Про Регламент виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

45. Проекти розпоряджень підлягають обов'язковій правовій експертизі в юридичному управлінні апарату.

Юридичне управління під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проект розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проект розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із зацікавленими органами.

При цьому візуються всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього, що носять нормативний характер (із зворотного боку).

У разі виявлення невідповідності проекту розпорядження чи його окремих положень актам законодавства юридичне управління готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробнику з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту розпорядження не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, юридичне управління готує висновок (додаток 3).

Проект розпорядження, у тексті якого містяться посилання на нормативно-правові акти, подається для проведення правової експертизи разом з текстами зазначених актів.

46. Після візування проекту розпорядження юридичним управлінням внесення до нього змін і доповнень не допускається.

47. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) заступник голови - керівник апарату доповідає такий проект розпорядження голові Київської міської державної адміністрації, який приймає остаточне рішення щодо врахування зауважень і пропозицій.

48. Проекти розпоряджень з питань соціально-економічного розвитку міста Києва, у разі необхідності, попередньо колегіально обговорюються на нарадах під головуванням заступника голови Київської міської державної адміністрації з фінансових питань.

За наслідками колегіального обговорення проекту розпорядження складається протокол, який в обов'язковому порядку додається до проекту розпорядження.

49. Проект розпорядження про схвалення програмного документа концептуального характеру, що зачіпає права, свободи, гарантовані Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод, підлягає опрацюванню з урахуванням положень зазначеної Конвенції та практики Європейського суду з прав людини. При цьому головний розробник визначає:

- чи містяться у проекті розпорядження положення, що зачіпають права та свободи, гарантовані Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод;

- яких положень Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод стосується проект розпорядження.

Головний розробник забезпечує врахування у проекті розпорядження положень Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод.

Результати опрацювання проекту розпорядження відображаються головним розробником у пояснювальній записці.

50. Питання, які зачіпають інтереси населення міста, мають важливе соціально-економічне значення для його розвитку, в тому числі щодо будівництва, можуть бути винесені на публічне обговорення.

Рішення про проведення публічного обговорення зазначених питань приймає голова Київської міської державної адміністрації.

У разі прийняття рішення про інформування населення щодо зазначених питань текст інформаційного повідомлення передається відділу інформаційного забезпечення (прес-службі) для доведення його до відома населення.

Публічне громадське обговорення проекту розпорядження проводиться відповідно до Порядку проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 р. N 996.

У разі проведення публічного обговорення зазначених питань головний розробник проекту розпорядження вносить до відділу редагування документів та випуску розпоряджень управління документального забезпечення проект розпорядження разом з довідкою про проведення публічного обговорення, в якій зазначається коло осіб, що були залучені до публічного обговорення, результати цього обговорення, рішення щодо врахування пропозицій, мотиви та обґрунтування їх відхилення (в цілому або частково).

51. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи головного розробника та юрисконсульта, відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації, який спрямовує, координує і контролює діяльність структурного підрозділу, що є головним розробником проекту розпорядження, начальника юридичного управління та заступника голови - керівника апарату.

52. Додатки до розпоряджень візують: керівник головного управління, управління, відділу або служби виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що зробив подання, відповідний заступник голови Київської міської державної адміністрації, начальник юридичного управління.

Додатки до розпоряджень, що містять питання витрачання фінансових ресурсів, візуються керівником Головного фінансового управління.

Додатки до розпоряджень підписує заступник голови - керівник апарату.

53. Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження разом з іншими необхідними документами, розрахунком розсилки, прес-релізом, підписаними головним розробником проекту розпорядження, та текстом цього розпорядчо-правового документа на машинному носії подається начальником управління чи відділу організаційного забезпечення діяльності відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації до відділу редагування документів та випуску розпоряджень управління документального забезпечення.

Відділ редагування документів та випуску розпоряджень управління документального забезпечення здійснює підготовку на підпис проектів розпоряджень, літературне редагування текстів та контроль за додержанням вимог щодо їх підготовки.

У разі порушення цих вимог відділ редагування документів та випуску розпоряджень повертає проект розпорядження розробнику на доопрацювання.

Після візування проекту розпорядження юридичним управлінням внесення до нього змін і доповнень не допускається.

