Про затвердження Інструкції з діловодства в господарських судах України

Відповідно до пункту 6 статті 146, частини п'ятої статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в господарських судах України (далі - Інструкція), що додається.

2. Відділу з питань інформаційних технологій управління з питань судового діловодства розмістити текст Інструкції на офіційному веб-порталі судової влади України.

3. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України надіслати текст Інструкції до Вищого господарського суду України, апеляційних господарських судів та територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України надіслати текст Інструкції до місцевих господарських судів.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови В. Положишника.

1.1. Предмет регулювання

1.1.1. Інструкція з діловодства в господарських судах України (далі - Інструкція) встановлює правила ведення діловодства у Вищому господарському суді України, апеляційних та місцевих господарських судах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у господарському суді розроблені відповідно до положень Конституції України , законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства.

1.1.3. Положення Інструкції передбачає як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам Законів України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , "Про захист персональних даних" , державним стандартам, Положенню про автоматизовану систему документообігу суду та цій Інструкції.

1.2. Визначення термінів

1.2.1. Визначення термінів наводяться для цілей цієї Інструкції.

1.2.2. Віза - реквізит документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

1.2.3. Діловодство - сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документами і документування процесуальної та управлінської інформації.

1.2.4. Документ - створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати її та передавати у часі та просторі.

1.2.5. Експертиза цінності документів - визначання на підставі чинних засад і критеріїв цінності документів.

1.2.6. Канцелярія - підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, в тому числі поєднувати функції служби діловодства.

1.2.7. Керівництво суду - голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, особи, які виконують їх повноваження.

1.2.8. Непроцесуальний документ - документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону і який не стосується провадження у конкретній судовій справі.

1.2.9. Номенклатура справ - обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.

1.2.10. Офіційна електронна адреса суду - електронна адреса, яка зазначена на офіційному сайті та внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень.

1.2.11. Процесуальний документ - документ, який стосується провадження у конкретній судовій справі.

1.2.12. Реєстрація документа - сукупність дій, пов'язаних з фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера з записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

1.2.13. Реєстр - електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо.

1.2.14. Резолюція - реквізит документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

1.2.15. Служба діловодства - підрозділ апарату суду, на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді. Може створюватись окремо або з включенням до своєї структури канцелярії на правах відділу.

1.2.16. Цінність документа - інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави.

1.3. Мова діловодства

1.3.1. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

1.3.2. Усі документи суду складаються державною мовою. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадової особи.

1.3.3. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

1.4. Розподіл повноважень щодо діловодства

1.4.1. Загальне керівництво службою діловодства та контроль за станом діловодства у суді здійснює керівник апарату суду.

1.4.2. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.4.3. Керівники підрозділів апарату суду зобов'язані:

1) аналізувати стан листування, не допускати його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

2) забезпечувати контроль за станом ведення діловодства у структурному підрозділі;

3) здійснювати контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції та складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів;

4) ознайомлювати всіх працівників, призначених на посаду до відповідного підрозділу, з вимогами цієї Інструкції.

1.4.4. Керівник підрозділу апарату суду визначає відповідальну за ведення діловодства особу, яка забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед керівником підрозділу про роботу з документами та їх виконанням, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.4.5. Служба діловодства і відповідальні працівники за діловодство в підрозділах апарату суду аналізують документообіг (як правило, за рік) і за необхідності готують пропозиції керівнику апарату суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

1.4.6. Служба діловодства періодично (не рідше ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в підрозділах апарату суду. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду вміщують у довідці, яку подають на розгляд керівнику апарату.

1.4.7. Всі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один із яких передається керівнику апарату, другий - службі діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.4.8. За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до дисциплінарної відповідальності в порядку, встановленому чинним законодавством України.

1.5. Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв'язку (електронною поштою, факсом, телеграмами)

1.5.1. Отримання та відправлення електронних документів здійснюється через офіційні електронні адреси суду.

1.5.2. Поштова програма забезпечує збереження інформації про отримані та відправлені повідомлення, а також перевірку повідомлень на наявність шкідливих програмних кодів (вірусів).

1.5.3. Працівники апарату суду, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше двох разів на день (на початку першої та другої половини робочого дня).

1.5.4. Після отримання електронних документів працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою:

1) перевіряють кожний документ на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних у темі і вкладеному файлі;

2) у разі отримання електронного документа з порушенням цілісності та автентичності (невідповідність електронного цифрового підпису, наявність шкідливого програмного коду тощо) відправникові електронного документа надсилається відповідне повідомлення, у якому зазначається про необхідність відправлення нового електронного документа; інфікований електронний документ вилучають із папки "Вхідні";

3) надсилають електронною поштою підтвердження про отримання електронного документа відправнику (якщо про це є запит у листі) або повідомлення про проблеми з його читанням чи про відсутність файлів, що мали бути додані;

4) реєструють електронний документ відповідно до вимог діловодства;

5) пересилають електронний документ керівництву суду, а в разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до документа та файли, що були вкладені до нього, та передають їх на розгляд керівництва суду.

Документи з позначкою "Терміново" передаються негайно, але не пізніше ніж через годину після їх отримання.

1.5.5. Обробці та реєстрації не підлягають електронні документи, у яких:

1) відсутня зворотна електронна адреса;

2) зворотна адреса не відома та в тексті документа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

3) не вказана електронна адреса отримувача, якому надійшов документ (рядок "Кому:", "Копія:" або "Прихована копія:").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних документів, забороняється.

1.5.6. Надсилання офіційного листа електронною поштою здійснюється за умови реєстрації документа та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа у файл, що відповідає конкретному документу. Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу, скріпленого електронним цифровим підписом.

Для офіційного електронного листа обов'язково заповнюється поле "Тема" таким чином: "дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)". Наприклад: 23102012 № 10-6521/2012 відповідь на лист ДСА України від 15102012 № 19-1550/2012.

Для офіційного електронного листа інформація про приєднані файли вказується в тексті такого листа.

1.5.7. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація, одночасно вказавши цю інформацію в рядку "Тема". Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

1.5.8. Працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, здійснюють відправлення офіційних листів. Інші відправники з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти офіційні листи не надсилають.

1.5.9. Відправлення електронною поштою здійснюються в кодуванні "KOI8-U" або "Windows-1251".

1.5.10. Сумарний обсяг файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мегабайт (Мб). У разі коли розмір файла перевищує 10 Мб, треба зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 10 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через дріб загальна кількість листів.

1.5.11. Архівні файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву".

1.5.12. Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT та ін.), без їх архівації забороняється.

1.5.13. Офіційний лист у повідомленні повинен містити інформацію про особу, що його надіслала:

1) посада та назва підрозділу;

2) найменування суду;

3) ім'я та прізвище;

4) код міжміського зв'язку та телефон;

5) e-mail адреса.

1.5.14. Якщо під час відправлення електронного листа був вказаний режим "Повідомлення про прочитання", то після доставляння листа та підтвердження адресатом про прочитання отриманого листа у відповідь буде надіслано відповідне повідомлення.

1.5.15. Після відправлення листів електронною поштою працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, контролюють надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів.

1.5.16. З метою недопущення несанкціонованого використання електронної адреси користувача він зобов'язаний забезпечити блокування доступу до засобів електронної пошти з використанням паролю доступу.

1.5.17. Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису або каналами факсимільного зв'язку, не належать до офіційних. У разі надсилання електронних документів без електронного цифрового підпису та факсограм необхідно надсилати також оригінал документа в паперовій формі.

1.5.18. Працівники апарату суду, що користуються електронною поштою, несуть персональну відповідальність за порушення вимог пункту 1.5 цієї Інструкції.

1.5.19. Прийняття та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється канцелярією суду.

1.5.20. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", процесуальні документи.

1.5.21. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду із зазначенням в реєстраційній картці позначки "Факс".

1.5.22. Прийняті факсограми передаються для розгляду і накладення резолюції керівництву суду.

1.5.23. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, несе виконавець, який підготував матеріал до передавання, а також керівник відповідного підрозділу апарату суду.

1.5.24. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

1.5.25. Документи, призначені для передачі інформації, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 1), які підписують керівники підрозділів апарату суду, та передаються до канцелярії.

1.5.26. Після передання інформації оригінали документів повертаються виконавцеві.

1.5.27. Телеграма - це документ, переданий за допомогою телеграфного зв'язку.

Текст телеграми складається згідно з вимогами (додаток 2) і передається до служби діловодства для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного підрозділу апарату суду.

1.5.28. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

1.5.29. Текст телеграми друкується великими літерами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у трьох примірниках. Два примірники телеграми повинні мати оригінали підписів, скріплені гербовою печаткою суду, один з них надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві для залучення до матеріалів справи. Третій примірник (копія) залишається у відповідному наряді служби діловодства.

1.5.30. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

1.5.31. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

1.5.32. У телеграмі під рискою друкуються найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

1.5.33. Телеграми підписує голова суду. У суді може бути визначено категорію телеграм, які мають право підписувати заступники голови, судді та керівник апарату суду.

1.6. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

1.6.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

1.6.2. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 3), бланків документів - у журналі обліку бланків суду (додаток 4) окремо за їх видами. Видавання бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

1.6.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

1.6.4. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.

1.6.5. Гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника.

1.6.6. Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, бухгалтерської, статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, виконавчих документів суду, ухвал про повернення судового збору тощо.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

1.6.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом (додаток 5) з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять по одному представнику служби діловодства, підрозділу, що відповідає за господарство та матеріально-технічне забезпечення, та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається:

- кількість печаток та штампів, які знищуються;

- підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо);

- склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад;

- дата і місце знищення печаток і штампів.

Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий - у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.

Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі нез'єднувані, невідновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж нез'єднувані, невідновлювані частини.

1.6.8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.

1.7. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання-передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб

1.7.1. Судові справи та непроцесуальні документи з часу створення (надходження) і до передання в архів суду зберігаються за місцем формування справ та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Особові справи до передання в архів суду зберігаються в підрозділі апарату суду, який відповідає за кадрове забезпечення.

1.7.2. Справи повинні зберігатись у робочих кабінетах та розташовуватись у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

1.7.3. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються згідно з номенклатурою справ. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

1.7.4. При звільненні, а також на період відпустки, відрядження, тривалої хвороби працівника апарату суду всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або іншому працівнику за дорученням керівника підрозділу з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі документообігу суду.

У випадку звільнення або зміни відповідальної посадової особи складається акт приймання-передавання справ та документів (додаток 6).

2.1. Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ

2.1.1. Позовні заяви, апеляційні, касаційні скарги, судові справи, а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймає та реєструє в автоматизованій системі канцелярія суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .

На документі, отриманому від учасників судового процесу та їх представників безпосередньо під час судового засідання, накладається резолюція судді (судді-доповідача), яка складається зі слів "До справи", підпису судді та дати. Зазначений документ у цей же день передається для реєстрації, після чого долучається до матеріалів справи.

2.1.2. Приймання документів здійснюється щоденно протягом робочого часу канцелярією суду.

За усним зверненням особи, яка подала процесуальний документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

2.1.3. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження процесуального документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом "Для службового користування" розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК".

2.1.4. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (додаток 7) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

2.1.5. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 8) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

2.1.6. У разі надходження до господарського суду судової справи обов'язково перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису справи).

У випадку виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія суду складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та додає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками канцелярії, підписи засвідчуються печаткою. Про складання акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

2.1.7. Реєстрація процесуальних документів здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких даних:

1) дата надходження до суду;

2) інформація про предмет спору;

3) прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи;

4) прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію;

5) дані про суддю, відомості про судовий збір та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими нормативно-правовими актами.

2.1.8. Для вхідного процесуального документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки. Усі наступні документи, пов'язані з попереднім, реєструються із фіксацією номера первинного документа.

Реєстраційний номер вхідного процесуального документа містить номер за порядком у поточному році, що формується автоматизованою системою автоматично, та через дріб - рік реєстрації (дві цифри).

Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.

2.1.9. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

2.1.10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи складається з коду суду першої інстанції (три цифри), через дріб - номера справи за порядком у поточному році, через дріб - року реєстрації (дві цифри). Наприклад: 901/363/13.

Зустрічним позовним заявам, позовам третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, заявам про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами присвоюється номер основної справи, у якій вони подані.

2.1.11. Процесуальні документи, виготовлені судом, повинні містити виключно єдиний унікальний номер, який відповідає номеру справи. Зазначення на процесуальних документах апеляційної, касаційної інстанцій будь-яких інших номерів не допускається.

2.1.12. У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, номер справи залишається незмінним.

2.1.13. У разі об'єднання заяв або справ в одну справу об'єднаній справі присвоюється номер тієї справи, заява у якій зареєстрована в суді першою.

У реєстраційну картку на об'єднану справу відповідно до ухвали суду вносяться записи про номери справи (справ), що об'єднали з першою справою. Відмітка про об'єднання справи також вноситься в реєстраційну картку справи (справ), що об'єднали з першою справою.

2.1.14. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).

2.1.15. Повідомлення відділення пошти про вручення або невручення процесуального документа учасникам судового процесу реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та передаються для приєднання до матеріалів справ.

2.1.16. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2.2. Передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду

2.2.1. Визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .

2.2.2. Після завершення автоматичного розподілу судових справ формуються та роздруковуються загальні реєстри судових справ та реєстр судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному у суді.

2.2.3. У реєстраційну картку інформація щодо руху справи вноситься у день ухвалення відповідного судового рішення (порушення провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі (направлення справи в суд апеляційної чи касаційної інстанції, видача наказу тощо).

2.2.4. Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа. Передавання документів здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

2.3. Приймання, облік і зберігання речових доказів

2.3.1. Речовий доказ приймається одночасно з відповідним процесуальним документом (позовною заявою, відзивом на неї, заявою про залучення речового доказу до справи, супровідним листом про надання доказу, витребуваного судом тощо), судовою справою, яка надходить з іншого суду, або безпосередньо у судовому засіданні.

2.3.2. Речовий доказ реєструється в день його надходження в автоматизованій системі документообігу суду із заведенням окремої реєстраційної картки.

При реєстрації речового доказу йому присвоюється номер, який складається із реєстраційного номера відповідної судової справи з додаванням через дріб індексу "Р" та порядкового номера речового доказу у справі.

У реєстраційній картці вказуються також дата надходження, найменування речового доказу, місце його зберігання, а також ініціали, прізвище та посада працівника апарату суду, який провів реєстрацію.

Після реєстрації речового доказу на його пакування робиться наклейка із реєстраційним номером та підписом працівника, який провів реєстрацію.

У разі зміни місця зберігання речового доказу, передавання його разом зі справою в інший суд, повернення його володільцю чи передання іншій особі робиться запис у реєстраційній картці.

2.3.3. Речовий доказ зберігається у матеріалах справи, якщо це не шкодить збереженню його цілісності та доказових властивостей.

У іншому випадку речовий доказ зберігається окремо.

2.3.4. Для зберігання речових доказів окремо від судових справ у суді обладнується камера схову - спеціальне приміщення (зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією), сейф або металева шафа достатнього розміру.

2.3.5. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) керівник апарату суду визначає відповідального працівника апарату суду.

2.3.6. Доступ до камери схову для зберігання речових доказів можливий лише у присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до камери схову можливий лише з дозволу і в присутності керівника апарату суду, судді та в присутності особи, у якої знаходиться дублікат ключів від камери схову і який несе відповідальність за збереження ключів.

У такому випадку складається акт, у якому відображається, які саме і у зв'язку з чим речові докази вилучені з камери схову або поміщені до неї. Акт передається працівникові апарату суду, відповідальному за зберігання речових доказів, для внесення відповідних записів у реєстраційну картку речового доказу.

2.3.7. Для обліку речових доказів, які зберігаються в камері схову, працівник, відповідальний за роботу з речовими доказами, веде журнал обліку речових доказів (додаток 9).

Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

2.3.8. Використання речових доказів для потреб, що не пов'язані з розглядом судової справи, заборонено.

2.3.9. Після набрання судовим рішенням у справі законної сили речовий доказ повертається особі, від якої був одержаний, або передається особі, за якою суд визнав право на цей речовий доказ, за її заявою.

2.3.10. Керівник апарату суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання. Про результати перевірки складається відповідний акт. Зі змістом акта ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

2.3.11. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами керівник апарату суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаному працівникові, записам у журналі обліку речових доказів, а також реєстраційним карткам речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівнику апарату суду, на якого такі обов'язки покладено керівником апарату суду.

2.4. Формування і оформлення судової справи

2.4.1. Документи судової справи підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у суді з дотриманням такої послідовності:

1) бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

2) ухвала про порушення провадження у справі;

3) позовна заява;

4) поштова квитанція про направлення копії позовних матеріалів сторонам у справі;

5) документи, що підтверджують сплату судового збору чи звільнення від такого, а також про інші судові витрати.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви.

2.4.2. Конверт, у якому надійшла позовна заява або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому приєднанню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.

2.4.3. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення процесуального документа судом.

2.4.4. У разі відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду оригінал відповідної ухвали суду залучається до наряду.

2.4.5. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію і розглянуті суддею. У випадку надходження документа після розгляду справи такий документ має містити візу судді "До справи" із зазначенням дати та підпису судді.

2.4.6. Поштові повідомлення про отримання (або неотримання) процесуальних документів, що направляються учасникам судового процесу, підшиваються після відповідного процесуального документа.

2.4.7. Наявність документів і порядок їх розміщення у справі засвідчується підписом судді в описі на момент прийняття рішення, ухвали про припинення провадження у справі, ухвали про призначення експертизи тощо.

2.4.8. Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику. У разі подання учасником судового процесу примірника документа, у тому числі письмового доказу зі справи, один примірник якого вже підшито до матеріалів справи, поданий наступний повертається особі, яка подала цей документ.

2.4.9. При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.

2.4.10. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (30 - 40 мм завтовшки).

Кожний том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис.

2.4.11. Формування і оформлення судових справ здійснюють секретарі судових засідань або інші відповідальні працівники апарату суду.

Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

1) аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим графітовим олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;

2) справи, що складаються з декількох томів, нумеруються в кожному томі окремо;

3) фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

4) аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4;

5) аркуш з приклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

6) підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується кожне вкладення в конверт, а потім сам конверт.

2.4.12. Внутрішній опис справи (додаток 10) як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає порядковий номер, індекс документа, дату, коротку назву документа, номер аркушів справи, примітки.

Документи, зазначені в додатку до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.

Документ, що підтверджує відсутність додатка до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги, долучається до справи.

Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.

Опис підписує суддя та працівник апарату суду, який оформлює справу.

У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються.

До внутрішнього опису кожного тому справи окремо складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.

Якщо справу підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдувальні документи, і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

2.4.13. Судові справи оправляються у тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

До справи документи підшиваються нитками через п'ять або три проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням впродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично забороняється.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту.

2.4.14. Обкладинки судових справ оформлюються за встановленою формою (додаток 11).

Якщо справа складається з кількох томів, то на кожному з них проставляється номер тому справи і на першому томі зазначається загальна кількість томів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним або синім чорнилом (пастою).

На обкладинці справи (тому справи) вказуються:

1) найменування суду;

2) унікальний номер справи;

3) найменування сторін справи;

4) предмет спору;

5) дати початку і закінчення провадження у справі;

6) номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1 / Усього - 8;

7) дата передачі справи до архіву.

2.4.15. Матеріали апеляційного чи касаційного провадження до справи підшиваються в такому порядку:

1) ухвала про прийняття апеляційної (касаційної) скарги до провадження;

2) апеляційна (касаційна) скарга з додатками;

3) інші документи у порядку їх надходження (реєстрації).

2.4.16. Після закінчення апеляційного (касаційного) провадження всі документи, що надійшли у даній справі до суду, а також примірники всіх процесуальних документів апеляційного (касаційного) провадження за резолюцією судді-доповідача у справі долучаються до матеріалів справи.

2.4.17. У випадку повернення апеляційної (касаційної) скарги оригінал відповідної ухвали суду долучається до матеріалів справи. Справа разом з супровідним листом суду повертається до місцевого господарського суду, якщо в резолютивній частині ухвали не зазначено інше. Зазначені документи підшиваються до матеріалів справи в такому порядку: оригінал ухвали суду апеляційної (касаційної) інстанції, супровідний лист.

2.4.18. У разі повернення касаційної скарги у зв'язку з надісланням останньої інакше, ніж через місцевий або апеляційний господарський суд, що прийняв рішення або постанову, оригінал ухвали разом із супровідним листом надсилається до місцевого господарського суду для приєднання до матеріалів справи.

2.4.19. Після здійснення апеляційного (касаційного) провадження копія судового рішення касаційної або апеляційної інстанції надсилається до відома відповідно апеляційному або місцевому господарському суду, рішення якого підлягало перегляду.

2.4.20. Документи по справі, які не потребують вирішення та надходять після її направлення за межі суду апеляційної (касаційної) інстанції, направляються до суду першої інстанції для подальшого приєднання до матеріалів справи.

2.4.21. У разі подання апеляційної (касаційної) скарги на ухвали, зазначені в пунктах 1, 5, 10 - 21 частини 1 статті 106 Господарського процесуального кодексу України , місцевий господарський суд, а у разі подання касаційної скарги відповідно апеляційний господарський суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та змісту апеляційної (касаційної) скарги, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно надіслати до суду апеляційної (касаційної) інстанції для розгляду скарги.

2.4.22. Копії матеріалів справи формуються в порядку, визначеному цією Інструкцією, в окремий том у тверду обкладинку. На лицьовому боці обкладинки вказується "Матеріали оскарження ухвали (зазначається найменування суду, який виніс оскаржувану ухвалу, дата винесення ухвали та номер справи) за апеляційною скаргою (зазначається найменування або прізвище, ім'я та по батькові скаржника)".

2.4.23. Матеріали оскарження ухвали формуються лише з копій матеріалів, необхідних для розгляду скарги. До матеріалів оскарження ухвали приєднується копія оскаржуваної ухвали, яка виготовляється з оригіналу ухвали з підписом судді (підписами суддів) та засвідчується суддею, а за його відсутності - одним із заступників голови місцевого господарського суду або головою суду. При цьому копія оскаржуваної ухвали засвідчується відміткою "Згідно з оригіналом" із зазначенням посади, прізвища й ініціалів особи, яка засвідчує копію, дати засвідчення копії та скріплюється особистим підписом названої особи і гербовою печаткою суду. Оригінал оскаржуваної ухвали залишається в матеріалах справи.

2.4.24. Опис матеріалів оскарження ухвали підписує суддя, секретар судового засідання або працівник апарату суду, який формує матеріали оскарження ухвали.

2.4.25. Апеляційна скарга разом з матеріалами оскарження ухвали надсилається до відповідного апеляційного господарського суду для розгляду у встановленому Господарським процесуальним кодексом України порядку.

2.4.26. Оригінал судового рішення, яким закінчується апеляційне провадження, надсилається до місцевого господарського суду для приєднання до матеріалів справи. Копія зазначеного судового рішення виготовляється з оригіналу відповідного судового рішення, що містить підписи суддів, та засвідчується суддею-доповідачем у день підписання його оригіналу. При цьому копія судового рішення, яким закінчується апеляційне провадження, засвідчується відміткою "Згідно з оригіналом" із зазначенням посади, прізвища й ініціалів особи, яка засвідчує копію, дати засвідчення копії та скріплюється особистим підписом названої особи і гербовою печаткою суду. Копія такого судового рішення долучається до матеріалів оскарження ухвали.

2.4.27. Інші судові рішення, прийняті апеляційним господарським судом, матеріали апеляційного провадження долучаються до матеріалів оскарження ухвали в оригіналі.

2.4.28. Після перегляду оскаржуваної ухвали в апеляційному порядку матеріали оскарження ухвали надсилаються до місцевого господарського суду та зберігаються разом зі справою.

2.4.29. У разі надходження до апеляційного господарського суду касаційної скарги на ухвалу місцевого господарського суду, передбачену пунктами 1, 5, 10 - 21 частини першої статті 106 Господарського процесуального кодексу України (ухвали, які можуть бути оскаржені в апеляційному порядку окремо від рішення місцевого господарського суду), та постанову про перегляд цієї ухвали в апеляційному порядку касаційна скарга разом з матеріалами оскарження відповідної ухвали надсилається до Вищого господарського суду України для її розгляду у встановленому Господарським процесуальним кодексом України порядку.

2.4.30. На лицьовому боці обкладинки у назві матеріалів оскарження ухвали дописується "за касаційною скаргою (зазначається найменування або прізвище, ім'я та по батькові скаржника) на постанову (зазначається найменування суду, який прийняв оскаржувану постанову, дата прийняття постанови)".

2.4.31. У разі якщо матеріали оскарження ухвали знаходяться в місцевому господарському суді, вони витребовуються апеляційним господарським судом та невідкладно надсилаються до Вищого господарського суду України відповідно до вимог процесуального законодавства.

2.4.32. Оригінал судового рішення, яким закінчується касаційне провадження, надсилається до місцевого господарського суду для приєднання до матеріалів справи. Засвідчена копія такого рішення долучається до матеріалів оскарження ухвали. Копія судового рішення, яким закінчується касаційне провадження, виготовляється з оригіналу відповідного судового рішення, що містить підписи суддів, та засвідчується суддею-доповідачем у день підписання його оригіналу. При цьому копія судового рішення, яким закінчується касаційне провадження, засвідчується відміткою "Згідно з оригіналом" із зазначенням посади, прізвища й ініціалів особи, яка засвідчує копію, дати засвідчення копії та скріплюється особистим підписом названої особи і гербовою печаткою суду. Копія такого судового рішення долучається до матеріалів оскарження ухвали.

2.4.33. Інші судові рішення, ухвалені Вищим господарським судом України, матеріали касаційного провадження долучаються до матеріалів оскарження ухвали в оригіналі.