Про затвердження Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах, що додається.

2. Установити, що дія цієї постанови:

поширюється на Секретаріат Кабінету Міністрів України, міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, їх територіальні органи/підрозділи, місцеві органи виконавчої влади та інші державні органи, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу";

не поширюється на працівників консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів і служб, утворених Президентом України, та на працівників Представництва Президента України в Автономній Республіці Крим.

3. Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади забезпечити підключення згідно з планом-графіком, що затверджується Національним агентством з питань державної служби, до інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та внесення до неї даних у порядку, визначеному затвердженим цією постановою Положенням.

Рекомендувати державним органам, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу", крім органів, зазначених в абзаці першому цього пункту, забезпечити підключення до інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та внесення до неї даних у порядку, визначеному затвердженим цією постановою Положенням.

1. Це Положення визначає порядок функціонування інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах (далі - інформаційна система) у сфері державної служби як автоматизованої системи збирання, оброблення, зберігання та захисту інформації, що формується (створюється) і використовується для забезпечення функціонування централізованої бази даних державних службовців, інших працівників Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів/підрозділів, місцевих органів виконавчої влади та інших державних органів, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу" (далі - працівники органів впровадження), а також для задоволення потреб щодо автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням функцій управління персоналом та нарахування заробітної плати.

1-1. Порядок забезпечення функціонування інформаційної системи затверджується НАДС.

2. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

інформаційна система - автоматизована система збирання, оброблення, зберігання та захисту інформації щодо працівників органів впровадження, що формується (створюється) і використовується в порядку та межах, визначених законодавством, для забезпечення функціонування централізованої бази даних працівників органів впровадження, а також для задоволення потреб щодо автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням функцій управління персоналом та нарахування заробітної плати;

користувачі інформаційної системи - працівники органів впровадження або інші особи, які отримали відповідні права доступу до інформаційної системи;

органи впровадження - Секретаріат Кабінету Міністрів України, міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, їх територіальні органи/підрозділи, місцеві органи виконавчої влади та інші державні органи, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу";

функціональні блоки інформаційної системи - сукупність елементів інформаційної системи, задіяних в єдиному процесі функціонування для реалізації завдань її цільового призначення та завдань функціональної підсистеми;

функціональні підсистеми інформаційної системи - сукупність технічних засобів і програмних комплексів, які забезпечують автоматизацію робочих процесів до рівня стандартів операційних процедур та автоматизованого робочого місця користувача, формування і зберігання інформації;

центральна підсистема інформаційної системи (ядро) - обчислювальне середовище функціонування автоматизованих сервісів, яке забезпечує безперервність їх обслуговування в інтерактивному режимі реального часу та високий рівень продуктивності.

Інші терміни в цьому Положенні вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про державну службу", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних" і "Про електронні довірчі послуги".

3. Власником і розпорядником інформаційної системи є держава в особі НАДС.

Володільцем інформації, що обробляється в центральній підсистемі інформаційної системи, є НАДС.

Володільцями інформації, що обробляється у функціональних підсистемах інформаційної системи, є відповідні органи впровадження інформаційної системи.

4. Адміністратором інформаційної системи є НАДС.

Внесення та коригування (зміна) інформації в інформаційній системі здійснюється уповноваженими посадовими особами адміністратора інформаційної системи та органів впровадження, права доступу яких дозволяють виконати відповідну дію.

5. Захист інформації в інформаційній системі здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

Обробка персональних даних в інформаційній системі повинна відповідати вимогам, встановленим статтею 11 Закону України "Про захист персональних даних".

Запит на отримання з інформаційної системи інформації про фізичну особу повинен відповідати вимогам, встановленим статтею 16 Закону України "Про захист персональних даних".

Персональні дані, що обробляються в інформаційній системі, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

Персональні дані в інформаційній системі обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів.

Накопичення персональних даних працівників органів впровадження здійснюється за допомогою інформаційної системи.

6. Інформаційна система функціонує з метою забезпечення:

функціонування єдиної бази даних державних службовців та інших працівників органів впровадження;

автоматизації (оптимізації) та цифровізації процесів управління людськими ресурсами в органах впровадження та процедур підготовки рішень з кадрових питань (особового складу);

моніторингу результативності діяльності органів впровадження з питань управління персоналом;

відкритості та прозорості інформації про людські ресурси та оплату праці в органах впровадження;

посилення спроможності структурних підрозділів з питань управління персоналом та ведення бухгалтерського обліку в органах впровадження з метою розвитку сучасного управління людськими ресурсами шляхом оперативності, достовірності, повноти, доступності, багатоваріантності та надійності обліку, обробки, накопичення, передачі та представлення первинної, оперативної, достовірної, звітної та довідкової інформації у сфері державної служби;

функціонування інформаційної системи на державній службі, функціонування електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів у частині виконання функцій з питань управління людськими ресурсами;

електронної взаємодії між структурними підрозділами з питань управління персоналом та ведення бухгалтерського обліку органу впровадження;

електронної взаємодії між органами впровадження;

надання доступу працівникам органів впровадження до інформації через електронний кабінет користувача інформаційної системи для електронної взаємодії із структурними підрозділами, працівниками органу впровадження;

електронної інформаційної взаємодії з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг (далі - Портал Дія), зокрема мобільним додатком Порталу Дія (Дія).

7. Надання доступу (підключення) до інформаційної системи органам впровадження, користувачам інформаційної системи здійснюється адміністратором інформаційної системи на договірній безоплатній основі за заявою органу впровадження, що обов’язково містить відомості про нього, дані його працівників, яким забезпечується доступ до інформаційної системи. Форма заяви про організацію доступу до інформаційної системи визначається адміністратором.

Автоматизований доступ до інформаційної системи інших електронних інформаційних ресурсів з використанням програмних засобів ведення електронних систем за допомогою прикладного програмного інтерфейсу інформаційної системи для внесення в неї інформації відповідно до цього Положення або інших актів законодавства забезпечується на підставі договорів, укладених власниками (розпорядниками) таких електронних систем з адміністратором інформаційної системи з урахуванням законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

Для доступу до інформаційної системи користувачу інформаційної системи створюється відповідний обліковий запис.

Доступ до інформаційної системи забезпечується користувачам інформаційної системи з робочих станцій (робочих автоматизованих місць) інформаційної системи.

Користувач інформаційної системи отримує право доступу до інформаційної системи після проходження електронної процедури - автентифікації.

У разі звільнення користувача інформаційної системи, припинення органу впровадження в установленому законодавством порядку та/або в інших випадках, передбачених договором між органом впровадження та адміністратором інформаційної системи, доступ користувача до інформаційної системи припиняється.

8. Інформація вноситься до інформаційної системи за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення інформаційної системи або спеціалізованого програмного забезпечення, що використовується органами впровадження.

Інформація вноситься в інформаційну систему українською мовою, а у випадках, визначених законодавством, - також іноземною мовою.

9. Строки зберігання інформації в інформаційній системі визначаються законодавством. Інформація автоматично знищується після завершення строків її зберігання, якщо інше не передбачено законодавством.

10. В інформаційну систему вносяться дані про:

структуру органу впровадження;

штатний розпис органу впровадження;

посади державної служби;

посади, які не належать до посад державної служби;

державних службовців та інших працівників органу впровадження;

заробітну плату державних службовців органу впровадження залежно від займаної посади, результатів службової діяльності, стажу державної служби, рангу та умов контракту про проходження державної служби (у разі укладення), а також про заробітну плату інших працівників органу впровадження;

службові посвідчення посадових осіб та працівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України з безконтактним електронним носієм;

вступ/проходження/припинення державної служби державними службовцями та прийняття/проходження/припинення трудової діяльності іншими працівниками органу впровадження, які не є державними службовцями.

Внесення до інформаційної системи інших даних, не передбачених абзацами другим - восьмим цього пункту, здійснюється за згодою органу впровадження та адміністратора інформаційної системи, що оформляється договором про внесення додаткових даних до інформаційної системи в межах бюджетних асигнувань НАДС.

Інформаційна система забезпечує підготовку та прийняття рішень з кадрових питань (особового складу), а також зберігання інформації про проходження зазначених процедур.

Повнота даних інформаційної системи забезпечується внесенням до інформаційної системи даних, визначених абзацами другим - восьмим цього пункту, відповідно до вимог, встановлених НАДС та в межах обсягу інформації, передбаченої функціональними блоками інформаційної системи.

Документи в інформаційній системі створюються відповідно до вимог законодавства з питань документування управлінської діяльності на основі шаблонів із відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації, які передбачені інформаційною системою. Сформований проект документа може бути відкоригований, доповнений користувачем інформаційної системи в разі необхідності.

За внесення до інформаційної системи недостовірної інформації користувачі інформаційної системи несуть відповідальність згідно із законами України.

11. Для забезпечення належного функціонування інформаційної системи адміністратор системи розробляє та видає відповідні нормативно-правові акти.

12. Для ефективного функціонування інформаційної системи органи впровадження забезпечують своєчасне:

внесення до інформаційної системи достовірної та повної інформації;

надання/припинення доступу користувачам до інформаційної системи через функціональні підсистеми;

інформування адміністратора інформаційної системи про проблеми, що виникають під час функціонування інформаційної системи.

13. Доступ до інформації, яка міститься в інформаційній системі, крім тієї, що віднесена законом до інформації з обмеженим доступом, забезпечується розпорядником інформаційної системи шляхом її розміщення на офіційному веб-сайті НАДС з урахуванням вимог законодавства з питань доступу до публічної інформації.

14. Доступ користувачів інформаційної системи до інформаційної системи здійснюється з використанням засобів електронної ідентифікації, що відповідають вимогам законодавства, у межах реалізації своїх повноважень.

15. НАДС здійснює організаційне забезпечення функціонування інформаційної системи.

16. Адміністратор інформаційної системи:

1) забезпечує:

адміністрування, технічну підтримку та безперебійне функціонування інформаційної системи;

розроблення програмного забезпечення інформаційної системи;

електронну інформаційну взаємодію суб’єктів інформаційної системи;

розроблення та здійснення заходів щодо захисту інформаційної системи та інформації, що міститься в ній;

збереження інформації, що міститься в інформаційній системі;

2) здійснює:

постійний моніторинг технічного стану інформаційної системи та захищеності інформації, що міститься в ній;

впровадження механізмів електронної ідентифікації особи, зокрема для доступу до інформаційної системи;

визначення порядку підключення органів впровадження до інформаційної системи;

надання/припинення доступу користувачам інформаційної системи;

ведення обліку користувачів інформаційної системи, яким надано доступ до інформаційної системи з використанням засобів електронної ідентифікації особи, з фіксуванням відомостей про дату і час отримання доступу, обсяг інформації, до якої отримано доступ;

технічну та інформаційну підтримку користувачів інформаційної системи, зокрема за допомогою відкритих веб-ресурсів, телефонного інформаційного центру;

3) проводить навчання користувачів інформаційної системи під час її впровадження та функціонування.