54. Проекти розпоряджень подаються на підпис голові Київської міської державної адміністрації заступником голови - керівником апарату.

55. Підписані головою Київської міської державної адміністрації розпорядження реєструються відділом редагування документів та випуску розпоряджень управління документального забезпечення, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпоряджень і відправлення їх зазначеним у розрахунку розсилки організаціям через відділ по роботі зі службовими документами управління документального забезпечення.

Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які передбачають проведення масових громадських заходів у м. Києві політичного, релігійного, культурно-просвітницького, спортивного, видовищного та іншого характеру, направляються Київраді у встановленому порядку.

Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які готуються на виконання актів чи доручень органів влади вищого рівня або в яких контроль за виконанням покладено на заступників голови Київської міської державної адміністрації і визначені конкретні завдання, направляються до контрольного управління апарату.

56. Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) набирають чинності з моменту їх видання, якщо ними не встановлено пізніший термін введення їх у дію.

57. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків громадян або мають загальний характер, доводяться до відома населення управлінням преси та інформації і набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо самими розпорядженнями не встановлено пізніший термін введення їх у дію.

58. Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), видані на виконання функцій державної виконавчої влади та функцій органу місцевого самоврядування, що носять нормативно-правовий характер, зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, подаються на державну реєстрацію до Головного управління юстиції у м. Києві у п'ятиденний термін після їх видання і набирають чинності з моменту їх реєстрації, якщо самими розпорядженнями не встановлено пізніший термін введення їх у дію.

Забезпечення реєстрації розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в Головному управлінні юстиції у м. Києві покладається на керівників головних управлінь, управлінь, інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), за поданням яких видано розпорядження.

Про необхідність державної реєстрації розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) зазначається у пояснювальній записці до проекту розпорядження головними управліннями, управліннями, іншими структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які є розробниками розпорядження. До пояснювальної записки розробником проекту розпорядження додається проект супровідного листа на Головне управління юстиції у м. Києві, складений згідно з вимогами цього пункту.

Юридичне управління відповідно до наказу Головного управління юстиції у м. Києві від 18.04.2007 № 97/02 "Про порядок державної реєстрації нормативно-правових актів у Головному управлінні юстиції", зареєстрованого у Головному управлінні юстиції у м. Києві 19.04.2007 за № 9/774, при проведенні правової експертизи проектів розпоряджень надає пропозиції керівництву виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щодо необхідності їх державної реєстрації.

Управління забезпечення документообігу та контролю при здійсненні підготовки на підпис проектів розпоряджень проставляє спеціальну відмітку - "підлягає реєстрації у Головному управлінні юстиції у м. Києві".

Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що подається на державну реєстрацію, супроводжується листом, який підписує заступник голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Супровідний лист повинен містити такі дані:

- обгрунтування підстав для видання розпорядження;

- відомості про чинні акти з цього питання, інформацію про строки приведення їх у відповідність до розпорядження, поданого на державну реєстрацію, а також про розпорядження, що втрачають чинність у зв'язку з виданням цього розпорядження.

На лицьовому або зворотному боці супровідного листа повинна бути відмітка про безпосереднього виконавця цього документа, яка складається з його імені, по батькові, прізвища і номера службового телефону.

На державну реєстрацію розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) його розробником подається у трьох примірниках (оригінал і дві завірені копії).

Якщо розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) вносяться зміни чи доповнення, то разом із ним подається також копія розпорядження, до якого вони вносяться.

Разом з нормативно-правовим актом до Головного управління юстиції у м. Києві подається довідка щодо відповідності даного нормативно-правового акта законодавству Європейського Союзу (acquis commu№autaire) згідно з додатком 6 до цього розпорядження.

59. Персональну відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність його вимогам законодавства та літературне редагування несе відповідний заступник голови Київської міської державної адміністрації, керівник головного управління, управління чи іншого структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) або голова районної в місті Києві державної адміністрації, які є головними розробниками проекту розпорядження. Також відповідальність за відповідність проекту розпорядження вимогам законодавства несе юридичне управління.

60. Виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація) скасовує накази начальників головних управлінь, управлінь, інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) повністю чи в окремій частині у разі їх невідповідності Конституції і законам України, актам Президента України, постановам Верховної Ради України, актам Кабінету Міністрів України, рішенням Київської міської ради, розпорядженням Київського міського голови та розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) шляхом видання відповідних розпоряджень. Проект такого розпорядження готує юридичне управління апарату за рішенням голови Київської міської державної адміністрації.

61. Проекти рішень Київської міської ради та розпоряджень Київського міського голови, які подаються виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією), готуються головними управліннями, управліннями, до компетенції яких віднесені порушені у проектах рішень питання.

Проект рішення (розпорядження) має містити:

- назву документа;

- преамбулу з посиланням на відповідні законодавчі та нормативні акти із зазначенням номерів статей, частин, пунктів та підпунктів;

- додатки (якщо вони є).

Текст проекту рішення (розпорядження) викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати подвійного тлумачення змісту.

Проекти рішень, суб'єктом подання яких є виконавчий орган Київради (Київська міська державна адміністрація), візує голова Київської міської державної адміністрації або заступник голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Проект рішення Київської міської ради, який подається виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією), погоджується керівником головного управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) - розробником проекту рішення, відповідним заступником голови Київської міської державної адміністрації, до компетенції якого відносяться зазначені у проекті рішення питання, заступником голови Київської міської державної адміністрації, до повноважень якого віднесені фінансові питання, та начальником юридичного управління апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Строк опрацювання проекту рішення Київської міської ради зазначеними посадовими особами не повинен перевищувати двох днів.

Проекти рішень Київської міської ради щодо набуття та припинення права на землю юридичними та фізичними особами готуються за поданням заступника голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого відносяться питання землекористування, керівника та юрисконсульта структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань землекористування та погоджуються заступником голови Київської міської державної адміністрації, до повноважень якого віднесені фінансові питання. Строк опрацювання проекту рішення Київської міської ради зазначеними посадовими особами не повинен перевищувати двох днів.

Проекти рішень Київської міської ради, які подаються до Київради виконавчим органом Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та стосуються питань розвитку районів міста Києва підлягають направленню у порядку інформування районним в місті Києві державним адміністраціям.

Направлення таких проектів рішень здійснюється головним розробником електронною поштою.

Районні в місті Києві державні адміністрації розглядають та опрацьовують надіслані їм проекти рішення протягом 3 робочих днів, після чого надсилають свої письмові пропозиції розробнику.

Якщо в установлені строки пропозиції не одержано, вважається, що зауваження та пропозиції відсутні.

Погоджений в установленому порядку у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) проект рішення подається до відділу організаційного забезпечення заступника керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з метою передачі управлінню організаційної роботи секретаріату Київської міської ради для подальшого погодження відповідно до вимог статті 20 Регламенту Київської міської ради , затвердженого рішенням Київської міської ради від 01.07.2008 N 8/8, разом із:

- супровідним листом за підписом заступника голови Київської міської державної адміністрації - керівника апарату;

- пояснювальною запискою з обґрунтуванням необхідності прийняття рішення за підписом начальника головного управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) - розробника проекту рішення;

- порівняльною таблицею (у разі подання проекту рішення про внесення змін до чинного рішення);

- переліком нових нормативних актів та актів, прийняття або перегляд яких необхідно здійснити для реалізації положень рішення;

- службовою адресою та контактними телефонами розробника проекту рішення та осіб, відповідальних за його супроводження.

У випадку внесення проекту рішення Київської міської ради, що передбачає матеріальні чи інші витрати міського бюджету, мають додаватись фінансово-економічне обґрунтування та пропозиції щодо джерел покриття цих витрат.

61-1. Розробники проектів рішень Київської міської ради, які подаються виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією), забезпечують відповідно до вимог частини 3 статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації" їх обов'язкове оприлюднення на офіційному веб-порталі Київської міської влади не пізніше як за 20 робочих днів до дати їх розгляду на пленарному засіданні сесії Київської міської ради.

