Деякі питання цифровізації діяльності державних органів

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок використання функціональних можливостей Єдиного державного вебпорталу електронних послуг для задоволення потреб в автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків, та обміну інформацією між посадовими особами та працівниками державних органів;

Порядок формування та перевірки електронних службових посвідчень посадових осіб та працівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України та їх електронних копій.

2. Внести до Положення про Єдиний державний вебпортал електронних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 4 грудня 2019 р. № 1137 "Питання Єдиного державного вебпорталу електронних послуг та Реєстру адміністративних послуг" (Офіційний вісник України, 2020 р., № 3, ст. 136; 2021 р., № 43, ст. 2625; 2022 р., № 69, ст. 4171), і Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2020 р. № 1343 (Офіційний вісник України, 2021 р., № 4, ст. 228; 2022 р., № 78, ст. 4711), зміни, що додаються.

3. Забезпечити протягом одного місяця з дня набрання чинності цією постановою:

1) Міністерству цифрової трансформації - реалізацію технічної можливості формування та перевірки електронних службових посвідчень посадових осіб та працівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України та їх електронних копій, а також реалізацію функціональних можливостей Єдиного державного вебпорталу електронних послуг для задоволення потреб в автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків, та обміну інформацією між посадовими особами та працівниками державних органів, зокрема з використанням мобільного додатка зазначеного Єдиного державного вебпорталу;

2) Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади - внесення до інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах даних про посвідчення посадових осіб та працівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України з безконтактним електронним носієм;

3) Національному агентству з питань державної служби - технічну можливість передачі інформації, передбаченої порядками, затвердженими цією постановою, з інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах до Єдиного державного вебпорталу електронних послуг.

4. Рекомендувати органам місцевого самоврядування керуватися затвердженим цією постановою Порядком формування та перевірки електронних службових посвідчень посадових осіб та працівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України та їх електронних копій у частині пред’явлення посадовими особами та працівниками органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України електронних службових посвідчень.

1. Цей Порядок визначає механізм використання функціональних можливостей, призначених для задоволення потреб в автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків, та обміну інформацією між посадовими особами та працівниками державних органів, як розділу "Дія.Офіс" Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі - Портал Дія), зокрема мобільного додатка Порталу Дія (Дія) (далі - розділ "Дія.Офіс").

2. Розділ "Дія.Офіс" є доступним для посадових осіб, державних службовців та інших працівників Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади та інших державних органів, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу" (далі - посадові особи).

3. Доступ до розділу "Дія.Офіс" надається після проходження електронної ідентифікації та автентифікації засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія).

4. Для отримання доступу до розділу "Дія.Офіс" через мобільний додаток Порталу Дія (Дія) посадовій особі, якій в установленому законодавством порядку присвоєно реєстраційний номер облікової картки платника податків, необхідно встановити мобільний додаток Порталу Дія (Дія) на підключений до Інтернету електронний пристрій, критерії якого підтримують використання такого додатка, та пройти електронну ідентифікацію та автентифікацію.

5. Розділ "Дія.Офіс" забезпечує:

1) відображення інформації про:

Секретаріат Кабінету Міністрів України, міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, їх територіальні органи, місцеві органи виконавчої влади та інші державні органи, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу", - найменування органу, структуру, контактні дані (номер телефону, адреса електронної пошти);

посадових осіб - прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), посада та контактні дані (номер телефону, адреса електронної пошти);

2) проведення опитувань між посадовими особами;

3) електронне листування;

4) можливість користування інструментами планування робочого дня і завдань.

6. Підключення та реєстрація посадових осіб до розділу "Дія.Офіс" здійснюється технічним адміністратором Порталу Дія в установленому ним порядку.

7. Електронна інформаційна взаємодія, спрямована на забезпечення використання функціональних можливостей Порталу Дія для задоволення потреб в автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків, та обміну інформацією між посадовими особами та працівниками державних органів, передбачених цим Порядком здійснюється з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" з дотриманням Законів України "Про електронні довірчі послуги", "Про захист персональних даних", "Про публічні електронні реєстри", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

Обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії через програмні інтерфейси електронних інформаційних ресурсів (сервіси), визначаються договорами про інформаційну взаємодію, укладеними відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455; 2021 р., № 52, ст. 3216; 2023 р., № 11, ст. 721).

У разі відсутності технічної можливості передачі даних з використанням системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта", електронна інформаційна взаємодія суб’єктів електронної взаємодії може здійснюватися з використанням інших інформаційно-комунікаційних систем із застосуванням в них відповідних комплексних систем захисту інформації з підтвердженою відповідністю за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством. У такому разі обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії, визначаються такими суб’єктами.

1. Цей Порядок визначає механізм формування та перевірки електронних службових посвідчень посадових осіб та працівників органів виконавчої влади і Секретаріату Кабінету Міністрів України (далі - посадові особи) та їх електронних копій засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі - Портал Дія), зокрема мобільного додатка Порталу Дія (Дія).

2. Електронне службове посвідчення посадової особи (далі - е-посвідчення) є відображенням інформації, що міститься у посвідченні посадової особи з безконтактним електронним носієм, строк дії якого не закінчився (далі - посвідчення).

Е-посвідчення може бути сформоване за бажанням посадової особи засобами Порталу Дія.

Для формування та використання е-посвідчення посадовій особі, якій в установленому законодавством порядку присвоєно реєстраційний номер облікової картки платника податків, необхідно встановити мобільний додаток Порталу Дія (Дія) на електронний пристрій, критерії якого підтримують використання такого додатка (далі - електронний пристрій), підключений до Інтернету, і пройти електронну ідентифікацію та автентифікацію.

3. Е-посвідчення формується автоматично засобами Порталу Дія у разі підключення електронного пристрою до Інтернету, функціонування встановленого мобільного додатка Порталу Дія (Дія) та наявності електронної інформаційної взаємодії Порталу Дія та інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах (далі - інформаційна система).

4. Сформоване е-посвідчення разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-код, штрих-код, цифровий код) відображається через мобільний додаток Порталу Дія (Дія) за наявності необхідної інформації в інформаційній системі.

Унікальний електронний ідентифікатор автоматично формується засобами Порталу Дія у разі підключення електронного пристрою до Інтернету та функціонування встановленого мобільного додатка Порталу Дія (Дія). Сформований унікальний електронний ідентифікатор дійсний протягом трьох хвилин з моменту його формування.

Е-посвідчення є дійсним лише за наявності унікального електронного ідентифікатора та не може використовуватися без нього.

5. В е-посвідченні відображається така інформація:

1) назва держави;

2) прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) посадової особи;

3) найменування посади особи;

4) дата видачі посвідчення;

5) серія та номер бланка посвідчення;

6) найменування органу, що видав посвідчення;

7) відцифрований образ обличчя посадової особи;

8) дата закінчення строку дії (за наявності) посвідчення.

Також в е-посвідченні може відображатися інформація про контактні дані посадової особи (номер телефону, адреса електронної пошти).

Формування е-посвідчення здійснюється з використанням відомостей, що надходять з інформаційної системи, або з використанням відцифрованого образу обличчя такої посадової особи, що відображається у єДокументі.

6. Е-посвідчення пред’являється посадовою особою на електронному пристрої, критерії якого підтримують використання мобільного додатка Порталу Дія (Дія), без додаткового пред’явлення посвідчення.

7. Перевірка е-посвідчення з використанням унікального електронного ідентифікатора у режимі реального часу є обов’язковою умовою його використання.

Перевірка е-посвідчення проводиться за допомогою електронних пристроїв шляхом зчитування або введення унікального електронного ідентифікатора.

За результатами перевірки на електронному пристрої, за допомогою якого проводилася така перевірка засобами Порталу Дія, формується відповідне інформаційне повідомлення.

8. Електронні копії е-посвідчення, окрема інформація, відомості, дані, що містяться в е-посвідченні, подаються посадовою особою засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), за умови проведення перевірки таких даних засобами Порталу Дія.

9. Державні органи для забезпечення можливості перевірки е- посвідчення та отримання електронних копій, окремої інформації, відомостей, даних, що містяться в е-посвідченні, підключають власні інформаційні системи до Порталу Дія.

Для підключення інформаційних систем до Порталу Дія державні органи разом з власником (держателем) Порталу Дія визначають порядок інформаційної взаємодії та формат файлів, які містять електронні копії, окрему інформацію, відомості, дані, що містяться в е-посвідченні, та передаються у процесі взаємодії.

Інформаційні системи державних органів, що підключаються до Порталу Дія для забезпечення можливості отримання електронних копій, окремої інформації, відомостей, даних, що містяться в е-посвідченні, повинні відповідати вимогам законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

Державні органи забезпечують належне функціонування та безперебійну роботу власних інформаційних систем для забезпечення можливості перевірки е-посвідчення та для отримання за рішенням посадової особи електронних копій, окремої інформації, відомостей, даних, що містяться в е-посвідченні.

Державні органи під час обробки персональних даних забезпечують виконання вимог Закону України "Про захист персональних даних" у зв’язку з отриманням електронних копій, окремої інформації, відомостей, даних.

10. Електронна інформаційна взаємодія, передбачена цим Порядком, здійснюється з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" з дотриманням Законів України "Про електронні довірчі послуги", "Про захист персональних даних", "Про публічні електронні реєстри", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

Обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії через програмні інтерфейси електронних інформаційних ресурсів (сервіси), визначаються договорами про інформаційну взаємодію, укладеними відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455; 2021 р., № 52, ст. 3216; 2023 р., № 11, ст. 721).

У разі відсутності технічної можливості передачі даних з використанням системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" електронна інформаційна взаємодія суб’єктів електронної взаємодії може здійснюватися з використанням інших інформаційно-комунікаційних систем із застосуванням в них відповідних комплексних систем захисту інформації з підтвердженою відповідністю за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством.

1. У Положенні про Єдиний державний вебпортал електронних послуг, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 4 грудня 2019 р. № 1137:

1) пункт 5 доповнити підпунктом 4-1 такого змісту:

"4-1) забезпечення автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків, та обміном інформацією між посадовими особами та працівниками органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та інших державних органів;";

2) пункт 6 доповнити підпунктом 27-1 такого змісту:

"27-1) забезпечення доступу посадових осіб та працівників органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та інших державних органів до інформації, необхідної для задоволення потреб в автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням посадових обов’язків та обміном інформацією між ними, проведення опитувань між посадовими особами та працівниками органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та інших державних органів, забезпечення електронного листування між ними, можливості користування інструментами планування робочого дня і завдань;".

2. У Положенні про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2020 р. № 1343:

1) пункт 6 доповнити абзацом такого змісту:

"електронної інформаційної взаємодії з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг (далі - Портал Дія), зокрема мобільним додатком Порталу Дія (Дія).";

2) пункт 10 після абзацу сьомого доповнити новим абзацом такого змісту:

"службові посвідчення посадових осіб та працівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України з безконтактним електронним носієм;".

У зв’язку з цим абзаци восьмий - тринадцятий вважати відповідно абзацами дев’ятим - чотирнадцятим.