Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації, керуючись пунктом 7 статті 15 Закону України "Про прокуратуру" ,

1. Затвердити і ввести в дію з 1 лютого 2013 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, прокурорам регіонів з нагляду за додержанням законів у воєнній сфері, ректору Національної академії прокуратури України, прокурорам міст з районним поділом, міським, районним, міжрайонним та іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 01.04.2010 № 18 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 28.02.2011 № 27 "Про внесення змін до пункту 3.11 Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", крім положень з діловодства стосовно кримінальних справ, які до 20.11.2012 надійшли до суду від прокурорів з обвинувальним висновком, постановою про застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру, постановою про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності.

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління організації роботи з документами Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.

Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, прокурорам регіонів з нагляду за додержанням законів у воєнній сфері, ректору Національної академії прокуратури України, прокурорам міст з районним поділом, міським, районним, міжрайонним та іншим прирівняним до них прокурорам та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України для неухильного виконання і використання у роботі.

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення, надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури з урахуванням впровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.

На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції. Питання щодо роботи із цими системами встановлюються окремо.

Дозволяється використання можливостей цих систем щодо штрихового кодування вхідної-вихідної кореспонденції, її реєстрації у електронному вигляді шляхом внесення до таких систем даних за встановленими цією Інструкцією формами обліку, з постійним підсумковим їх формуванням та накопиченням у паперовому вигляді (при зміні виду реєстрації слід дотримуватись вимог щодо збереження послідовності реєстраційних даних).

1.4. Порядок роботи, обліку, зберігання і використання документів, матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію та яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, з наступними змінами.

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про засади державної мовної політики" від 3 липня 2012 року.

Листування з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися державною мовою з долученням перекладу, мовою країни - адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (секретаріат, канцелярія, відповідний працівник).

1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.

Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції;

- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;

- всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації процесів діловодства, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури або заступником, на якого покладене загальне керівництво роботою секретаріату.

1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.

1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру в доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.

1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.

На прохання запитувачів у спеціально відведеному кабінеті їм можуть бути надані документи, що містять публічну інформацію, чи їх копії та вони мають право робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати та записувати на носії інформації.

Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акта, що обмежують його право на ознайомлення.

1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за запитами на інформацію документи, які містять інформацію з обмеженим доступом, визначену Законом України "Про доступ до публічної інформації" та іншими законодавчими або нормативними актами.

1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження тощо) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.

Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.

При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів , затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року № 19.

1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.

У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.

Звернення з вимогою розпочати досудове розслідування, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення та інші термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відповідними реєстрами, відображенням руху документів у системі).

Передавання внутрішніх документів між підрозділами, які розташовані у різних адміністративних будівлях, здійснюється через секретаріат.

2.4. Документи з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через канцелярії (з фіксуванням дати та часу) за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований та погоджений керівником рапорт виконавця.

2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування у підшитому вигляді, під розписку, з письмового дозволу керівника підрозділу, з відміткою на картці обліку руху наглядового провадження (додаток 3); при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відображенням руху наглядового провадження в системі.

2.6. Звернення, матеріали кримінальних проваджень та наглядові провадження для постійного користування передаються через працівників канцелярії з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації у секретаріаті, канцелярії.

2.8. Працівники прокуратури, які отримали документи без реєстрації у прокуратурі, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такі документи у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Документи, які надані для реєстрації, обов'язково повинні містити відмітки про дату, посаду та прізвище особи, що їх отримала, інформацію про додатки та їх місцезнаходження (у разі їх наявності).

Відповідальність за документи, які були передані керівником особисто виконавцю без відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії, покладається на осіб, які прийняли таке рішення.

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Усі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу ці дані також фіксуються у відповідних електронних картках документів.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом керівника прокуратури, який відповідає за організацію роботи з кадрами, за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.

Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.

Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.

2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, який невідкладно розкриває конверти.

Працівник підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації термінові документи передає на розгляд керівництву, виконує вказівки щодо організації їх розгляду. Наступного робочого дня працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації або виконавцем вони надаються до секретаріату для реєстрації та подальшого руху.

Документи, які не передавалися на розгляд керівництву, наступного робочого дня надаються до секретаріату для реєстрації у загальному порядку.

3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Порядку прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 69ДСК .

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису відповідної особи працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Повернення здійснюють працівники секретаріату, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені зі скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян" , запити згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації" .

Прийом запитів на інформацію електронною поштою, на особистому прийомі провадиться працівниками підрозділу, який забезпечує доступ до публічної інформації.

3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян" , реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).

Анонімні заяви, повідомлення про кримінальні правопорушення у прокуратурах районного рівня передаються на доповідь керівнику, який у формі вчинення резолюції визначає порядок їх скерування до правоохоронного органу. У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України такі заяви та повідомлення спрямовуються до підрозділу з питань розгляду звернень для надсилання їх до відповідних правоохоронних органів.