62. Проекти рішень Київської міської ради, які подаються до Київради її постійними комісіями, та передані для погодження до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), візуються головою Київської міської державної адміністрації або заступником голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено порушене в проекті рішення питання, та начальником юридичного управління апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

63. Проекти розпоряджень Київського міського голови візують голова Київської міської державної адміністрації, керівник та юрисконсульт головного управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) - розробник проекту рішення, заступник голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено порушене у проекті рішення питання, заступник голови Київської міської державної адміністрації з економічних питань, заступник голови Київської міської державної адміністрації з питань запобігання та протидії корупції та начальник юридичного управління апарату.

Термін погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати 3-х днів.

У разі необхідності додаткового опрацювання, проекти розпоряджень можуть бути погоджені протягом 5-ти днів.

64. Угоди (договори) та зміни до них від імені виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) підписує голова Київської міської державної адміністрації або уповноважена ним особа у встановленому порядку.

Зміни до угод (договорів) підписуються особами, які підписували основний текст угоди (договору).

Підставами для розробки та опрацювання проектів угод (договорів) у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) є: підстави, передбачені законодавством; надходження до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку пропозиції щодо укладення угоди (договору); доповідна записка структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), погоджена із заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

За результатами опрацювання ініціатив головою Київської міської державної адміністрації приймається рішення щодо необхідності підготовки проекту угоди (договору), яке оформлюється відповідним дорученням.

Відповідальним виконавцем за підготовку, супровід та візування проектів угод (договорів) є структурний підрозділ виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), до функціональних обов'язків якого належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення угоди (договору).

Проекти угод (договорів), стороною в яких виступає виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація), подаються на підпис голові Київської міської державної адміністрації за умови попереднього їх погодження структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), до функціональних обов'язків яких належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення угоди (договору), заступниками голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків та юридичним управлінням апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Проекти угод (договорів), стороною в яких виступає виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація) та які підписуються уповноваженими головою Київської міської державної адміністрації особами, подаються на підпис таким особам за умови попереднього погодження структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), до функціональних обов'язків яких належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення угоди (договору), керівником та юрисконсультом (керівником юридичного підрозділу) відповідального структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

65. Реєстрація підписаних головою Київської міської державної адміністрації або уповноваженою ним особою угод (договорів) та їх зберігання здійснюється управлінням документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Подання на реєстрацію до управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) підписаних головою Київської міської державної адміністрації або уповноваженою ним особою угод (договорів) забезпечує відповідальний структурний підрозділ виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) не пізніше наступного дня після підписання угоди (договору).

66. Організація роботи з документами у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства , затвердженої розпорядженням Київської міської державної адміністрації від 16.12.97 N 2047.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

66-2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами, документами у сканованій формі без електронного цифрового підпису визначається окремими розпорядженнями.

67. Діловодство у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

68. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова Київської міської державної адміністрації, перший заступник та заступники голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), заступник голови - керівник апарату, керівники головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

69. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює управління документального забезпечення.

Управління документального забезпечення здійснює узагальнення та аналіз службової кореспонденції і інформує голову Київської міської державної адміністрації та заступника голови - керівника апарату за підсумками роботи за рік.

70. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів в управлінні організаційного забезпечення діяльності першого заступника голови та у відділах організаційного забезпечення діяльності заступників голови та заступника голови - керівника апарату, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) покладається на їхніх керівників.

71. Вся службова кореспонденція, що надходить до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), приймається і опрацьовується управлінням документального забезпечення, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд голови Київської міської державної адміністрації, першого заступника, заступників голови та заступника голови - керівника апарату відповідно до розподілу обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

За дорученням голови Київської міської державної адміністрації службові документи з питань, що потребують громадського обговорення, передаються на розгляд заступникові міського голови - секретареві Київської міської ради та постійним комісіям Київської міської ради за відповідними напрямами роботи для надання узгоджених пропозицій першому заступнику та заступникам голови Київської міської державної адміністрації, відповідальним за їх виконання.

Перший заступник, заступники голови Київської міської державної адміністрації, відповідальні за виконання доручень, подають голові Київської міської державної адміністрації узагальнені пропозиції щодо необхідності винесення порушених питань на громадське обговорення.

Проекти доручень голови Київської міської державної адміністрації, першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації з питань, що стосуються підготовки та проведення в місті Києві фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу, готуються керівниками Головного управління з питань підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) чи профільних головних управлінь, управлінь, відділів і служб виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та обов'язково і невідкладно надаються для погодження відповідним заступником голови Київської міської державної адміністрації, який позначає таке доручення штампом-відміткою "Євро-2012".

Розсилка, розгляд та виконання доручень зі штампом-відміткою "Євро-2012" здійснюються позачергово. Термін виконання доручень зі штампом-відміткою "Євро-2012" не повинен перевищувати трьох робочих днів, якщо інше не зазначено у відповідному дорученні.

Доручення відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації у всіх питаннях, що стосуються підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу, є обов'язковими для виконання начальниками головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Проекти доручень голови Київської міської державної адміністрації, першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації з питань, що стосуються реалізації Стратегії розвитку міста Києва до 2025 року , готуються керівниками головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та обов'язково і невідкладно надаються на погодження відповідному заступнику голови Київської міської державної адміністрації, який позначає таке доручення штампом-відміткою "Стратегія 2025".

Розсилка, розгляд та виконання доручень зі штампом-відміткою "Стратегія 2025" здійснюється позачергово. Термін виконання доручень зі штампом-відміткою "Стратегія 2025" не повинен перевищувати трьох робочих днів, якщо інше не зазначено у відповідному дорученні.

Доручення відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації щодо всіх питань, що стосуються реалізації Стратегії розвитку міста Києва до 2025 року , є обов'язковими для виконання начальниками головних управлінь, управлінь відділів та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

72. Передача документів, зареєстрованих в управлінні документального забезпечення апарату, здійснюється під розписку в журналах реєстрів видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

73. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою Київської міської державної адміністрації, доповідається йому заступником голови - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

74. На дорученнях голови Київської міської державної адміністрації, що містять контрольні терміни та потребують відповіді заявникам, відділом по роботі зі службовими документами управління документального забезпечення апарату робляться відмітки про взяття їх на контроль. Управління документального забезпечення апарату направляє копії цих документів з дорученнями до контрольного управління апарату.

75. Після розгляду документів першим заступником голови, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) працівники відповідного управління чи відділів організаційного забезпечення діяльності першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови та заступника голови - керівника апарату знімають необхідну кількість копій (за кількістю виконавців) і передають їх до управління документального забезпечення апарату. Оригінали доручень з документами (листи, інформації, довідки) на їх виконання зберігаються в управлінні організаційного забезпечення діяльності першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, відділах організаційного забезпечення діяльності заступників голови та заступника голови - керівника апарату; у разі необхідності - направляються за місцем формування справ. Якщо службовий документ не підлягає тиражуванню, ознайомлення з ним і дорученнями керівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснюють відповідні управління чи відділи організаційного забезпечення діяльності першого заступника голови, заступників голови чи заступника голови - керівника апарату.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється управлінням документального забезпечення апарату, як правило, до 14.00 год. щоденно.

76. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також рішень Київської міської ради, розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) направляються до юридичного управління апарату.

77. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) на ім'я голови Київської міської державної адміністрації попередньо розглядаються першим заступником, заступниками голови чи заступником голови - керівником апарату згідно з розподілом обов'язків.

Службова кореспонденція, що містить питання фінансового забезпечення, розглядається головними розпорядниками бюджетних коштів згідно з бюджетною класифікацією та за дорученнями першого заступника, заступників голови та заступника голови - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) відповідно до розподілу обов'язків.

78. Вихідні листи, які подаються на підпис голові Київської міської державної адміністрації, обов'язково мають бути завізовані першим заступником, заступниками голови чи заступником голови - керівником апарату, що визначені відповідальними за виконання доручення з порушеного питання, на зворотному боці останнього аркуша із зазначенням прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

79. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови Київської міської державної адміністрації реєструється в управлінні документального забезпечення апарату у день надходження. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються у відділі по роботі зі службовими документами до передачі їх в архів.

80. Вихідна кореспонденція першого заступника, заступників голови та заступника голови - керівника апарату реєструється після їх підпису відповідно в управлінні та відділах організаційного забезпечення діяльності першого заступника голови, заступників голови та заступника голови - керівника апарату і в той же день передається до управління документального забезпечення для відправки. У цих відділах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.

81. Організація передачі та прийому інформації за допомогою електронної пошти між виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією) та органами державної влади здійснюється управлінням документального забезпечення апарату.

Управління документального забезпечення апарату забезпечує постійний прийом електронної пошти з 09.00 до 18.00 години.

З 18.00 год. до 09.00 год. та у вихідні і святкові дні прийом документів, що надійшли з органів влади вищого рівня та електронною поштою, здійснюють оперативні чергові. У разі надходження термінових документів, оперативні чергові негайно повідомляють по суті керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

82. Службова кореспонденція та інформаційні матеріали, що надійшли електронною поштою, опрацьовуються, вводяться в базу даних електронної системи обліку та контролю у встановленому порядку.

Інформаційні матеріали, які надійшли електронною поштою і мають великий об'єм, передаються для опрацювання керівникам структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в електронному вигляді.

83. Відповідальність за зміст інформації, яка передається електронною поштою, несе керівник відповідного структурного підрозділу апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), який готує відповідні матеріали.

84. Контрольно-координаційні повноваження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснюються головою Київської міської державної адміністрації, першим заступником, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату, керівниками структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює контрольне управління апарату.

Порядок організації контролю у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) регулюється положенням про контрольне управління, цим Регламентом та Інструкцією з діловодства.

85. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення у визначений термін, або якщо терміни встановлено головою Київської міської державної адміністрації.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпоряджень Київського міського голови, доручень голови Київської міської державної адміністрації, доручень Київського міського голови, рішень колегій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протоколів доручень, напрацьованих під час нарад у голови Київської міської державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів Київської міської ради.

86. Облік і контроль за дотриманням порядку проходження службових документів в апараті здійснює управління документального забезпечення.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова Київської міської державної адміністрації, перший заступник голови, заступники голови, заступник голови - керівник апарату (відповідно до розподілу обов'язків) та керівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Безпосередній оперативний контроль за виконанням доручень здійснюють головні управління, управління, відділи та інші структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), а структурні підрозділи апарату забезпечують координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому.

Контрольне управління здійснює координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, доручень голови Київської міської державної адміністрації, розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), запитів і звернень народних депутатів України; веде облік і базу даних контрольних документів для надання структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) інформаційних матеріалів щодо термінів їх виконання.

87. Контроль за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, доручень голови Київської міської державної адміністрації здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на колегіях, нарадах у голови Київської міської державної адміністрації або у заступників голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) розробляється у разі потреби план контролю, в якому визначаються проміжні контрольні строки виконання завдань; структурні підрозділи, що відповідають за організацію виконання окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням в цілому.

План контролю, розроблений профільним структурним підрозділом, погоджується контрольним управлінням та затверджується заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків (додаток 4).

88. Відповідальність за виконання доручень Київського міського голови та голови Київської міської державної адміністрації несуть особи, зазначені у резолюції керівника першими або визначені відповідальними.

89. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання визначених завдань доповідаються голові Київської міської державної адміністрації або заступникові голови - керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Відповідно до матеріалів, що містять відомості про можливе несвоєчасне чи неповне виконання завдань, голова Київської міської державної адміністрації, перший заступник або заступник голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

90. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується головою Київської міської державної адміністрації або, за його дорученням, першим заступником, заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

91. Зняття з контролю виконаних документів виконується на підставі письмової інформації відповідальної за виконання посадової особи про їх виконання за письмовим дозволом особи, яка поставила його на контроль.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) знімаються з контролю головою Київської міської державної адміністрації або заступником (відповідно до розподілу обов'язків), на якого покладено контроль за виконанням, на підставі аналітичної інформації про їх виконання відповідальної за виконання посадової особи, якщо інше не передбачено розпорядженням або нормативними документами.

92. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути зазначені у самому документі або встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "негайно", "невідкладно" - протягом трьох робочих днів, "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

Якщо у контрольному документі визначено термін його виконання "постійно", "щоквартально", "щомісячно", то інформація про виконання документа надається відповідальною за його контроль або виконання особою до 3-го числа місяця, наступного за звітним періодом (за винятком актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України та центральних органів виконавчої влади).

Якщо акт законодавства або доручення мають виконувати кілька виконавців, інформація подається на особу, зазначену першою або визначену відповідальною, і не пізніше 5 робочих днів до закінчення строку.

При необхідності продовжити строк виконання акта законодавства чи доручення відповідальний за виконання повинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила термін виконання, та письмово повідомити контрольне управління апарату про згоду посадової особи на продовження термінів виконання. Питання про перенесення строку виконання порушується не пізніше як за 5 робочих днів до його закінчення.

Продовження строку виконання розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (за винятком тих, в яких встановлено строки виконання), рішень Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) або окремих їх пунктів здійснюється головою Київської міської державної адміністрації або його заступником (відповідно до розподілу обов'язків) на підставі подання відповідальною за виконання посадовою особою обґрунтованого прохання не пізніше як за 5 робочих днів до закінчення встановленого строку.

Продовження строку виконання розпоряджень Київського міського голови, розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в яких встановлено строки виконання, здійснюється шляхом підготовки в установленому порядку проекту розпорядження про внесення відповідних змін.

У разі потреби строки виконання протоколів доручень або їх окремих пунктів, напрацьованих на нарадах у голови Київської міської державної адміністрації, може бути продовжено на підставі обґрунтованого подання відповідальної за їх контроль або виконання особи за письмовим дозволом голови Київської міської державної адміністрації.

Запити народних депутатів України розглядаються протягом 15 днів згідно з Законом України "Про статус народного депутата України". Якщо протягом зазначеного терміну питання неможливо вирішити, надається проміжна відповідь Голові Верховної Ради України і народному депутатові.

Звернення народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України розглядаються протягом 10 днів.

Запити депутатів місцевих рад розглядаються в строки, встановлені відповідною радою, а звернення депутатів місцевих рад розглядаються в десятиденний строк згідно з Законом України "Про статус депутатів місцевих рад".

Якщо питання протягом зазначеного терміну неможливо вирішити, народному депутату України, комітету Верховної Ради України чи депутату місцевої ради надається проміжна відповідь. Строк виконання депутатських запитів або звернень, звернень комітетів Верховної Ради України, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту їх реєстрації.

93. По мірі надходження термінів виконання розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) або окремих їх пунктів, рішень Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протоколів доручень, напрацьованих на нарадах у голови Київської міської державної адміністрації, інших контрольних документів відповідальні за їх контроль або виконання особи у визначений термін надають до контрольного управління звіт про виконання за формою згідно з додатком 5 або у довільній формі для узагальнення та аналізу.

94. Голова Київської міської державної адміністрації, перший заступник, заступники голови Київської міської державної адміністрації та заступник голови - керівник апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проводять відповідно до плану роботи наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

95. Щопонеділка головою Київської міської державної адміністрації, або за його дорученням першим заступником голови Київської міської державної адміністрації проводяться апаратні наради щодо вирішення оперативних питань із заступниками голови Київської міської державної адміністрації, заступником голови - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та головами районних в місті Києві державних адміністрацій.

Виходячи з виробничої необхідності, головою Київської міської державної адміністрації або за його дорученням першим заступником голови Київської міської державної адміністрації проводяться апаратні наради з розгляду поточних питань життєдіяльності м. Києва за участю заступників голови Київської міської державної адміністрації, заступника голови - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), голів районних в місті Києві державних адміністрацій, керівників територіальних управлінь центральних органів виконавчої влади, начальників головних управлінь, управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівників комунальних підприємств, установ, організацій м. Києва.

Організаційне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснює управління організаційної роботи апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Порядок денний апаратної наради формується головою Київської міської державної адміністрації.

Доручення, що напрацьовані під час апаратної наради, оформлюються протокольно управлінням організаційної роботи не пізніше, ніж у триденний термін і подаються на затвердження головуючому на засіданні.

Організація проведення нарад у першого заступника, заступників голови Київської міської державної адміністрації та заступника голови - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) покладається на відповідні управління, відділи організаційного забезпечення їх діяльності.