НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ З ЦІННИХ ПАПЕРІВ ТА ФОНДОВОГО РИНКУ
РІШЕННЯ
Про затвердження Вимог до застосування засобів інтегрованої підсистеми надання адміністративних послуг в електронній формі КІС у якості офіційного каналу зв'язку
Відповідно до пункту 37-26 частини другої
статті 7 Закону України "Про ринки капіталу та організовані товарні ринки",
Закону України "Про адміністративну процедуру",
Порядку надання адміністративних послуг Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку, затвердженого рішенням НКЦПФР від 17 листопада 2021 року № 1124, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03 лютого 2022 року за № 147/37483, рішення НКЦПФР від 05 жовтня 2021
№ 931 "Про затвердження Порядку функціонування комплексної інформаційної системи Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2021 року за № 1548/37170 та інших нормативно-правових актів Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, в яких передбачено застосування засобів комплексної інформаційної системи (КІС) в якості офіційного каналу зв'язку в частині надання Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку адміністративних послуг на ринках капіталу та організованих товарних ринках Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ВИРІШИЛА:
1. Затвердити Вимоги до застосування засобів інтегрованої підсистеми надання адміністративних послуг в електронній формі КІС у якості офіційного каналу зв'язку, що додаються.
2. Департаменту інформаційних технологій (Заїка А.Л.) забезпечити: оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті НКЦПФР.
3. Це рішення набирає чинності з дня наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Юрія Шаповала.
Голова Комісії | Р. Магомедов |
Протокол засідання Комісії
від 22 грудня 2023 р. № 230
Рішення Національної комісії
з цінних паперів
та фондового ринку
22 грудня 2023 року № 1444
(у редакції рішення
Національної комісії з цінних
паперів та фондового ринку
від 31 липня 2024 року
)
ВИМОГИ
до застосування засобів інтегрованої підсистеми надання адміністративних послуг в електронній формі КІС у якості офіційного каналу зв'язку
I. Загальні засади
1. Ці Вимоги встановлюють порядок та технічні параметри щодо застосування засобів інтегрованої підсистеми надання адміністративних послуг в електронній формі комплексної інформаційно-комунікаційної системи Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі - КІС, підсистема АП КІС) у якості офіційного каналу зв'язку відповідно до
Закону України "Про ринки капіталу та організовані товарні ринки",
Закону України "Про адміністративну процедуру" (далі - Закон),
Закону України "Про електронні довірчі послуги",
Порядку надання адміністративних послуг Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку, затвердженого рішенням НКЦПФР від 17 листопада 2021 року № 1124, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03 лютого 2022 року за № 147/37483, та інших нормативно-правових актів НКЦПФР, а також здійснення обміну документами, в яких передбачено застосування засобів офіційного каналу зв'язку, в частині забезпечення обміну електронними документами між заявником (особою) та НКЦПФР для організації можливості подання до НКЦПФР заяв, повідомлень та документів, передбачених нормативно-правовими актами НКЦПФР,
Законом України "Про акціонерні товариства" та
Законом, отримання документів, повідомлень з питань надання адміністративних послуг зокрема.
2. Приймання НКЦПФР від заявника/емітента або ліцензіата, або посадової особи ліцензіата/емітента або іншої юридичної/фізичної особи (далі - Заявник) заяви та документів для надання адміністративної послуги, передбачених нормативно-правовими актами НКЦПФР та відправлення НКЦПФР Заявнику повідомлень, листів, адміністративних актів НКЦПФР у ході надання адміністративної послуги (здійснення адміністративного провадження), здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 9 - 28 цих Вимог.
3. Здійснення листування (надсилання листів, листів-запитів, відповідей, повідомлень, іншої інформації) між НКЦПФР та Заявником здійснюється в порядку, передбаченому пунктами 29 - 34 цих Вимог.
4. Здійснення обміну інформацією в ході здійснення правозастосування відповідно до рішення НКЦПФР від 21 травня 2024 року
№ 627 "Про затвердження Порядку фіксації факту вчинення порушення профільного законодавства та розгляду справ про порушення профільного законодавства в умовах воєнного стану" та рішення НКЦПФР від 06 квітня 2021 року
№ 227 "Про затвердження Правил розгляду справ про порушення вимог законодавства щодо запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення та застосування заходів впливу", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 травня 2021 року за № 637/36259 (далі - обмін інформацією в ході правозастосування), здійснюється в порядку, передбаченому пунктами 35-37 цих Вимог.
