Про затвердження Інструкції з діловодства в господарських судах України

2.4.33. Інші судові рішення, ухвалені Вищим господарським судом України, матеріали касаційного провадження долучаються до матеріалів оскарження ухвали в оригіналі.

2.4.34. Після перегляду оскаржуваної ухвали в касаційному порядку матеріали оскарження ухвали надсилаються до місцевого господарського суду та зберігаються разом зі справою.

2.4.35. Процесуальні документи суду виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Текст процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду у формі відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача).

2.4.36. Формування справ про банкрутство здійснюється у загальному порядку з урахуванням особливостей, передбачених Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом" та Положенням про автоматизовану систему з відбору кандидатів на призначення арбітражного керуючого у справах про банкрутство .

2.4.37. Після закінчення провадження у справі завершується її формування, справа передається до архіву.

2.5. Надання судової справи для ознайомлення. Повернення оригіналів документів, видавання копій документів

2.5.1. Справа надається для ознайомлення:

1) особі, яка є (була) учасником судового процесу у справі, або його представнику;

2) особі, яка не є (не була) учасником судового процесу у справі, якщо судове рішення безпосередньо стосується її прав, свобод, інтересів чи обов'язків;

3) посадовій особі, якій надано це право відповідно до законодавства.

2.5.2. Справа для ознайомлення зазначеним особам видається за їх письмовою заявою на підставі резолюції судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності - за резолюцією секретаря відповідної судової палати (для апеляційної та касаційної інстанцій), заступника голови суду, голови суду.

У порядку підготовки справи до ознайомлення відповідальна особа апарату суду після отримання заяви з резолюцією та справи забезпечує її формування згідно вимог, визначених даною Інструкцією, та складає внутрішній опис.

2.5.3. Справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства.

2.5.4. Про результати розгляду заяви відповідальний працівник апарату суду вносить запис до журналу обліку заяв про надання доступу до матеріалів справ та судових рішень (додаток 12) із зазначенням відомостей про особу, яка звернулася з цією заявою.

2.5.5. У разі відмови у наданні доступу до матеріалів справи рішення про це викладається в письмовій формі з наведенням визначених законом підстав для відмови із зазначенням порядку його оскарження.

2.5.6. Ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справ відбувається виключно у приміщенні суду в присутності відповідального працівника апарату суду.

2.5.7. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі обліку заяв про надання доступу до матеріалів справ та судових рішень, де вказуються число, місяць, рік, година видачі, а також кількість аркушів у справі (томі).

2.5.8. Після ознайомлення з матеріалами справи така особа робить відповідну відмітку на своїй заяві про надання справи для ознайомлення, після чого заява долучається до матеріалів справи.

2.5.9. При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких долучається до справи, другий - передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду, а якщо справу не розглянуто, то складається третій примірник, який передається судді (судді-доповідачу) у справі.

2.5.10. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством плати (судового збору) за виготовлення копії судового рішення.

Після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

2.5.11. Заява щодо надання копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання підшивається до матеріалів справи.

Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені та засвідчені.

Якщо копія викладена на кількох аркушах, за зверненням особи вони повинні бути прошиті нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом відповідального працівника апарату суду, печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів, дати, прізвища, ініціалів та посади працівника апарату суду.

2.5.12. Вилучення зі справи документів (крім процесуальних, які виготовлені судом) допускається тільки після закінчення провадження у справі.

У виняткових, законодавчо визначених випадках, вилучення документів з матеріалів справи може здійснюватись за резолюцією голови суду з обов'язковою заміною вилучених матеріалів їх належно засвідченими копіями, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".

Заява про проведення вилучення документів зі справи з резолюцією голови суду та протокол вилучення документів приєднуються до матеріалів справи.

2.5.13. Оригінали документів, що містяться у справі, на підставі відповідної заяви та за резолюцією судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, можуть бути повернуті учасникам судового процесу за умови подання засвідчених копій для заміни.

У випадку відсутності в учасників судового процесу засвідчених копій для заміни необхідні копії за резолюцією судді (судді-доповідача) або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, виготовляються та засвідчуються відповідальним працівником апарату суду.

Заява учасника судового процесу з відповідною резолюцією приєднується до справи.

Про заміну оригіналів документів копіями ставиться відмітка в описі справи в графі "Примітки".

