Про затвердження Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю Держспецзв'язку з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов'язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення військовослужбовця Держспецзв'язку за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали військовослужбовця Держспецзв'язку, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з його поверненням.

14. Витрати на проїзд військовослужбовця Держспецзв'язку у м'якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) і лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

15. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку, відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) і лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

16. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв'язку (начальником органу Держспецзв'язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список військовослужбовців Держспецзв'язку, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням водія та старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

17. Фактична кількість днів перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні визначається наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін) та за наявності документальних доказів перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні (проїзні документи, рахунок на проживання, відмітки прикордонних служб про перетин кордону, довідка підприємства, установи або організації, куди відряджався військовослужбовець Держспецзв'язку, про перебування його за місцем відрядження та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні).

Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін), звітом про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні.

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту підтвердних документів та/або документальних доказів, які підтверджують перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у відрядженні, добові витрати відрядженому військовослужбовцю Держспецзв'язку не відшкодовуються.

18. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв'язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково виданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв'язку, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат військовослужбовцю Держспецзв'язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв'язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення військовослужбовцю Держспецзв'язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) витрати на службове відрядження військовослужбовця Держспецзв'язку під час проведення заходу, військовослужбовцю Держспецзв'язку виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв'язку, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв'язку (органом Держспецзв'язку) видатків.

19. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

20. Після повернення зі службового відрядження військовослужбовець Держспецзв'язку зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до постійного місця проходження військової служби, подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 травня 2023 року № 239), та повернути надміру витрачені кошти.

Коли військовослужбовець Держспецзв'язку отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на службове відрядження або під звіт, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до постійного місця проходження військової служби.

Якщо під час службового відрядження військовослужбовець Держспецзв'язку застосовував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, а також за наявності поважних причин Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку) може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (для з'ясування виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складає і подає військовослужбовець Держспецзв'язку до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" за встановленою Міністерством фінансів України формою разом з підтвердними документами для розгляду та прийняття рішення про відшкодування вартості понесених витрат.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі Звітом про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 7).

Разом зі Звітом подаються належно оформлені посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчені відбитками печаток (за наявності їх у підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження) про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також розрахункові документи або документи, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий (фіскальний) чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки), з додаванням впорядкованого автентичного перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі неможливості внести до посвідчення про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб із проставлянням відбитків печатки підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження, такі записи вносяться відповідальною особою ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) або органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України у відповідному гарнізоні чи в найближчому територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки або в органі місцевого самоврядування та засвідчуються відбитками печаток.

Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін), звітом про використання коштів, виданих на відрядження, з доданням до нього належно оформленого посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчених відбитками печаток (за наявності їх в установи або організації, куди було здійснено відрядження), та документальних доказів, які підтверджують перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні.

У разі відсутності зазначених в абзаці восьмому цього пункту документів добові витрати відрядженому військовослужбовцю Держспецзв'язку не відшкодовуються.

У разі відсутності розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжних операцій у готівковій чи безготівковій формі, або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв'язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, з прізвищем відрядженого військовослужбовця Держспецзв'язку та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим військовослужбовцем Держспецзв'язку державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України).

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв'язку (голова комісії, старший команди), військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п'ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв'язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв'язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв'язку (органом Держспецзв'язку):

до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) - у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку, якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до ДМС (у паперовій та електронній формах) - у п'ятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.