5. Документи, що стосуються отримання адміністративних послуг, надання листів, повідомлень, інформації, у т. ч. на запити НКЦПФР, подання документів та інформації в ході правозастосування, подаються Заявником відповідно до нормативно-правових актів НКЦПФР у вигляді електронних документів з урахуванням вимог законодавства у сфері електронного документообігу за допомогою засобів КІС за посиланням: https://services.nssmc.gov.ua
6. Для забезпечення можливості подання документів Заявник повинен пройти процедуру ідентифікації, використовуючи засоби електронного підпису, сформовані у відповідності до вимог законів України
"Про електронні документи та електронний документообіг" та
"Про електронні довірчі послуги". При формуванні електронного документу застосовується електронний підпис автора, який створюється з використанням засобу електронного підпису, який базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (далі - ЕП), зокрема:
для юридичної особи - ЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, який повинен містити ідентифікаційні дані юридичної особи - Заявника, представником якого є уповноважена особа (повне або офіційне скорочення найменування та ідентифікаційний код юридичної особи);
для фізичної особи - ЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, який повинен містити ідентифікаційні дані фізичної особи.
Поля із зазначенням коду ЄДРПОУ Заявника, найменування та місцезнаходження заповнюються автоматично з даних, які містяться у ЕП.
У полі "Контактний номер телефону" містяться контактні номери телефонів для пришвидшення процесу комунікації при наданні адміністративної послуги.
У полі "Адреса електронної пошти" містяться контактна офіційна електронна адреса Заявника, на яку в подальшому будуть направлятись повідомлення щодо розгляду заяви та документів, вимоги щодо направлення додаткових документів, а також результат розгляду звернення (статус).
У разі зміни найменування юридичної особи у зв'язку зі зміною типу акціонерного товариства, місцезнаходження, адреси вебсайту, контактних даних (телефону, адреси електронної пошти) Заявника, йому необхідно подати Заяву про зміну найменування юридичної особи, місцезнаходження, адреси вебсайту, контактних даних (телефону, адреси електронної пошти) Заявника при отриманні адміністративних послуг в електронній формі КІС (додається - Додаток 1).
Заявник дає згоду на обробку персональних даних відповідно до вимог
Закону України "Про захист персональних даних" з метою здійснення обміну документами, в яких передбачено застосування засобів офіційного каналу зв'язку, в частині забезпечення обміну електронними документами між заявником (особою) та НКЦПФР, та підтверджує що інформація, яка міститься в документах є достовірною та неупередженою.
7. За результатом ідентифікації Заявник отримує доступ до електронного кабінету користувача у середовищі КІС (далі - Кабінет), який забезпечує:
ведення особової картки Заявника;
подання Заявником документів до НКЦПФР, у т. ч. для отримання адміністративної послуги;
( Абзац третій пункту 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку
№ 17/21/1077/К03 від 02.09.2024 )
отримання Заявником від НКЦПФР повідомлень щодо обробки документів поданих для отримання адміністративної послуги або листів та інших звернень;
отримання Заявником від НКЦПФР повідомлення щодо призначення представників НКЦПФР для здійснення нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків;
( Пункт 7 розділу I доповнено новим абзацацом п'ятим згідно з Рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку
№ 17/21/1077/К03 від 02.09.2024 )
доручення на здійснення нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків;
( Пункт 7 розділу I доповнено новим абзацацом шостим згідно з Рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку
№ 17/21/1077/К03 від 02.09.2024 )
отримання Заявником інформації, запитів про вжиття заходів, запитів НКЦПФР до Заявника або його посадових осіб про надання інформації;
надання відповідей на запити, вимоги НКЦПФР та подання іншої інформації та документів, що вимагає НКЦПФР;
подання скарг на дії посадових осіб НКЦПФР;
отримання інформації від НКЦПФР щодо заходів правозастосування до Заявника або його посадових осіб;
фіксацію номерів та дат обміну листами, повідомленнями, документами між НКЦПФР та Заявником;
подання Заявником повідомлень, публічної безвідкличної пропозиції, публічної безвідкличної вимоги, конкуруючої вимоги до НКЦПФР, у відповідності до
статей 91 - 97 Закону України "Про акціонерні товариства".
8. НКЦПФР у відповідності до нормативно-правових актів та
Закону може надсилати Заявнику засобами КІС наступні документи та повідомлення:
копії актів НКЦПФР;
запити на надання додаткових документів, які підтверджують інформацію та дані, наведені в документах, наданих Заявником;
повідомлення про залишення заяви без руху з відповідними обґрунтуваннями;
інші документи передбачені нормативно-правовими актами та
Законом.
Надсилання Заявнику документів та/або повідомлень засобами КІС здійснюється шляхом їх розміщення у Кабінеті, де їх статус відображається у графі "Непрочитані повідомлення" розділу "Подані" та в Журналі обміну повідомленнями.
II. Порядок обробки заяв та документів для надання адміністративної послуги
9. З метою організації взаємодії між Заявником та НКЦПФР у ході надання адміністративної послуги використовується розділ Кабінету - "АДМІНІСТРАТИВНІ ПОСЛУГИ та ЗВЕРНЕННЯ".
У розділі "АДМІНІСТРАТИВНІ ПОСЛУГИ та ЗВЕРНЕННЯ" Кабінет забезпечує наступний функціонал:
"Нове звернення" (дозволяє сформувати та подати документи до НКЦПФР для отримання адміністративної послуги);
"Подані" (містить перелік поданих звернень) (далі - Журнал поданих звернень);
"Завершені" (містить перелік звернень, по яким було прийнято рішення НКЦПФР щодо надання адміністративних послуг) (далі - Журнал завершених звернень);
"Чернетки" (містить сформовані звернення, але не повністю заповнені звернення та відповідно не подані).
10. Для подання звернення (заяви та документів для отримання адміністративної послуги) необхідно обрати розділ "Нове звернення" та відповідно обрати вид адміністративної послуги.
Документи, які завантажуються у Кабінет, можуть мати наступні формати: *.pdf, *.doc, *.docx, *.rtf, *.xls, *.xlsx, або *.xml (у випадку структурованих даних).
Для отримання адміністративної послуги у відповідні поля завантажуються:
заява, у форматі *.doc або *.docx з розміром, який не повинен перевищувати 10 Мб;
документи, які необхідні для отримання відповідної адміністративної послуги. Перелік документів для отримання певної послуги передбачений відповідним нормативно-правовим актом НКЦПФР. Заявник завантажує заяву та документи (далі - Пакет документів) у вигляді архіву (формату ZIP або RAR). Кожний окремий документ повинен бути підписаний ЕП, при цьому розмір архіву не повинен перевищувати 100 Мб. Повний комплект фінансової звітності та звіт незалежного аудитора щодо такої фінансової звітності необхідно подавати як єдиний електронний документ.
( Абзац п'ятий пункту 10 із змінами, внесеними згідно з Рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку
№ 17/21/1794/К03 від 07.02.2025 )
11. Після завантаження у Кабінеті Пакета документів в Журналі поданих звернень присвоюється реєстраційний номер та дата реєстрації звернення.
За сформованим реєстраційним номером у Кабінеті є можливість відслідковувати результати розгляду звернення (статус) надання адміністративної послуги, які приймають наступні значення:
відправлено, здійснюється перевірка достатності документів;
не підлягає розгляду;
документи прийняті до розгляду, здійснюється перевірка;
залишено без руху.
12. Розділ "Подані" відображає Журнал поданих звернень та містить інформацію про:
номер поданого звернення (реєстраційний номер звернення);
дату подання / реєстрації звернення;
назву адміністративної послуги;
статус (результати розгляду звернення);
непрочитані повідомлення (містяться повідомлення від НКЦПФР щодо статусу: заяву залишено без руху з відповідними причинами; додаткову інформацію щодо усунення недоліків (необхідність дослати документи); документи прийняті до розгляду, здійснюється перевірка.
Посилання "непрочитані повідомлення" містить інформацію та/або повідомлення НКЦПФР, що включають запити, листи, інше, що надані Заявнику щодо його звернення та підлягають негайному розгляду Заявником.
За посиланням реєстраційного номеру відповідного звернення Заявник отримує доступ до Журналу обміну повідомленнями, в якому фіксується обмін повідомленнями/документами між Заявником та НКЦПФР.
13. Після присвоєння Пакета документів реєстраційного номеру та фіксації у розділі "Подані" дати реєстрації, Пакет документів за зверненням вважається зареєстрованим та таким, що надійшов в НКЦПФР. У розділі "Подані" звернення приймає статус "Відправлено", здійснюється перевірка достатності документів.
14. Фіксація подальшого обміну документами між Заявником та НКЦПФР здійснюється у Журналі обміну повідомленнями, що ведеться в розрізі кожного звернення Заявника з фіксацією часу та дати надання повідомлення. Підтвердженням факту надання НКЦПФР повідомлення щодо необхідності виправлення поданих документів є відповідний запис у "Журналі обміну повідомленнями".
15. Доступ до Кабінету є цілодобовим та актуалізується щоденно. Заявник самостійно контролює нові повідомлення шляхом перегляду повідомлень надісланих НКЦПФР через Кабінет.
Будь яке повідомлення в Кабінеті, в тому числі повідомлення, що знаходиться в розділі "непрочитані повідомлення" та у Журналі обміну повідомленнями вважаються такими, що доведені до відома Заявника з дати їх реєстрації в Кабінеті, що фіксується у відповідному журналі/розділі Кабінету.
16. Після реєстрації звернення, в розділі "Подані" та отримання статусу "Відправлено", здійснюється перевірка достатності документів. На цьому етапі в НКЦПФР перевіряється достатність Пакета документів, наявність ЕП та відповідність вимогам нормативно-правових актів НКЦПФР (рішень НКЦПФР) відповідно до вимог щодо обраної адміністративної послуги.
17. У разі відповідності Пакета документів вимогам нормативно-правових актів НКЦПФР щодо їх достатності у розділі "Подані" звернення змінює статус на "Документи прийняті до розгляду, здійснюється перевірка".
18. У випадку невідповідності Пакета документів вимогам нормативно-правових актів НКЦПФР щодо достатності документів Заявник у Кабінеті в розділі "Подані" отримує повідомлення від НКЦПФР, що фіксується в Журналі обміну повідомленнями, в якому зазначається перелік недоліків, із визначенням строку щодо їх усунення. При цьому статус звернення у журналі "Подані" приймає значення "Залишено без руху".
19. Для усунення недоліків та відповідного досилання необхідних документів до певного звернення Заявник здійснює їх надання до НКЦПФР шляхом завантаження через Журнал обміну повідомленнями.
Підтвердженням факту надання до НКЦПФР повідомлення щодо виправлення поданих документів є відповідний запис у Журналі обміну повідомленнями.
20. У випадку подання Заявником у встановлені терміни необхідних документів, відсутність яких була встановлена під час перевірки НКЦПФР достатності документів, статус звернення змінюється з "Залишено без руху" на "Документи прийняті до розгляду, здійснюється перевірка".
21. Якщо відповідно до повідомлень НКЦПФР у встановлені терміни Заявником не усунуті недоліки щодо достатності документів, або у випадку не подання Заявником необхідної інформації/документів, запит на які надісланий через Кабінет у встановлені у запиті терміни, Заява розглядається, звернення переміщується до розділу "Завершені" та реквізит "рішення по заяві" отримує статус "Заява розглянута, у надані послуги відмовлено", та відповідно Заявнику відправляється повідомлення у форматі:
"Заява № ___ від ___ розглянута, у наданні послуги відмовлено", а також файл повідомлення з обґрунтуванням відмови.
Підтвердженням факту відмови в наданні адміністративної послуги є фіксація відмови за адміністративною послугою в журналі "Завершені" з зазначенням відповідної дати та статусу завершення надання послуги та відповідного документу, що може бути завантажений.
22. НКЦПФР розглядає по суті звернення, що зареєстроване в розділі "Подані" та має статус "Документи прийняті до розгляду, здійснюється перевірка" у терміни що визначені відповідним нормативно-правовим актом НКЦПФР.
23. Під час розгляду Пакета документів НКЦПФР може запитувати у Заявника додаткові документи, у разі якщо це передбачено відповідними нормативно-правовим документом. Запит додаткових документів здійснюється НКЦПФР через Журнал обміну повідомленнями в Кабінеті Заявника.
24. У разі якщо зауваження до Пакета документів відсутні або встановлені недоліки виправлено/усунено в повному обсязі, звернення розглядається НКЦПФР та приймається відповідне рішення. Звернення переміщується в розділ "Завершені" та у реквізиті звернення "Рішення по заяві" зазначається "Заява розглянута, послуга надана". Заявник у цьому випадку отримує на електронну пошту повідомлення у форматі:
"Заяву № ___ від ___ розглянуто, послугу надано", а також файл з результатами розгляду. Звернення переміщується у розділ "Завершені".
25. У розділі "Подані" звернення також може приймати статус:
"Не підлягає розгляду" у випадку звернення, яке відповідає вимогам частини першої
статті 45 Закону;
"Закрито у зв'язку з відмовою Заявника" у випадку подання Заявником клопотання про відмову від розгляду Заяви та закриття адміністративного провадження.
