відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань процесного управління; якими визначаються юридичні особи критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, а також про підтвердження або позбавлення такого статусу;

з кадрових питань (особового складу), які регулюють виключно питання прийняття, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, накладання стягнень та заохочення працівників, навчання (стажування, підвищення кваліфікації);

про відрядження, які регулюють питання організації відрядження працівників Національного банку, та про забезпечення відрядження членів Ради Національного банку;

розпорядження:

з адміністративних та господарських питань (для вирішення внутрішніх питань), які регулюють питання організації виконання наказів адміністративного, господарського, виробничого характеру, вирішення оперативних завдань та мають переважно разовий і обмежений строк дії;

з фінансових питань, депозитарної діяльності, які регулюються актами законодавства України, нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку;

4) розпорядчі акти у формі рішень Комітету з питань нагляду та регулювання діяльності банків, оверсайту платіжної інфраструктури, Комітету з управління активами та пасивами Національного банку, Комітету з питань нагляду та регулювання діяльності ринків небанківських фінансових послуг (далі - рішення Комітетів), що приймаються в межах повноважень, делегованих Правлінням Національного банку відповідно до статті 17 Закону України "Про Національний банк України" та зазначених у положеннях про ці комітети, затверджених відповідними розпорядчими актами Національного банку;

5) інформаційно-аналітичні документи: акти, протоколи, доповідні та пояснювальні записки, електронні повідомлення, вихідні листи (включаючи листування між Правлінням Національного банку та Радою Національного банку), роз’яснення Національного банку та інші документи (крім тих, що зазначені в підпунктах 1-4 пункту 16 глави 3 розділу II цієї Інструкції), що створюються в Національному банку, форми яких затверджені розпорядчими актами.

17. Документи опрацьовуються з дотриманням вимог схеми підписання, реєстрації, строків зберігання нормативно-правових та розпорядчих актів, протоколів засідань колегіальних органів Національного банку (додаток 1).

18. За характером комунікації організаційно-розпорядчі документи створюються для вирішення внутрішніх або зовнішніх питань.

19. Документи в паперовій та електронній формі за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати вимогам Національного стандарту України "ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"", затвердженого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (зі змінами), та враховувати вимоги розпорядчого акта з питань оформлення організаційно-розпорядчих документів Національного банку.

20. Документи, включаючи нормативно-правові та розпорядчі акти, які підлягають реєстрації, створюються з використанням електронних шаблонів та опрацьовуються за встановленою в СЕД АСКОД технологічною процедурою і надсилаються:

1) в електронній формі - документи для вирішення внутрішніх питань;

2) в електронній або паперовій формі - документи для вирішення зовнішніх питань.

Особливості підготовки та оформлення документів, що містять ІзОД, в електронній або паперовій формі з використанням засобів СЕД АСКОД визначаються окремими розпорядчими актами Національного банку в межах процесу "Організація корпоративної безпеки".

20-1. Документи, що додаються до вихідних, внутрішніх документів, нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку, які подаються на розгляд керівництву Національного банку, повинні розміщуватися в СЕД АСКОД у форматі pdf.

21. Особливості оформлення документів дозвільного характеру (ліцензій, свідоцтв, дозволів, погоджень) визначаються окремими розпорядчими актами Національного банку.

22. Ознайомлення працівників із документами, нормативно-правовими або розпорядчими актами здійснюється в електронній формі шляхом накладання КЕП за встановленою в СЕД АСКОД технологічною процедурою, крім документів у паперовій формі.

23. Організаційно-розпорядчі документи Національного банку, вихідні листи оформляються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами розпорядчого акта з питань оформлення організаційно-розпорядчих документів Національного банку. Інформаційно-аналітичні документи [акти, протоколи, доповідні та пояснювальні записки, електронні повідомлення та інші документи (крім тих, що зазначені в підпунктах 1-4 пункту 16 глави 3 розділу II цієї Інструкції), що створюються в Національному банку та форми яких затверджені розпорядчими актами] оформляються без використання бланків.

Бланки документів в електронній формі не нумеруються та не потребують обліку.

24. Документування управлінської інформації в Національному банку здійснюється державною мовою відповідно до Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної".

25. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформляються українською мовою та/або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

26. Підготовка, погодження, реєстрація постанов та рішень Правління Національного банку здійснюються відповідно до цієї Інструкції та розпорядчих актів Національного банку, що регулюють:

1) організацію діяльності Правління Національного банку;

2) порядок розроблення проєктів нормативно-правових і розпорядчих актів організаційно-розпорядчого характеру Національного банку;

3) розроблення та затвердження положень про структурні підрозділи Національного банку;

4) оформлення організаційно-розпорядчих документів Національного банку.

27. Правовий статус дій у СЕД АСКОД із функціональними режимами "Підпис", "Погодження", "Ознайомлення" та "Розгляд" полягає в такому:

1) "Підпис" - дія працівника із накладання КЕП, яка є остаточною дією на електронному документі та здійснюється працівником, якому надано/делеговано право підпису/затвердження службових документів згідно із законодавчими актами, нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку;

2) "Погодження" - дія працівника із накладання КЕП під час підготовки, опрацювання, розгляду електронного документа, якому надано/делеговано право погоджувати/візувати службові документи згідно з нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку;

3) "Ознайомлення" - дія працівника із накладання КЕП під час підготовки, опрацювання, розгляду нормативно-правових і розпорядчих актів та інших службових документів в електронній формі;

4) "Розгляд" - дія керівництва Національного банку, керівника структурного підрозділу, визначеної посадової особи або працівника Національного банку за результатами розгляду електронного документа.

28. Резолюція - стислий зміст прийнятого рішення керівником щодо організації виконання документа посадовою особою, зазначеною в цій резолюції.

За результатами розгляду документа в СЕД АСКОД керівництво Національного банку, керівник структурного підрозділу або визначена посадова особа створює електронну резолюцію, яка автоматично додається до електронно-реєстраційної картки СЕД АСКОД (далі - ЕРК СЕД АСКОД) документа і складається з таких елементів:

1) дата резолюції;

2) прізвище(а), власне(і) ім’я(ена) працівника(ів) головного виконавця (розробника), співвиконавця, якому (яким) доручають виконання документа;

3) зміст завдання;

4) строк виконання;

5) КЕП посадової особи Національного банку (для електронних резолюцій, створених керівництвом Національного банку, керівником структурного підрозділу або визначеною посадовою особою).

29. Документи надходять для виконання засобами СЕД АСКОД головному виконавцю (розробнику) та співвиконавцям, які зазначені в електронній резолюції.

30. Керівництво Національного банку, керівник структурного підрозділу або визначена посадова особа обов’язково зазначає головного виконавця (розробника) шляхом проставлення в СЕД АСКОД позначки "Головний виконавець" у резолюції документа, що підлягає централізованому та/або управлінському контролю відповідно до розпорядчого акта Національного банку з питань організації контролю за виконанням документів.

Зміна резолюції в СЕД АСКОД здійснюється шляхом створення нової резолюції її автором.

30-1. На виконання резолюції до документа (включаючи внутрішній документ, створений під час листування між структурними підрозділами), строки виконання якої не встановлено, і опрацювання не потребує підготовки відповіді/проєкту документа, посадова(і) особа(и), яка(і) зазначена(і) у цій резолюції, вносить(ять) до ЕРК СЕД АСКОД інформацію про виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді або інші способи виконання).

31. Головний виконавець (розробник) для виконання завдання, зазначеного в резолюції, має право залучати інших співвиконавців та координувати їх роботу.

32. Керівник головного виконавця (розробника) ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій для узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів, якщо в позиціях головного виконавця (розробника) та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів.

33. Підписання/затвердження, погодження/візування внутрішніх, вихідних документів, фінансової та бухгалтерської документації, нормативно-правових та розпорядчих актів здійснюються на вибір підписанта, якщо це не суперечить вимогам щодо підписання документа:

або в електронній формі - шляхом накладання КЕП за встановленою в СЕД АСКОД технологічною процедурою;

або в паперовій формі - власноручно.

34. Документи в Національному банку створюються, підписуються/затверджуються, погоджуються/візуються в електронній формі в СЕД АСКОД шляхом накладання на них КЕП відповідних посадових осіб за встановленою в СЕД АСКОД технологічною процедурою.

Строки зберігання документів визначаються відповідно до Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, затверджених постановою Правління Національного банку України від 27 листопада 2018 року № 130 (зі змінами), та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами).

35. Працівники підрозділу діловодства та структурних підрозділів (далі - уповноважені засвідчувачі) створюють копії документів у паперовій формі з електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання разом з усіма обов’язковими реквізитами для цих видів документів і засвідчують їх для формування у справи та передавання на архівне зберігання.

Копії електронних резолюцій керівництва Національного банку або визначеної ним посадової особи обов’язково створюються у спосіб, визначений в абзаці першому пункту 35 глави 5 розділу II цієї Інструкції, і додаються до копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що були створені після їх підписання. Копії електронних резолюцій друкуються на окремих аркушах.

Засвідчення копій документів у паперовій формі постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та електронних резолюцій здійснюється відповідно до пунктів 62, 63 глави 7 розділу II цієї Інструкції.

Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, які створюються, підписуються/затверджуються, погоджуються/візуються в електронній формі в СЕД АСКОД, а також уповноважених засвідчувачів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання, затверджуються розпорядчим актом Національного банку.

36. Факсимільне відтворення підпису на організаційно-розпорядчих документах, фінансовій та бухгалтерській документації в паперовій формі не допускається.

37. Перелік посадових осіб, які повинні погодити (завізувати) проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів, внутрішніх або вихідних документів визначається:

1) керівництвом Національного банку, керівниками структурних підрозділів - на підставі їх резолюції;

2) колегіальними органами;

3) головним виконавцем (розробником);

4) вимогами нормативно-правових або розпорядчих актів Національного банку.

38. Попереднє опрацювання проєктів нормативно-правових та розпорядчих актів здійснюється з використанням корпоративної електронної пошти (email) Національного банку з урахуванням вимог, установлених відповідними розпорядчими актами Національного банку.

Проєкти нормативно-правових та розпорядчих актів створюються з використанням електронних шаблонів у форматі MS Word згідно з формами, визначеними розпорядчим актом з питань оформлення організаційно-розпорядчих документів Національного банку.

39. Головний виконавець (розробник) забезпечує розміщення в СЕД АСКОД проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта (в одному файлі) з урахуванням вимог, визначених у пункті 38 глави 5 розділу II цієї Інструкції, внутрішнього/вихідного документа з установленням етапів для їх погодження/візування.

40. Погодження проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів, внутрішніх та вихідних документів у СЕД АСКОД здійснюється в такому порядку і з дотриманням таких строків:

1) проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів:

перший етап (два робочих дні) - погодження головним виконавцем (розробником):

начальником управління/відділу;

керівником структурного підрозділу або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку;

експертом з контролю - працівником підрозділу діловодства, який здійснює функції контролю (щодо дотримання вимог підпункту 3 пункту 14 глави 2 розділу I цієї Інструкції), - проєктів розпорядчих актів за підписом керівництва/уповноваженої особи Національного банку (за винятком розпорядчих актів про відрядження, відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням, з фінансових питань, щодо залучення до роботи працівників у вихідні/святкові/неробочі дні, надання допомоги);

другий етап (10 робочих днів) - погодження співвиконавцями:

керівником структурного підрозділу або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку (три робочих дні);

доопрацювання головним виконавцем (розробником) за наявності зауважень/пропозицій (один робочий день);

отримання та погодження співвиконавцями доопрацьованої версії акта (два робочих дні);

погодження процесним партнером - працівником Департаменту стратегії та розвитку, якому в установленому порядку надано право погоджувати проєкти розпорядчих актів, якими затверджуються документи, що описують виконання процесів/зміни до них (один робочий день);

погодження начальником Відділу з питань запобігання та виявлення корупції (далі - Відділ) або особою, яка виконує його обов’язки, проєкту розпорядчого акта у формі рішення Правління Національного банку організаційно-розпорядчого характеру або наказу Національного банку з основної діяльності в СЕД АСКОД у разі врахування структурним підрозділом - головним виконавцем (розробником) проєкту наданих Відділом рекомендацій (один робочий день);

погодження директором Департаменту персоналу та/або уповноваженим керівником підрозділу Департаменту персоналу, якому в установленому порядку надано право погоджувати проєкти розпорядчих актів (поширюється лише на проєкти розпорядчих актів, якими затверджуються положення про структурні підрозділи Національного банку/зміни до положень про структурні підрозділи Національного банку) (два робочих дні);

третій етап (сім робочих днів):

перевірка експертом з документування управлінської інформації - працівником підрозділу діловодства, який здійснює редагування нормативно-правових та розпорядчих актів (у межах повноважень), та супроводження ЕРК СЕД АСКОД постанов і рішень Правління Національного банку, наказів з основної діяльності. Строк редагування проєкту може бути продовжений до 10 робочих днів, якщо нормативно-правовий або розпорядчий акт є великим за обсягом.

Доопрацювання проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта з урахуванням пропозицій/зауважень щодо норм сучасної ділової української мови та повторна перевірка працівником підрозділу діловодства, який здійснює редагування, версії проєкту у форматі pdf;

погодження керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника);

погодження директором Департаменту міжнародного співробітництва або особою, яка виконує його обов’язки (поширюється лише на проєкти нормативно-правових актів);

четвертий етап (сім робочих днів):

погодження керівниками/працівниками Юридичного департаменту, зазначеними в пункті 40- 1 глави 5 розділу II цієї Інструкції (крім розпорядчих актів, які не підлягають візуванню Юридичним департаментом відповідно до пункту 45 глави 5 розділу II цієї Інструкції);

2) проєкти внутрішніх та вихідних документів:

перший етап (один робочий день) - погодження працівниками головного виконавця (розробника)/співвиконавців (начальниками управлінь/відділів або посадовими особами, яким надано право погоджувати/візувати проєкти внутрішніх та вихідних документів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку);

другий етап (один робочий день) - погодження керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника) та керівниками структурних підрозділів - співвиконавців або посадовими особами, яким надано право погоджувати/візувати проєкти внутрішніх та вихідних документів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку;

третій етап (один робочий день):

погодження директором та/або начальниками управлінь Юридичного департаменту або посадовою особою, якій надано право погоджувати/візувати проєкти внутрішніх та вихідних документів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку (за потреби);

перевірка працівником підрозділу діловодства, який здійснює редагування (поширюється лише на документи, визначені в підпункті 5 пункту 73 глави 9 розділу II цієї Інструкції).

40-1. Остаточна версія проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, яка подається на погодження/підписання членам Правління Національного банку, повинна бути розміщена в СЕД АСКОД у форматі pdf та обов’язково перевірена/погоджена в межах загальних строків, встановлених у підпункті 1 пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції:

працівником підрозділу діловодства, який здійснював редагування (у межах повноважень);

керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника);

директором Юридичного департаменту та/або начальниками управлінь Юридичного департаменту або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку (у разі обов’язкового погодження проєкту Юридичним департаментом згідно з вимогами цієї Інструкції), та:

працівником підрозділу, що проводив правову експертизу (у разі обов’язкового погодження проєкту Юридичним департаментом згідно з вимогами цієї Інструкції);

працівником підрозділу, що проводив перевірку на відповідність вимогам нормопроєктувальної техніки (поширюється лише на проєкти нормативно-правових актів Національного банку).

Не потребує повторного погодження працівниками Юридичного департаменту остаточна версія проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, що вже була остаточно погоджена в СЕД АСКОД згідно з підпунктом 1 пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції, у разі заміни в проєкті реквізитів щодо посади та власного імені, прізвища особи, якій надано право підписання проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта.

41. Головний виконавець (розробник) під час формування етапів погодження/візування проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів, внутрішніх та вихідних документів обов’язково в СЕД АСКОД контролює дотримання порядку погодження проєктів нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку, внутрішніх і вихідних документів у СЕД АСКОД, а також установлює та контролює строки погодження/візування для кожного учасника етапу опрацювання проєкту, визначених у пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції.

Зауваження і пропозиції до проєкту розпорядчого акта, внутрішнього або вихідного документа можуть надаватися співвиконавцями в строки, установлені в пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції, засобами СЕД АСКОД або корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.

Співвиконавці, працівники Відділу, Департаменту персоналу, Департаменту міжнародного співробітництва, Департаменту стратегії та розвитку під час погодження/візування проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, внутрішнього або вихідного документа Національного банку мають право:

погодити/завізувати проєкт із зазначенням за наявності зауважень та/або пропозицій, ризиків;

повернути на доопрацювання проєкт із зазначенням обґрунтованих зауважень та/або пропозицій;

у разі встановлення високого ризику, пов’язаного з його прийняттям, повернути на доопрацювання/відхилити проєкт із зазначенням обґрунтованих зауважень, пропозицій щодо виявленого ризику;

повернути на доопрацювання/відхилити проєкт, якщо немає підстав для його прийняття.

Загальний строк погодження/візування проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів не повинен перевищувати 26 робочих днів, а внутрішніх та вихідних документів - трьох робочих днів.

Відповідальність за дотримання загального строку та строків, визначених у пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції,покладається на керівників та працівників структурних підрозділів - головного виконавця (розробника) та співвиконавців.

42. Керівник структурного підрозділу - головного виконавця (розробника) приймає рішення щодо повторного погодження/візування проєкту документа учасниками в строки, передбачені в пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції, якщо під час погодження/візування остаточної версії проєкту нормативно-правового/розпорядчого акта, внутрішнього/вихідного документа, розміщеного в СЕД АСКОД, були надані пропозиції та зауваження і проєкт підлягав доопрацюванню.

Інформація про наявність зауважень/пропозицій до поданого проєкту електронного документа зазначається у відповідному полі в СЕД АСКОД і відображається в аркуші внутрішнього погодження електронного документа та надсилається головному виконавцю (розробнику) засобами СЕД АСКОД або корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.

43. Керівник структурного підрозділу, який є головним виконавцем (розробником) проєкту документа, інформує керівництво Національного банку щодо причин недотримання строків його погодження/візування, якщо проєкт нормативно-правового або розпорядчого акта не був погоджений/завізований протягом строків, установлених у підпункті 1 пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції, шляхом підготовки доповідної записки.

44. Погодження/візування Юридичним департаментом проєктів нормативно-правових, розпорядчих актів, інших документів означає погодження ним проєктів цих документів або окремих його частин, які потребують правової експертизи на відповідність Конституції України, законодавству України, міжнародним договорам, нормативно-правовим актам Національного банку в межах завдань Юридичного департаменту з розподілом меж та обсягу перевірки, зазначених у пункті 44 глави 5 розділу II цієї Інструкції.

Юридичний департамент обов’язково погоджує/візує:

1) проєкти законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади (включаючи службові листи щодо роботи над такими проєктами);

2) проєкти нормативно-правових актів Національного банку щодо їх відповідності законам України та узгодженості з іншим законодавством України;

3) рішення Комітету з питань нагляду та регулювання діяльності банків, оверсайту платіжної інфраструктури, Комітету з питань нагляду та регулювання діяльності ринків небанківських фінансових послуг і уповноважених осіб Національного банку (актів індивідуального характеру), які зачіпають права, обов’язки та законні інтереси фізичних чи юридичних осіб (негативних рішень щодо них) та які можуть мати наслідком виникнення правових ризиків під час реалізації або застосування цього рішення після його прийняття (можуть бути ними оскаржені);

4) проєкти розпорядчих актів (включаючи ті, що регулюють діяльність Національного банку, включаючи з питань охорони праці) щодо відповідності їх законам та нормативно-правовим актам Національного банку (крім випадків, передбачених у пункті 45 глави 5 розділу II цієї Інструкції);

5) проєкти цивільно-правових, господарських договорів, що укладатиме Національний банк, крім проєктів договорів, розроблених згідно із затвердженими зразками договорів, стандартними формами, примірними, типовими, шаблонами договорів.

45. Не підлягають погодженню/візуванню Юридичним департаментом проєкти розпорядчих актів Національного банку та службових документів, що:

1) містять позицію Юридичного департаменту, надану ним у вигляді правового висновку;

2) не містять положень, що потребують правового аналізу, правової експертизи, надання правової позиції щодо порядку застосування норм права;

3) містять позицію Юридичного департаменту з питання, щодо якого раніше надавалися правові висновки;

4) передбачені процесами Національного банку.

46. Проєкти рішень Правління Національного банку погоджуються/візуються Юридичним департаментом стосовно їх відповідності вимогам законодавства щодо застосування Національним банком заходів впливу до об’єкта нагляду, а також відповідності таких проєктів статті 15 Закону України "Про Національний банк України" [крім рішень, головним виконавцем (розробником) яких він є].

47. Юридичний департамент під час погодження/візування проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів, внутрішніх або вихідних документів Національного банку, у яких є положення, що можуть мати наслідком виникнення правових ризиків після їх прийняття/підписання, зазначає про наявність таких ризиків і в разі встановлення високого юридичного ризику має право відхилити такий акт або документ.