Про внесення змін до деяких розпорядчих актів Національного банку України

Відповідно до статей 15, 56 Закону України "Про Національний банк України", рішення Правління Національного банку України від 18 жовтня 2023 року № 365-рш "Про затвердження Змін до Положення про видання нормативно-правових актів, розпорядчих актів організаційно-розпорядчого характеру Національного банку України", з метою вдосконалення документування управлінської інформації, організації контролю за дотриманням порядку та строків погодження / підписання проєктів документів у Національному банку України, роботи з документами, якщо немає доступу до СЕД АСКОД, Правління Національного банку України вирішило:

1. В абзаці одинадцятому підпункту 2 пункту 18 розділу IV Положення про порядок використання корпоративної електронної пошти (e-mail) в Національному банку України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 22 жовтня 2015 року № 720 (зі змінами), слова "або російською" виключити.

2. Затвердити Зміни до Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України, затвердженої рішенням Правління Національного банку України від 15 грудня 2022 року № 583-рш (зі змінами), що додаються.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та відокремленого підрозділу Національного банку України у місячний строк із дня прийняття цього рішення ознайомити з ним шляхом накладання КЕП за встановленою в СЕД АСКОД технологічною процедурою підпорядкованих працівників, які є учасниками процесу документування управлінської інформації та працюють з документами.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника Голови Національного банку України Ярослава Матузку.

5. Рішення набирає чинності з дня, наступного за днем його прийняття.

Інд. 61

1. У розділі I:

1) у главі 1:

пункт 1 доповнити словами "в межах процесу "Організація діловодства та архівна справа"";

у пункті 4:

підпункт 2 після слова "надсилання" доповнити словом "/надання";

пункт доповнити новим підпунктом такого змісту:

"8) уповноважена особа з питань призначення страхових виплат за соціальним страхуванням - працівник Національного банку, призначений наказом Національного банку уповноваженою особою з питань призначення страхових виплат за соціальним страхуванням, який здійснює контроль за правильністю нарахування та своєчасністю здійснення страхових виплат, приймає рішення про призначення, відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково), розглядає підставу та правильність видачі документів, що є підставою для надання страхових виплат.";

2) підпункт 4 пункту 14 глави 2 викласти в такій редакції:

"4) організацію та контроль за дотриманням порядку та строків погодження/ візування проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, внутрішнього або вихідного документа Національного банку, визначених у пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції;".

2. У розділі II:

1) у главі 3:

у пункті 16:

абзац третій підпункту 3 викласти в такій редакції:

"з основної діяльності, які регулюють основну діяльність Національного банку відповідно до статей 6, 7 Закону України "Про Національний банк України" або видаються на виконання законів, інших нормативно-правових актів України, включаючи нормативно-правові акти Національного банку, рішень Правління Національного банку; які затверджують інструкції, положення, правила, порядки, методичні рекомендації, методики, регламенти процесів, що визначають розподіл ролей у процесі, детальний механізм взаємодії структурних підрозділів, порядок і строки виконання завдань у межах процесу відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань процесного управління; якими визначаються юридичні особи критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, а також про підтвердження або позбавлення такого статусу;";

у підпункті 4 слова "нагляду (оверсайту) платіжних систем" замінити словами "оверсайту платіжної інфраструктури";

підпункт 5 викласти в такій редакції:

"5) інформаційно-аналітичні документи: акти, протоколи, доповідні та пояснювальні записки, електронні повідомлення, вихідні листи (включаючи листування між Правлінням Національного банку та Радою Національного банку), роз’яснення Національного банку та інші документи (крім тих, що зазначені в підпунктах 1-4 пункту 16 глави 3 розділу II цієї Інструкції), що створюються в Національному банку, форми яких затверджені розпорядчими актами.";

абзац четвертий пункту 20 доповнити словами "в межах процесу "Організація корпоративної безпеки"";

главу після пункту 20 доповнити новим пунктом 20-1такого змісту:

"20-1. Документи, що додаються до вихідних, внутрішніх документів, нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку, які подаються на розгляд керівництву Національного банку, повинні розміщуватися в СЕД АСКОД у форматі pdf.";

пункт 23 викласти в такій редакції:

"23. Організаційно-розпорядчі документи Національного банку, вихідні листи оформляються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами розпорядчого акта з питань оформлення організаційно-розпорядчих документів Національного банку. Інформаційно-аналітичні документи [акти, протоколи, доповідні та пояснювальні записки, електронні повідомлення та інші документи (крім тих, що зазначені в підпунктах 1-4 пункту 16 глави 3 розділу II цієї Інструкції), що створюються в Національному банку та форми яких затверджені розпорядчими актами] оформляються без використання бланків.