26. Розділ "Завершені" містить звернення, по яким прийнято рішення НКЦПФР.
27. Розділ "Чернетки" містить сформовані заяви, але не повністю заповнені звернення, які не підписані ЕП, не подані та не зареєстровані НКЦПФР. Після внесення відповідних змін у звернення, яке знаходилось у розділі "Чернетки", підписання та подання його, звернення потрапляє в розділ "Подані".
28. Заявник повинен самостійно відслідковувати у Кабінеті статус поданого звернення. Інформація вважається наданою та отриманою Заявником після надіслання її Заявнику засобами КІС та відповідного відображення у Кабінеті у графі "Непрочитані повідомлення" та/або в Журналі обміну повідомленнями.
НКЦПФР здійснює документування процесу обміну повідомленнями/документами у Журналі обміну повідомленнями шляхом фіксації реєстраційних реквізитів звернення (реквізити Заявника, реєстраційний номер та дата звернення).
III. Порядок організації листування
29. З метою організації листування між Заявником та НКЦПФР використовується розділ Кабінету - "Листування".
30. За допомогою сервісу Кабінету у розділі "Листування" Заявник та НКЦПФР здійснюють обмін інформацією шляхом надсилання листів, листів-запитів, відповідей, повідомлень, іншої інформації.
31. Терміни обробки листів визначаються у листі якщо інші норми або обмеження не встановлення законодавством України.
32. У розділі "Листування" Кабінет забезпечує наступний функціонал:
надання нового повідомлення (листа) та його зберігання;
формування чернетки повідомлення (листа) та його зберігання;
отримання вхідного листа та його зберігання;
отримання відповіді на повідомлення (лист) та його зберігання в підрозділі "Завершені".
33. Заявник самостійно контролює отримання листів, листів-запитів, інших повідомлень отриманих від НКЦПФР шляхом перегляду розділу "Листування" у Кабінеті та зобов'язаний забезпечити їх своєчасний розгляд та надання відповіді НКЦПФР у встановлені терміни.
Будь які листи Заявника, що знаходиться в розділі "Листування" Кабінету "Вхідні" вважаються такими, що доведені НКЦПФР до відома Заявника з дати реєстрації в Кабінеті, що фіксується у відповідному журналі/розділі Кабінету.
34. Підтвердженням факту надання відповіді на лист Заявником, лист-запит НКЦПФР є відповідний лист, що зареєстрований у підрозділі "Надіслані" Кабінету розділу "Листування".
IV. Порядок інформаційного обміну в ході правозастосування
35. З метою інформування Заявника про виявлені правопорушення профільного законодавства, законодавства щодо запобігання та протидії легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування зброї масового знищення НКЦПФР забезпечує розміщення документів, що є обов'язковими для оформлення та доведення до відома Заявника в розділі Кабінету "Правозастосування".
36. Документи, що оформлюються НКЦПФР в ході правозастосування вважаються доведеними до відома Заявника з моменту їх розміщення у розділі "Правозастосування" Кабінету.
37. У випадку необхідності надання Заявником пояснень та/або заперечень щодо оформлених НКЦПФР документів, підготовлених в ході правозастосування, Заявник готує відповідний лист, що подається до НКЦПФР через розділ "Листування" Кабінету, або у випадку наявності обґрунтованих підстав щодо неможливості надання повідомлення через Кабінет шляхом відправлення повідомлення на електронну адресу НКЦПФР або шляхом надсилання листа поштовим зв'язком з описом вкладення.
V. Обмеження застосування Кабінету
38. Технічним обмеженням у здійсненні обміну інформацією засобами КІС може бути використання Заявником доменної зони, до якої застосовано санкції або інші обмежувальні заходи відповідно до законодавства України про санкції незалежно від використання програмних засобів віртуальних приватних мереж.
39. Невиконання Заявником цих Вимог може стати причиною неможливості виконання вимог, необхідність виконання яких передбачено відповідними нормативно-правовими актами та
Законом.
Директор департаменту інформаційних технологій | А. Заїка |
Додаток 1
до Вимог до застосування засобів
інтегрованої підсистеми надання
адміністративних послуг
в електронній формі КІС у якості
офіційного каналу зв'язку
(пункт 6)
ЗАЯВА
про зміну найменування юридичної особи, місцезнаходження, адреси вебсайту, контактних даних (телефону, адреси електронної пошти) заявника/емітента або ліцензіата при отриманні адміністративних послуг в електронній формі КІС