Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

- проставляти на оригіналі документа номер листування;

- перевірити правильність зазначення адреси;

- перевірити наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказати на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчити підпис посадової особи, що зазначена в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" (оригінал підписав);

- з'ясувати питання додержання встановленого порядку надіслання підпорядкованим прокурорам завдань, доручень та листів, що підлягають реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі, та у разі недодержання такі документи повернути виконавцю;

- перевірити наявність додатка, вказаного у документі.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, установленого порядку реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі, секретаріатом повертаються до відповідного структурного підрозділу.

7.4. При направленні у підпорядковані прокуратури або інші відомства документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 20).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08-36вих-12.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-12.

7.5. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера листування та дати підписання, слід обов'язково зазначати вихідний номер і дату документа, на якій дають відповідь.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту прокуратури підлягає обліку в організаційно-контрольному підрозділі, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв".

7.7. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства в структурних підрозділах та у прокуратурах районного рівня.

Забороняється надання листуванню номерів, які не передбачені цією Інструкцією.

7.8. Перед пакуванням вихідних документів працівник відповідного підрозділу секретаріату обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

При цьому у відповідному реєстрі зазначаються: дата і час повернення, стисло її причини, прізвища працівника секретаріату, який повернув документи, та працівника, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі (з їх підписами).

Працівник, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі, зобов'язаний на вимогу керівництва секретаріату надати письмове пояснення щодо допущених недоліків.

7.9. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги із наказів з особового складу, фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

Повістки про виклик у кримінальних провадженнях направляються адресатам рекомендованими листами з поштовим повідомленням про вручення. Повідомлення про вручення вказаних рекомендованих листів невідкладно передаються ініціатору.

7.10. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються на пошту відповідно до списку (додаток 21), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках - один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у секретаріаті.

7.11. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 22), де вказується номер листування та дані адресата.

7.12. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.13. У прокуратурах районного рівня при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер вказаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.14. Фельд'єгерським зв'язком надсилаються: кримінальні провадження, матеріали перевірок, у тому числі з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється відправляти бандеролями (посилками), доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури, за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру).

7.15. Порядок відправлення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.

7.16. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у ньому.

7.17. Документи масового розсилання (накази, інформаційні листи тощо) відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 23 ), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у секретаріаті.

7.18. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 24 ).

7.19. Працівники канцелярій структурних підрозділів зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу секретаріату у години, встановлені для цього керівником секретаріату.

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, магнітних або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність прокуратур здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки, положення, рішення тощо).

З питань, що належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від органів вищого рівня, доводить їх до підпорядкованих прокуратур. Прокуратура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня у підпорядковані прокуратури разом із супровідним листом.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підпорядкованих прокуратур шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій прокуратур за необхідності реалізовуються наказами керівника прокуратури.

8.8. Органи прокуратури при виконанні своїх функцій у разі неможливості здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо направляють листи підпорядкованим прокуратурам, іншим установам та організаціям, окремим громадянам.

8.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, та посвідчується підписом відповідального працівника.

8.10. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення-телефонограма (додаток 25), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо із структурних підрозділів.

8.11. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату в загальному порядку (поштою).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 26, 27).

8.12. В органах прокуратури України забороняється отримання факсимільним або електронним зв'язком звернень громадян та юридичних осіб (окрім органів державної влади та управління), які потребують вирішення (перевірки) відповідно до Закону України "Про звернення громадян" .

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України повинен використовуватися папір форматів А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм) та А5 (148 x 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

- ліве - 30 мм;

- праве - 10 мм;

- верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Усі службові документи, крім внутрішніх, повинні оформлятися на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів - кутовий (додаток 28) і поздовжній (додаток 29).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), адреса та номер факсу (шрифт 10 розміру), наприклад:

Аналогічно оформляються вивіски з найменуванням на будинках прокуратур, але без зазначення адреси та номера факсу.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу, однакового з бланком формату.

9.1.5. Між структурними підрозділами дозволяється листування не на бланках, а на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використовувати бланки органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інструкцій, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатаційної, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах з питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. У листі та іншому документі, крім супровідних листів до звернень (проваджень), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказують повністю, ім'я, по батькові та прізвище заявника або особи, за провадженням якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.11. Частини тексту (розділи, підрозділи) великого за обсягом документа розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т.п.; номер пункту - з номера відповідного розділу і номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1; 2.15; 13.18 і т.п.; номер підпункту - з номера відповідного розділу, номера відповідного пункту і номера підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4; 2.14.5 і т.п. При дрібному поділі зберігаються ті самі принципи нумерації.

9.1.12. Абзаци у межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) .....;

б) .....;

в) ......

9.1.13. Якщо у тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та нумерації.

У разі відсутності розділів увесь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.14. Якщо текст великий за обсягом, у кінці розміщують зміст, що складається з назв розділів і підрозділів з позначенням номерів сторінок.

9.1.15. Якщо у текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо у тексті одна таблиця, вона не нумерується і слово таблиця не пишеться.

Якщо у тексті є кілька таблиць, то, крім назви, вони повинні мати і номер, який розміщують поруч із словом "таблиця" зверху праворуч без знака "№".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці роблять посилання у тексті; слово "таблиця" пишуть повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено "табл.", якщо має номер.

Нумерацію граф роблять тільки у випадках, коли на них необхідно давати посилання у тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, вказують перед їх найменуванням.

Слова, що повторюються одне під другим у тій самій графі таблиці, замінюють лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставлять тире.

9.1.16. На документи, що готуються за допомогою комп'ютерної техніки, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів (додаток 30).

9.1.17. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які готували їх.

9.1.18. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дату, назву виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказують його назву - наказ, вказівка, розпорядження, доповідна записка, інформаційний лист тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним, точним і змістовним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів

Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або за ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається першим керівником прокуратури на підставі законів та для їх виконання. У наказах повинні викладатись питання основної діяльності органів прокуратури, окремих галузей прокурорської діяльності (галузеві), а також кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 31).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині необхідно навести повну назву, номер і дату цього документа.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначенням конкретного виконавця (у давальному відмінку), потім у неозначеній формі визначають дію, яку необхідно виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті повинна бути вказана посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Закінчується текст наказу вказівкою, кому слід надіслати документ або кого ознайомити з ним.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, це слід зазначити у тексті. Також у тексті зазначаються дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати: "Додаток ___ до наказу від _______________".

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифу обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання треба додавати до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, повинен бути завізований заступником керівника прокуратури, керівниками відповідних структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша.

Проекти наказів з питань прокурорсько-слідчої діяльності, зміни та доповнення до них повинні бути завізовані керівником організаційно-контрольного підрозділу. Проекти наказів з кадрових питань повинні бути завізовані керівником кадрового підрозділу.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку у письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 32). Датує наказ керівник прокуратури, який його підписує. Реєстрація наказів проводиться у день їх підписання.

Усі накази з питань прокурорсько-слідчої діяльності, у тому числі галузеві, про затвердження інструкцій, положень, приймання-передачі справ, документів та майна підпорядкованих прокуратур, реєструються в організаційно-контрольному підрозділі. Галузеві накази, зміни та доповнення до них після порядкового номера позначаються літерами "гн".

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

9.2.5. Оформлення вказівок

Вказівка (додаток 33) - це правовий акт (розпорядчий документ) керівників прокуратури з питань організації виконання наказів, інструкцій, інших актів вищих органів, а також з питань інформаційно-методичного характеру.

Вказівка оформляється, як і наказ. Констатуюча частина, як правило, починається усталеними виразами, наприклад, прийменниками "Для ...", "Відповідно до ...", "Згідно з ...", а закінчується словом: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ВИМАГАЮ", "ДОРУЧАЮ", "ПРОПОНУЮ", після якого ставиться двокрапка.

Вказівки реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.6. Оформлення розпоряджень.

Розпорядження (додаток 34) - це акт управління керівників прокуратури, виданий у межах їхньої компетенції, з питань організації роботи, відряджень та ін.

Розпорядження реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.7. Оригінали наказів, вказівок та розпоряджень зберігаються у справах організаційно-контрольних підрозділів, накази з кадрових питань - у справах кадрових підрозділів.

9.2.8. Оформлення спільних документів

Спільні документи приймаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказують повну назву та реєстраційні номери всіх органів, які беруть участь у їх складанні. Підписується така ж кількість примірників спільних документів, як і кількість зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 19 січня 2013 року слід писати: 19.01.2013.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею при цифровому способі обов'язково проставляється "0". Наприклад, дату 9 січня 2013 року треба оформлювати 09.01.2013.

У текстах розпорядчих (наказ, розпорядження, інше) і фінансових документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 9 січня 2013 року.

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (із структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і за межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах, вказівках, інше) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" для керівників прокуратури і слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

9.4.6. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися правил, викладених у Регламентах Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені та прізвища.

Наприклад: на бланку прокуратури

- на чистому папері:

У разі підписання документа двома особами їх підписи розміщуються відповідно до посади:

- якщо однакові посади - на одному рівні:

- посадовими особами різних відомств - також на одному рівні;

- у разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Протоколи засідань колегії підписуються Головою колегії та керівником організаційно-контрольного підрозділу.

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було підготовлено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, що буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

9.5.8. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документи адресуються установі, організації, органу прокуратури, структурному підрозділу, посадовій особі, громадянину.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначити узагальнено.

9.6.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилання (див. п. 7.13 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу мають відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) дозволяється не зазначати класні чини.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказують у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів, при листуванні у кримінальних провадженнях) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не вказують.

Наприклад: Степанов 290-94-51

Індекс друкарки, що проставляють нижче прізвища виконавця, оформляється за формою:

ЛП 2 27.08.2010 (ЛП - перші літери імені та прізвища особи, яка друкувала документ, 2 - кількість примірників, 27.08.2010 - дата друкування).

За необхідності у документах, у тому числі в тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляють кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

При листуванні з питань міжнародно-правового співробітництва дозволяється вказувати ім'я та прізвище виконавця, контактний номер телефону і факсу, записані у міжнародному форматі, та адресу електронної пошти.

Наприклад: Іван Степанов, 38 044 290-94-51, факс +38 044 280-28-51, indep@gp.gov.ua

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або керівника відповідного структурного підрозділу. Орган прокуратури може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратура може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення його в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється засобами автоматизованого копіювання (ксерокс) і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", що завірений печаткою, з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки:

1. зауваження до проекту закону на 2 арк. в 1 прим.;

2. пояснювальна записка на 7 арк. в 1 прим.

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються з указівкою кількості аркушів;

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.05.2010 № 07-138 вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам;

Додаток: звернення гр. Зубова І.І. та додаток до нього, разом на 5 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видання, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 327105 на ім'я Проніна В.М. про закінчення Української академії внутрішніх справ, виданий 15.07.95;

- у разі великої кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальне провадження № 6935 у 2 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкують усі внутрішні документи.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів може доручатись працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних нарад, засідань колегії, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менш ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, вільних скорочень, написаних неповністю (частками), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки - на першому примірнику ручкою.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає: необхідну кількість примірників, прізвище і номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері формату А4 та А5 шрифтом Times New Roman 12 - 14 кеглем через один міжрядковий інтервал.

Дозволяється використовувати кегль 8 - 12 шрифту Times New Roman для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону".

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через півтора міжрядкові інтервали.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назву виду документа друкують великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підпису документа кількома особами вони розміщуються один під одним, назви посад та розшифровка підписів розділяють 2 - 4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 35):

0 - межа лівого поля;

1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - після 16 друкованих знаків;

3 - після 24 - " -;

4 - після 32 - " -;

5 - після 40 - " -;

6 - після 48 - " -;

7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі реквізити:

назва виду документа;

дата;

посилання на номер та дату вхідного документа;

заголовок до тексту;

текст (без абзаців);

відмітка про наявність додатків;

назва посади в реквізиті "підпис";

гриф "погодження";

відмітка про завірення копії;

слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів "погодження" їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізит "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовується при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо у тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що був підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, який до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровування підпису розміщується так, щоб її перша літера знаходилася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.