9.10.20. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець. При виявленні друкарських помилок, пропусків тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп'ютерної техніки.
9.10.22. Порядок друкування документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.
9.11. Тиражування документів
9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.
9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:
- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 36);
- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;
- замовлення реєструється у книзі обліку замовлень (додаток 37). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх одержує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;
- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи, протоколів тощо) за підписом керівництва прокуратури;
- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.
9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до структурних підрозділів та підпорядкованих прокуратур покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.
9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до господарського підрозділу, який забезпечує своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.
До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа, додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.
9.12. Переклад документів
9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.
9.12.2. Переклад звернень, листів, інших документів, вказаних у пункті 4.1.3 цієї Інструкції, здійснюється штатними перекладачами за дорученням на переклад (додаток 38), підписаним керівництвом структурного підрозділу або визначеними працівниками структурного підрозділу, до складу якого входять штатні перекладачі.
У необхідних випадках за погодженням з керівництвом прокуратури до бюро перекладів направляються документи, виконані іноземною мовою або які необхідно перекласти на іноземну мову, котрою не володіють штатні перекладачі.
9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у книзі обліку документів, які надійшли для перекладу (додаток 39).
9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов'язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці (електронній системі документообігу).
9.12.5. Повний переклад документа здійснюється за вимогою замовника.
9.12.6. Правила оформлення перекладу.
Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: "назва органу вказана на печатці".
Під час перекладу матеріалів кримінальних проваджень, на вимогу слідчих, унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: "Перекладач П.І.Б. попереджений про кримінальну відповідальність за ст. ст. 384, 385 Кримінального кодексу України - Підпис".
Якщо текст або підпис є нерозбірливими, необхідно зробити напис: Нерозбірливо (прим. перекладача).
Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивають у наглядове провадження.
10. Складання номенклатури справ
10.1. Номенклатура справ - це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури із зазначенням строків їх зберігання.
10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.
Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.
10.3. Під час складання номенклатури справ прокуратури слід керуватися державними стандартами, Законом України "Про прокуратуру" , структурою прокуратури, положеннями про структурні підрозділи, типовими номенклатурами справ, відомчим та типовим переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ минулих років, описами справ постійного та тимчасового строку зберігання.
10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності.
10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: "Листування з підпорядкованими прокуратурами з питань діловодства", "Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань", "Книга реєстрації вхідної кореспонденції".
Не дозволяється заводити справи із загальними назвами ("Загальні питання", "Різне листування" ін.).
10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.
У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів керівника прокуратури, протоколи оперативних нарад ін.).
Якщо протягом року у структурних підрозділах, прокуратурі районного рівня виникають нові справи, не передбачені номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
10.8. У кінці діловодного року працівником канцелярії структурного підрозділу до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначається кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ, про що письмово доповідається керівнику структурного підрозділу.
10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.
10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 40) на наступний календарний рік складається працівником канцелярії цього підрозділу, підписується його керівником, погоджується керівником архіву прокуратури і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику секретаріату для складання зведеної номенклатури справ прокуратури (додаток 41).
10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться секретаріатом в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.
10.12. Організації (навчальні, наукові установи), які належать до сфери управління прокуратури, складають окремі номенклатури справ, що не включаються у зведену номенклатуру справ прокуратури.
10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та відомчий перелік документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.
10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у ній за ступенями їх важливості.
10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.
До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки (інших пристроїв).
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.
10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники тощо.
10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після її остаточного доопрацювання схвалюється з експертною комісією (ЕК) прокуратури і погоджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (далі - ЦДАВО) України (обласного державного архіву) та затверджується керівником прокуратури і вводиться у дію з першого січня наступного календарного року.
Зведена номенклатура справ оформляється на загальному бланку прокуратури.
10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують номенклатури справ з ЕК прокуратури вищого рівня, після чого затверджують керівником прокуратури.
10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України (обласним державним архівом) або органом вищого рівня, якщо у прокуратурі не створюються документи Національного архівного фонду.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:
- перший (недоторканний) - зберігається у справах секретаріату;
- другий - передається до архівного підрозділу прокуратури для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- третій - надсилається до ЦДАВО України (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;
- четвертий - розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.
10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.
10.21. Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню і повторному погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі суттєвих змін у структурі, функціях та характері роботи прокуратури.
11. Формування справ і наглядових проваджень
11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень
11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.
У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які відносяться до їх компетенції; у прокуратурі районного рівня здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.
11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах). Забороняється формування та зберігання справ і закінчених наглядових проваджень у виконавців.
11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні - за датами надходження, вихідні - за датами відправлення).
11.1.4. Виконані документи передаються працівнику канцелярії в упорядкованому стані з відміткою прокурорсько-слідчого працівника, що складається із слова "до справи №" або "до н/п", особистого підпису і дати.
11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками не пізніше трьох днів після їх виконання.
11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том з відміткою індексу справи першого тому.
Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового - у м'яку.
11.1.7. Усі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються графітовим олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом або кольоровими олівцями.
11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:
- усіх справ постійного зберігання;
- справ, які містять документи з грифом "Для службового користування";
- особових справ;
- матеріалів перевірки;
- матеріалів кримінальних проваджень;
- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;
- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями.
До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.
11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток "завести н/п", "до справи №", "в очікуючі" ін.).
Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.
11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи:
- які не належать до справи;
- які не мають відповідних відміток прокурорсько-слідчого працівника;
- які підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.
11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів із справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.
11.1.12. Відмітка прокурорсько-слідчого працівника "до справи №" чи "до н/п" свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.
11.2. Формування наглядових проваджень
11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом кількох років - доки ведеться листування.
11.2.2. У наглядові провадження, які заведені за кримінальними провадженнями, підшиваються:
- витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, копії повідомлення про підозру, клопотань слідчого (прокурора) про застосування запобіжних заходів, клопотань про провадження строку слідства та тримання під вартою;
- копії процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні;
- копія плану досудового розслідування;
- копії письмових вказівок прокурора;
- копія обвинувального акта, копія постанови про направлення провадження до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про його закриття;
- копія реєстру матеріалів досудового розслідування;
- копії чи виписки з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;
- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до матеріалів кримінального провадження;
- копія супровідного листа про направлення кримінального провадження до суду чи іншого органу;
- записи та матеріали, необхідні для підтримання державного обвинувачення;
- записи про хід підготовчого судового засідання та судового розгляду із зазначенням змісту досліджених доказів;
- копії клопотання про розгляд додаткового обвинувачення в одному провадженні з первісним обвинуваченням, обвинувального акта зі зміненим або додатковим обвинуваченням, постанови про відмову від підтримання державного обвинувачення;
- копії укладених у судовому провадженні угод;
- промова прокурора у судових дебатах;
- довідка про результати судового розгляду;
- копії судових рішень;
- копії апеляційних та касаційних скарг, інших передбачених КПК України документів реагування на судові рішення, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду.
До наглядового провадження можуть долучатися копії інших документів, що стосуються кримінального провадження.
11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали процесуальних документів, які повинні міститись тільки у кримінальному провадженні, а також дані про хід і результати негласних слідчих (розшукових) дій.
11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками, які забезпечують ведення діловодства, відповідно до Переліку документів, що утворюються у діяльності органів прокуратури України, із зазначенням термінів їх зберігання.
11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по 25 - 30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що знаходяться в них.
У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними провадженнями і матеріалами перевірки, на звороті останнього аркуша працівником канцелярії зазначається дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.
Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом з ними.
11.2.6. Після закінчення року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.
Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.
11.2.7. Закрите кримінальне провадження передається на зберігання в архів прокуратури разом з наглядовим провадженням, яке було заведено за цим провадженням, за його номером.
11.2.8. Наглядові провадження, в яких містяться документи, які набули суспільного обговорення у засобах масової інформації або які свідчать про надзвичайні події, що заслуговують на увагу слідства та прокурорського нагляду, експертними комісіями прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.
11.3. Формування справ
11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
11.3.2. Під час формування документів у справи слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів навчальних закладів). Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;
- документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки);
- документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання згадані документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового зберігання.
11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
11.3.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Накази з основної діяльності формуються у справи окремо від наказів по особовому складу.
У разі формування великої кількості наказів по особовому складу доцільно групувати їх в окремі справи за видами (відрядження, відпустки, звільнення, преміювання ін.).
Доручення вищестоящих прокуратур та документи про їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності прокуратури.
11.3.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:
- документи з організації та проведення засідань колегії (порядок денний, список запрошених осіб, доповідні записки, проекти рішень колегії тощо);
- документи про виконання рішень колегії.
Документи засідань колегії групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами, документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів.
11.3.6. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, рішеннями тощо), уміщуються у справи разом із цими документами.
11.3.7. Накази з основної діяльності, з особового складу, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
11.3.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
11.3.9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
11.3.10. Особові справи прокурорсько-слідчих працівників формуються відповідно до Інструкції з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України , затвердженої наказом Генерального прокурора України від 27 січня 2012 року № 5.
Порядок формування та ведення особових справ державних службовців визначений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731.
11.3.11. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.
12. Підготовка справ до зберігання та використання
12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (далі - справи) постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу повинні здаватися в архів прокуратури для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за погодженням з керівником секретаріату.
12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передавання справ до архіву прокуратури;
- забезпечення збереженості документів.
13. Експертиза цінності документів у прокуратурах
13.1. Експертиза цінності документів
13.1.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
13.1.2. Забороняється:
- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;
- вилучати з Національного архівного фонду документи:
+ створені у період до 1946 року;
+ з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що містяться в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.
13.2. Організація експертизи цінності документів
13.2.1. Експертиза цінності документів в прокуратурі проводиться:
- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;
- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.
13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі Положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183.
13.2.3. У разі утворення нових прокуратур вони зобов'язані впродовж року з початку діяльності звернутися до державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.
13.3. Основні завдання експертної комісії
13.3.1. Основними завданнями ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві прокуратури.
ЕК прокуратури приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) проектів таких документів:
- описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду;
- описів справ з особового складу;
- номенклатури справ;
- інструкції з діловодства;
- положення про секретаріати, архівні підрозділи та експертні комісії;
- анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду;
- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
- актів про вилучення документів з Національного архівного фонду.
13.4. Організація роботи експертної комісії
13.4.1. ЕК Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня організовують свою роботу відповідно до Положення, що затверджується наказом керівника прокуратури.
13.4.2. До складу ЕК, який затверджується наказом керівника прокуратури, включаються керівник секретаріату, керівник архіву прокуратури, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника прокуратури, а секретарем - керівник архіву прокуратури.
13.4.3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України.
13.4.4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником прокуратури, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії.
13.4.5. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником прокуратури, за рішенням якого була утворена ця комісія. У разі відмови керівника прокуратури затвердити протокол комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.
13.4.6. Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб прокуратури рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.
13.5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів
13.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками канцелярії (секретаріату) прокуратури разом з ЕК під методичним керівництвом архіву прокуратури.
13.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
13.5.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.
Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.
13.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативним, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ та документів (додаток 42), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.
13.5.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.8 Інструкції.
13.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 43) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно. Схвалені ЕК прокуратури описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на погодження ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).
Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.
13.5.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.
Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
13.5.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.
13.5.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
13.5.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.
Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.
13.5.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.
14. Підготовка і передача справ до архіву прокуратури
14.1. Оформлення справ
14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство цих підрозділів за методичною допомогою архіву прокуратури.
14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
14.2. Нумерація аркушів справ
14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.
14.2.5. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
14.2.9. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-6 тощо).
14.3. Складання внутрішнього опису документів справи
14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в пункті 11.1.8 Інструкції.
14.3.2. Внутрішній опис (додаток 44) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
14.4. Складання засвідчувального напису справи
14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.
Засвідчувальний напис (додаток 45) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.
14.4.2. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
14.4.3. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
- номери великоформатних аркушів;
- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).
14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
14.5. Оправлення справ
14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.
14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
14.6. Оформлення обкладинок справ
14.6.1. Обкладинки справ постійного (додаток 46, 47), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додаток 48, 49) та з особового складу оформляються за встановленою формою.
Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).
14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.
У разі зазначення точних календарних дат указується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури архівний номер опису.
14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
14.7. Складання та оформлення описів справ
14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 50).
14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву прокуратури з дотриманням таких правил:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.
Приклад.
Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу № 05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть мати номери: 05П - 2000; 05Т - 2000; 05ОС - 2000;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану зберігання справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;
- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.
14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
14.7.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).
14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____", а графи 4, 5 опису не заповнюються.
14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником секретаріату і затверджується керівником структурного підрозділу.
14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
14.7.8. Описи справ структурних підрозділів прокуратури є підставою для складання зведеного опису справ прокуратури.
14.8. Передавання справ до архіву прокуратури
14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архіву прокуратури для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передачі до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
14.8.3. У разі встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативний, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.
14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву прокуратури, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.