Про затвердження Положення про порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоровя України

З метою удосконалення порядку укладення, реєстрації і зберігання договорів у Міністерстві охорони здоров'я України, покращення договірно-правової роботи, а також забезпечення укладення договорів відповідно до норм чинного законодавства

1. Затвердити Положення про порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління МОЗ України та залучені до виконання державних цільових програм та комплексних заходів з охорони здоров'я, забезпечити дотримання вимог Положення, затвердженого п. 1 цього наказу.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МОЗ України від 31.12.2009 № 1096 "Про затвердження Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України".

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Загальні положення

1.1. Положення про порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення) визначає єдиний порядок укладення, реєстрації і зберігання МОЗ України договорів відповідно до вимог чинного законодавства.

1.2. Дія Положення поширюється на всі види договорів (контрактів, меморандумів тощо), які укладає МОЗ України.

1.3. Договори від імені МОЗ України підписує віце-прем'єр-міністр України - Міністр охорони здоров'я України (далі - Міністр) або уповноважена ним особа.

1.4. Підставами для розробки та опрацювання проектів договорів у МОЗ України є:

1.4.1. Підстави, передбачені законодавством, наприклад, у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти - Закон України "Про здійснення державних закупівель", для трудових контрактів з керівниками державних підприємств, установ, організацій і господарських структур - Закон України "Про управління об'єктами державної власності", Закон України "Про вищу освіту" тощо.

1.4.2. Надходження до МОЗ України в установленому порядку пропозиції щодо укладення договору.

1.4.3. Службова записка структурного підрозділу МОЗ України, погоджена із заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.4.4. Доручення керівництва МОЗ України.

1.5. У разі подання на підпис Міністру або уповноваженій ним особі договору, опрацювання якого здійснювалось за наявності підстав, передбачених п. 1.4.2, 1.4.4, до проекту договору відповідальним виконавцем надається пояснювальна записка з обґрунтуванням підстав, необхідності та мети укладення договору.

2. Порядок підготовки проектів договорів

2.1. Текст проекту договору готується відповідальним виконавцем або контрагентом (особа, юридична або фізична, з якою пропонується укласти договір).

2.2. Відповідальним виконавцем за підготовку, супровід укладення та візування проектів договорів є структурний підрозділ МОЗ України, до функціональних обов'язків якого належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення договору. Наприклад, договори, що укладаються за результатами рішень, прийнятих Комісією МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон, є структурний підрозділ МОЗ України, до функціональних обов'язків якого належать питання міжнародного співробітництва (далі - відділ міжнародного співробітництва).

2.3. За підготовку, супровід укладення та візування проектів договорів, що укладаються за результатами проведених процедур конкурсних торгів на виконання державних цільових програм та комплексних заходів з охорони здоров'я, відповідальним виконавцем може бути державне підприємство, яке наказом МОЗ України уповноважується на супровід укладення та контроль за виконанням таких договорів.

2.4. Текст проекту договору готується за формою типового договору, затвердженою в установленому порядку, у разі відсутності встановленої форми - відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України та з урахуванням особливостей, визначених іншими законодавчими актами.

2.5. За необхідності відповідальний виконавець в установленому порядку має право звернутися до самостійних структурних підрозділів МОЗ України, в тому числі до юридичної служби, для попереднього опрацювання проекту договору, отримання консультації, що не вважається погодженням проекту договору.

2.6. Договори, як правило, викладаються у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками.

2.7. Зміст договору складають умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови (істотні умови), що є обов'язковими відповідно до вимог законодавства.

2.8. Усі договори (крім безоплатних) повинні мати такі структурні елементи: назва, дата та місце укладання, інформація про сторони договору, предмет договору, права та обов'язки сторін, сума договору, умови розрахунків, відповідальність сторін та вирішення спорів, обставини непереборної сили, строк дії договору, умови, на яких сторони є платниками податку, юридичні адреси, поштові та платіжні реквізити сторін, інші умови, які сторони вважають за необхідне включити до договору.

2.9. В усіх договорах, що укладаються від імені МОЗ України, інформація про МОЗ України у преамбулі договору зазначається в наступному порядку:

"Міністерство охорони здоров'я України в особі ____________ (Міністра, заступника Міністра, іншої особи за довіреністю), яка/який діє на підставі Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президента України від 13.04.2011 № 467, та (наказу МОЗ від "___" 20__ р. № __ або довіреності від "___" 20__ р. № __), далі - Міністерство (Виконавець, Замовник, Орендар, Покупець та ін.)."

2.10. Усі договори укладаються українською мовою. При укладенні договорів з нерезидентами у разі потреби поряд з текстом українською мовою може бути викладений текст відповідною національною мовою. Відповідальний виконавець доводить необхідність проведення перекладу тексту проекту договору на іншу мову та разом із відділом міжнародного співробітництва забезпечує проведення його перекладу на іншу мову. У разі відсутності у відділі міжнародного співробітництва спеціалістів відповідної кваліфікації, які б забезпечили переклад тексту проекту договору, відділ міжнародного співробітництва забезпечує його переклад в установленому законодавством порядку.

2.11. З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору в обов'язковому порядку ставиться віза посадової особи відповідального виконавця, а у разі здійснення перекладу відділом міжнародного співробітництва тексту проекту договору на іншу мову - також посадовою особою цього відділу, яка провела переклад тексту проекту договору.

2.12. У разі оформлення договорів на двох і більше сторінках вони повинні бути пронумеровані, починаючи з другої сторінки. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

3. Порядок та строки погодження проектів договорів

3.1. Після підготовки тексту проекту договору відповідальний виконавець з метою його погодження з іншими структурними підрозділами МОЗ України, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління МОЗ України, робочими групами тощо додає лист погодження проекту договору (додаток 1).

3.2. Залежно від предмета договору до листа погодження проекту договору відповідальним виконавцем вносяться структурні підрозділи МОЗ України, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління МОЗ України, робочі групи тощо, які згідно з їх компетенцією (функціональними обов'язками) беруть участь у розробці, погодженні та виконанні договору.

3.3. У разі якщо проект договору містить фінансові зобов'язання МОЗ України, погодження проекту договору з керівником структурного підрозділу, до функціональних обов'язків якого належать питання фінансування (далі - фінансова служба), та головним бухгалтером є обов'язковим.

3.4. У разі якщо предмет проекту договору стосується закупівлі за результатами проведених конкурсних торгів, погодження з структурним підрозділом МОЗ України, відповідальним за підготовку матеріалів для проведення конкурсних торгів (далі - відділ конкурсних торгів), та Головою (заступником Голови) відповідної постійної робочої групи МОЗ України з питань супроводу державних закупівель є обов'язковим.

3.5. Погодження проекту договору здійснюється у такій послідовності:

3.5.1. Керівником відповідального виконавця (в частині відповідності кваліфікаційним, медико-технічним, якісним вимогам та характеристикам до предмета закупівлі, зазначеним у документації конкурсних торгів, іншим спеціальним вимогам та характеристикам, що зазначені в проекті договору).

3.5.2. Керівником відділу конкурсних торгів (на предмет відповідності умов проекту договору змісту пропозиції конкурсних торгів або іншій пропозиції відповідно до процедури закупівлі, зокрема в частині: найменування предмета закупівлі, торгівельної назви, найменування виробника, кількості, форми випуску, ціни за одиницю, ціни пропозиції), якщо договір укладається відповідно до Закону України "Про здійснення державних закупівель".

3.5.3. Головою (заступником Голови) відповідної постійної робочої групи МОЗ України з питань профільного супроводу державних закупівель (на предмет відповідності предмету договору медико-технічним, якісним і кількісним вимогам та характеристикам до предмету закупівлі, зазначеним у документації конкурсних торгів), якщо договір укладається відповідно до Закону України "Про здійснення державних закупівель".

3.5.4. Керівником фінансової служби (у т.ч. в частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних асигнувань відповідно до бюджетної програми та кошторису).

3.5.5. Головним бухгалтером (у т.ч. в частині відповідності нормативним актам щодо порядку розрахунків: попередня оплата чи оплата по факту поставки товару, надання послуг, виконання робіт; сплати податків, зборів та інших обов'язкових платежів; правильності проведення обчислень за проектом договору і у додатках до проекту договору, зокрема щодо кратності (протоколі погодження договірної ціни, тарифах, специфікаціях тощо).

