Про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання

Відповідно до Законів України "Про судоустрій України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.01.2009 N 14, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства та архівної справи в апеляційних та місцевих судах

1. Затвердити Перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 N 2 "Про затвердження Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925.

3. Головам апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військового апеляційного суду Центрального регіону і військового апеляційного суду Військово-Морських Сил України (далі - апеляційні загальні суди), апеляційних адміністративних та апеляційних господарських судів (далі - апеляційні спеціалізовані суди), районних, районних у містах, міських, міськрайонних, окружних адміністративних та місцевих господарських судів, військових судів гарнізонів дотримуватися вимог, установлених цією Інструкцією.

4. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Бровко Т.В.) довести цей наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації (далі - територіальні управління ДСА), голів апеляційних загальних та апеляційних спеціалізованих судів, голів окружних адміністративних, місцевих господарських судів і військових судів гарнізонів.

5. Начальникам територіальних управлінь ДСА ознайомити з цим наказом працівників територіальних управлінь ДСА, голів районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, а також працівників апарату цих судів.

6. Головам апеляційних загальних та апеляційних спеціалізованих судів, окружних адміністративних та місцевих господарських судів, військових судів гарнізонів ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

7. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Коцюба О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Капустинського В.А.

1. Цей Перелік складений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Господарського процесуального кодексу України та інших кодексів України.

Перелік є основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду.

2. Перелік є обов'язковим і включає судові справи і документи обліку судових справ, що утворюються в діяльності апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військового апеляційного суду Центрального регіону, військового апеляційного суду Військово-Морських Сил України, апеляційних адміністративних судів, апеляційних господарських судів, місцевих судів (районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів, окружних адміністративних, господарських).

3. Строки зберігання інших документів, що відображають діяльність суду (організація роботи, судова статистика, кадрова робота, бухгалтерія, архів тощо), визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

4. Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур і описів справ, розробки схем класифікації документів, проведення експертизи цінності документів, а також виконання інших робіт, пов'язаних із визначенням строків зберігання документів.

5. Судові справи, строк зберігання яких визначений Переліком "Постійно", належать до Національного архівного фонду України (далі - НАФ) і підлягають передаванню до державних архівів. Документи постійного зберігання передаються на архівне зберігання у вигляді оригіналів або засвідчених відповідальною особою суду копій (за відсутності оригіналів).

6. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених цим Переліком строків. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені.

7. Статтям у Переліку присвоєно окрему наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування судових справ (графа 2). Строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, подаються у Переліку з урахуванням кодексів України (графа 3). Примітки (графа 4), що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строк зберігання справ.

8. Перелік складається з шести розділів:

Розділ 1. Кримінальні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 2. Справи про адміністративні правопорушення.

Розділ 3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 5. Господарські справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 6. Документи, що утворюються в діяльності суду.

9. Позначка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія (ЕПК)), яку встановлено в Переліку для деяких категорій справ та видів документів, передбачає, що частина таких документів відбирається для внесення до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

При визначенні строків зберігання справ потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення та роз'яснення.

10. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством, провадиться з моменту:

а) закінчення терміну відбування покарання (основного і додаткового), визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) фактичного звільнення від покарання засудженого (у разі умовно-дострокового звільнення від відбування покарання, звільнення від покарання у зв'язку з амністією тощо);

в) закінчення випробувального (іспитового строку) терміну (у справах засуджених із випробуванням (іспитовим строком)). У разі скасування випробувального (іспитового) терміну обчислення строку зберігання справи проводиться з урахуванням підпункту "а" цього пункту;

г) набрання виправдальним вироком законної сили;

ґ) набрання постановою (ухвалою) про закриття провадження у справі законної сили;

д) набрання у справах, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, судовим рішенням (крім обвинувального вироку) законної сили. У разі ухвалення у справі цієї категорії обвинувального вироку обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпунктів "а" - "в" цього пункту;

е) набрання постановою у справах, розглянутих судом за поданням правоохоронних органів, законної сили;

є) набрання постановою у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення правоохоронних органів, законної сили;

ж) набрання постановою у справах, розглянутих у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, законної сили;

з) набрання постановою у справах щодо осіб, стосовно яких застосовано примусові заходи виховного характеру, законної сили;

и) набрання постановою про припинення примусових заходів медичного характеру у справах щодо осіб, які вчинили суспільно небезпечне діяння у стані неосудності, законної сили;

і) набрання постановою про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли до постановлення вироку або під час відбування покарання, законної сили.

11. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, провадиться з моменту:

а) набрання постановою законної сили - для справ, у яких провадження закрито чи у яких застосовано до неповнолітніх заходи впливу;

б) виконання постанови про накладення адміністративного стягнення - для справ, у яких притягнуто особу до адміністративної відповідальності;

в) після закінчення строку, на який було позбавлено особу спеціального права.

12. Обчислення строків зберігання справ господарської, цивільної чи адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням законної сили, у тому числі апеляційної чи касаційної інстанції (крім судового рішення, яким скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанції з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд), або закінчення строку на касаційне оскарження.

Якщо за наслідками перегляду в апеляційній чи касаційній інстанції скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанції з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд, обчислення строків зберігання справ провадиться за правилами, встановленими в абзаці першому цього пункту.

13. Обчислення строків зберігання судових справ щодо стягнення на користь держави провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення.

14. Обчислення строків зберігання документів обліку судових справ провадиться після закінчення календарного року.

15. Під час проведення експертизи цінності та вилучення для знищення судових справ (кримінальних, цивільних, адміністративних, господарських та справ про вирішення питання про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь), що не належать до НАФ, оригінали судових рішень вилучаються з усіх судових справ та зберігаються постійно.

Копії судових рішень (ухвал, постанов тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи за номенклатурою справ суду, зберігаються "доки не мине потреба".

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається судами, але не може бути менше одного року.

Копії судових документів за результатами апеляційного перегляду справ зберігаються протягом 5 років.

16. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення утворюється ЕК суду. Утворення та діяльність ЕК суду здійснюються на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 N 183 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за N 13/14704.

17. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у судах проводяться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).