Про затвердження Інструкції з діловодства в господарських судах України

3.6.19. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами), відповідним актом суду або іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку, наприклад:

3.6.20. Накази (додаток 16) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їхні обов'язки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, у разі необхідності викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, підрозділи апарату суду і (або) посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань. Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу подається для візування всім виконавцям, які зазначені у ньому.

3.6.21. Розпорядження (додаток 17) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їх обов'язки.

Розпорядження видають для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.

Розпорядження оформлюється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "Пропоную", "Зобов'язую", "Забезпечити".

3.6.22. Реєстрація наказів і розпоряджень з основної діяльності суду, з адміністративно-господарських питань, з особового складу ведеться окремо по кожному виду документів.

Ознайомлення керівництва суду, суддів та працівників апарату суду з наказами та розпорядженнями з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, а також з кадрових питань здійснюється службою діловодства та відповідно кадровою службою.

3.6.23. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали секретаря, присутніх, порядок денний.

В основній частині протоколу фіксують перебіг засідання колегіального органу. Вона складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Розділи нумерують арабськими цифрами і в кожному з них є такі підрозділи: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", які друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається у протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь у роботі засідання.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

3.6.24. Заяви з кадрових питань (щодо переведення на посаду, надання щорічної, додаткової та навчальної відпусток, звільнення тощо) працівники апарату суду подають на ім'я керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки).

За необхідності в підрозділі апарату суду заяви подаються на ім'я його керівника.

У заяві, незалежно від змісту, реквізити рекомендується розташовувати у такій послідовності:

1) адресат (праворуч вказується посада, а з нового рядка - прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява);

2) відомості про заявника (зазначається повна назва посади, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає заяву).

Оскільки при прийнятті на роботу передбачено заповнення спеціальної форми, де вказується домашня адреса, у заяві її можна не зазначати. У разі звернення до суду особи, яка не є працівником апарату, адреса зазначається і вказується номер телефону;

3) назва виду документа (Заява) розміщується нижче відомостей про адресата та заявника посередині рядка і пишеться з великої літери. Після слова "Заява" крапка не ставиться;

4) текст заяви розміщується з абзацу під словом "Заява" з великої літери, з відступом у три рядки, де чітко формулюється текст заяви з лаконічним обґрунтуванням.

До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про навчальну відпустку обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку може додаватися довідка з лікувальної установи.

Після тексту заяви вказується перелік додатків (копій документів). У кінці проставляється дата складення заяви і, якщо вона викладена в письмовій формі, засвідчується підписом.

Усі заяви, що подаються працівниками апарату, обов'язково візує керівник самостійного підрозділу апарату суду, а в разі його відсутності - особа, яка виконує його обов'язки.

Якщо в заяві йдеться про надання матеріальної допомоги, встановлення надбавки, тоді ставиться віза керівника фінансового підрозділу.

Візування заяви, поданої за допомогою автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється шляхом проставляння відповідної відмітки у реєстраційній картці заяви.

Якщо документ викладений у письмовій формі, після підпису особи, яка візує документ, вказуються ініціали та прізвище і проставляється дата візування.

3.7. Особливості діловодства за запитами на інформацію

3.7.1. Робота із запитами на інформацію в суді ведеться відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

3.7.2. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймає і реєструє канцелярія в автоматизованій системі документообігу суду.

3.7.3. Після отримання та реєстрації запит на інформацію передається керівнику апарату суду або визначеній ним відповідальній особі.

3.7.4. Відповідь на запит на інформацію надається на адресу, вказану запитувачем, та у запитуваній формі.

3.8. Особливості діловодства з питань розгляду звернень (заяв, скарг, пропозицій) фізичних або юридичних осіб

3.8.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами фізичних або юридичних осіб (далі - звернення), що не підлягають розгляду в порядку господарського судочинства, ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , а також у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

3.8.2. Особистий прийом громадян, у тому числі представників юридичних осіб, з питань роботи суду здійснюють голова суду, його заступники, керівник апарату суду та його заступник.

3.8.3. Графік особистого прийому громадян та режим роботи суду розміщують на сайті суду, а також у суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на сайті суду та стенді може бути розміщена інша корисна інформація: список справ, призначених до розгляду (додаток 18); зразки заяв про надання копій судових рішень, запитів на інформацію, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, платіжні реквізити тощо.

3.8.4. Звернення приймаються до розгляду з усіх питань, що відносяться до компетенції суду.

До розгляду не приймаються звернення без підпису (анонімні), у яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

3.8.5. Звернення приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому цією Інструкцією.

Колективні звернення реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

3.8.6. Звернення, що надійшли до суду, які стосуються діяльності суду керівництва, суддів, обов'язково доводяться до відома голови суду.

3.8.7. Звернення вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання зняті з розгляду заявником, про що є його письмове (електронне) повідомлення.

3.8.8. Під час прийому керівництвом суду громадян в автоматизованій системі документообігу суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: № з/п, прізвище, ім'я та по батькові особи, що звернулась, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування (додаток 19).

3.9. Формування непроцесуальних документів у справи

3.9.1. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою автоматизованої системи документообігу суду відповідно до затвердженої номенклатури справ.

3.9.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1) групувати у справи постійного зберігання тільки оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені копії);

2) не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

3) групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

4) групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед переданням справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою);

5) до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.

3.9.3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

3.9.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

3.9.5. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються у справи разом із цими документами.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

3.9.6. Документи засідань зборів, нарад тощо групуються у дві справи:

1) протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають, тощо).

Протоколи групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

3.9.7. Запити судів та інших органів й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами запитів.

3.9.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

3.9.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

3.9.10. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

3.9.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

4.1. Складання номенклатури справ

4.1.1. У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду (додаток 20).

Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань його діяльності.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ підрозділів апарату суду.

Методична допомога у складанні номенклатур справ надається архівом суду.

4.1.2. За складання номенклатури справ та її ведення відповідає служба діловодства за участю архіву суду.

4.1.3. Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати положення про структурні підрозділи, штатні розписи суду, номенклатуру справ суду за минулі роки, типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

4.1.4. Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовуються структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства.

4.1.5. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

1) у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;

2) у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

3) графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

4) у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за переліком документів із строками зберігання;

5) у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву суду.

4.1.6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

4.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

4.1.8. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

1) перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства;

2) другий використовується службою діловодства як робочий;

3) третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

4) четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

4.1.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

4.1.10. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду затверджується керівником апарату суду не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

4.1.11. Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується керівником апарату суду.

4.2. Експертиза цінності документів

4.2.1. Експертиза цінності документів суду проводиться з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

4.2.2. Експертиза цінності документів суду проводиться за принципами та критеріями, встановленими нормативно-правовими актами.

4.2.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним положенням, яке затверджується керівником апарату суду.

4.2.4. До складу ЕК суду включаються керівник служби діловодства, керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, окремі судді (за згодою), а також представники ЕПК відповідної державної архівної установи.

4.2.5. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України та положенням про ЕК.

4.2.6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

4.2.7. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформлюється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до ЕПК відповідної державної архівної установи, рішення якої є остаточним.

4.2.8. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її оперативне зберігання.

4.2.9 Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно службою діловодства разом з ЕК суду під методичним керівництвом архіву суду або особи, відповідальної за архів.

4.2.10. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання у структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

4.2.11. Строки зберігання справ суду (крім судових справ) визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5.

4.2.12. Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов'язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання , затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22.

4.2.13. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після закінчення експертизи цінності документів.

4.2.14. Під час проведення експертизи цінності виявлені дублетні документи, чернетки, неоформлені копії підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

4.2.15. У разі встановлення у процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними підрозділами апарату суду здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву суду затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 21), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і вживає заходи щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного підрозділу апарату суду, передається до архіву суду.

4.2.16. За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ (додаток 22). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

4.2.17. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

4.2.18. Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником апарату суду, після чого документи можуть бути знищені.

4.2.19. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2011 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2015 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2017 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

4.2.20. Акт про вилучення документів для знищення складається у двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

4.2.21. При внесенні до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, судові справи вносяться під загальним заголовком. У примітках акта зазначається: "Перелік справ суду, з яких вилучено оригінали судових рішень, додається".

4.2.22. У реєстраційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

4.2.23. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

4.2.24. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду суду та зберігаються в архіві суду.

4.2.25. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, не значний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

4.2.26. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.

4.3. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

4.3.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) - після закінчення поточного року.

4.3.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повністю оформлюються судові справи, справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань (особового складу).

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи; складання засвідчувального напису (додаток 23); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Частково оформлюються справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, усі аркуші, крім аркушів із засвідчувальним написом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

4.3.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання оформлюється за встановленою формою (додаток 24).

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

4.3.4. Закінчені діловодством справи постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передання справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства, погодженим з керівниками підрозділів апарату суду і затвердженим керівником апарату суду.

4.3.5. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду дає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати у довідковому листі обкладинки судової справи. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву".

При наданні дозволу на передання судової справи до архіву слід керуватись такими правилами:

1) справа (крім справ про банкрутство) передається до архіву суду після видачі або надіслання стягувачу наказу про виконання рішення;

2) справа про банкрутство передається до архіву суду після закінчення строків для оскарження ухвали, якою затверджено звіт керуючого санацією, ухвали про ліквідацію юридичної особи або ухвали про затвердження мирової угоди та припинення провадження у справі про банкрутство;

3) справа, у якій відмовлено у прийнятті позовної заяви, повернуто позовну заяву, припинено провадження у справі, залишено позов без розгляду, передається до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

4) у разі винесення у справі окремої ухвали справа передається до архіву після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжиття необхідних заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали (постанови) без розгляду.

4.3.6. Підготовка справ підрозділу апарату суду для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

4.3.7. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

4.3.8. Перед переданням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, тривалого строків зберігання, з кадрових питань (особового складу) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

4.3.9. На обкладинці судової справи відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання , затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, вказується дата (рік), до якої включно справа має зберігатись в архіві суду.

4.3.10. На обкладинці справи (крім судових справ) вказується індекс, назва, дата (рік), термін зберігання сформованої справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.

4.3.11. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника підрозділу апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками підрозділів апарату суду.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

4.4. Складання описів справ суду

4.4.1. Опис справ підрозділу апарату суду (додаток 25) складається за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, за методичною допомогою служби діловодства з дотриманням таких правил:

1) номер опису підрозділу апарату суду повинен складатися з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 13.14, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2011 році, будуть мати номери: 13.14 П-2011, 13.14 Т-2011, 13.14 О/С-2011;

2) графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

3) у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - першого і останнього документа, внесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом;

4) графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим підрозділам апарату суду, про наявність копій документів у справі, про передання справ іншим судам у випадку ліквідації суду, згодом проставляються відмітки про передання документів до відповідної державної архівної установи;

5) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні позначаються словами "те саме";

6) справи з кадрових питань (особового складу) вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією.

4.4.2. Опис справ підрозділу апарату суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у підрозділі апарату суду.

4.4.3. Опис справ підрозділу апарату суду підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства й затверджується керівником відповідного підрозділу.

Описи справ підрозділів апарату суду є підставою для складання зведеного опису справ.

4.4.4. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 26) включаються заголовки справ, що відклалися впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

4.4.5. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ підрозділів апарату суду.

Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису.

Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер.

4.4.6. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ першого і останнього номерів за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

4.4.7. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

4.4.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис.

4.4.9. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ суду, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

4.4.10. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 27), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис постійного зберігання разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про суд за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису.

Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ затверджуються керівником апарату. Один примірник направляється до відповідної державної архівної установи, другий - зберігається як недоторканий в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом та службою діловодства суду.

4.4.11. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 28).

Систематизація заголовків справ тривалого зберігання у цьому описі повинна відповідати зведеній номенклатурі справ суду за цей самий рік та судовим справам, що вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК відповідної державної архівної установи не схвалюються.

4.4.12. Опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 29).

Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) суду складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК відповідної державної архівної установи та затверджуються керівником апарату.

4.5. Облік справ архіву суду

4.5.1. Облік справ архіву суду здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі справи, що зберігаються в архіві суду, а також описи справ.

4.5.2. Усі облікові справи повинні зберігатися в робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у шафах (сейфах), що опечатуються. Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву тільки у присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

4.5.3. Облік справ архіву ведеться за основними та допоміжними реєстраційними формами.

4.5.4. До основних реєстраційних форм архіву відносяться журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду, описи справ.

4.5.5. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду (додаток 30) призначений для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Журнал обліку надходження та вибуття справ архіву є підставою для складання паспорта архіву.

4.5.6. По закінченні календарного року в журналі надходження та вибуття справ архіву укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

4.5.7. Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення в описі справ за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

4.5.8. Кожна зміна загальної кількості справ в опису пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

"Справи із № 100 до № 150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт № 2 від 10.04.2009";

"До опису включено справу під № 198-а. Акт № 1 від 17.05.2009".

4.5.9. Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, робиться позначка "вибула".

4.5.10. Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

4.5.11. Описи справ суду є основними обліковими довідниками до документів суду до укладання річного розділу зведеного опису справ суду та схвалення (погодження) його ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК суду, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву - в установленому порядку знищуються.

4.5.12. В архіві суду, справи якого передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів.

4.5.13. Паспорт архіву суду (додаток 31) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

4.5.14. Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві суду.

4.6. Порядок зберігання справ в архіві суду

4.6.1. Основні вимоги щодо приміщень архіву суду, електро- і протипожежне обладнання архіву, температурно-вологий і світловий режими, санітарно-гігієнічний режим та обладнання архіву встановлюються нормативно-правовими актами.

4.6.2. Справи підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

4.6.3. Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).

4.6.4. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами; справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками; справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10 - 50 справ.

4.6.5. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

4.6.6. Забороняється зберігати архівні справи у штабелях на підлозі, підвіконнях та інших непередбачених для цього місцях.

4.6.7. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

4.6.8. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві суду в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання.

4.6.9. Перевіряння наявності та стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюється раз на 10 років.

4.6.10. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

1) після переміщення справ у інше сховище;

2) після ліквідації наслідків стихійного лиха;

3) після зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів);

4) під час реорганізації або ліквідації суду.

4.6.11. Щорічно перевіряються справи, що упродовж року були видані з архіву суду для користування.

4.6.12. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією за наказом керівника апарату суду.

4.6.13. Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.

4.6.14. Справи, що видавалися для користування упродовж минулого року, перевіряються за журналами видавання справ з архіву суду та, у разі надіслання судових справ чи документів за межі суду, актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 32).

4.6.15. Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються у контрольній теці до повернення справи до архіву суду.

4.6.16. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ архіву суду (додаток 33), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

4.6.17. Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис справ. Після завершення перевіряння у кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

4.6.18. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому записі, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

4.6.19. На підставі підсумкових записів у аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ у цілому, який затверджує керівник апарату суду (додаток 34).

4.6.20. Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в окрему справу та зберігаються в архіві суду.

4.6.21. У разі встановлення у процесі проведення перевіряння справ нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, здійснюється їх розшук.

4.6.22. Розшук невиявлених справ проводиться упродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

4.6.23. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця.

4.6.24. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ.

4.6.25. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

4.6.26. Документом, що підтверджує відсутність справи, можуть бути:

1) акт про вилучення справи для знищення (додаток 22);

2) акт про непоправні пошкодження справи (додаток 35);

3) акт передавання справи іншій установі та на постійне зберігання (додатки 36, 37).

4.6.27. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 38).

4.7. Видавання справ та документів з архіву суду

4.7.1. Видавання документів та справ з архіву суду, у тому числі судових справ, здійснюється за резолюцією керівництва суду, судді, у провадженні якого перебувала справа.

4.7.2. Для надання справ у тимчасове користування ведеться журнал видавання справ з архіву суду (додаток 39).