3.5.6. Керівником структурного підрозділу, відповідального за державну реєстрацію лікарських засобів, виробів медичного призначення, медичної техніки, обладнання тощо та реєстрацію оптово-відпускних цін (на предмет дотримання процедури державної реєстрації лікарського засобу, виробу медичного призначення, медичної техніки, обладнання тощо та порядку застосування розміру оптово-відпускних цін, наявності у переліку лікарських засобів вітчизняного та іноземного виробництва, які можуть закуповувати заклади й установи охорони здоров'я, що повністю або частково фінансуються з державного та місцевих бюджетів).

3.5.7. Керівником структурного підрозділу по запобіганню та виявленню корупції (далі - відділ запобігання корупції) на предмет визначення наявності чи відсутності корупціогенних чинників та надання рекомендацій стосовно їх усунення.

3.5.8. Іншими керівниками структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління МОЗ України, робочих груп тощо, визначеними відповідальним виконавцем у листі погодження проекту договору (відповідно до компетенції та сфери діяльності).

3.5.9. Керівником юридичної служби (на предмет відповідності умов проекту договору змісту пропозиції конкурсних торгів або іншої пропозиції відповідно до процедури закупівлі, документації конкурсних торгів в частині істотних умов договору, дотримання застосування встановленої законодавством форми договору).

3.5.10. Заступником Міністра, який відповідно до розподілу обов'язків координує та контролює діяльність відповідального виконавця (далі - заступник Міністра).

3.6. Структурні підрозділи МОЗ України, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління МОЗ України, робочі групи тощо, яким проект договору передається на погодження, розглядають його в частині питань, віднесених до їх компетенції (сфери діяльності).

3.7. За відсутності зауважень (пропозицій) до проекту договору керівник структурного підрозділу МОЗ України, підприємства, установи та організації, що належить до сфери управління МОЗ України, робочої групи тощо візує його в листі погодження проекту договору.

3.8. Обґрунтовані зауваження і пропозиції до проекту договору надаються за підписом керівника структурного підрозділу МОЗ України, підприємства, установи та організації, що належить до сфери управління МОЗ України, робочої групи тощо відповідальному виконавцю у вигляді службової записки або зазначаються у листі погодження проекту договору.

3.9. У разі погодження проекту договору із зауваженнями проект договору подається відповідальним виконавцем на підпис Міністру або уповноваженій ним особі разом з такими зауваженнями.

3.10. Проект договору, що укладається за результатами проведених процедур конкурсних торгів, подається на погодження до структурних підрозділів разом із завіреною в установленому порядку копією пропозиції конкурсних торгів або іншої пропозиції відповідно до процедури закупівлі, документації конкурсних торгів, повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, відповідних дозвільних документів (реєстраційного посвідчення на лікарський засіб, свідоцтва про державну реєстрацію, ліцензії тощо).

3.11. Подання проекту договору на підписання Міністру або уповноваженій ним особі без попереднього погодження юридичною службою не допускається.

3.12. При погодженні додаткових угод до договору відповідальний виконавець зобов'язаний додавати до проекту додаткової угоди копію основного договору, а також усіх укладених додаткових угод і додатків до цього договору.

3.13. Структурний підрозділ МОЗ України, підприємство, установа та організація, що належать до сфери управління МОЗ України, робоча група тощо, яким проект договору передається на погодження, зобов'язані розглянути його протягом двох робочих днів без урахування дня його надходження.

3.14. У разі розгляду юридичною службою проекту договору, до розроблення якого юридична служба не залучалась, строк його розгляду становить до 5 робочих днів.

3.15. Строк розгляду проекту договору, що надійшов від контрагента, а також зауважень і пропозицій контрагента до проекту договору, не може перевищувати 20 днів, якщо інше не передбачено законодавством.

3.16. Усі строки, в межах яких вчинюються дії, передбачені Положенням, обчислюються згідно з календарним штемпелем на конверті, поштовою квитанцією або з поштовим реєстром та датами на листі погодження.

3.17. Контроль за дотриманням установленого законодавством строку розгляду проекту договору, складання протоколу розбіжностей, а також своєчасність доведення до контрагента інформації, що стосується проекту договору, покладається на відповідального виконавця.

3.18. З метою здійснення контролю за дотриманням установленого строку розгляду проекту договору відповідальний виконавець зобов'язаний зазначити в листі погодження проекту договору дату подання проекту договору кожному із структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОЗ України, робочій групі тощо, яким проект договору передається на погодження.

3.19. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору, наданого контрагентом, відповідальний виконавець повинен письмово проінформувати контрагента про такі пропозиції та зауваження МОЗ України до проекту договору, склавши протокол розбіжностей. При цьому відповідальний виконавець може надіслати контрагенту зустрічний проект договору.

3.20. У разі отримання від контрагента пропозицій і зауважень до проекту договору, відповідальний виконавець повинен письмово проінформувати контрагента про можливість або неможливість їх врахувати.

3.21. У разі незгоди контрагента з пропозиціями і зауваженнями МОЗ України до проекту договору та неможливості врегулювання розбіжностей шляхом переговорів, Міністр або заступник Міністра приймає рішення про розв'язання спору в судовому порядку або відхилення проекту договору в цілому, про що відповідальний виконавець письмово інформує контрагента.

3.22. Якщо відповідно до вимог законодавства МОЗ України не має права відмовити контрагенту в укладенні договору, спори, що виникли між МОЗ України і контрагентом, вирішуються в судовому порядку.

3.23. При поданні проекту договору на підписання Міністру або уповноваженій ним особі на проекті договору нижче місця для підпису ставляться візи заступника Міністра, керівника відповідального виконавця, керівника відділу конкурсних торгів, Голови (заступника Голови) відповідної постійної робочої групи МОЗ України з питань профільного супроводу державних закупівель, керівника фінансової служби, головного бухгалтера, керівника структурного підрозділу, відповідального за державну реєстрацію лікарських засобів, виробів медичного призначення, медичної техніки, обладнання тощо та реєстрацію оптово-відпускних цін, завідуючого сектором з питань запобігання та виявлення корупції, іншими керівниками структурних підрозділів МОЗ України, визначеними відповідальним виконавцем у листі погодження проекту договору (відповідно до компетенції та сфери діяльності) та керівника юридичної служби.

3.24. Після підписання проекту договору Міністром або уповноваженою ним особою та реєстрації договору юридичною службою відповідальний виконавець забезпечує його передачу разом з додатками контрагенту під підпис.

3.25. Проект договору, підписаний Міністром або уповноваженою ним особою, та зареєстрований юридичною службою надсилається відповідальним виконавцем контрагенту супровідним листом рекомендованою кореспонденцією за реєстром, окремою квитанцією або цінним відправленням з повідомленням.

3.26. При переданні безпосередньо контрагенту проекту договору для підписання або вже укладеного договору відповідальний виконавець повинен отримати підтвердження про отримання шляхом проставлення на копії супровідного листа посади, прізвища, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі і відбитку вхідного штемпеля чи печатки контрагента.

3.27. Підготовка додаткових угод до договорів, у тому числі при зміні реквізитів сторін, їх погодження, укладання та передача контрагенту здійснюється відповідальним виконавцем в тому самому порядку, що й основні договори.

3.28. Відповідальний виконавець забезпечує своєчасне доведення до структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОЗ України, робочих груп тощо, яким проект договору надавався на погодження, змін та доповнень до проекту договору, зроблених в ході його опрацювання іншими структурними підрозділами, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління МОЗ України, робочими групами тощо.

3.29. Винятки з порядку, передбаченого цим розділом, можуть встановлюватися виключно наказами МОЗ України.

4. Порядок реєстрації договорів

4.1. Реєстрація договорів (крім договорів з кадрових питань та трудових угод) здійснюється юридичною службою.

4.2. Відповідальний виконавець після підписання договору усіма його сторонами та скріплення печатками проставляє в листі погодження проекту договору індекс відповідального виконавця (у разі реєстрації договору за результатами торгів, проведених у відповідності до Закону України "Про здійснення державних закупівель", - індекс відділу конкурсних торгів) згідно номенклатури справ (далі - індекс відповідального виконавця) та подає договір для реєстрації до юридичної служби.

4.3. Реєстрація договору здійснюється шляхом проставлення на першій сторінці договору номера згідно з книгою реєстрації договорів, індексу відповідального виконавця та внесення відомостей про договір до журналу реєстрації договорів (додаток 2).

4.4. До книги реєстрації договорів вносяться такі відомості.

4.4.1. Номер договору.

4.4.2. Індекс відповідального виконавця.

4.4.3. Дата укладення договору.

4.4.4. Інформація про контрагента.

4.4.5. Предмет договору.

4.4.6. Сума договору.

4.4.7. Строк дії договору.

4.4.8. Прізвище керівника відповідального виконавця.

4.4.9. Прізвище Міністра або уповноваженої ним особи, що підписали договір.

4.4.10. Прізвище відповідальної особи відповідального виконавця.

4.5. Якщо проект договору надійшов від контрагента з номером, номер на такому договорі ставиться в зазначеному вище порядку через дріб до існуючого номера.

4.6. Зареєстрований в юридичній службі договір повертається відповідальному виконавцю.

4.7. Відповідальний виконавець зобов'язаний протягом одного робочого дня з дня реєстрації договору в юридичній службі передати його оригінал (крім безоплатних) під підпис у книзі обліку договорів структурного підрозділу МОЗ України, до функціональних обов'язків якого належить організація ведення бухгалтерського обліку (далі - бухгалтерська служба), для оплати, зберігання, реєстрації в установленому порядку в органах казначейства та контролю за здійсненням своєчасних розрахунків згідно з умовами договору.

4.8. Відомості про додаткові угоди вносяться у відповідні графи журналів реєстрації та обліку договорів за поданням відповідального виконавця.

5. Зберігання договорів та контроль за їх виконанням

5.1. Копії договору, додаткових угод до договору (якщо договір безоплатний - їх оригінали), лист погодження до проекту договору, лист погодження до проекту додаткової угоди, а також усе листування, пов'язане з їх укладенням, інші документи щодо укладення та виконання договорів чи додаткових угод до договорів, формуються в окрему справу і зберігаються у відповідального виконавця.

5.2. Процес обліку та фіксації виконання договорів у МОЗ України здійснюється за допомогою журналів обліку (додаток 3).

5.3. Відповідальні виконавці, а також бухгалтерська служба з метою належної організації зберігання договорів ведуть журнал обліку договорів, де зазначається:

5.3.1. Номер договору.

5.3.2. Дата укладення договору.

5.3.3. Інформація про контрагента.

5.3.4. Предмет договору.

5.3.5. Сума договору.

5.3.6. Строк дії договору.

5.3.7. Інформація про передавання оригіналу договору чи оригіналу додаткової угоди іншому структурному підрозділу МОЗ України (пункт стосується бухгалтерської служби).

5.3.8. Інформація про укладені додаткові угоди.

5.3.9. Листування щодо виконання, зміни, розірвання договору.

5.4. Передавання оригіналу договору чи додаткових угод до договору іншим структурним підрозділам МОЗ України здійснюється бухгалтерською службою під підпис в журналі обліку договорів.

5.5. Контроль за своєчасністю виконання положень договорів як контрагентами, так і структурними підрозділами МОЗ України здійснюється відповідальним виконавцем.

5.6. У разі невиконання контрагентом або структурними підрозділами МОЗ України умов договору, відповідальний виконавець доповідає про такі факти заступнику Міністра та пропонує заходи щодо усунення таких порушень.

5.7. Виконані в установленому порядку або розірвані договори зберігаються відповідно до Переліку типових документів , що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016.

5.8. Обмін з контрагентом матеріалами щодо виконання договору, внесення змін і доповнень до нього або його розірвання здійснюється відповідальним виконавцем рекомендованими листами, про що робиться відмітка у журналі обліку договорів.

6. Прикінцеві положення

6.1. Юридична служба аналізує практику укладення договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.

6.2. У разі виявлення порушень законодавства та актів МОЗ України з договірної роботи юридична служба зобов'язана проінформувати про такі факти відповідних посадових осіб МОЗ України, запропонувати заходи щодо усунення таких порушень.

6.3. Керівники відповідальних виконавців, структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОЗ України, робочих груп тощо, уповноважених на підготовку, погодження, реєстрацію, облік, зберігання та виконання договорів, несуть персональну відповідальність за недотримання вимог цього Положення.

6.4. Невиконання вимог цього Положення тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.