3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.

Кореспонденція зі скриньки вилучається двічі на день (у першій та другій половині дня). На такій кореспонденції проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.

3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.

На вимогу громадянина, який подав звернення у встановленому вище порядку, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

3.12. Працівникам секретаріату забороняється отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.

3.13. Відомчі документи або документи з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, які надійшли до органів прокуратури за допомогою технічних засобів зв'язку, реєструються в загальному порядку.

Звернення, які надійшли до органів прокуратури за допомогою факсимільного зв'язку або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.

Порядок приймання, реєстрації і розгляду запитів фізичних і юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, надання на них інформації визначено в Інструкції про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Генеральній прокуратурі України та відповідних інструкціях у прокуратурах обласного рівня, розроблених на підставі Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

3.14. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.

Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.

3.15. Попередній розгляд документів

3.15.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.15.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.15.3. Кореспонденція сортується на:

- доручення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- запити та звернення народних депутатів України;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- звернення про вчинені кримінальні правопорушення;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- запити в порядку Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

- кримінальні провадження;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.15.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня у випадку їх надходження у неробочий час.

3.15.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.

Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені зі скриньки, відомча кореспонденція, у тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком, електронною поштою.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються доручення Президента України, документи за підписом керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення, звернення про вчинені кримінальні правопорушення, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги і відомча документація на ім'я Генерального прокурора України, керівників прокуратур обласного рівня, звернення з особистого прийому, листування з посиланням на номер контрольного документа, який має відмітку "окв".

Кореспонденція, яка вилучена зі скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року.

4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження (у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня у випадку надходження документів у другій половині дня - не пізніше наступного робочого дня), створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта (додаток 9), обліку запитів на інформацію (додаток 9а), документів з грифом "Для службового користування" (за формою, встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію).

4.1.7. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 12вх-13.

Подальший рух вхідної кореспонденції у структурних підрозділах фіксується у книзі обліку вхідної кореспонденції. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідної книги, букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вх-13.

4.1.8 Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередні звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час.

4.1.9. Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, після реєстрації у секретаріаті (проставлення) штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) передаються до підрозділу з розгляду звернень.

Працівники цього підрозділу вивчають звернення та визначають структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні, після чого передають їх до відповідних підрозділів секретаріату для подальшого спрямування або надсилання до підпорядкованих прокуратур чи в інші відомства.

Запити на інформацію передаються до підрозділу, уповноваженого їх розглядати.

4.1.10. Працівники підрозділу з розгляду звернень повинні проставити на зверненні перші літери прізвища особи чи скорочену назву організації, на яких потрібно завести алфавітну картку, через дріб - осіб, на яких виписуються картки-посилання, нижче - підрозділ (підрозділи), до компетенції якого належить вирішення звернення.

У разі використання в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу на зверненні проставляються лише індекс структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення звернення, та підпис особи, яка вчинила розмітку.

4.1.11. Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.

4.2. Порядок заведення, заповнення та розстановки алфавітних карток, карток-посилань та довідок на звернення

4.2.1. Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Перед заведенням алфавітної картки кожне звернення перевіряється за алфавітною картотекою для з'ясування питання: вперше звертається заявник чи вже надходили від нього попередні звернення.

4.2.2. Якщо звернення надійшло вперше, алфавітну картку (додаток 10) виписують, як правило, на заявника (фізичну особу), картку-посилання (додаток 11) - на особу (організацію), на дії або бездіяльність якої скаржиться заявник.

4.2.3. Якщо звернення стосується підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, алфавітна картка виписується на них, а на осіб (крім правоохоронних органів), які надіслали звернення, виписують картку-посилання.

4.2.4. Якщо звернення надійшло від юридичної особи (підприємства, установи, організації), виписують відповідну алфавітну картку (додаток 12). Такі картки розміщують в окремій шухляді в алфавітному порядку за назвами юридичних осіб. У разі потреби за такими зверненнями можуть виписуватися і картки-посилання, наприклад, на керівника підприємства або іншу особу, яка підписала звернення.

4.2.5. Крім алфавітних карток та карток-посилань, виписуються довідки про попередні надходження, в яких зазначається інформація щодо останніх трьох надходжень та номер наглядового провадження (за його наявності) (додаток 13).

4.2.6. Якщо до звернення додані документи (копії судових рішень, письмове повідомлення про підозру тощо), картки-посилання виписують на всіх указаних у цих документах осіб (підозрюваних, обвинувачених, засуджених, позивачів, відповідачів, ін.).

4.2.7. Під час реєстрації заяв, спецповідомлень про кримінальні правопорушення алфавітна картка виписується на підозрюваного, картка-посилання - на заявника, потерпілого. Якщо особу підозрюваного не встановлено, алфавітна картка виписується на потерпілого, на заявника - картка-посилання. За відсутності таких даних алфавітна картка заводиться за фактом події, правопорушення.

4.2.8. Під час реєстрації колективних звернень алфавітна картка виписується на перших двох осіб, які підписали звернення, і на відправника, який указав на конверті прізвище та адресу.

4.2.9. Під час реєстрації звернень працівників прокуратури в алфавітній картці вказується посада та місце роботи.

4.2.10. Після прийняття рішення за зверненням працівник канцелярії структурного підрозділу вказує у книзі обліку вхідної кореспонденції та на зворотному боці довідки (додаток 13) номер наглядового провадження або номер і дату супровідного листа, якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру чи інше відомство за належністю, і того ж дня повертає довідку на картотеку для перенесення результатів розгляду звернення в алфавітну картку, після чого довідка знищується.

4.2.11. Алфавітні картки та картки-посилання групуються у шухляди картотеки в алфавітному порядку.

На початку кожного року проводиться вибірка з чинної картотеки карток, які втратили практичне значення, а саме:

- карток на осіб, звернення від яких направлені у підпорядковані прокуратури та інші відомства без контролю і від них протягом 3 років до вивіряння не надходило звернень до цієї прокуратури;

- карток на осіб, за зверненнями яких були заведені наглядові провадження і у зв'язку із закінченням строку зберігання знищені відповідно до актів знищення.

Порядок зберігання карток, вилучених з картотеки, регулюється ст. 83 Переліку документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України.

4.2.12. При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу працівник канцелярії структурного підрозділу на вимогу прокурорсько-слідчих працівників цього підрозділу забезпечує їх даними (у формі друкованих витягів, складання довідок та т. п.), які містяться у цій системі, щодо зареєстрованих звернень та матеріалів, заведених наглядових проваджень тощо.

Залучення структурними підрозділами до роботи з надання такої інформації секретаріату прокуратури допускається лише у виняткових випадках, за мотивованим рапортом керівника, з обов'язковим посиланням на причини, які виключають виконання цієї роботи працівником канцелярії відповідного структурного підрозділу.

4.2.13 Положення цієї Інструкції, викладені у пунктах 4.1.8, 4.2.1 - 4.2.11, при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу не застосовуються.

4.3. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.3.1. Звернення, листи, матеріали та інші документи, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття звернення чи документа до виконання з указівкою прокурорсько-слідчого працівника "завести н/п".

4.3.2. Наглядове провадження заводиться працівником секретаріату (канцелярії) не пізніше 5 днів з часу реєстрації звернення, матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародно-правових відносин - невідкладно.

4.3.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 14).

У прокуратурах районного рівня наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 15) та за кримінальними провадженнями і спецповідомленнями (додаток 16).

4.3.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття звернення до провадження, наприклад: 07/1-1432-12.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-12.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, який зазначається на вихідному документі працівником секретаріату (канцелярії) прокуратури.

4.3.5. Перелік індексів структурних підрозділів прокуратури затверджується наказом керівника прокуратури.

Підпорядковані прокуратури впродовж тижня після видання такого наказу прокуратурою вищого рівня приводять у відповідність із ним власні переліки індексів структурних підрозділів. Накази з цього приводу у цей же строк надаються керівництву секретаріату прокуратури вищого рівня.

4.3.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво секретаріату щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 17), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001 - 400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401 - 500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501 - 550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники канцелярій структурних підрозділів звертаються з відповідною заявкою до керівництва секретаріату.

4.3.7. Якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне вирішення питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та звернення долучаються до наглядового провадження, яке передається у канцелярію підрозділу.

У канцеляріях підрозділів такі наглядові провадження зберігаються у папках з написом "Контроль" за датами контролю і передаються прокурорсько-слідчим працівникам (виконавцям) у встановлені ними строки виконання.

4.3.8. За зверненнями, які направлені для розгляду в підпорядковані прокуратури чи інші відомства без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 06/2р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.3.9. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження за одним і тим самим кримінальним провадженням, питанням а також за зверненнями одного і того ж громадянина.

4.3.10. Якщо раніше за зверненнями були заведені на одних і тих самих осіб чи з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також усі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші заново нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться відповідні зміни в алфавітні картки та книгу обліку наглядових проваджень (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу цей рух наглядових проваджень відповідно фіксується).

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу за вказівкою прокурорсько-слідчого працівника.

4.3.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами, провадженнями та питаннями, як правило, не дозволяється.

4.3.12. Передача наглядових проваджень здійснюється безпосередньо працівниками канцелярій структурних підрозділів під підпис.

4.4. Реєстрація та облік матеріалів кримінальних проваджень

4.4.1. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані у порядку нагляду, та ті, що надійшли для затвердження обвинувального акта, клопотанням про застосуванням заходів медичного або виховного характеру (останні з позначкою "у порядку ст. 291 (ст. 292) КПК України" ), реєструються централізовано секретаріатом у загальному порядку та окремо в кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.4.2. Зареєстровані матеріали кримінальних проваджень передаються на доповідь разом з наглядовим провадженням. Якщо за кримінальним провадженням не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.4.3. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані для узагальнення прокурорської практики, реєструються у загальному порядку (без внесення інформації до алфавітних карток), наглядові провадження за такими провадженнями не заводяться.

4.4.4. Порядок витребування та повернення матеріалів кримінальних проваджень визначається Регламентом прокуратури .

4.4.5. Пересилка (доставляння) матеріалів кримінальних проваджень здійснюється лише фельд'єгерським зв'язком, бандероллю (посилкою) або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.4.6. У разі доставки матеріалів кримінальних проваджень кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації та обліку в секретаріаті та канцелярії.

4.4.7. Питання зберігання, обліку тощо вилучених під час кримінального провадження речових доказів, майна та документів регулюються положеннями Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження та Порядку передачі на зберігання тимчасово вилучених під час кримінального провадження документів, які посвідчують користування спеціальним правом , які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104.

4.5. Реєстрація та облік заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення

4.5.1. Заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення в органах прокуратури приймаються та реєструються у відповідних книгах вхідної кореспонденції (додатки 6, 7) згідно з вимогами цієї Інструкції та Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення, затвердженої наказом Генерального прокурора України від 03.12.2012 № 125, з присвоєнням індексу "ЗП".

4.5.2. Індекс "ЗП" присвоює працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), невідкладно після прийняття уповноваженою особою рішення про розгляд заяви, повідомлення згідно до Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення.

4.6. Положенням про порядок ведення Єдиного реєстру досудових розслідувань визначається порядок обліку кримінальних правопорушень та прийнятих під час досудового розслідування рішень, результатів судового провадження, внесення до нього відомостей про надходження заяв, повідомлень про кримінальні правопорушення або виявлення з іншого джерела обставин, що можуть свідчити про вчинення кримінального правопорушення.

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і поставити особистий підпис.

Забороняється вчинення загальних резолюцій (внести пропозиції, доповісти тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, заступникам прокурора області, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у прокуратурах обласного рівня - прокурору області, які визначають виконавців.

5.4. На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у підпорядковані прокуратури чи інші відомства за належністю на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення у резолюції кількох виконавців документа доведення її змісту, своєчасне та якісне виконання, продовження строків виконання, підготовка відповіді, підпис у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений термін, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня начальник підрозділу візує та подає керівництву прокуратури рапорт про продовження строку виконання. Рапорт про продовження строку виконання, попередня відповідь готуються виконавцем.

У прокуратурах районного рівня такий рапорт подає керівнику прокуратури безпосередньо виконавець.

5.9. Накази, розпорядження, вказівки, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня у разі необхідності негайного направлення передаються центральним факсом або електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси.

Порядок надсилання, реєстрації та опрацювання такої кореспонденції визначається окремими розпорядчими документами керівництва прокуратури.

Передані електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 30а).

5.10. Строки виконання документа рахуються з дня, наступного за днем його реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з наступного дня його перекладу. Днем виконання слід вважати дату відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений законом строк несуть працівники, зазначені у резолюції, та безпосередні виконавці.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники контролюючих підрозділів.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), листи орієнтовного характеру, листи-зауваження, що надійшли з вищестоящої прокуратури без реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі.

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів з контролю.

6.2. Організаційно-контрольний підрозділ здійснює загальний контроль виконання документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на "особливий контроль". Такі документи передаються виконавцям через секретаріат.

Забезпечення контролю виконання депутатських документів покладається на підрозділ з розгляду звернень та прийому громадян.

6.3. На документі, що підлягає контролю за виконанням, працівник контролюючого підрозділу проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 18) у двох примірниках. Один примірник разом з документом передається у канцелярію структурного підрозділу, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у контролюючому підрозділі.

У прокуратурі районного рівня контрольна картка заповнюється в одному примірнику і передається керівнику прокуратури, який зобов'язаний особисто перевіряти виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за якими встановлено контроль виконання, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах обліку (додаток 19).

Документи, взяті на "Особливий контроль", обліковуються у книзі за формою, наведеною у додатку 19.

6.5. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурних підрозділах та прокуратурах районного рівня, зобов'язаний стежити за наближенням строків виконання документа, завчасно інформувати керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно робити у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником канцелярії до контролюючого підрозділу для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів контролюючого підрозділу. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7.1. Вихідні документи обробляються секретаріатом і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Не дозволяється надсилання або передавання вихідних документів без реєстрації їх у секретаріаті.

Підтвердженням факта направлення документа є проставлення штампа на його копії із зазначенням дати надіслання.

7.2. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені у день підписання.

7.3. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), повинен: