4.7.3 Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією голови суду. При цьому у справі повинна залишатися засвідчена копія документа та підстава для надання оригіналу.
4.7.4. Копії документів зі справ, які зберігаються в архіві суду, видаються у порядку, встановленому для надання справи.
У разі видавання зі справи копії документа, виконаного на бланку, на копії повністю відображаються реквізити бланка.
У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".
Для засвідчення вірності копії документа оригіналу робиться напис "Згідно з оригіналом" та вказуються повністю посада, ініціали та прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату. Поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка суду (не гербова).
На звороті залишеного у справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.
4.8. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ
4.8.1. Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в суді.
4.8.2. Справи (крім судових справ) постійного зберігання передаються місцевими та апеляційними господарськими судами України на державне зберігання до відповідної державного архівної установи через 10 років, судові справи постійного зберігання та справи з оригіналами судових рішень - через 75 років. Вищим господарським судом України справи постійного зберігання передаються на державне зберігання до відповідної державної архівної установи через 15 років.
4.8.3. Справи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок суду за описами, затвердженими в установленому порядку.
Перед передаванням справ суду на постійне зберігання архівом суду спільно з представником державної архівної установи проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом суду.
4.8.4. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві суду.
4.8.5. Якщо при прийманні-передаванні виявлені розбіжності між підсумковим записом в описі та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий напис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.
4.8.6. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, а другий залишається в окремій справі архіву суду.
4.8.7. Суд зобов'язаний вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності.
4.8.8. Номери відсутніх справ зазначаються в акті приймання-передавання справ на постійне зберігання, а причини відсутності справ - у довідці, що додається до акта.
4.8.9. Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про суд та його документи або доповнення до історичної довідки.
4.8.10. Документи до державної архівної установи доставляються транспортом за рахунок суду.
4.9. Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву
4.9.1. В автоматизованій системі документообігу суду створюється електронний архів суду як відокремлена частина бази даних, що містить резервну копію усіх документів (справ) суду, які створені в електронній формі, яка не підлягає редагуванню, але доступна для зчитування інформації.
4.9.2. Інформація направляється до електронного архіву суду підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, один раз на рік у лютому місяці, наступному за звітним.
( Підпункт 4.9.2 пункту 4.9 розділу 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 161 від 29.11.2013 )
4.9.3. Інформація з електронного архіву суду надається підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, іншим підрозділам за їхнім запитом у разі втрати необхідної їм інформації.
4.9.4. Передавання електронних документів до Центрального державного електронного архіву України здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 1.5.25)
ЗАМОВЛЕННЯ № ___
на передачу інформації каналами факсимільного зв'язку
Підрозділ __________________________________________________
Виконавець, телефон ________________________________________
Назва інформації, яка передається __________________________
Прошу передати інформацію __________________________________
_________________________________________________________________
(кому, куди)
_________________________________________________________________
(код, телефон)
Обсяг інформації, яка передається
_________________________________________________________________
(прізвище, підпис)
аркушів _________________________________________________________
Повернути оригінал
Підрозділ __________________________________________________
Виконавець _________________________________________________
(розписка в одержанні)
Час і дата надходження матеріалу ______ год. ______ хв. дата
____________
Відправив _________________________________ ___ год. ___ хв.
(прізвище, ініціали)
дата ________________________
Розписка про виконання _____________________________________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 1.5.27)
Телеграма
_________________________________________________________________
поштовий індекс, місто, вулиця, № будинку, назва
організації-адресата, за необхідності - посада і прізвище
керівника організації
П'ЯТОГО ЛЮТОГО ЦЬОГО РОКУ ДЕСЯТІЙ РАНКУ ПРИМІЩЕННІ СУДУ
ВІДБУДЕТЬСЯ НАРАДА ГОЛІВ ГОСПОДАРСЬКИХ СУДІВ ПРОШУ ВЗЯТИ УЧАСТЬ
ВИСТУПИТИ ПОВІДОМЛЕННЯМ ВИСНОВКАМ РОБОТИ МИНУЛИЙ РІК ГОТЕЛЬ
ЗАБРОНЬОВАНИЙ
посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму
_________________________________________________________________
адреса та назва господарського суду
посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму
аванс
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 1.6.2)
ЖУРНАЛ
обліку печаток і штампів суду
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 1.6.2)
ЖУРНАЛ
обліку бланків документів суду
_________________________________________________________________
назва бланків
____________________ ____________________
Надходження Видача
| Дата видачі | Кому видано | Кількість примірників | Розписка в одержанні | |
| Назва підрозділу | Прізвище, ініціали особи, яка одержала бланки | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 1.6.7)
Господарський суд
АКТ
про знищення печаток (штампів)
від "___" ____________ 20__ р. № ___
Комісія у складі:
________________________________________________________________;
________________________________________________________________;
_________________________________________________________________
склала цей акт про таке:
У зв'язку з перейменуванням (реорганізацією, ліквідацією
тощо) структурного підрозділу суду комісія зі знищення печаток
(штампів) 09.01.2013 провела знищення печаток (штампів)
(ставляться відбитки печаток (штампів), що знищуються)
у кількості 5 (п'яти) штук шляхом обпилювання двома перехресними
лініями (розрізання або механічного розбивання на малі
нез'єднувані, невідновлювані частини)
Голова комісії: ___________________________________
Члени комісії: __________________________________;
___________________________________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 1.7.4)
Найменування господарського суду
АКТ
ЗАТВЕРДЖУЮ
_____________________ № ___ Керівник структурного підрозділу
___________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ Підпис Розшифровка підпису
(документів) під час зміни Дата
відповідальної особи
Відповідно до наказу від _______ № ________________ передав,
(прізвище, ініціали)
а ______________________ прийняв у присутності комісії, створеної
(прізвище, ініціали)
на підставі зазначеного наказу, у складі голови _________________
____________________ і членів комісії ___________________________
(прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали)
документи структурного підрозділу.
| № з/п | Індекс документа | Назва документа | Крайні дати | Кількість справ (томів) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом прийнято _____________________________________ справ,
(цифрами і словами)
________________________ описів у ___________________ примірниках
(цифрами і літерами) (цифрами і словами)
Стан документів і описів ___________________________________
(загальна характеристика стану)
Одночасно передаються ______________________________________
Наявність і стан обладнання та інвентарю ___________________
_________________________________________________________________
(загальна характеристика стану)
Передав Підпис Розшифровка підпису
Прийняв Підпис Розшифровка підпису
Голова комісії Підпис Розшифровка підпису
Члени комісії Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 7
до Інструкції
(пункти 2.1.4, 3.1.3)
Державний Герб України
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД
(адреса, телефон, факс, E-mail)
________ № ________ На № ________ від ________
Адресат
Повертається звернення (заява, скарга тощо) від ____________
№ _____ як таке, що помилково направлене на адресу господарського
суду України.
Додаток: на _____ арк.
Посада Підпис
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 2.1.5)
Господарський суд
АКТ
від "___" ____________ 20__ р. № ___
_________________________________________________________________
місце складання
Цей акт складений на підставі Інструкції з діловодства в
господарських судах України _____________________________________
_________________________________________________________________
(ким складено)
у присутності ___________________________________________________
(прізвище та ініціали)
про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого
_________________________________________________________________
(найменування організації, що надіслала конверт або пакет)
_________________________________________________________________
(виявлені недоліки)
Підписи:
________________________
________________________
________________________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 2.3.7)
ЖУРНАЛ
обліку речових доказів
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 2.4.12)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № ___
| № п/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номер аркушів справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Всього __________________________________________ документів
(цифрами та словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису _______________________
(цифрами та словами)
Суддя Підпис Розшифровка підпису
Найменування посади особи,
яка склала внутрішній опис
документів справи Підпис Розшифровка підпису
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 2.4.14)
_________________________________________________________________
(найменування господарського суду)
____________
рік
По першій інстанції: По апеляційній По касаційній
інстанції: інстанції:
____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________
Справа № ___
Позивач
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Відповідач
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Заявник
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Предмет спору
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Початок ______________ 20__ р.
Закінчення ___________ 20__ р.
Здано до архіву ______ 20__ р.
на ___________________ аркушах
місто
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 2.5.4)
ЖУРНАЛ
обліку заяв про надання доступу до матеріалів судових справ та судових рішень
| № з/п | Дата надходження заяви | Від кого надійшла заява (прізвище, ім'я та по батькові заявника, найменування організації), дата та номер заяви | Зміст заяви | Номер справи | Наслідки розгляду заяви | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 2.6.6)
РОЗНОСНА КНИГА
вихідних процесуальних документів
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 2.7.11)
Найменування господарського суду
справа-замінник (жетон) судової справи
СПРАВА № ___
Позивач
Відповідач
Заявник
Предмет спору
Кількість аркушів
Справа видана на строк до
Підпис і дата одержання справи (документа)
Прізвище, ініціали одержувача, № телефону
Справа повернута (дата)
Особа, відповідальна за архів ________________________
(прізвище, ініціали)
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 3.4.11)
РОЗНОСНА КНИГА
вихідних непроцесуальних документів
| № з/п | Адресат | Назва документа | Вихідний номер і дата документа | Дата одержання документа | Розписка про одержання документа | Посада, прізвище та ініціали особи, яка одержала документ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 3.6.20)
Державний Герб України
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД
НАКАЗ
_________________ м. ____________ № ____________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 3.6.21)
Державний Герб України
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
_________________ м. ____________ № ____________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 3.8.3)
СПИСОК
справ, призначених до розгляду
в ____________________________________________________
(найменування господарського суду)
"___" ____________ 20__ року
| № з/п | Час слухання | № справи | Місцевий суд | Скаржник | Позивач | Відповідач | Предмет спору | Суддя |
Список складено _____________________________________________
(посада, підпис, прізвище)
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 3.8.8)
ЖУРНАЛ
прийому громадян
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 20
до Інструкції
(пункт 4.1.1)
Найменування господарського
суду
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
___________ № ______ ЗАТВЕРДЖУЮ
на 20__ рік Керівник апарату суду
Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Керівник служби діловодства ____________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Візи керівника архіву (особи, відповідальної за архів)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Протокол ЕПК державної
ЕК суду архівної установи
____________ № ____ ____________ № ____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ,
заведених у ____________ році в суді
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| таких, що переходять | з позначкою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Разом | |||
Керівник служби діловодства ____________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Підсумкові відомості передано в архів суду
Відповідальний працівник служби
діловодства ____________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 4.2.15)
Найменування господарського
суду
АКТ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду
____________ № _______ Підпис Розшифровка підпису
______________________ Дата
(місце складання)
про нестачу архівних
справ (документів)
У результаті _______________________________________________
(назва заходів)
установлено нестачу архівних справ (документів), що перелічені
нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних
наслідків не дали, у зв'язку з чим вважаємо можливим зняти з
обліку.
| Опис № | Справа № (або номери аркушів документів) | Заголовок справи (документа) | Дата справи (документа) | Кількість аркушів справи (документа) | Можливі причини відсутності справ (документів) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ________________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково
відтворений такими справами (документами):
_________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)
Особа, відповідальна Підпис Розшифровка підпису
за архів
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
___________________ № _____ ___________ № ____
__________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 22
до Інструкції
((пункти 4.2.16, 4.6.26)
Найменування господарського
суду
АКТ
____________ № ____________ ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________ Керівник апарату суду
(місце складання) Підпис Розшифровка підпису
Про вилучення для знищення Дата
документів, не внесених Печатка із зазначенням
до Національного архівного ідентифікаційного коду
фонду
На підставі
_________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків
їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______
_________________________________________________________________
(найменування фонду)
Разом _________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами)
Посада особи, яка проводила Підпис Розшифровка підпису
експертизу цінності документів
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
_________________ № _____ ___________ № ____
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________
роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з
ЕПК (ЕК) ________________________________________________________
_________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
(протокол _____________________________ № ______________________)
Документи в кількості ______________________ справ вагою _____ кг
(цифрами і словами)
здано в _________________________________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _______ № ___
або знищено шляхом спалення.
Посада особи, яка здала Підпис Розшифровка підпису
(знищила) документи
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 23
до Інструкції
(пункт 4.3.2)
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
справи № ___ (розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
_____________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і словами)
у тому числі: літерні аркуші ____________________________________
пропущені номери аркушів ______________________________ + аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
| Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| 1 | 2 |
Посада особи, яка склала Підпис Розшифровка підпису
засвідчувальний напис
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 24
до Інструкції
(пункт 4.3.3)
( Див. текст )
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 25
до Інструкції
(пункт 4.4.1)
Господарський суд
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник структурного підрозділу
Підпис Розшифровка підпису
Дата
ОПИС №
____________________________________________
(назва розділу)
У цей опис включено _____________________ справ з № ___ по № ___,
(цифрами і словами)
