Про затвердження Інструкції з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України

З метою якісного добору, розстановки та обліку прокурорсько-слідчих кадрів, керуючись ст. 15 Закону України "Про прокуратуру",

1. Затвердити Інструкцію з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) та ввести її в дію з 1 лютого 2012 року.

2. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію з обліку прокурорсько-слідчих кадрів від 16.12.1992.

3. Контроль за виконанням вимог наказу та Інструкції покласти на Головне управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України.

Наказ та Інструкцію надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ними працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.

1.1. Ефективне виконання завдань, поставлених перед органами прокуратури, залежить від своєчасного і якісного кадрового забезпечення. Правильний добір і розстановка прокурорсько-слідчих працівників за їх діловими, професійними та особистими якостями не може успішно здійснюватися без належно організованого обліку кадрів за основними даними, що їх характеризують.

1.2. Облік прокурорсько-слідчих кадрів проводиться відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України "Про прокуратуру", "Про засади запобігання і протидії корупції", "Про захист персональних даних", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", наказів, вказівок, розпоряджень Генерального прокурора України та цієї Інструкції.

1.3. Інструкція з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок персонального і статистичного обліку кадрів, службових посвідчень, формування і ведення особових справ та трудових книжок, обробку, зберігання й використання персональних даних.

1.4. Організація виконання Інструкції покладається на кадрові підрозділи Генеральної прокуратури України та прокуратур Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровської екологічної прокуратури, військових прокуратур регіонів і Військово-Морських Сил України та Національної академії прокуратури України.

1.5. Для належного обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України всім кадровим підрозділам надається необхідне комп'ютерне програмне забезпечення, а також печатки і штампи, облік та зберігання яких регламентується Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України.

1.6. Керівники кадрових підрозділів несуть персональну відповідальність за організацію і стан обліку прокурорсько-слідчих кадрів.

1.7. Працівники кадрових підрозділів, які забезпечують формування та ведення особових справ, трудових книжок, облік службових посвідчень, несуть відповідальність, передбачену законодавством України, за розголошення конфіденційних даних, які зберігаються в особових справах та трудових книжках працівників, а також за порушення порядку їх ведення і зберігання.

1.8. Контроль за виконанням цієї Інструкції здійснює Головне управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України.

2.1. Персональному обліку в Генеральній прокуратурі України підлягають працівники, які призначаються Генеральним прокурором України або призначення яких здійснюється за погодженням з Генеральною прокуратурою України.

2.2. Персональному обліку в прокуратурах Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Дніпровській екологічній прокуратурі, військових прокуратурах регіонів і Військово-Морських Сил України та Національній академії прокуратури України підлягають прокурорсько-слідчі працівники, які призначаються прокурорами обласного рівня та ректором Національної академії прокуратури України.

2.3. Для персонального обліку працівників, які перебувають на посадах, зазначених у пунктах 2.1, 2.2, у кадрових підрозділах вказаних прокуратур ведеться:

а) посадова картотека;

б) особові справи;

в) картотека особових карток на працівника;

г) картотека особових карток присвоєння класних чинів працівникам;

д) звітність про кадри оперативного складу (піврічна і річна);

є) трудові книжки;

ж) книга видачі посвідчень;

з) комп'ютерний облік.

3.1. Посадова картотека складається з карток, заповнених на кожну посаду, вказану у пунктах 2.1, 2.2, і використовується для обліку цих посад та контролю за їх укомплектованістю працівниками.

3.2. Посадові картки заповнюються на посади відповідно до штатного розпису, незалежно від того, призначені на них працівники чи вони вакантні. Картки розміщуються у картотеці в порядку, який забезпечує зручність у роботі.

4.1. Особова справа прокурорсько-слідчого працівника складається із сукупності документів, що містять відомості, необхідні у зв'язку із роботою в органах прокуратури України, і стосуються конкретного працівника.

4.2. Особова справа формується негайно після отримання наказу Генерального прокурора України, прокурора обласного рівня, ректора Національної академії прокуратури України про призначення працівника на посаду (перелік документів, необхідних для формування справи, у додатку N 1).

Якщо на працівника є раніше сформована особова справа, то вона об'єднується із новою.

4.3. Під час формування особової справи необхідно:

а) підшити доповнення до особового листка з обліку кадрів;

б) підшити документи у послідовному порядку для особової справи з позначенням на ній номера особової справи;

в) скласти опис документів, які містяться в особовій справі;

г) вписати прізвище працівника в книгу обліку особових справ за відповідним номером.

У кожному розділі особової справи всі документи підшиваються у хронологічному порядку і нумеруються наскрізною нумерацією.

В особових справах не слід зберігати документи, які не містять характеризуючих даних працівника (копії наказів про відпустки, надання допомоги тощо).

4.4. У ході формування особової справи необхідно керуватися такими вказівками:

а) доповнення до особової справи є відображення службового просування і змін в особових даних працівника;

б) особовий листок з обліку кадрів заповнюється працівником власноручно, чітко. В особовому листку даються ясні відповіді на всі зазначені в ньому питання. Скорочення слів, вжиття абревіатур не допускається.

Забороняється вносити зміни або доповнення в затверджений листок з обліку кадрів, а також застосовувати будь-які інші анкети.

Усі зміни особових даних проводяться за власноручно написаним рапортом прокурорсько-слідчого працівника або на підставі наданих ним копій відповідних документів.

в) автобіографія (додаток N 2) повинна бути написана власноручно і подавати опис (у вільній формі) основних подій життя і діяльності працівника, обов'язково спочатку вказуються відомості про себе, а потім про близьких родичів;

г) усі документи, які власноручно складаються особою та містяться в особовій справі, повинні мати дату складання та особистий підпис, а копії документів і витяги з наказів - засвідчені в установленому порядку.

4.5. В особовій справі працівника повинні бути такі документи:

Перший розділ:

а) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

б) документи для проведення відбору на стажування згідно з Положенням про порядок стажування в органах прокуратури України;

в) особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою (4х6);

г) автобіографія;

д) копія паспорта та ідентифікаційного коду;

є) копії документів про освіту, вчене звання, вчений ступінь, почесне звання;

ж) медична довідка про стан здоров'я для осіб, які вперше приймаються на роботу в органи прокуратури України;

з) довідка-об'єктивка про трудову діяльність;

і) декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, у тому числі за кордоном у порядку та обсягах, визначених законами та іншими нормативно-правовими актами;

к) письмова згода на проведення спеціальної перевірки відповідно до статті 11 Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції";

л) довідка про результати спеціальної перевірки.

Другий розділ:

а) заява (рапорт) на ім'я Генерального прокурора України, прокурора обласного рівня, ректора Національної академії прокуратури України про прийом на роботу і призначення на посаду або про звільнення з посади;

б) текст Присяги працівника прокуратури, скріплений особистим підписом;

в) подання про призначення, звільнення з посади;

г) направлення молодому фахівцеві на роботу, видане Генеральною прокуратурою України;

д) копії наказів про призначення, переміщення або звільнення з роботи;

є) витяги з наказів Генерального прокурора України про присвоєння класних чинів;

ж) копії (витяги) Указів Президента України про присвоєння вищих класних чинів та військових звань;

з) накази про тимчасове виконання обов'язків на вищій посаді;

і) протоколи про встановлення трудового стажу для нарахування надбавки за вислугу років.

Третій розділ:

а) дані професійно-психологічного тестування працівника;

б) атестації, характеристики, позитивні відгуки про працівника;

в) копії документів про підвищення кваліфікації працівника;

г) документи про нагородження і заохочення;

д) копії документів про зарахування працівника до кадрового резерву або виключення з нього.

Четвертий розділ:

а) копії наказів про дисциплінарні стягнення, довідки та пояснення щодо дисциплінарних стягнень;

б) довідки про наявність матеріалів перевірок стосовно працівника із зазначенням номера номенклатурної справи і дати проведення.

4.6. Приєднання до особової справи документів, характеризуючих працівника, або їх вилучення може проводитись лише з дозволу заступника Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України, ректора Національної академії прокуратури України, прокурора обласного рівня або керівника кадрового підрозділу.

4.7. Працівник кадрового підрозділу, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених в них відомостей з оригіналом документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо) і своєчасно приєднати їх до особової справи.

У разі виявлення в поданих документах помилок або інших неточностей необхідно про це повідомити працівника, на якого формується особова справа, і відразу усунути ці недоліки.

4.8. Всі особові справи нумеруються наскрізною нумерацією, починаючи з першого номера і закінчуючи останнім, який відповідає загальній кількості посад, зазначених у пунктах 2.1, 2.2.

У випадку переведення працівника на іншу посаду номер його особової справи не змінюється.

4.9. Основним документом, який свідчить про наявність особових справ, є книга обліку особових справ.

У цій книзі для кожного номера особової справи є певне місце, де зазначається прізвище та ініціали працівника, на якого сформована особова справа за даним номером, та дата її сформування.

4.10. Для полегшення пошуку особових справ формується алфавітна картотека на працюючих працівників і архівна - на звільнених.

4.11. Особові справи зберігаються у залізних шафах. Зберігання особових справ у дерев'яних шафах допускається лише у тих випадках, коли кімната, де розміщені шафи, обладнана залізними дверима або ґратами до неї та залізними ґратами на вікнах.

Шафи і кімната, в якій вони розташовані, після закінчення роботи опечатуються.

У кімнатах, де зберігаються особові справи, робочі місця надаються тільки працівникам кадрових підрозділів.

4.12. Особові справи надаються для ознайомлення керівникам прокуратури, структурних підрозділів та працівникам кадрових підрозділів прокуратури лише з дозволу заступника Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України, ректора Національної академії прокуратури України, прокурора обласного рівня або керівника кадрового підрозділу. Про ознайомлення з особовою справою робиться відмітка у контрольній карточці або у складеному переліку особових справ, які беруться для ознайомлення.

4.13. Працівник прокуратури має право на ознайомлення з усіма документами його особової справи, приєднання до неї пояснень у письмовій формі з дозволу керівників, зазначених у п. 4.6 Інструкції.

4.14. У разі звільнення працівника з прокуратури його справа розформовується і передається в архів.

При розформуванні особової справи працівник з обліку кадрів зобов'язаний:

а) записати розформовану особову справу у книгу обліку архівних справ під порядковим номером, який і буде номером архівної особової справи;

б) вилучити алфавітну картку з картотеки діючих особових справ, відмітити дату розформування та номер архівної справи, поставити картку в алфавітну картотеку архівних особових справ.

4.15. У разі призначення прокурорсько-слідчого працівника на посаду номенклатури Генерального прокурора України чи переведення в іншу прокуратуру обласного рівня, особова справа, заповнена згідно з розділом IV цієї Інструкції, передається в Генеральну прокуратуру України чи відповідну прокуратуру обласного рівня.

4.16. Про рух особових справ робиться відмітка у книзі обліку архівних справ та в алфавітній картотеці.

5.1. Для своєчасного оновлення облікових даних працівника, кадрові підрозділи зобов'язані відслідковувати зміни анкетно-біографічних даних прокурорсько-слідчих працівників, зокрема щодо зміни прізвищ, імен, сімейного стану, отримання дипломів про освіту, вченого ступеня або звання, нагород, заохочень, дисциплінарних стягнень тощо.

Особові листки та автобіографії оновлюються один раз на п'ять років.

Всі зміни зазначених біографічних даних повинні своєчасно залучатися до особових справ працівників на підставі власноручно написаних рапортів або наданих копій відповідних документів. Зміни вносять у доповнення до особового листка.

5.2. Про всі зміни в облікових даних особи, призначеної або погодженої Генеральним прокурором України на посаду, працівники кадрових підрозділів прокуратур обласного рівня повинні у 10-денний строк надсилати до Головного управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України повідомлення чи копії відповідних документів, в першу чергу це стосується наказів про заохочення та стягнення.

6.1. Для забезпечення зручності і швидкості складання статистичної звітності по кадрах на працівника заповнюється особова картка встановленої форми, яка затверджена наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 N 495/656 "Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 "Особова справа працівника".

6.2. Особова картка на зазначеного у пунктах 2.1, 2.2 працівника складається одразу після реєстрації наказу про призначення його на посаду.

Інформація про зміни в облікових даних працівників, а також про відпустки своєчасно заноситься до відповідних розділів картки.

6.3. Особові картки на працівників, звільнених з прокуратури, вилучаються з картотеки і зберігаються окремо для складання чергової статистичної звітності. Після заповнення відповідного розділу звітності ці картки розміщуються в картотеці звільнених з органів прокуратури за алфавітом.

7.1. Для забезпечення належного контролю, унеможливлення порушення строків присвоєння класних чинів, кадровими підрозділами ведуться особові картки присвоєння класних чинів працівникам.

7.2. Особова картка присвоєння класного чину оформляється на прокурорсько-слідчого працівника після реєстрації наказу про присвоєння йому першого класного чину, про що до неї вносяться відповідний запис та відмітки про присвоєння прокурорсько-слідчому працівнику наступних класних чинів.

7.3. На прокурорсько-слідчого працівника, який повторно прийнятий на роботу та має класний чин, оформляється картка присвоєння класного чину, у якій вказується дата присвоєння, найменування першого та наступних класних чинів.

8.1. Звіт про роботу з кадрами прокурорсько-слідчих працівників складається працівником кадрового підрозділу на підставі первинних документів статистичного обліку.

8.2. Звіт про роботу з кадрами прокурорсько-слідчих працівників надсилається до Головного управління кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України за кожен місяць та за підсумками півріччя і року не пізніше п'ятого числа після звітного періоду.

9.1. Трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність та трудовий стаж прокурорсько-слідчого працівника.

9.2. Трудові книжки оформляються та ведуться згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 N 58.

9.3. В органах прокуратури України ведуться:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, встановленої форми П-9, яка введена в дію наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 N 277 "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу";

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, яка введена в дію наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 N 277 "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу".

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, скріплені печаткою і підписом керівника кадрового підрозділу.

9.4. У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особовій картці і книзі обліку.

9.5. Обов'язки щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок покладаються на спеціально уповноваженого працівника кадрового підрозділу.

10.1. Посвідчення посадової особи органів прокуратури України видається прокурорсько-слідчим працівникам після призначення їх на посади наказом відповідного прокурора.

10.2. Відповідальність за порядок ведення обліку службових посвідчень, їх оформлення і видачу при прийнятті на роботу, переведенні на іншу посаду або поверненні прокурорсько-слідчого працівника на роботу в органи прокуратури України у разі його звільнення, покладається на спеціально уповноважених працівників кадрових підрозділів, які повинні забезпечити реєстрацію цих документів у відповідних журналах.

10.3. Знищення використаних посвідчень здійснюється комісійно зі складанням відповідних актів.

11.1. У Головному управлінні кадрового забезпечення Генеральної прокуратури України функціонує система "Кадри", яка використовується з метою автоматизації всіх видів робіт, пов'язаних з кадрами, зокрема:

а) ведення бази даних особових карток працівників;

б) створення і ведення штатного розпису;

в) організація поточної роботи з наказами (підготовка, реалізація, здача в архів);

г) проведення пошуків і вибірок інформації з баз даних в необхідних розрізах;

д) отримання звітів (у тому числі державних і відомчих форм);

є) обмін даними (документами) з іншими установами засобами електронного зв'язку.

11.2. Аналогічна система "Кадри" може застосовуватись в кадрових підрозділах прокуратур обласного рівня.

12.1. Персональними даними прокурорсько-слідчого працівника є дані, які необхідні керівнику прокуратури у зв'язку з трудовими відносинами і стосуються конкретного працівника, у тому числі його прізвища, ім'я та по батькові, року, місяця, дати та місця народження, адреси проживання, сімейного та соціального, майнового стану, освіти, професії, доходів та іншої інформації.

12.2. Зберігання в електронному вигляді персональних даних прокурорсько-слідчих працівників здійснюється з використанням спеціально виділених для цього комп'ютерів, які мають відповідне програмне забезпечення і виключають можливість роботи на них сторонніх користувачів.

12.3. При опрацюванні, отриманні, зберіганні та передачі персональних даних прокурорсько-слідчого працівника, а також іншому їх використанні, кадровий підрозділ повинен дотримуватися вимог Законів України "Про захист персональних даних" від 01.06.2010 N 2297-VI, "Про інформацію" від 02.10.1992 N 2658-12 та "Про доступ до публічної інформації" від 13.01.2011 N 2939-17.

12.4. Особи, винні в порушенні порядку отримання, опрацювання та захисту персональних даних прокурорсько-слідчих працівників, несуть відповідальність в порядку, встановленому законодавством України.