• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Інструкції з діловодства в господарських судах України

Державна судова адміністрація України  | Наказ, Картка, Паспорт, Форма, Список, Розпорядження, Справа, Опис, Акт, Журнал, Телеграма, Замовлення, Форма типового документа, Інструкція від 20.02.2013 № 28
Реквізити
  • Видавник: Державна судова адміністрація України
  • Тип: Наказ, Картка, Паспорт, Форма, Список, Розпорядження, Справа, Опис, Акт, Журнал, Телеграма, Замовлення, Форма типового документа, Інструкція
  • Дата: 20.02.2013
  • Номер: 28
  • Статус: Документ діє
  • Посилання скопійовано
Реквізити
  • Видавник: Державна судова адміністрація України
  • Тип: Наказ, Картка, Паспорт, Форма, Список, Розпорядження, Справа, Опис, Акт, Журнал, Телеграма, Замовлення, Форма типового документа, Інструкція
  • Дата: 20.02.2013
  • Номер: 28
  • Статус: Документ діє
Документ підготовлено в системі iplex
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО
Керівник служби діловодства Підпис Розшифровка підпису
Дата
Передав ______________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Посада працівника
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ___________________________________________________ справ
цифрами і словами)
Особа, відповідальна
за архів суду Підпис Розшифровка підпису
Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 26
до Інструкції
(пункт 4.4.4)
Найменування господарського
суду
ОПИС № ___________
справ постійного зберігання
за ____________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду
Фонд № ______________ Підпис Розшифровка підпису
Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/пІндекс справиЗаголовок справи (тому, частини)Дата справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітка
123456
У цей розділ опису внесено ______________ справ з № ___ до № ___,
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи, яка
склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № _____ __________ № _____
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 27
до Інструкції
(пункт 4.4.10)
ФОРМА
титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання
_________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
__________
* Заповнюється в державній архівній установі
Фонд № __________________________________________________________
ОПИС № __________________________________________________________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ ________________________
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 28
до Інструкції
(пункт 4.4.11)
Найменування господарського
суду
Фонд № ____________________
ОПИС № ______
справ тривалого ЗАТВЕРДЖУЮ
(понад 10 років) Керівник апарату суду
зберігання Підпис Розшифровка підпису
за ____________ рік Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/пІндекс справиЗаголовок справи (тому, частини)Дата справи (тому, частини)Строк зберігання справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітка
1234567
У цей розділ опису внесено _______________справ з № ___ до № ___,
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи,
яка склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК суду
__________________ № _____
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 29
до Інструкції
(пункт 4.4.11)
Найменування господарського
суду
Фонд № ____________________
ОПИС № ________
справ з кадрових ЗАТВЕРДЖУЮ
питань (особового складу) Керівник апарату суду
за ____________ рік Підпис Розшифровка підпису
Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу)
№ з/пІндекс справиЗаголовок справи (тому, частини)Дата справи (тому, частини)Строк зберігання справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітка
1234567
У цей розділ опису внесено____________________справ з №__ до №__,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи,
яка склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № _____ __________ № _____
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 30
до Інструкції
(пункт 4.5.5)
_________________________________________________________________
(найменування господарського суду)
ЖУРНАЛ
обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду
Том № _________________________________
Початий _______________________________
Закінчений ____________________________
№ з/пДата надходження або вибуттяНайменування установи, державної архівної установи,
звідки надійшли (куди вибули) справи (документи), їх крайні
дати
Назва, номер і дата документа, що підтверджує
надходження (вибуття) справ
Надходження справ (документів)Вибуття справ (документів)Примітка
кількість справкількість справ
постійного зберіганнятривалого (понад 10 років) зберіганнятимчасового (до 10 років) зберіганняз особового складупостійного зберіганнятривалого (понад 10 років) зберіганнятимчасового (до 10 років) зберіганняз особового складу
12345678910111213
Разом у ____________ році надійшло ________________________ справ
(цифрами і словами)
(наводяться підсумкові дані за графами 5-8)
вибуло ____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
(наводяться підсумкові дані за графами 9-12)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 31
до Інструкції
(пункт 4.5.13)
Кому надсилається _________________________________________
(найменування й адреса одержувача)
Ким надсилається _________________________________________
(найменування й адреса суду, що звітує)
ПАСПОРТ
архіву суду*
__________
* Надсилається відповідній державній установі до 1 грудня поточного року.
Найменування судуДата створення суду
I. Відомості про документи
№ з/пНазва показниківКількістьКрайні дати
1234
1Справ
У тому числі:
1.1.Постійного зберігання
З них:
1.1.1.Унесених в описи, що схвалені ЕПК
1.1.2.Що зберігаються понад установлені строки
1.2.З кадрових питань (особового складу)
З них:
1.2.1.Унесених в описи
1.3.Тривалого (понад 10 років) зберігання
1.3.1.Унесених в описи
II. Відомості про приміщення
Площа архівосховища в м-2Ступінь завантаженості в %Коротка характеристика приміщенняНаявність робочих кімнат, читального залу
III. Відомості про кадри
Кількість штатних працівниківПрізвище, ім'я, по батьковіОсвіта, фахСтаж роботи
_________________________________________________________________
(адреса і номер телефону суду)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 32
до Інструкції
(пункт 4.6.14)
Найменування господарського
суду
АКТ
_________________________ № ____________
________________________________________
(місце складання)
видавання справ у тимчасове користування
________________________________________
(найменування установи (посада),
________________________________________
його поштовий індекс, адреса (П.І.Б.))
Підстава ___________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою видаються справи ______________________________
_________________________________________________________________
Видано такі справи з архіву:
_________________________________________________________________
(назва опису, категорії заголовку справи)
№ з/пОпис №Справа №Заголовок справиКрайні дати документів справиКількість аркушів справиПримітка
1234567
__________________________________
(цифрами і словами)
справ на строк __________________________________________________
Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в
обкладинки, з пронумерованими аркушами. Отримувач зобов'язується
не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім
особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не
публікувати документи без дозволу суду.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк,
зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність
згідно з чинним законодавством у разі пошкодження або втрати
справ, що видані.
Керівник апарату суду, Посада керівника
який видав справи установи, особи,
що отримала справи
підпис розшифровка підпису підпис розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка суду Гербова печатка
Особа, відповідальна
за архів
підпис розшифровка підпису
Дата
Справи повернені в повному
обсязі та збереженості
Прийняв справи Здав справи
Особа, ____________________________
відповідальна за архів (назва посади)
підпис розшифровка підпису підпис розшифровка підпису
Дата Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 33
до Інструкції
(пункт 4.6.16)
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № ___
наявності та стану справ архіву суду
_________________________
(назва)
Перевіряння проводили ______________________________________
_________________________________________________________________
(дата перевіряння, посада, прізвище, ініціали)
Номери описівКількість справ, що рахуються за описомНомери невиявлених справЛітерні номери справПропущені номериНомери справ, виданих у тимчасове користуванняКількість наявних справ (описаних)Тимчасові шифри неопрацьованих справНомери справ, що потребуютьНомери справ, що мають непоправні пошкодженняПримітка
перераховані в описі, але не обліковані в підсумковому записіне перераховані в описі, але обліковані в підсумковому записіобліковані в підсумковому записіне обліковані в підсумковому записідезінфекціїдезінсекціїреставраціїоправлення або підшивкивідновлення згасаючих текстів
Разом _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Перевірку провели: ______________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 34
до Інструкції
(пункт 4.6.19)
Найменування господарського
суду
АКТ
__________ № ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ
перевіряння наявності та Керівник апарату суду
стану справ підпис розшифровка підпису
Дата
Гербова печатка суду
________________________
(постійного, тривалого
зберігання, з кадрових
питань (особового
складу))
________________________
(назва опису)
Перевіряння проводилось з _________________ до _____________
Перевірянням установлено:
1. Нараховується за описами _______________________________ справ
(кількість)
2. Не виявлено в наявності ________________________________ справ
(кількість)
3. Мають літерні номери ___________________________________ справ
(кількість)
а) з них перераховано в описі,
але не обліковано в підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
б) не перераховано в описі,
але обліковано в підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
4. Пропущено номерів:
а) не облікованих у
підсумковому записі _________________________ справ
(кількість)
б) облікованих у підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
5. У наявності за даним описів (з тих, що включені в описи),
з них: _________________________ справ
(кількість)
5.1. Потребують дезінфекції
і дезінсекції _________________________ справ
(кількість)
5.2. Потребують реставрації _________________________ справ
(кількість)
5.3. Потребують ремонту _________________________ справ
(кількість)
5.4. Потребують оправлення
або підшивання _________________________ справ
(кількість)
5.5. Потребують відновлення
згасаючих текстів _________________________ справ
(кількість)
5.6. Непоправно пошкоджені _________________________ справ
(кількість)
5.7. Видано в тимчасове
користування _________________________ справ
(кількість)
6. Разом в наявності є _________________________ справ
(кількість)
7. Характеристика умов зберігання справ
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Перевірку проводили ________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК суду
_________________ № ______
Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 35
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
Найменування господарського суду
АКТ
____________ № ____________ ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________ Керівник апарату суду
(місце складання) підпис розшифровка підпису
про невиправні пошкодження Дата
справ Гербова печатка суду
Опис _______________________
(назва опису)
Виявлено непоправно пошкодженими такі справи:
№ з/пОпис №Справа №Заголовок пошкодженої справиКрайні дати справиКількість аркушів справиСутність та причини пошкоджень
1234567
Разом виявлено пошкоджених ___________________________ справ
(цифрами і літерами)
Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _____
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № ____ ___________ № ____
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 36
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду Посада керівника
установи-приймальника
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата Дата
Гербова печатка суду Печатка установи із
зазначенням ідентифікаційного
коду (гербова печатка)
АКТ
_______________________________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ (документів) в архів іншої установи
Підстава: __________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва описів,
_________________________________________________________________
що передаються; найменування та адреса архіву
_________________________________________________________________
суду-здавальника)
___________________________________________________________ здав,
а _______________________________________________________________
(найменування та адреса архіву установи-приймальника)
прийняв документи названих описів і довідковий апарат до них:
№ з/пНомер і назва описівКількість примірників кожного описуКількість справПримітка
12345
Усього __________________________________________________________
(за графами 2-4)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
_______________________ _______________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 37
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду _______________________________
(посада керівника державної
архівної установи)
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата Дата
Гербова печатка Печатка установи із зазначенням
ідентифікаційного коду (гербова
печатка)
АКТ
__________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ на постійне зберігання
Підстава:
У зв'язку з ________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів,
ліквідацією суду тощо)
_________________________________________________________________
(назва опису)
_____________________________________________ приймає на постійне
(найменування державної архівної установи)
зберігання документи за ________________________________________,
(роки)
а також довідковий апарат до них:
№ з/пНомери і назви описівКількість примірниківКількість справПримітка
12345
Номери відсутніх справ _____________________________________
Усього прийнято ______________________________________ справ
(цифрами і словами)
У ___________________________________________ фонд № _______
(найменування державної архівної установи)
Передавання Приймання
здійснив: _____________________ здійснив: _____________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 38
до Інструкції
(пункт 4.6.27)
КАРТКА ОБЛІКУ
невиявленої справи
Найменування господарського
суду Фонд № _____________________
(назва фонду)
Опис № _____________________
(назва опису)
Номер справиЗаголовок справиКрайні датиКількість аркушівПозначки про хід розшукуРезультати розшуку
123456
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
Додаток 39
до Інструкції
(пункт 4.7.2)
_________________________________________________________________
(найменування господарського суду)
ЖУРНАЛ
видавання справ з архіву суду
Титульний аркуш журналу видавання справ з архіву суду
№ з/пДата видаванняОпис №Справа №Крайні дати документів справиКому виданаПідпис про отриманняПідпис про повернення, датаПримітка
123456789
Разом у __________________________ році видано з архіву суду
___________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
Начальник управління
з питань судового діловодства

О. Слоніцький
( Текст взято з сайту ДСА України http://court.gov.ua )