2.6. Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов'язаної із судовими справами

2.6.1. Вихідними документами суду, пов'язаними із судовими справами, є належним чином засвідчені копії судових рішень та інші процесуальні документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

2.6.2. Вихідний процесуальний документ суду, який роздруковується для його надсилання (вручення) у встановленому процесуальним законодавством порядку, повинен обов'язково містити унікальний штрих-код, який автоматично формується автоматизованою системою документообігу суду, розміщується в нижньому правому куті кожної сторінки документа і дає можливість ідентифікувати такий документ. Унікальний штрих-код містить виключно код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

Надсилання (вручення) копії процесуального документа суду без унікального штрих-коду забороняється.

2.6.3. Вихідний процесуальний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для відправлення адресатам.

2.6.4. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівником апарату суду і підпис скріплюється печаткою служби діловодства.

2.6.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, окрім процесуальних документів, які надсилаються з повідомленням про вручення. На конверті проставляються вихідні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

2.6.6. Вихідні процесуальні документи відправляються поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 13) або на оригіналі процесуального документа, який долучається до справи.

2.6.7. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу у відповідності до вимог Господарського процесуального кодексу України .

2.6.8. При надсиланні процесуальних документів, крім найменування юридичної особи, посади, ініціалів та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

2.6.9. Якщо процесуальний документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

2.6.10. Оригінал судового рішення залишається в матеріалах справи.

2.6.11. Учасникам судового процесу надсилаються (видаються) копії судових рішень, засвідчених відміткою "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії. Копія процесуального документа скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

2.6.12. Ухвала про повернення судового збору підписується у двох примірниках та засвідчується гербовою печаткою суду, а у випадку викладення більш ніж на одному аркуші - нумерується та прошивається. Один примірник ухвали направляється заявникові супровідним листом із оригіналом платіжного документа, а другий долучається до матеріалів справи.

2.6.13. Оригінал наказу господарського суду, підписаний суддею, засвідчується гербовою печаткою суду і видається стягувачеві під розписку або надсилається йому рекомендованим чи цінним листом після набрання судовим рішенням законної сили. Копія наказу засвідчується секретарем судового засідання або іншою відповідальною особою у порядку, передбаченому підпунктом 2.8.11 цього пункту, і долучається до матеріалів справи.

2.6.14. На звороті копії наказу господарського суду, яка залишається у справі, проставляється відмітка про відправлення наказу поштою і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправлення, а при врученні наказу у приміщенні суду під розписку проставляється відмітка про отримання уповноваженою на це особою та засвідчується її підписом.

2.6.15. На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який виготовляється судом та залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення документа, що містить вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправлення, підпис працівника, який її здійснив, та може містити відмітку про отримання копії процесуального документа уповноваженим представником адресата.

2.6.16. Не допускається залишення у справі вихідного процесуального документа без відмітки про його відправлення або вручення.

2.6.17. Повідомлення з відміткою про вручення процесуальних документів адресатові долучаються до матеріалів справи.

2.6.18. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманими документами та конвертом оперативно передається відповідному судді для ознайомлення та приєднання до справи.

2.7. Приймання і реєстрація скарг (заяв) на судові рішення. Направлення справ за межі суду

2.7.1. Апеляційні (касаційні) скарги на судові рішення в господарських справах, що надійшли до відповідного суду першої (апеляційної) інстанції, реєструються канцелярією суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та надсилаються відповідно до процесуального закону разом зі справою (копіями матеріалів справи) до суду відповідної інстанції.

2.7.2. Апеляційні (касаційні) скарги (справи), що надійшли до суду апеляційної (касаційної) інстанції для перегляду судових рішень в апеляційному (касаційному) порядку, реєструються в реєстраційній картці на господарську справу щодо перегляду судових рішень в апеляційному (касаційному) порядку.

2.7.3. У апеляційній (касаційній) інстанції, крім апеляційної (касаційної) скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого (апеляційного) господарського суду та справа з проставлянням реєстраційного штампа в правому нижньому куті першого аркуша апеляційної (касаційної) скарги, супровідного листа та лицьового боку обкладинки справи.

2.7.4. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної (касаційної) інстанції, подано апеляційні (касаційні) скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється відповідно до кількості оскаржених рішень.

2.7.5. У разі надходження апеляційної (касаційної) скарги канцелярія суду апеляційної (касаційної) інстанції перевіряє наявність попереднього надходження апеляційних (касаційних) скарг у цій справі. Відповідна інформація враховується для подальшої реєстрації апеляційних (касаційних) скарг.

2.7.6. Апеляційні (касаційні) скарги, що надійшли до господарського суду після направлення справи до суду апеляційної (касаційної) інстанції, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та не пізніше наступного робочого дня після їх надходження направляються до господарського суду відповідної інстанції.

2.7.7. Апеляційні (касаційні) скарги, що надійшли на адресу суду, у разі відсутності матеріалів справи у місцевому (апеляційному) господарському суді (направлення справи за підсудністю, проведення судової експертизи тощо) реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та не пізніше наступного робочого дня після повернення матеріалів справи надсилаються до суду відповідної інстанції, який має розглянути скаргу.

2.7.8. Заяви про перегляд судового рішення у господарській справі Верховним Судом України реєструє канцелярія Вищого господарського суду України відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .

Суддя-доповідач для перевірки відповідності заяви про перегляд судового рішення вимогам процесуального закону визначається відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .

Після визначення судді-доповідача по кожній заяві канцелярія суду формує та роздруковує загальний реєстр заяв та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальний реєстр передають разом із заявами про перегляд судових рішень відповідальним працівникам апарату суду під підпис для передання, не пізніше наступного робочого дня після реєстрації, судді-доповідачу під підпис.

У разі постановлення ухвали про недоліки заяви про перегляд судового рішення і про строк для їх усунення її оригінал, а також оригінал заяви залишаються у судді-доповідача до закінчення строку, який надано для виправлення недоліків.

Оригінал ухвали про повернення заяви про перегляд судового рішення надсилається до місцевого господарського суду з супровідним листом суду для приєднання до матеріалів справи.

У разі відмови у допуску справи копія відповідної ухвали надсилається особі, яка подала заяву, а оригінал ухвали та оригінал заяви надсилається до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

Оригінал ухвали про допуск справи до провадження разом із заявою про перегляд судового рішення та доданими до неї документами надсилаються до Верховного Суду України протягом п'яти днів з дня її постановлення з відповідним супровідним листом.

Копії ухвал про допуск справи надсилаються разом з копією заяви особам, які беруть участь у справі.

Супровідний лист суду з питань, пов'язаних з розглядом заяв про перегляд судового рішення, підписує відповідальний працівник апарату суду, визначений керівником апарату.

2.7.9. Направлення справи за межі суду, у тому числі до апеляційної чи касаційної інстанції, до іншого місцевого господарського суду, до експертних установ для проведення експертизи, до слідчих органів тощо, а також повернення справи за належністю до місцевого чи апеляційного господарського суду здійснюється на підставі відповідного процесуального документа.

У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним керівником апарату або іншою уповноваженою особою, у якому зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.

На кожну справу, що направляється за межі суду, складається окремий супровідний лист.

Примірник вказаного супровідного листа підшивається до справи, що направляється за межі суду, та включається до опису справи у хронологічному порядку.

2.7.10. При направленні за межі суду справа повинна містити документи, підшиті в порядку, вказаному в описі; сторінки мають бути пронумеровані і зафіксовані в описі; дублюючі матеріали - вилучені. Забороняється направлення за межі суду справ з пошкодженою обкладинкою, з наявністю зайвих записів на ній, неповного опису справи та непідшитих документів, крім випадків, коли вона є речовим доказом. Використання будь-якого механічного способу скріплення документів, окрім їх підшивання до справи, не допускається.

2.7.11. Замість справи, що направляється за межі суду першої інстанції, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 14).

У суді апеляційної (касаційної) інстанції справа-замінник (жетон) заводиться в окремих випадках (направлення справи до експертних установ, слідчих органів тощо).

Справа-замінник (жетон) має містити:

1) копію документа, на підставі якого справу направлено за межі суду (ухвалу, запит з резолюцією керівника апарату суду тощо);

2) копію супровідного листа з вихідними даними;

3) копії судових рішень у справі;

4) документи у справі, які надійшли після її відправлення.

2.7.12. Служба діловодства здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду.

2.7.13. Контроль за строками перебування справи за межами суду здійснюється:

1) суддею (суддею-доповідачем), у провадженні якого знаходиться справа;

2) відповідальним працівником апарату суду, визначеним керівником апарату суду.

Про сплив строку перебування справи за межами суду доповідається керівнику апарату суду та, за потребою, направляється лист-нагадування, копія якого долучається до справи-замінника (жетону).

2.7.14. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.

У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи працівники канцелярії складають про це акт у двох примірниках та доповідають керівнику апарату суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий надсилається до органу, від якого надійшла справа.

2.7.15. Супровідний лист, за яким повернуто справу, реєструється канцелярією, і справа разом із справою-замінником (жетоном) передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа.

Документи, які надійшли в період перебування справи за межами суду, вилучаються зі справи-замінника для залучення до матеріалів справи та виконання.

Справа-замінник (жетон) передається на зберігання до архіву суду.

2.7.16. Судові справи надсилаються поштою або передаються відповідальним працівником апарату суду. Передавання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.

3.1. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів

3.1.1. Канцелярія суду забезпечує приймання непроцесуальних документів, які:

1) надійшли як поштова кореспонденція;

2) надані особисто або кур'єром (документи для підтвердження особи не вимагаються);

3) оформлені телеграмою;

4) надійшли факсимільним повідомленням;

5) надійшли електронною поштою;

6) надійшли за допомогою сайту суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено;

7) передані від керівництва суду, якщо документи були отримані під час ведення особистого прийому керівництвом суду.

3.1.2. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом "Для службового користування" розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК".

3.1.3. Помилково доставлені суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (додаток 7) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

3.1.4. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 8) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - додається до вхідних документів.

3.1.5. За усним зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

3.1.6. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в суді, так і ті, що надходять від інших підприємств, установ, організацій та фізичних осіб. Внутрішнє листування в межах суду може здійснюватися в електронній формі.

3.1.7. Передаються адресату без реєстрації документи особистого характеру, рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення.

3.1.8. Реєстрація непроцесуального документа здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких його реквізитів:

1) дата реєстрації, що є датою надходження до суду (присвоюється автоматизованою системою автоматично);

2) індекс відповідно до номенклатури справ та порядковий номер документа;

3) форма доставляння (поштове відправлення, одержано на особистому прийомі, одержано від кур'єра, факсограма, електронне повідомлення, телеграма);

4) найменування організації або прізвище та ініціали особи, яка підписала документ;

5) вид документа та його заголовок;

6) вихідний номер документа, якщо такий є, і дата його створення;

7) додатки до документа (якщо такі є);

8) строк виконання, якщо такий встановлено документом або законодавством;

9) прізвище та ініціали особи, яка зареєструвала документ.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

3.1.9. Для вхідного документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки вхідної кореспонденції. Усі наступні документи автоматизована система документообігу суду пов'язує з первинним документом.

3.1.10. Кожний вхідний непроцесуальний документ реєструється в суді лише один раз.

До реєстраційної картки на документ, одержаний в електронній формі, приєднується цей документ. Також до реєстраційних карток може додаватися сканований варіант письмових документів.

Подальше внесення інформації щодо руху документа до реєстраційної картки здійснюють користувачі автоматизованої системи відповідно до їхніх посадових обов'язків.

3.1.11. На першому аркуші документів у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, який містить дату реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

3.1.12. Непроцесуальні вхідні документи після реєстрації можуть передаватися керівництву суду за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в день надходження.

При передаванні таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

3.1.13. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні зберігаються у службі діловодства, про що робиться відмітка у реєстраційній картці. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).

3.2. Накладення резолюції. Надання доручення. Передавання для виконання

3.2.1. Після вивчення непроцесуального документа керівництво суду накладає резолюцію, яка вноситься до реєстраційної картки документа в автоматизованій системі документообігу суду.

Резолюція містить дату накладення резолюції (генерується автоматично), посаду, прізвище та ініціали автора резолюції, спосіб виконання непроцесуального документа, виконавця (виконавців) і термін виконання.

3.2.2. Керівництво суду з власної ініціативи у зв'язку з необхідністю підготовки певного непроцесуального документа може дати доручення, яке оформлюється в порядку, визначеному пунктом 3.2.1.

3.2.3. Непроцесуальний документ після накладення резолюції (надання доручення) може передаватися виконавцю за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

3.3. Виконання непроцесуальних документів і доручень

3.3.1. Строки виконання внутрішніх документів суду обчислюються в календарних днях, починаючи з дати їх підписання (затвердження), а вхідних документів - з дати надходження (реєстрації). Строки виконання документів можуть бути вказані в документі, резолюції або встановлені нормативно-правовими актами.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Резолюції (доручення) з позначкою "Терміново" виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено керівництвом суду.

3.3.2. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні подати всі необхідні матеріали відповідальному виконавцю у встановлений ним термін.

3.3.3. Якщо відповідальним за виконання непроцесуального документа або доручення є керівник підрозділу апарату суду, то він виконує самостійно або визначає підлеглого йому працівника апарату суду безпосереднім виконавцем.

Безпосередній виконавець (виконавці) визначаються шляхом накладення керівником підрозділу апарату суду резолюції і передання документа в порядку, встановленому пунктом 3.2 цього Розділу.

3.3.4. Документ для виконання з підрозділу в підрозділ може бути передано лише на підставі резолюції керівництва суду із внесенням відповідної інформації до реєстраційної картки документа.

3.3.5. Виконавець вивчає подані матеріали та з урахуванням визначеного у резолюції (дорученні) строку виконання подає підготовлені пропозиції.

3.3.6. Після підготовки пропозицій відповідальна за виконання особа надсилає їх за допомогою автоматизованої системи керівнику, який наклав резолюцію (видав доручення), та на вимогу керівника доповідає про них особисто.

3.3.7. До передавання документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

3.3.8. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності законодавству проект цього документа потребує візування (погодження).

Перелік посадових осіб, які повинні візувати документ, визначає відповідальна особа, яка створює документ, виходячи з його змісту.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вноситься до реєстраційної картки і включає назву посади, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дати візування (генерується автоматично).

Допускається накладення візи на проект документа, що викладений у письмовій формі. Така віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються окремим документом, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доводяться до відома особи, яка підписує документ.

Контроль щодо візування виконаного документа всіма виконавцями здійснює служба діловодства, а також керівництво суду.

3.3.9. Відповідь на виконаний документ (або її перший примірник), виготовлений у письмовій формі, підписує керівник, який наклав резолюцію, або особа, яка виконує його обов'язки. Відповідь у формі електронного документа скріплюється їхнім електронним цифровим підписом.

3.4. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

3.4.1. Вихідними непроцесуальними документами суду є документи, що створюються у суді, не пов'язані з розглядом конкретних судових справ та адресуються державним органам, юридичним і фізичним особам.

3.4.2. Вихідні непроцесуальні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

3.4.3. Реєстрацію вихідної кореспонденції здійснює служба діловодства відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .

3.4.4. Вихідний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для внесення відповідних даних до автоматизованої системи, присвоєння вихідного реєстраційного номера та відправлення адресатам.

Вихідний номер документа формується автоматизованою системою документообігу суду.

3.4.5. Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у відповідному наряді;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

3.4.6. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та керівником служби діловодства. На реєстрах проставляється печатка служби діловодства суду.

3.4.7. Вихідний документ відправляється у той спосіб, за допомогою якого було отримано відповідний вхідний документ, - електронною поштою, факсом, поштою, особисто під підпис, якщо інше не визначено керівництвом суду.

3.4.8. Письмовий документ перед відправленням може скануватися і додаватися до реєстраційної картки.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається у службі діловодства або відповідному структурному підрозділі. Якщо відповідь надавалась лише електронною поштою або факсом, до наряду підшивається перший примірник документа з підписом.

3.4.9. При надсиланні кореспонденції поштою, крім найменування органу чи юридичної особи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, місто, район, область, поштовий індекс).

3.4.10. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.4.11. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 15) або на копії супровідного листа, який залишається у наряді суду.

3.4.12. Служба діловодства відправляє лише кореспонденцію, пов'язану з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

3.4.13. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, між Вищим господарським судом України, апеляційними і місцевими господарськими судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації, підприємствами, установами та організаціями, що створені Державною судовою адміністрацією, може здійснюватися за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

3.5. Контроль за виконанням непроцесуальних документів і доручень

3.5.1. Контроль та виконання документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. На документі, взятому керівництвом на контроль, ставиться відмітка червоним кольором "Контроль" або літера "К". У реєстраційній картці документа зазначається відповідна позначка.

3.5.2. Забезпечення контролю за виконанням документів і доручень покладається на службу діловодства або окрему посадову особу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

3.5.3. Контроль за виконанням непроцесуальних документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва суду, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

3.5.4. Доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення здійснюється (в тому числі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду) відразу після накладення резолюції або надання доручення.

3.5.5. Відстеження строків виконання документів і доручень здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

За два робочі дні до закінчення строку на виконання автоматизована система інформує виконавця.

У день закінчення строку виконання автоматизована система інформує про це виконавця, керівництво суду, а також службу діловодства.

Якщо необхідно продовжити строк виконання непроцесуального документа або доручення, виконавець не пізніше ніж за два дні до закінчення строку за допомогою автоматизованої системи документообігу суду подає керівнику, який наклав резолюцію або дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обґрунтуванням нового строку виконання.

Відомості про зміну строку виконання документа (доручення) або виконавця (співвиконавців) вказуються у реєстраційній картці.

3.5.6. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

3.5.7. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймає керівник, який наклав відповідну резолюцію (дав доручення), або особа, яка виконує його повноваження. Таке рішення засвідчується у реєстраційній картці відміткою керівника або уповноваженого ним працівника апарату суду про зняття з контролю.

3.6. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів

3.6.1. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази, розпорядження тощо) оформлюються на бланках.

Без бланка оформлюються:

1) листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами;

2) внутрішні службові документи (листи, службові та доповідні записки, окремі види довідок тощо), призначені для використання в апараті суду;

3) договори.

3.6.2. Організаційно-розпорядчі документи суду можуть мати письмову або електронну форму залежно від потреби.

3.6.3. Організаційно-розпорядчий документ повинен мати обов'язкові для цього виду документа реквізити у відповідному порядку їх розташування, встановленому державним стандартом, зокрема: найменування суду, найменування виду документа (крім листів), заголовок до тексту, дата, номер, текст, підпис тощо. У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

3.6.4. Організаційно-розпорядчий документ виготовляється у форматі аркуша А4 (210 х 297 мм) та має такі береги, мм: лівий - 30, правий - 10, верхній і нижній - 20.

3.6.5. Зображення Державного герба України розміщується у центрі верхнього берега бланка документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

3.6.6. Найменування суду зазначається по центру під зображенням Державного герба України або під верхнім берегом документа відповідно до Указу Президента України від 12 липня 2010 року № 811/2010 "Питання мережі господарських судів України".

3.6.7. Найменування документа має відповідати компетенції суду та змісту організаційної чи розпорядчої дії (наказ, розпорядження, доручення, довідка, договір тощо), що документується.

3.6.8. Датою прийняття документа є дата його підписання (у тому числі електронним цифровим підписом); для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, дата єдина і відповідає даті більш пізнього підписання документа.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 05.08.2012. У текстах і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 серпня 2013 року.

3.6.9. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи). Відповідні відомості фіксуються у реєстраційній картці документа в автоматизованій системі документообігу суду.

3.6.10. Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

3.6.11. Документи можуть бути адресовані органам, підприємствам, установам, організаціям (юридичним особам), їх структурним підрозділам або конкретним особам.

У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення конкретної посадової особи їхні найменування вказуються у називному відмінку, наприклад:

У разі адресування документа посадовій особі найменування юридичної особи вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівникові юридичної особи її найменування включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі адресування документа декільком посадовим особам їхні посади слід указувати узагальнено, наприклад:

У разі адресування документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід указувати узагальнено, наприклад:

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, порядок і форма запису якої повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , наприклад:

Документ, викладений у письмовій формі, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

У разі надсилання документа, викладеного у письмовій формі, більш ніж чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі вказують тільки одного адресата.

Якщо документ, викладений у письмовій формі, надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (чи ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до державних установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

3.6.12. Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На № ____________ від ____________", розміщеної після вихідних дати та реєстраційного індексу документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, у якій у листі суду зазначені адресати.

3.6.13. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

3.6.14. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

1) вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

2) описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;

3) резолютивної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

3.6.15. Примірник документа, що викладений у письмовій формі, який залишається в суді, візується нижче місця для підпису документа на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця недостатньо.

3.6.16. Зовнішнє погодження документа, викладеного у письмовій формі, оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати погодження, наприклад:

Якщо документ погоджується рішенням колегіального органу, то гриф погодження оформлюється таким чином:

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа стосується інтересів трьох і більше організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження із зацікавленими особами.

3.6.17. Документ підписує відповідальна особа згідно з її компетенцією. Документ, викладений в електронній формі, скріплюється електронним цифровим підписом. На лицьовому боці в нижньому лівому куті останньої сторінки документа вказується прізвище виконавця документа і номер його службового телефону, наприклад: Петренко 5321814 або Петренко Людмила Петрівна 5321814.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу та секретар.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписують декілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписують декілька посадових осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості або рівня посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, наприклад: "Виконуючий обов'язки" ("В. о."), "Заступник". Не дозволяється в документі ставити прийменник "За" або вертикальну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

3.6.18. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа (без абзацу).

Якщо документ має додатки, повну назву яких названо в тексті, то відмітка про них оформлюється таким чином:

Якщо додатки у тексті документа не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного, наприклад:

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

За наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера, наприклад: