Регламент Європейського Парламенту і Ради (ЄС, Євратом) 2018/1046 від 18 липня 2018 року про фінансові правила, що застосовуються до загального бюджету Союзу (Фінансовий Регламент), про внесення змін до регламентів (ЄС) № 1296/2013, (ЄС) № 1301/2013, (ЄС) № 1303/2013, (ЄС) № 1304/2013, (ЄС) № 1309/2013, (ЄС) № 1316/2013, (ЄС) № 223/2014, (ЄС) № 283/2014 та Рішення № 541/2014/ЄС та про скасування Регламенту (ЄС, Євратом) № 966/2012

2. Для цілей параграфа 1 цієї статті уповноважений шляхом делегування розпорядник, відповідно до статті 36 та мінімальних стандартів, прийнятих кожною установою Союзу, з урахуванням ризиків, пов’язаних з управлінським середовищем та характером фінансованих заходів, створює організаційну структуру та системи внутрішнього контролю, що придатні для виконання його обов’язків. Створення такої структури та систем повинне супроводжуватися всебічним аналізом ризиків, що враховує результативність витрат та їхню результативність.

3. Для виконання видатків відповідальний розпорядник приймає бюджетні та юридичні зобов’язання, затверджує видатки і надає дозвіл на платежі, а також уживає попередніх заходів для виконання асигнувань.

4. Для виконання доходів відповідальний розпорядник складає кошторис дебіторської заборгованості, встановлює права вимоги та видає накази про стягнення. У відповідних випадках відповідальний розпорядник відмовляється від установлених прав вимоги.

5. Для запобігання помилкам та правопорушенням до надання дозволу на операції та для зменшення ризиків недосягнення цілей кожна операція повинна підлягати щонайменше контролю ex ante стосовно операційних та фінансових аспектів операції на основі багаторічної стратегії контролю, що враховує ризики.

Обсяг контролю ex ante за періодичністю та інтенсивністю визначається відповідальним розпорядником з урахуванням результатів попереднього контролю, а також ризиків та економічної ефективності, на основі проведеного самим розпорядником аналізу ризиків. У разі сумнівів розпорядник, відповідальний за затвердження відповідних операцій, у межах контролю ex ante вимагає надання додаткової інформації або проведення контролю на місці для отримання достатньої впевненості.

Стосовно певної операції перевірку проводить персонал, відмінний від персоналу, що ініціював операцію. Персонал, що проводить перевірку, не повинен підпорядковуватися працівникам, що ініціювали операцію.

6. Уповноважений шляхом делегування розпорядник може проводити контроль ex post для виявлення та виправлення помилок та порушень операцій після їх затвердження. Такий контроль може бути організований на вибірковій основі залежно від ризиків і повинен враховувати результати попереднього контролю, а також чинники економічної ефективності і результативності.

Контроль ex post проводить персонал, відмінний від персоналу, відповідального за контроль ex ante. Персонал, відповідальний за контроль ex post, не повинен підпорядковуватися працівникам, що відповідальні за контроль ex ante.

Правила та процедури, включаючи строки, проведення аудиту бенефіціарів повинні бути чіткими, послідовними та прозорими і доводяться до відома бенефіціарів при підписанні угоди про надання гранту.

7. Відповідальні розпорядники та персонал, відповідальний за виконання бюджету, повинні мати необхідні професійні навички.

У кожній установі Союзу уповноважений шляхом делегування розпорядник повинен забезпечувати таке:

(a) одержання уповноваженими шляхом субделегування розпорядниками та їхнім персоналом регулярно оновлюваної інформації та навчання стосовно стандартів контролю та методів і прийомів, що можуть бути використані для такої мети;

(b) уживання заходів, коли це необхідно, для забезпечення результативного та ефективного функціонування систем контролю відповідно до параграфа 2.

8. Якщо працівник, що бере участь у фінансовому управлінні та контролі транзакцій, вважає, що рішення, яке він на вимогу свого керівника повинен застосувати або з яким він повинен погодитись, є незаконним або таким, що суперечить принципу розсудливого управління фінансами або професіональним правилам, що їх такий працівник повинен дотримуватися, то він повинен повідомити свого керівника про це. Якщо працівник робить це в письмовій формі, то керівник надає відповідь у письмовій формі. Якщо керівник не вживає заходів або підтверджує первісне рішення чи розпорядження, а працівник вважає, що таке підтвердження не є належною реакцією на його занепокоєння, то працівник повинен письмово повідомити уповноваженого шляхом делегування розпорядника. Якщо такий розпорядник не дає відповіді протягом розумного строку з урахуванням конкретних обставин та в будь-якому випадку протягом місяця, працівник інформує відповідну колегію, зазначену в статті 143.

У разі будь-якої незаконної діяльності, шахрайства або корупції, що можуть шкодити інтересам Союзу, працівник інформує органи, зазначені в Положенні про персонал та в рішеннях установ Союзу щодо умов проведення внутрішніх розслідувань стосовно запобігання шахрайству, корупції та будь-якій незаконній діяльності, що шкодить інтересам Союзу. Договори із зовнішніми аудиторами, що проводять аудит фінансового управління Союзу, повинні передбачати обов’язок зовнішнього аудитора інформувати уповноваженого шляхом делегування розпорядника про будь-яку підозру у незаконній діяльності, шахрайстві чи корупції, що можуть шкодити інтересам Союзу.

9. Уповноважений шляхом делегування розпорядник повинен звітувати своїй установі Союзу про виконання своїх обов’язків у формі щорічного звіту про діяльність, що містить фінансову та управлінську інформацію, включаючи результати контролю, а також заяву про те, що, за винятком випадків, коли інше зазначено в будь-яких застереженнях, пов’язаних із визначеними сферами доходів і видатків, він має обґрунтовану впевненість у тому, що:

(a) інформація, що міститься у звіті, достовірно відображає факти;

(b) ресурси, виділені для проведення описаної в звіті діяльності, були використані за призначенням і відповідно до принципу розсудливого управління фінансами; та

(c) запроваджені процедури контролю дають необхідні гарантії щодо законності основних транзакцій.