Бланки документів в електронній формі не нумеруються та не потребують обліку.";

2) главу 4 після пункту 30 доповнити новим пунктом 30-1такого змісту:

"30-1. На виконання резолюції до документа (включаючи внутрішній документ, створений під час листування між структурними підрозділами), строки виконання якої не встановлено, і опрацювання не потребує підготовки відповіді / проєкту документа, посадова(і) особа(и), яка(і) зазначена(і) у цій резолюції, вносить(ять) до ЕРК СЕД АСКОД інформацію про виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді або інші способи виконання).";

3) у главі 5:

підпункт 1 пункту 40 викласти в такій редакції:

"1) проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів:

перший етап (два робочих дні) - погодження головним виконавцем (розробником):

начальником управління/відділу;

керівником структурного підрозділу або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку;

експертом з контролю - працівником підрозділу діловодства, який здійснює функції контролю (щодо дотримання вимог підпункту 3 пункту 14 глави 2 розділу I цієї Інструкції), - проєктів розпорядчих актів за підписом керівництва/ уповноваженої особи Національного банку (за винятком розпорядчих актів про відрядження, відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням, з фінансових питань, щодо залучення до роботи працівників у вихідні / святкові / неробочі дні, надання допомоги);

другий етап (10 робочих днів) - погодження співвиконавцями:

керівником структурного підрозділу або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку (три робочих дні);

доопрацювання головним виконавцем (розробником) за наявності зауважень/пропозицій (один робочий день);

отримання та погодження співвиконавцями доопрацьованої версії акта (два робочих дні);

погодження процесним партнером - працівником Департаменту стратегії та розвитку, якому в установленому порядку надано право погоджувати проєкти розпорядчих актів, якими затверджуються документи, що описують виконання процесів / зміни до них (один робочий день);

погодження начальником Відділу з питань запобігання та виявлення корупції (далі - Відділ) або особою, яка виконує його обов’язки, проєкту розпорядчого акта у формі рішення Правління Національного банку організаційно-розпорядчого характеру або наказу Національного банку з основної діяльності в СЕД АСКОД у разі врахування структурним підрозділом - головним виконавцем (розробником) проєкту наданих Відділом рекомендацій (один робочий день);

погодження директором Департаменту персоналу та/або уповноваженим керівником підрозділу Департаменту персоналу, якому в установленому порядку надано право погоджувати проєкти розпорядчих актів (поширюється лише на проєкти розпорядчих актів, якими затверджуються положення про структурні підрозділи Національного банку / зміни до положень про структурні підрозділи Національного банку) (два робочих дні);

третій етап (сім робочих днів):

перевірка експертом з документування управлінської інформації - працівником підрозділу діловодства, який здійснює редагування нормативно-правових та розпорядчих актів (у межах повноважень), та супроводження ЕРК СЕД АСКОД постанов і рішень Правління Національного банку, наказів з основної діяльності. Строк редагування проєкту може бути продовжений до 10 робочих днів, якщо нормативно-правовий або розпорядчий акт є великим за обсягом.

Доопрацювання проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта з урахуванням пропозицій / зауважень щодо норм сучасної ділової української мови та повторна перевірка працівником підрозділу діловодства, який здійснює редагування, версії проєкту у форматі pdf;

погодження керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника);

погодження директором Департаменту міжнародного співробітництва або особою, яка виконує його обов’язки (поширюється лише на проєкти нормативно-правових актів);

четвертий етап (сім робочих днів):

погодження керівниками / працівниками Юридичного департаменту, зазначеними в пункті 40-1глави 5 розділу II цієї Інструкції (крім розпорядчих актів, які не підлягають візуванню Юридичним департаментом відповідно до пункту 45 глави 5 розділу II цієї Інструкції);";

главу після пункту 40 доповнити новим пунктом 40-1такого змісту:

"40-1.Остаточна версія проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, яка подається на погодження / підписання членам Правління Національного банку, повинна бути розміщена в СЕД АСКОД у форматі pdf та обов’язково перевірена / погоджена в межах загальних строків, встановлених у підпункті 1 пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції:

працівником підрозділу діловодства, який здійснював редагування (у межах повноважень);

керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника);

директором Юридичного департаменту та/або начальниками управлінь Юридичного департаменту або посадовою особою, якій надано право погоджувати проєкти нормативно-правових або розпорядчих актів з урахуванням вимог розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку (у разі обов’язкового погодження проєкту Юридичним департаментом згідно з вимогами цієї Інструкції), та:

працівником підрозділу, що проводив правову експертизу (у разі обов’язкового погодження проєкту Юридичним департаментом згідно з вимогами цієї Інструкції);

працівником підрозділу, що проводив перевірку на відповідність вимогам нормопроєктувальної техніки (поширюється лише на проєкти нормативно-правових актів Національного банку).

Не потребує повторного погодження працівниками Юридичного департаменту остаточна версія проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, що вже була остаточно погоджена в СЕД АСКОД згідно з підпунктом 1 пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції, у разі заміни в проєкті реквізитів щодо посади та власного імені, прізвища особи, якій надано право підписання проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта.";

абзаци перший, третій, восьмий пункту 41 викласти в такій редакції:

"41. Головний виконавець (розробник) під час формування етапів погодження / візування проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів, внутрішніх та вихідних документів обов’язково в СЕД АСКОД контролює дотримання порядку погодження проєктів нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку, внутрішніх і вихідних документів у СЕД АСКОД, а також установлює та контролює строки погодження / візування для кожного учасника етапу опрацювання проєкту, визначених у пункті 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції.";

"Співвиконавці, працівники Відділу, Департаменту персоналу, Департаменту міжнародного співробітництва, Департаменту стратегії та розвитку під час погодження / візування проєкту нормативно-правового або розпорядчого акта, внутрішнього або вихідного документа Національного банку мають право:";

"Загальний строк погодження / візування проєктів нормативно-правових або розпорядчих актів не повинен перевищувати 26 робочих днів, а внутрішніх та вихідних документів - трьох робочих днів.";

пункт 43 доповнити словами ", шляхом підготовки доповідної записки";

у пункті 44:

у підпункті 3 слова "нагляду (оверсайту) платіжних систем" замінити словами "оверсайту платіжної інфраструктури";

у підпункті 4 слова "включаючи ті, що регулюють діяльність Національного банку" замінити словами "включаючи ті, що регулюють діяльність Національного банку, включаючи з питань охорони праці";

главу після пункту 48 доповнити новим пунктом 48-1такого змісту:

"48-1. Підрозділ з управління процесами Департаменту стратегії та розвитку обов’язково погоджує / візує проєкти розпорядчих актів, якими затверджуються документи, що описують виконання процесів / зміни до них щодо їх відповідності вимогам, установленим розпорядчими актами Національного банку з питань процесного управління Національного банку.";

4) пункт 54 глави 6 викласти в такій редакції:

"54. Підрозділ діловодства здійснює організацію виготовлення, облік, зберігання, знищення печаток і штампів та контроль за їх використанням.";

5) у главі 7:

пункт 58 викласти в такій редакції:

"58. Копії документів виготовляються і видаються з дозволу керівництва Національного банку або керівника структурного підрозділу, у якому створено документ на вимогу юридичних осіб, громадян, а також структурних підрозділів за запитом у СЕД АСКОД.

Архівні копії та витяги оформляються та надаються в порядку, визначеному розпорядчим актом Національного банку з питань систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ).

Копії документів можуть виготовлятися та видаватися за запитом керівництва Національного банку засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.";

главу після пункту 58 доповнити новим пунктом 58-1такого змісту:

"58-1. Відповідальність за подальше збереження та використання копії документа, засвідченої в порядку, визначеному в пункті 63 глави 7 розділу II цієї Інструкції, несе отримувач копії.";

6) пункт 69 глави 8 викласти в такій редакції:

"69. Розсилання постанов, рішень Правління Національного банку, наказів з основної діяльності здійснюється підрозділом діловодства шляхом надсилання ЕРК СЕД АСКОД відповідних документів (крім документів із грифом "Для службового користування") на розгляд керівництву Національного банку та посадовим особам, зазначеним головним виконавцем (розробником) документа в списку розсилання, який формується головним виконавцем (розробником) у СЕД АСКОД з використанням шаблону, розміщується в ЕРК СЕД АСКОД цих документів та погоджується керівником структурного підрозділу - головного виконавця (розробника).

Головний виконавець (розробник) має право довести до відома відповідних органів державної влади, юридичних та фізичних осіб за потреби шляхом надсилання супровідного листа за підписом керівника структурного підрозділу - головного виконавця (розробника):

інформацію про прийняття Правлінням Національного банку нормативно-правового акта з посиланням на текст цього акта, який розміщено на сторінці офіційного Інтернет-представництва Національного банку;

прийнятий розпорядчий акт Національного банку.

Ознайомлення керівника структурного підрозділу з розпорядчим актом, яким затверджено положення про підпорядкований йому структурний підрозділ / зміни до нього, забезпечує підрозділ діловодства в порядку, визначеному розпорядчими актами Національного банку.";

7) у главі 9:

у пункті 73:

підпункт 1 викласти в такій редакції:

"1) нормативно-правових і розпорядчих актів Національного банку за підписом керівництва Національного банку, наказів з основної діяльності про проведення інспекційних / виїзних перевірок за підписом керівництва Національного банку / уповноваженої посадової особи Національного банку, визначеної в підпункті 7 пункту 4 глави 1 розділу I цієї Інструкції (за винятком наказів про відрядження, розпоряджень з фінансових питань, про відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням, про залучення до роботи працівників у вихідні / святкові / неробочі дні, надання допомоги та рішень Комітетів);";

пункт після підпункту 4 доповнити новим підпунктом 4-1 такого змісту:

"4-1) вихідних документів за підписом керівництва Національного банку;";

абзац другий підпункту 5 виключити.

У зв’язку з цим абзаци третій - п’ятий уважати відповідно абзацами другим - четвертим;

в абзаці четвертому пункту 76 слова "роздруковує та" виключити.

3. У розділі III:

1) у главі 12:

пункт 89 викласти в такій редакції:

"89. Вилучення / знищення ЕРК СЕД АСКОД і розміщених у них електронних документів, включаючи документи, що містять ІзОД, у разі виявлення в СЕД АСКОД некоректно зареєстрованих документів, помилок у файлі(ах) зареєстрованого документа, включаючи під час застосування функції автоматичної реєстрації за встановленою технологічною процедурою, та які не підлягають виправленню, здійснюється відповідно до розпорядчого акта з питань взаємодії під час виявлення некоректно або помилково зареєстрованих документів у СЕД АСКОД.";

пункт 90 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"Реєстрація документів здійснюється, якщо немає доступу до СЕД АСКОД і на підставі розпорядчого акта Національного банку, у журналах у паперовій формі за формою згідно з додатком 4 до цієї Інструкції.".

У зв’язку з цим абзаци другий - четвертий уважати відповідно абзацами третім - п’ятим;

2) главу 13 після пункту 96 доповнити новим пунктом такого змісту:

"96-1. Вхідні документи, які були спрямовані на розгляд безпосередньо керівнику структурного підрозділу Національного банку, відповідно до розпорядчого акта Національного банку з питань попереднього розгляду та розподілу вхідних документів за потреби можуть передаватися на виконання до іншого структурного підрозділу Національного банку як головному виконавцю. Таке передавання узгоджується між керівниками структурних підрозділів Національного банку засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку. Підтвердження погодження передавання вхідного документа направляється засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку до підрозділу діловодства для внесення відповідних змін у СЕД АСКОД.";

3) у главі 14:

пункт 98 викласти в такій редакції:

"98. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства:

1) в електронній формі - у день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня;

2) у паперовій формі - у день їх надходження від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Копія документа в паперовій формі з електронного документа, який підписано та зареєстровано в СЕД АСКОД, оформляється відповідно до пункту 62 глави 7 розділу II цієї Інструкції та надсилається адресату (за потреби).";

главу після пункту 98 доповнити новим пунктом 98-1 такого змісту:

"98-1. Електронний документ роздруковується та підписується власноручним підписом уповноваженої особи, якщо відповідно до вимог законодавства та/або нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку є потреба в надсиланні / наданні оригіналу документа виключно в паперовій формі, підписаний в СЕД АСКОД.

Після підписання документа власноручним підписом у ЕРК СЕД АСКОД розміщується електронна копія оригіналу документа в паперовій формі відповідно до пункту 61 глави 7 розділу II цієї Інструкції.";

пункт 102 викласти в такій редакції:

"102. Підрозділ діловодства в разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі (крім відповідей на звернення громадян, запити на інформацію та адвокатські запити) повертає ці документи головному виконавцеві (розробнику) з проставлянням дати повернення на поштовому конверті та внесенням відповідної інформації про причини повернення до СЕД АСКОД.

Відповідальний працівник підрозділу діловодства повідомляє головного виконавця (розробника) засобами СЕД АСКОД / корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку про неможливість відправлення вихідних документів, що виникла внаслідок:

надзвичайної ситуації, ведення бойових дій, а також з інших обставин непереборної сили;

повернення або не відправлення вихідних документів в електронній формі.

Інформація про неможливість відправлення / повернення документів вноситься до ЕРК СЕД АСКОД.";

у пункті 103 слова "з електронної поштової скриньки Національного банку" замінити словами "з офіційної електронної поштової скриньки Національного банку";

4) у главі 15:

абзац другий пункту 105 після слів "резолюціями керівництва Національного банку" доповнити словами "та/або керівників структурних підрозділів підпорядкованим працівникам";

абзац другий пункту 107 викласти в такій редакції:

"Вхідні документи та внутрішні документи, створені під час листування між структурними підрозділами, у яких не зазначено строків виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дати їх надходження (реєстрації). Вхідні документи, на які Національний банк має надати відповідь згідно з вимогами законодавства України та/або резолюцією керівництва Національного банку, а також завдання керівництва Національного банку, що визначені в розпорядчих актах, протоколах засідань Правління Національного банку, строки виконання в яких не встановлено, підлягають моніторингу відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань організації контролю за виконанням документів.";

главу після пункту 109 доповнити двома новими пунктами 109-1, 109-2 такого змісту:

"109-1. Приймання-передавання структурними підрозділами документів, що перебувають на контролі, здійснюється на підставі відповідного розпорядчого акта щодо зміни організаційної структури Національного банку або перерозподілу функцій між структурними підрозділами.

109-2. Структурний підрозділ під час передавання документів, що перебувають на контролі, інформує засобами СЕД АСКОД структурний підрозділ, що приймає такі документи, про стан їх виконання на дату передавання та підрозділ діловодства про зміну головного виконавця (розробника).".

4. У додатках до Інструкції:

1) додаток 1 викласти в такій редакції:

-1 Пріоритетна форма акта - форма документа, якій надається перевага в Національному банку під час його підготовки, погодження та підписання.

-2 Керівники структурних підрозділів - керівники підрозділів В-1, В-2, яким делеговано підписання наказів і розпоряджень відповідно до розпорядчого акта про делегування, розподіл повноважень та представництво в Національному банку.";

2) пункт 13 додатка 2 викласти в такій редакції:

"13. Документи, інформація, що надсилаються, опрацьовуються та реєструються засобами автоматизованої інформаційної системи ведення Державного реєстру банків.";

3) додаток 3 викласти в такій редакції:

1. Банкнотно-монетний двір.

2. Відділ з питань запобігання та виявлення корупції.

3. Відділ моніторингу пов’язаних з банками осіб.

4. Відділ режимно-секретної роботи.

5. Департамент бухгалтерського обліку.

6. Департамент внутрішнього аудиту.

7. Департамент грошового обігу.

8. Департамент з управління діяльністю Корпоративного недержавного пенсійного фонду Національного банку України.

9. Департамент закупівель.

10. Департамент інтегрованого нагляду за банками.

11. Департамент інспектування.

12. Департамент ліцензування.

13. Департамент персоналу.

14. Департамент ризик-менеджменту.

15. Департамент фінансового моніторингу.

16. Державна скарбниця України.

17. Операційний департамент.

18. Управління корпоративних прав та депозитарної діяльності Національного банку України.

19. Управління роботи з проблемними активами.

20. Юридичний департамент.";

4) Інструкцію доповнити новим додатком такого змісту:

-1 За потреби журнал може доповнюватися додатковими колонками.".