Річний звіт про діяльність повинен включати інформацію про проведені операції із зазначенням цілей та показників результативності, визначених у стратегічних планах, ризики, пов’язані з цими операціями, використання наданих ресурсів та ефективність і дієвість систем внутрішнього контролю. Звіт повинен включати загальну оцінку витрат і вигід від контролю та інформацію про те, якою мірою затверджені операційні видатки сприяють досягненню стратегічних цілей Союзу та створюють додану вартість ЄС. Комісія готує огляд річних звітів про діяльність за попередній рік.

Річні звіти про діяльність за фінансовий рік розпорядників та, у відповідних випадках, уповноважених шляхом делегування розпорядників установ Союзу, органів Союзу, європейських офісів та агентств публікуються до 1 липня наступного фінансового року на вебсайті відповідної установи Союзу, органу Союзу, європейського офісу чи агентства так, щоб доступ до них був легким, при цьому вживаються обґрунтовані заходи для забезпечення конфіденційності та безпеки.

10. Уповноважений шляхом делегування розпорядник веде облік договорів, укладених згідно з переговорними процедурами у кожному фінансовому році відповідно до пунктів (a)-(f) пункту 11.1 та пункту 39 додатка I. Якщо частка переговорних процедур щодо кількості договорів, укладених тим самим уповноваженим шляхом делегування розпорядником, значно зростає порівняно з попередніми роками або якщо ця частка явно перевищує середнє значення, зафіксоване для відповідної установи Союзу, відповідальний розпорядник повідомляє про це установу Союзу та зазначає будь-які заходи, вжиті для того, щоб змінити цю тенденцію. Кожна установа Союзу надсилає звіт про переговорні процедури Європейському Парламенту і Раді. У випадку Комісії такий звіт додається до огляду річних звітів про діяльність, згаданого в параграфі 9 цієї статті.

Розпорядник створює системи для зберігання в паперовій або електронній формі оригіналів підтвердних документів, що стосуються виконання бюджету. Такі документи зберігаються принаймні п’ять років із дати, в яку Європейський Парламент схвалює виконання бюджету за фінансовий рік, якого стосуються документи.

Без обмеження першого параграфа, документи, що стосуються операцій, у будь-якому випадку зберігаються до кінця року, наступного за роком, в якому ці операції остаточно закрито.

Персональні дані, що містяться в підтвердних документах, видаляються, якщо можливо, коли ці дані не є необхідними для цілей схвалення виконання бюджету, контролю та аудиту. Стаття 37(2) Регламенту (ЄС) № 45/2001 застосовується до зберігання даних про перевезення.

1. Якщо голови делегацій Союзу виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників відповідно до статті 60(2), вони підпорядковуються Комісії як установі Союзу, відповідальній за визначення, виконання, моніторинг виконання та оцінювання виконання їхніх функцій та обов’язків як уповноважених шляхом субделегування розпорядників, та тісно співпрацюють із Комісією щодо належного використання коштів для забезпечення, зокрема, законності фінансових транзакцій, дотримання принципу розсудливого управління фінансами в управлінні коштами та ефективного захисту фінансових інтересів Союзу. На них поширюється дія внутрішніх правил Комісії та Статуту Комісії стосовно виконання субделегованих їм функцій у сфері фінансового управління. Їм може допомагати у виконанні їхніх обов’язків персонал Комісії, що входить до складу делегацій Союзу.

Із цією метою голови делегацій Союзу вживають заходів, необхідних для запобігання будь-якій ситуації, що може поставити під загрозу здатність Комісії виконувати свої обов’язки щодо виконання бюджету, що субделеговані їм, а також будь-якому конфлікту пріоритетів, що може мати вплив на виконання субделегованих їм функцій у сфері фінансового управління.

У разі виникнення ситуації або конфлікту, зазначеного в другому підпараграфі, голови делегацій Союзу невідкладно інформують про це відповідальних генеральних директорів Комісії та EEAS. Такі генеральні директори вживають відповідних заходів для виправлення ситуації.

2. Якщо голови делегацій Союзу опиняються в ситуації, описаній у статті 74(8), вони передають таке питання на розгляд колегії, зазначеній у статті 143. У разі будь-якої незаконної діяльності, шахрайства або корупції, що можуть шкодити інтересам Союзу, вони інформують органи, зазначені в чинному законодавстві.

3. Голови делегацій Союзу, що виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників відповідно до статті 60(2), звітують своєму уповноваженому шляхом делегування розпоряднику, аби останній міг включити їхні звіти до свого річного звіту про діяльність, зазначеного у статті 74(9). Звіти голів делегацій Союзу включають інформацію про ефективність та дієвість систем внутрішнього контролю, що впроваджені в їхній делегації, а також про управління субделегованими їм операціями і надають запевнення, зазначене в третьому підпараграфі статті 92(5). Такі звіти додаються до річного звіту про діяльність уповноваженого шляхом делегування розпорядника та надаються Європейському Парламенту і Раді з урахуванням, у відповідних випадках, їхньої конфіденційності.

Голови делегацій Союзу повноцінно співпрацюють з установами Союзу, що беруть участь у процедурі схвалення виконання бюджету, та надають за потреби будь-яку необхідну додаткову інформацію. У цьому зв’язку від них можуть вимагатися участь у засіданнях відповідних органів і надання допомоги відповідальному уповноваженому шляхом делегування розпоряднику.

Голови делегацій Союзу, що виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників відповідно до статті 60(2), відповідають на будь-який запит уповноваженого шляхом делегування розпорядника Комісії на вимогу самої Комісії або, в зв’язку зі схваленням виконання бюджету, на вимогу Європейського Парламенту.

Комісія забезпечує, щоб субделегування повноважень головам делегацій Союзу не шкодило процедурі схвалення виконання бюджету згідно зі статтею 319 ДФЄС.

4. Параграфи 1, 2 та 3 також застосовуються до заступників голів делегацій Союзу, коли вони виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників за відсутності голів делегацій Союзу.

1. Кожна установа Союзу призначає бухгалтера, що несе відповідальність у цій установі за таке:

(a) належне здійснювання платежів, збір доходів та стягування сум, що визначені як дебіторська заборгованість;

(b) готування та подання бухгалтерської звітності згідно з розділом XIII;

(c) ведення бухгалтерської звітності відповідно до статей 82 і 84;

(d) установлення правил і процедур бухгалтерського обліку та плану рахунків відповідно до статей 80-84;

(e) установлення та затвердження систем бухгалтерського обліку та, у відповідних випадках, затвердження систем, встановлених розпорядником, що призначені для надання або обґрунтування бухгалтерської інформації;

(f) управління фінансами.

Стосовно функцій, зазначених у пункті (e) першого підпараграфа, бухгалтер має повноваження перевіряти в будь-який час відповідність критеріям затвердження.

2. Обов’язки бухгалтера EEAS поширюються лише на секцію бюджету, яка стосується EEAS та яку виконує EEAS. Бухгалтер Комісії залишається відповідальним за всю секцію бюджету, яка стосується Комісії, включаючи бухгалтерські операції, що стосуються асигнувань, виконання яких субделеговане головам делегацій Союзу.

Бухгалтер Комісії також виконує функції бухгалтера EEAS щодо виконання секції бюджету, яка стосується EEAS.

1. Кожна установа Союзу призначає бухгалтера зі складу посадових осіб, що на них поширюється дія Положення про персонал.

Установа Союзу обирає бухгалтера на підставі його кваліфікації, що підтверджується дипломами або відповідним професійним досвідом.

2. Дві чи більше установ чи органів Союзу можуть призначити того самого бухгалтера.

У такому випадку вони вживають необхідних заходів, щоб уникнути будь-якого конфлікту інтересів.

3. У разі припинення повноважень бухгалтера невідкладно складається пробний баланс.

4. Пробний баланс, що супроводжується звітом про передачу, передається новому бухгалтеру бухгалтером, що припиняє свої повноваження, або, якщо це неможливо, посадовою особою з його підрозділу.

Новий бухгалтер підписує пробний баланс протягом одного місяця з дати його передачі на затвердження та може зробити застереження.

Звіт про передачу повинен містити результат пробного балансу та будь-які зроблені застереження.

Під час виконання своїх обов’язків бухгалтер може делегувати певні функції підлеглому персоналу та адміністраторам авансових рахунків, призначеним відповідно до статті 89(1).

Такі функції повинні бути визначені в інструменті делегування.

1. Правила бухгалтерського обліку, що їх повинні застосовувати установи Союзу, європейські офіси та агентства й органи Союзу, зазначені в секції 2 глави 3 цього розділу, повинні ґрунтуватися на прийнятих на міжнародному рівні стандартах бухгалтерського обліку для публічного сектора. Ці правила ухвалює бухгалтер Комісії після консультацій із бухгалтерами інших установ Союзу, європейських офісів та органів Союзу.

2. Бухгалтер може відступати від стандартів, згаданих у параграфі 1, якщо він вважає це необхідним, щоб достовірно викласти інформацію про активи та зобов’язання, витрати, доходи та рух коштів. Якщо правило бухгалтерського обліку суттєво відхиляється від таких стандартів, то у примітках до фінансової звітності повинні зазначатися цей факт та причини відхилення.

3. У правилах бухгалтерського обліку, згаданих у параграфі 1, зазначається структура і зміст фінансової звітності, а також принципи бухгалтерського обліку, що лежать в основі бухгалтерського обліку.

4. Звіти про виконання бюджету, зазначені в статті 241, повинні бути складені відповідно до бюджетних принципів, передбачених у цьому Регламенті. Вони повинні містити детальну інформацію про виконання бюджету. Вони повинні достовірно відображати всі передбачені в цьому розділі операції про доходи і видатки.

1. Бухгалтер кожної установи або органу Союзу складає та зберігає актуальні документи, що описують організацію бухгалтерського обліку та бухгалтерські процедури своєї установи чи органу Союзу.

2. Доходи і видатки обліковуються в комп’ютеризованій системі відповідно до економічного характеру операції як поточні доходи чи видатки або як капітал.

1. Бухгалтер Комісії несе відповідальність за складання гармонізованих планів рахунків, що їх повинні застосовувати установи Союзу, європейські офіси та агентства й органи Союзу, зазначені в секції 2 глави 3 цього розділу.

2. Бухгалтери отримують від розпорядників усю інформацію, необхідну для складання бухгалтерської звітності, що достовірно відображає фінансовий стан установ Союзу та виконання бюджету. Розпорядник гарантує достовірність цієї інформації.

3. Перед прийняттям бухгалтерської звітності установою Союзу або органом Союзу, зазначеним у статті 70, бухгалтер підписує її, тим самим засвідчуючи, що він має обґрунтовану впевненість у тому, що бухгалтерська звітність достовірно відображає фінансовий стан установи Союзу або органу Союзу, зазначеного в статті 70.

Із цією метою бухгалтер перевіряє, чи бухгалтерська звітність підготовлена відповідно до правил бухгалтерського обліку, зазначених у статті 80, та процедур бухгалтерського обліку, зазначених у пункті (d) першого підпараграфа статті 77(1), та чи всі доходи і видатки внесені до бухгалтерської звітності.

4. Уповноважений шляхом делегування розпорядник надсилає бухгалтеру відповідно до ухвалених бухгалтером правил будь-яку фінансову та управлінську інформацію, необхідну для виконання обов’язків бухгалтера.

Розпорядник повинен регулярно, принаймні стосовно закриття бухгалтерської звітності, інформувати бухгалтера про відповідні фінансові дані довірчих банківських рахунків, щоб використання коштів Союзу могло відображатися в бухгалтерській звітності Союзу.

Розпорядники залишаються повністю відповідальними за належне використання коштів, якими вони управляють, законність видатків, що перебувають під їхнім контролем, та повноту і достовірність інформації, що надсилається бухгалтеру.

5. Відповідальний розпорядник повідомляє бухгалтера про всі події або суттєві зміни системи фінансового управління, системи інвентаризації або системи оцінювання активів та зобов’язань, якщо вона надає дані для бухгалтерської звітності установи Союзу або використовується для обґрунтування її даних, щоб бухгалтер міг перевірити відповідність критеріям затвердження.

Бухгалтер може в будь-який час переглянути вже затверджену систему фінансового управління та може вимагати, щоб відповідальний розпорядник склав план дій для своєчасного виправлення можливих недоліків.

Розпорядник несе відповідальність за повноту інформації, що надсилається бухгалтеру.

6. Бухгалтер має право перевіряти отримувану інформацію, а також проводити будь-які подальші перевірки, які він вважає необхідними для підписання бухгалтерської звітності.

За необхідності бухгалтер робить застереження, точно пояснюючи характер та обсяг таких застережень.

7. Система бухгалтерського обліку установи Союзу призначена для обліку, класифікації та реєстрації бюджетної та фінансової інформації.

8. Система бухгалтерського обліку складається із загальних рахунків та бюджетних рахунків. Рахунки ведуться в євро та на основі календарного року.

9. Уповноважений шляхом делегування розпорядник може також вести детальний управлінський облік.

10. Підтвердні документи, пов’язані із системою бухгалтерського обліку та з підготовкою бухгалтерської звітності, зазначеної в статті 241, зберігаються принаймні п’ять років із дати, в яку Європейський Парламент схвалює виконання бюджету за фінансовий рік, якого стосуються документи.

Однак документи, що стосуються остаточно не закритих операцій, зберігаються до кінця року, наступного за роком, в якому ці операції буде закрито. Стаття 37(2) Регламенту (ЄС) № 45/2001 застосовується до зберігання даних про перевезення.

Кожна установа Союзу вирішує, в якому підрозділі зберігатимуться підтвердні документи.

1. Стосовно кожного підрозділу бюджету на бюджетних рахунках відображаються:

(a) щодо видатків:

(i) затверджені в бюджеті асигнування, в тому числі асигнування, внесені до змін до бюджету, перенесені асигнування, асигнування, доступні після збору цільових доходів, перерозподіли асигнувань та загальна сума доступних асигнувань;

(ii) асигнування на зобов’язання та асигнування на платежі за фінансовий рік;

(b) щодо доходів:

(i) кошториси надходжень до бюджету, включаючи кошториси надходжень у зв’язку зі змінами до бюджету, цільові доходи та загальна сума кошторисних доходів;

(ii) встановлені права вимоги та стягнені суми за фінансовий рік;

(c) зобов’язання, що повинні бути сплачені, і доходи, що повинні бути стягнені, які перенесені з попередніх фінансових років.

Асигнування на зобов’язання та асигнування на платежі, зазначені в пункті (а) першого підпараграфа, повинні вноситись та відображатись окремо.

2. На бюджетних рахунках відображаються окремо:

(a) використання перенесених асигнувань та асигнувань на фінансовий рік;

(b) розрахунки за зобов’язаннями, що підлягають сплаті.

Стосовно доходів, суми, що підлягають стягненню за попередні фінансові роки, відображаються окремо.

1. На загальних рахунках у хронологічному порядку з використанням методу подвійного запису ведеться облік усіх подій та операцій, що впливають на економічний та фінансовий стан, а також активів та зобов’язань установ Союзу та агентств і органів Союзу, що зазначені у секції 2 глави 3 цього розділу.

2. Баланс та рух по загальних рахунках вносяться до бухгалтерських книг.

3. Усі бухгалтерські записи, включаючи коригування по рахунках, повинні ґрунтуватися на підтвердних документах, що зазначаються в записах.

4. Система бухгалтерського обліку повинна бути організована так, щоб усі бухгалтерські записи залишали чіткий аудиторський слід.

1. Для потреб управління фінансами бухгалтер може від імені своєї установи Союзу відкривати рахунки у фінансових установах або національних центральних банках або вимагати відкриття таких рахунків. Бухгалтер також несе відповідальність за закриття цих рахунків або за забезпечення їх закриття.

2. Умови, що регулюють відкриття, ведення та використання банківських рахунків, повинні передбачати, залежно від вимог внутрішнього контролю, щоб чеки, розпорядження про здійснення безготівкових переказів або будь-які інші банківські операції були підписані одним або більше уповноваженими працівниками. Розпорядження, що видаються не через систему, повинні бути підписані принаймні двома уповноваженими працівниками або бухгалтером.

3. У рамках реалізації програми або заходу довірчі рахунки можуть відкриватись від імені Комісії, щоб управління ними міг здійснювати суб’єкт відповідно до пункту (c)(ii), (iii), (v) або (vi) першого підпараграфа статті 62(1).

Такі рахунки відкриваються під відповідальність розпорядника, що відповідає за реалізацію програми або заходу, за погодженням із бухгалтером Комісії.

За управління такими рахунками несе відповідальність розпорядник.

4. Бухгалтер Комісії встановлює правила відкриття, управління та закриття довірчих рахунків та правила їх використання.

1. Якщо інше не передбачено в цьому Регламенті, лише бухгалтер має право управляти коштами та їхніми еквівалентами. Бухгалтер несе відповідальність за їх зберігання.

2. Бухгалтер забезпечує, щоб його установа Союзу мала в своєму розпорядженні згідно з чинними регулятивними рамками достатні кошти для покриття потреб у коштах, що виникають у зв’язку з виконанням бюджету, та встановлює процедури для забезпечення того, щоб жоден із рахунків, відкритих відповідно до статей 85(1) та 89(3), не мав дебетового сальдо.

3. Платежі здійснюються шляхом безготівкового перерахування, чеком або, якщо вони здійснюються з авансових рахунків чи якщо це прямо дозволене бухгалтером, дебетовою карткою, шляхом прямого дебетового списання або в інший спосіб, відповідно до встановлених бухгалтером правил.

До прийняття зобов’язання перед третьою особою розпорядник повинен перевірити особу отримувача платежу, встановити дані про юридичну особу та платіжні реквізити одержувача і внести такі дані до спільних даних установи Союзу, за яку відповідальний бухгалтер, щоб забезпечити прозорість, підзвітність та належне здійснення платежів.

Бухгалтер може здійснювати платежі, тільки якщо дані про юридичну особу отримувача платежу та його реквізити платежу були внесені до спільних даних установи Союзу, за яку відповідальний бухгалтер.

Розпорядники інформують бухгалтера про будь-які зміни у даних про юридичну особу та платіжних реквізитах, повідомлених їм отримувачем платежу, та перевіряють дійсність цих даних до надання дозволу на будь-який платіж.

1. Установи та агентства Союзу або органи Союзу, зазначені в секції 2 глави 3 цього розділу, повинні вести інвентарний облік, що відображає кількість та вартість усіх їхніх матеріальних, нематеріальних та фінансових активів, відповідно до моделі, складеної бухгалтером Комісії.

Вони також перевіряють відповідність записів у своїх відповідних інвентарних реєстрах фактичній ситуації.

Усі придбані активи зі строком використання більше одного року, які не є витратними матеріалами і ціна купівлі або собівартість яких вища за визначену процедурами бухгалтерського обліку, зазначеними в статті 77, вносяться до інвентарного реєстру та обліковуються на рахунках основних засобів.

2. Продаж матеріальних активів Союзу повинен належним чином рекламуватися.

3. Установи та агентства Союзу або органи Союзу, зазначені в секції 2 глави 3 цього розділу, повинні ухвалити положення щодо захисту активів, що включені до їхніх відповідних інвентарних реєстрів, та вирішити, які адміністративні підрозділи несуть відповідальність за систему інвентаризації.

1. Авансові рахунки можуть створюватись для оплати видатків, якщо через незначний розмір відповідних сум неможливо або неефективно в матеріальному відношенні здійснювати платіжні операції згідно з бюджетними процедурами. Авансові рахунки також можуть створюватись для збору доходів, відмінних від власних ресурсів.

У делегаціях Союзу авансові рахунки можуть також використовуватися для здійснення платежів у розмірі незначних сум згідно з бюджетними процедурами, якщо таке використання є ефективним та результативним з урахуванням місцевих потреб.

Максимальна сума, що може сплачуватись адміністратором авансового рахунку, якщо в матеріальному відношенні неможливо або неефективно здійснювати платіжні операції згідно з бюджетними процедурами, визначається бухгалтером і в будь-якому випадку не повинна перевищувати 60000 євро за кожну позицію видатків.

Однак у сфері операцій із надання допомоги у врегулюванні криз та гуманітарної допомоги авансові рахунки можуть використовуватись без будь-яких обмежень щодо суми, з дотриманням рівня асигнувань, визначеного Європейським Парламентом і Радою стосовно відповідного бюджетного рядка для поточного фінансового року та відповідно до внутрішніх правил Комісії.

2. У делегаціях Союзу повинні бути створені авансові рахунки для оплати видатків як із секцій бюджету, що стосуються Комісії, так і секцій бюджету, що стосуються EEAS, із забезпеченням повної простежуваності видатків.

1. Створення авансового рахунку та призначення адміністратора авансового рахунку відбувається за рішенням бухгалтера установи Союзу на підставі належним чином обґрунтованої пропозиції відповідального розпорядника. У такому рішенні зазначаються відповідні функції та обов’язки адміністратора авансового рахунку та розпорядника.

Адміністратори авансових рахунків обираються з числа посадових осіб або, якщо необхідно і тільки в належним чином обґрунтованих випадках, із числа інших працівників або відповідно до визначених у внутрішніх правилах Комісії умов із числа персоналу, найнятого Комісією у сфері операцій із надання допомоги у врегулюванні криз та гуманітарної допомоги, за умови що їхні трудові договори гарантують рівноцінний рівень захисту з точки зору відповідальності, що застосовується до персоналу відповідно до статті 95. Адміністратори авансових рахунків обираються з урахуванням їхніх знань, навичок і спеціальної кваліфікації, що підтверджуються дипломами або відповідним професійним досвідом, чи після проходження відповідної навчальної програми.

2. У пропозиціях щодо рішень про створення авансового рахунку відповідальний розпорядник повинен забезпечити, щоб:

(a) пріоритет надавався використанню бюджетних процедур, якщо є доступ до центральної комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку;

(b) авансові рахунки використовувалися тільки в належним чином обґрунтованих випадках.

У рішеннях про створення авансового рахунку бухгалтер повинен вказати операційні умови та умови використання авансового рахунку.

Зміни до операційних умов авансового рахунку також вносяться за рішенням бухгалтера на підставі належним чином обґрунтованої пропозиції відповідального розпорядника.

3. Банківські рахунки для авансування коштів відкриваються та контролюються бухгалтером, який також затверджує делеговані підписи по них на підставі належним чином обґрунтованої пропозиції відповідального розпорядника.

4. Кошти для авансових рахунків надаються бухгалтером установи Союзу, і відповідальність за них покладається на адміністраторів авансових рахунків.

5. Здійснені платежі повинні супроводжуватися офіційними рішеннями про остаточне затвердження або платіжними дорученнями, підписаними відповідальним розпорядником.

Розпорядник проводить розрахунки за операціями з авансування до кінця наступного місяця, щоб бухгалтерський баланс та залишок на рахунку могли бути звірені.

6. Бухгалтер проводить перевірки або доручає їх проведення працівнику зі свого підрозділу або з підрозділу-розпорядника, спеціально уповноваженого на це. Такі перевірки, як правило, проводяться на місці та, за необхідності, без попередження, для перевірки наявності коштів, виділених адміністраторам авансових рахунків, та бухгалтерії, а також для перевірки того, чи розрахунки за операціями з авансування здійснюються у встановлений строк. Бухгалтер повідомляє відповідального розпорядника про результати таких перевірок.

1. Повноваження, делеговані або субделеговані відповідальним розпорядникам, можуть у будь-який час бути тимчасово або остаточно відкликані органом, що їх призначив.

2. Повноваження бухгалтерів та/або адміністраторів авансових рахунків можуть у будь-який час бути тимчасово або остаточно зупинені органом, що їх призначив.

3. Параграфи 1-2 не обмежують будь-які заходи дисциплінарного стягнення, вжиті щодо фінансових суб’єктів, зазначених у вказаних параграфах.

1. Ця глава не обмежує будь-якої відповідальності згідно з кримінальним законодавством, що її можуть понести зазначені в статті 90 фінансові суб’єкти, як передбачено чинним національним законодавством та чинними положеннями щодо захисту фінансових інтересів Союзу та боротьби з корупцією посадових осіб Союзу або посадових осіб держав-членів.

2. Без шкоди для статей 92, 94 та 95 цього Регламенту, кожен відповідальний розпорядник, бухгалтер або адміністратор авансового рахунку несе дисциплінарну відповідальність і відповідальність у формі сплати компенсації згідно з Положенням про персонал або відповідальність за персонал, найнятий Комісією в сфері операцій із надання допомоги у врегулюванні криз та гуманітарної допомоги відповідно до статті 89(1) цього Регламенту, згідно з нормами їхніх трудових договорів. У разі незаконної діяльності, шахрайства або корупції, що можуть шкодити інтересам Союзу, таке питання передається на розгляд органам, зазначеним у чинному законодавстві, зокрема OLAF.

1. Відповідальний розпорядник несе відповідальність у формі сплати компенсації згідно з Положенням про персонал.

2. Зобов’язання щодо сплати компенсації діє, зокрема, якщо відповідальний розпорядник навмисно або через власну грубу недбалість:

(a) визначає права вимоги, за якими проводитиметься стягнення, або видає накази про стягнення, здійснює видатки або підписує платіжне доручення без дотримання цього Регламенту;

(b) не складає документ, що встановлює суму дебіторської заборгованості, нехтує видачею наказу про стягнення або видає із запізненням такий наказ чи платіжне доручення, внаслідок чого установа Союзу повинна нести цивільну відповідальність перед третіми особами.

3. Уповноважений шляхом делегування або субделегування розпорядник, що отримує зобов’язальне розпорядження, яке він вважає незаконним або таким, що суперечить принципу розсудливого управління фінансами, зокрема тому, що таке розпорядження неможливо виконати за рахунок виділених йому ресурсів, інформує письмово про цей факт орган, що делегував або субделегував йому повноваження. Якщо таке розпорядження буде підтверджено в письмовій формі і це підтвердження буде отримано вчасно і буде достатньо ясним, оскільки воно прямо стосується питань, що їх порушив уповноважений шляхом делегування чи субделегування розпорядник, то уповноважений шляхом делегування чи субделегування розпорядник не несе відповідальність. Він повинен виконати розпорядження, якщо тільки воно не є явно незаконним або не є порушенням відповідних стандартів безпеки.

Така сама процедура застосовується у випадках, коли розпорядник вважає, що рішення, яке він уповноважений ухвалити, є незаконним або таким, що суперечить принципу розсудливого управління фінансами, або коли розпоряднику стає відомо під час виконання ним зобов’язального розпорядження, що обставини справи можуть спричинити таку ситуацію.

Будь-які розпорядження, підтверджені за згаданих у цьому параграфі обставин, повинні бути зафіксовані уповноваженим шляхом делегування розпорядником та зазначені в його річному звіті про діяльність.

4. У разі субделегування повноважень у межах його служби уповноважений шляхом делегування розпорядник продовжує нести відповідальність за ефективність та дієвість наявних систем внутрішнього управління та контролю і за вибір уповноваженого шляхом субделегування розпорядника.

5. У разі субделегування повноважень головам делегацій Союзу та їхнім заступникам уповноважений шляхом делегування розпорядник несе відповідальність за визначення впроваджуваних систем внутрішнього управління та контролю, а також за їхню ефективність та дієвість. Голови делегацій Союзу несуть відповідальність за належне налаштування та функціонування цих систем відповідно до вказівок уповноваженого шляхом делегування розпорядника, а також за управління коштами та операціями, які вони проводять у делегації Союзу під своєю відповідальністю. Перед тим як приступити до виконання своїх обов’язків, вони повинні пройти спеціальні навчальні курси стосовно функцій та обов’язків розпорядників та виконання бюджету.

Голови делегацій Союзу відповідно до статті 76(3) звітують про виконання своїх обов’язків згідно з першим підпараграфом цього параграфа.

Щороку голови делегацій Союзу надають уповноваженому шляхом делегування розпоряднику Комісії запевнення щодо систем внутрішнього управління та контролю, що впроваджені в їхній делегації, а також про управління субделегованими їм операціями та їх результати, щоб розпорядник міг зробити заяву про впевненість відповідно до статті 74(9).

Цей параграф також застосовується до заступників голів делегацій Союзу, коли вони виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників за відсутності голів делегацій Союзу.

1. Без обмеження повноважень OLAF та адміністративної автономії установ Союзу, органів Союзу, європейських офісів чи органів або осіб, яким доручено здійснювати певні заходи в сфері СЗБП відповідно до розділу V ДЄС стосовно їхніх працівників та з урахуванням захисту викривачів, будь-яке порушення цього Регламенту або положення, що стосується фінансового управління або перевірки операцій, що спричинене дією або бездіяльністю працівника, передається на розгляд колегії, зазначеній у статті 143, для ухвалення нею відповідного висновку будь-ким із таких осіб чи органів:

(a) орган, що здійснював призначення на посаду і повноважний вирішувати питання дисциплінарного характеру;

(b) відповідальний розпорядник, у тому числі голови делегацій Союзу та, за їх відсутності, їхні заступники, що виконують функції уповноважених шляхом субделегування розпорядників відповідно до статті 60(2).

Якщо колегія безпосередньо поінформована працівником щодо суті питання, вона передає файл органу, що призначає на посаду, відповідної установи Союзу, відповідного органу Союзу, європейського офісу чи відповідного органу або відповідної особи та повідомляє про це працівника. Орган, що здійснює призначення на посаду, може запитати висновок колегії в справі.

2. Запит про видачу колегією висновку відповідно до першого підпараграфа параграфа 1 супроводжується описом фактів та дії чи бездіяльності, що їх колегія повинна оцінити, а також відповідними підтвердними документами, включаючи звіти за результатами будь-якого проведеного розслідування. Якщо можливо, інформація надається в анонімізованій формі.

До подання колегії запиту або будь-якої додаткової інформації, орган, що призначає на посаду, або розпорядник, у відповідних випадках, дає відповідному працівнику можливість подати свої зауваження після направлення йому підтвердних документів, зазначених у першому підпараграфі, якщо тільки їх направлення не створює серйозної перешкоди для проведення подальших розслідувань.

3. У зазначених у параграфі 1 цієї статті випадках колегія, згадана в статті 143, має право оцінити на основі поданих їй відповідно до параграфа 2 цієї статті матеріалів та будь-якої одержаної додаткової інформації, чи відбулося фінансове порушення. Керуючись висновком колегії, відповідна установа Союзу, відповідний орган Союзу, європейський офіс чи відповідний орган або відповідна особа ухвалює рішення про відповідні подальші дії згідно з Положенням про персонал. Якщо колегія виявляє системні проблеми, вона дає рекомендацію розпоряднику та уповноваженому шляхом делегування розпоряднику, якщо тільки останній не є відповідним працівником, а також внутрішньому аудитору.

4. Якщо комісія видає висновок, зазначений у параграфі 1 цієї статті, до її складу повинні входити члени, зазначені в статті 143(2), а також зазначені нижче такі три додаткових члени, що призначаються з урахуванням необхідності уникати будь-яких конфліктів інтересів:

(a) представник органу, що призначає на посаду і повноважний вирішувати питання дисциплінарного характеру, відповідної установи Союзу, відповідного органу Союзу, європейського офісу чи відповідного органу або відповідної особи;

(b) працівник, призначений комітетом з персоналу відповідної установи Союзу, відповідного органу Союзу, європейського офісу чи відповідного органу або відповідної особи;

(c) працівник юридичної служби установи Союзу, що наймає відповідного працівника.

Якщо колегія видає зазначений у параграфі 1 висновок, він повинен бути адресований органу, що призначає на посаду, відповідної установи Союзу, відповідного органу Союзу, європейського офісу чи відповідного органу або відповідної особи.

5. Колегія не має будь-яких слідчих повноважень. Відповідна установа Союзу, відповідний орган Союзу, європейський офіс чи відповідний орган або відповідна особа співпрацює з колегією, щоб забезпечити, що вона має всю інформацію, необхідну для видачі свого висновку.

6. Якщо колегія вважає, що справа підлягає розгляду в OLAF, вона відповідно до параграфа 1 невідкладно передає файл відповідному органу, що призначає на посаду, та негайно інформує OLAF.

7. Держави-члени повністю підтримують Союз у притягненні до будь-якої відповідальності згідно зі статтею 22 Положення про персонал тимчасового персоналу, до якого застосовується пункт (e) статті 2 Умов працевлаштування інших службовців Європейського Союзу.

Бухгалтер несе дисциплінарну відповідальність і відповідальність у формі сплати компенсації згідно з процедурами, передбаченими в Положенні про персонал. Зокрема, бухгалтер може бути притягнутий до відповідальності за вчинення ним будь-якого з таких правопорушень:

(a) втрата або пошкодження коштів, активів чи документів, що перебувають у нього на зберіганні;

(b) незаконна зміна банківських рахунків або поштових жирорахунків;

(c) стягнення або сплата сум, що не узгоджуються з відповідними наказами про стягнення або платіжними дорученнями;

(d) непроведення збору доходів, що підлягають збору.

Зокрема, адміністратор авансового рахунку може бути притягнутий до відповідальності за вчинення ним будь-якого з таких правопорушень:

(a) втрата або пошкодження коштів, активів чи документів, що перебувають у нього на зберіганні;

(b) ненадання підтвердних документів стосовно здійснених ним платежів;

(c) здійснення платежів на користь осіб, що не мають права їх отримувати;

(d) непроведення збору доходів, що підлягають збору.

1. Кошторис доходів, що складаються з власних ресурсів, згідно з Рішенням 2014/335/ЄС, Євратом, вноситься до бюджету в євро. Відповідні власні ресурси надаються відповідно до Регламенту (ЄС, Євратом) № 609/2014.

2. Розпорядник складає графік із зазначенням того, коли власні ресурси, визначені в Рішенні 2014/335/ ЄС, Євратом, будуть надані Комісії.

Власні ресурси встановлюються та формуються відповідно до правил, ухвалених відповідно до зазначеного Рішення.

Для цілей бухгалтерського обліку розпорядник видає наказ про стягнення щодо надходжень на рахунок власних ресурсів та виплат із нього, згідно з Регламентом (ЄС, Євратом) № 609/2014.

1. Коли відповідальний розпорядник має достатню і достовірну інформацію щодо будь-якого заходу або ситуації, яка може призвести до виникнення заборгованості перед Союзом, відповідальний розпорядник складає кошторис дебіторської заборгованості.

2. Відповідальний розпорядник коригує кошторис дебіторської заборгованості, як тільки йому стає відомо про подію, що змінює захід або ситуацію, що стала підставою для складення кошторису.

При видачі наказу про стягнення в зв’язку із заходом або ситуацією, що попередньо стала підставою для складення кошторису дебіторської заборгованості, відповідальний розпорядник коригує такий кошторис відповідним чином.

Якщо наказ про стягнення складається на ту саму суму, що і первісний кошторис дебіторської заборгованості, такий кошторис зменшується до нуля.

3. Як відступ від параграфа 1, кошторис дебіторської заборгованості не складається, поки держави-члени не нададуть Комісії суми власних ресурсів, визначені в Рішенні 2014/335/ЄС, Євратом, що їх держави-члени виплачують із фіксованою періодичністю. Відповідальний розпорядник видає наказ про стягнення цих сум.

1. Для визначення суми дебіторської заборгованості відповідальний розпорядник:

(a) перевіряє існування боргу;

(b) визначає або перевіряє реальну ситуацію і суму боргу; та

(c) перевіряє умови, за яких борг підлягає сплаті.

Визначення суми дебіторської заборгованості становить визнання права вимоги Союзу до боржника та встановлення права вимагати від боржника сплати боргу.

2. Будь-яка сума дебіторської заборгованості, що визначена як певна, фіксована і така, що підлягає сплаті, встановлюється наказом про стягнення, згідно з яким відповідальний розпорядник доручає бухгалтеру стягнути цю суму. Далі боржнику надсилається дебет-нота, за винятком випадків, коли процедура відмови здійснюється негайно згідно з другим підпараграфом параграфа 4. І наказ про стягнення, і дебет-нота складаються відповідальним розпорядником.

Розпорядник надсилає дебет-ноту негайно після визначення суми дебіторської заборгованості та не пізніше п’яти років з моменту, коли установа Союзу за звичайних обставин могла б стягнути борг. Такий строк не застосовується, якщо відповідальний розпорядник визначить, що, незважаючи на зусилля установи Союзу, затримка стягнення сталася з вини боржника.

3. Для визначення суми дебіторської заборгованості відповідальний розпорядник забезпечує, щоб:

(a) сума дебіторської заборгованості була певною, тобто безумовною;

(b) сума дебіторської заборгованості була фіксованою, точно вираженою грошовою сумою;

(c) сума дебіторської заборгованості була такою, що підлягає сплаті, і строк її сплати не був обмеженим;

(d) дані боржника були правильними;

(e) сума була віднесена до правильної бюджетної позиції;

(f) підтвердні документи були в порядку; та

(g) був дотриманий принцип розсудливого управління фінансами, зокрема в частині критеріїв, зазначених у пункті (a) або (b) першого підпараграфа статті 101(2).

4. Дебет-нота призначена для інформування боржника про те, що:

(a) Союз визначив суму дебіторської заборгованості;

(b) у разі сплати боргу в термін, зазначений у дебет-ноті, пеня не нараховуватиметься;

(c) у разі несплати боргу в термін, зазначений у пункті (b) цього підпараграфа, на суму боргу нараховуються відсотки за ставкою, зазначеною в статті 99, без обмеження будь-яких застосовних спеціальних правил;

(d) у разі несплати боргу в термін, зазначений у пункті (b), установа Союзу здійснить стягнення шляхом взаємозаліку або шляхом застосування будь-якої попередньо поданої гарантії;

(e) бухгалтер може за виняткових обставин здійснити стягнення шляхом взаємозаліку до зазначеного в пункті (b) терміну, якщо це необхідно для захисту фінансових інтересів Союзу, коли бухгалтер має обґрунтовані підстави вважати, що сума, що підлягає сплаті Європейському Союзу була б утрачена, при цьому боржник повинен бути попередньо поінформований про причини і дату стягнення шляхом взаємозаліку;

(f) якщо після вжиття всіх заходів, викладених у пунктах (a)-(e) цього підпараграфа, суму не було стягнуто в повному обсязі, установа Союзу здійснює стягнення шляхом примусового виконання рішення відповідно до статті 100(2) або шляхом подання судового позову.

Якщо після перевірки даних боржника або на підставі іншої відповідної інформації, наявної на той час, стає очевидним, що борг підпадає під випадки, зазначені в пункті (a) або (b) першого підпараграфа статті 101(2), або що дебет-нота не була надіслана відповідно до параграфа 2 цієї статті, то розпорядник, визначивши суму дебіторської заборгованості, вирішує за погодженням із бухгалтером безпосередньо відмовитись від стягнення відповідно до статті 101 без надсилання дебет-ноти.

У всіх інших випадках розпорядник роздруковує дебет-ноту і надсилає її боржнику. Бухгалтер повинен бути проінформований про відправлення дебет-ноти через систему фінансової інформації.

5. Безпідставно сплачені суми підлягають стягненню.

1. Без обмеження будь-яких спеціальних положень, що зумовлені застосуванням спеціальних нормативно-правових актів, на будь-яку суму дебіторської заборгованості, що не сплачена в термін, зазначений у пункті (b) першого підпараграфа статті 98(4), нараховуються відсотки згідно з параграфами 2 та 3 цієї статті.

2. За винятком випадку, зазначеного в параграфі 4 цієї статті, ставкою відсотків, що нараховуються на суми дебіторської заборгованості, що не сплачені в термін, зазначений у пункті (b) першого підпараграфа статті 98(4), є ставка, що її застосовує Європейський Центральний Банк до своїх основних операцій з рефінансування та що публікується в серії C Офіційного вісника Європейського Союзу, на перший календарний день місяця, на який припадає термін, збільшена на: