Про затвердження Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

результати, що очікуються від службового відрядження;

військове(і) звання, прізвище(а), ініціали та посада(и) військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку, якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту, маршруту слідування та необхідності здійснення пересадки на інший транспортний засіб на території України та/або інших іноземних держав при виїзді у службове відрядження та поверненні з нього;

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв'язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Військовослужбовець(і) Держспецзв'язку, який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження за кордон.

3. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (планом відряджень органу Держспецзв'язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім'я Голови Держспецзв'язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв'язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв'язку - до ДКП;

в органі Держспецзв'язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку.

Оригінал затвердженого Головою Держспецзв'язку кошторису витрат на службове відрядження за кордон не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження надається до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копії рапорту (службової записки) та кошторису витрат на службове відрядження за кордон й оригінал проекту директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до ДМС, який організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС.

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв'язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проект наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку.

У разі термінового службового відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку, рішення щодо направлення в яке приймається менше ніж за три робочі дні до його початку, проєкт наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку готується протягом одного робочого дня з дня отримання рапорту (службової записки), з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) та погодження (за потреби) проєкту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС.

6. Направлення військовослужбовців Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції не потребує погодження з Головою Держспецзв'язку та здійснюється відповідно до графіка доставки дипломатичної пошти до закордонних дипломатичних установ України та графіка доставки офіційної кореспонденції в межах обсягів коштів, передбачених ГУУФЗ на службові відрядження в поточному році.

Направлення військовослужбовців Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції здійснюється на підставі наказу ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ відповідно до книги нарядів.

За потреби термінової доставки офіційної кореспонденції направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, здійснюється за наказом ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ на підставі мотивованого рапорту відповідальної посадової особи ГУУФЗ без внесення змін до відповідного графіка.

7. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв'язку - наказом Адміністрації Держспецзв'язку про відрядження;

в органі Держспецзв'язку - наказом органу Держспецзв'язку про відрядження.

8. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку (для військовослужбовців Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, які направляються для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, - маршрут згідно з відповідним графіком);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту та маршрут слідування при виїзді у службове відрядження та/або поверненні з нього (у разі відрядження на службовому автомобілі або наявності пересадок з одного на інший транспортний засіб на території України та/або інших іноземних держав) тощо;

інформація щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на службове відрядження, у разі їх встановлення Головою Держспецзв'язку (начальником органу Держспецзв'язку) та інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

Абзац дванадцятий пункту 8 розділу IІІ виключено

9. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, для доставки офіційної кореспонденції оформлюється посвідчення про відрядження за формою, визначеною міжурядовими угодами.

На підставі наказу про відрядження підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ заповнює бланк посвідчення про відрядження, який підписує начальник ГУУФЗ.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

Абзац четвертий пункту 9 розділу IІІ виключено

10. Порядок направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку в довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

11. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку (крім військовослужбовців Держспецзв'язку, які проходять службу в ГУУФЗ та здійснюють доставку дипломатичної пошти й офіційної кореспонденції) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв'язку ДМС:

вживає заходів щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

надає консультативно-дорадчу допомогу для оформлення візи для виїзду до країни призначення.

Оформлення військовослужбовцем Держспецзв'язку дозволу на в'їзд (візи) до країни призначення здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України, та в терміни, які забезпечать його вчасне вибуття у службове відрядження.

Оформлення дипломатичних паспортів та віз військовослужбовцям Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ, які здійснюють доставку дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, проводиться в порядку, передбаченому законодавством України.

12. Військовослужбовець Держспецзв'язку, якому надано допуск і доступ до державної таємниці та який направляється у службове відрядження за кордон, зобов'язаний вжити необхідних заходів відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

13. Зміна строку перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службовому відрядженні (відкликання зі службового відрядження, завершення службового відрядження раніше встановленого строку, продовження строку перебування у службовому відрядженні) оформлюється шляхом внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Відкликання військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зі службового відрядження здійснюється на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження. Підставою для видання такого наказу є рапорт (службова записка) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), підготовлений та поданий Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за три робочі дні до уточненої дати прибуття зі службового відрядження, для отримання дозволу на такі дії.

На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо відкликання військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зі службового відрядження з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше нової дати прибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зі службового відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо виникає необхідність завершити службове відрядження раніше встановленого строку, військовослужбовець Держспецзв'язку з використанням технічних засобів електронних комунікацій доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) готує та подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) в одноденний строк рапорт (службову записку) щодо внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження у зв'язку з необхідністю дострокового завершення службового відрядження підлеглим(и) військовослужбовцем(ями) Держспецзв'язку. Отримавши дозвіл Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку, керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) в установленому порядку передає в одноденний строк рапорт (службову записку) до ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку). На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Наказ Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін з новою датою прибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зі службового відрядження надсилається в установленому порядку до керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) доводить до відома підлеглого(их) військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку з використанням технічних засобів електронних комунікацій інформацію щодо нової дати прибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зі службового відрядження.

У разі потреби продовження строку перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службовому відрядженні (на строк, що в загальному не перевищує строку, визначеного в пункті 4 розділу I цієї Інструкції) для виконання покладених на нього (них) завдань без повернення до постійного місця проходження військової служби керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за два дні до дня завершення службового відрядження подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) для отримання дозволу мотивований рапорт (службову записку) з відповідним обґрунтуванням й визначенням джерел фінансування для забезпечення продовження цього службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується його продовжити), який (яка) попередньо погоджується із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку), та на затвердження Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) уточнений кошторис витрат на службове відрядження за кордон. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо продовження строку перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службовому відрядженні з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного дня після дня завершення службового відрядження, яке потрібно продовжити, готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо військовослужбовець Держспецзв'язку, який перебуває у службовому відрядженні, не може повернутися зі службового відрядження в установлений строк у зв'язку з вимушеною затримкою у дорозі з незалежних від нього причин, він доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який в свою чергу негайно доповідає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку). Після прибуття відрядженого(их) військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку до постійного місця проходження військової служби керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного робочого дня подає на ім'я Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) мотивований рапорт (службову записку) щодо збільшення строку перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службовому відрядженні через вимушену затримку у дорозі з незалежних від нього (них) причин або з інших обставин. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом на внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) зобов'язаний довести до відома відрядженого(их) військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку з використанням технічних засобів електронних комунікацій інформацію щодо продовження службового відрядження.

ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про продовження службового відрядження та уточненого кошторису витрат на службове відрядження за кордон перераховує на поточний рахунок військовослужбовця Держспецзв'язку відповідну суму коштів.

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який (яка) подається на доповідь не пізніше ніж за два дні до запланованого вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження, а якщо військовослужбовець(ці) Держспецзв'язку вибуває(ють) у службове відрядження у понеділок, то мотивований рапорт (службова записка) подається на доповідь не пізніше ніж у п'ятницю, що передує понеділку. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж у день запланованого вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

1. З метою ефективного, раціонального та обґрунтованого здійснення видатків на службові відрядження військовослужбовців Держспецзв'язку в Адміністрації Держспецзв'язку (органі Держспецзв'язку) розробляється план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (план відряджень органу Держспецзв'язку).

2. План відряджень Адміністрації Держспецзв'язку розробляється ДОЗ.

Структурні підрозділи Адміністрації Держспецзв'язку щороку у терміни, встановлені актами організаційно-розпорядчого характеру Адміністрації Держспецзв'язку, надсилають у паперовій та електронній (у форматі Microsoft Excel) формах до ДОЗ пропозиції до плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 6) із розрахунку повної та граничної (у межах обсягів коштів, передбачених для структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку на службові відрядження у поточному році) потреб підрозділу.

Підготовлений проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку у терміни, встановлені актами організаційно-розпорядчого характеру Адміністрації Держспецзв'язку, надсилається до ФЕД для врахування під час складання бюджетної декларації Держспецзв'язку на наступний рік.

Після отримання лімітних довідок про бюджетні асигнування Адміністрації Держспецзв'язку на відповідний рік та повідомлення ФЕД про обсяги видатків, передбачених на службові відрядження, ДОЗ спільно зі структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв'язку у триденний термін здійснює коригування проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку.

Скоригований проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку підписує директор ДОЗ, погоджують директор ФЕД - головний бухгалтер, заступники Голови Держспецзв'язку, після чого він подається на затвердження Голові Держспецзв'язку.

Після затвердження плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку витяги з нього надсилаються для виконання до відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв'язку.

ФЕД і ДОЗ не менше ніж один раз на квартал проводять звірку стану фактичного витрачання коштів на службові відрядження особового складу Адміністрації Держспецзв'язку відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку з метою його коригування.

3. План відряджень органу Держспецзв'язку розробляє підрозділ (посадова особа) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку.

Структурні підрозділи органу Держспецзв'язку щороку у терміни, встановлені актами організаційно-розпорядчого характеру Адміністрації Держспецзв'язку, надають до підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки плану відряджень органу Держспецзв'язку, свої пропозиції до плану вибуття особового складу органу Держспецзв'язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 6) із розрахунку повної та граничної потреб.

До проекту плану відряджень органу Держспецзв'язку службове відрядження за кордон військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку зазначеного підрозділу вноситься на підставі прийнятого Головою Держспецзв'язку рішення, яке попередньо погоджується із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність цього підрозділу, та ФЕД.

Підготовлений проект плану відряджень органу Держспецзв'язку погоджують відповідальні посадові особи органу Держспецзв'язку, і він у терміни, встановлені актами організаційно-розпорядчого характеру Адміністрації Держспецзв'язку, надається до фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку для врахування під час складання бюджетного запиту підрозділу на наступний рік.

Після отримання лімітних довідок про бюджетні асигнування Адміністрації Держспецзв'язку на відповідний рік та повідомлення ФЕД про обсяги видатків, передбачених на службові відрядження, керівник підрозділу (посадова особа) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки плану відряджень органу Держспецзв'язку, спільно зі структурними підрозділами органу Держспецзв'язку у триденний строк здійснює його коригування, погодження із фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку та подає на затвердження начальнику органу Держспецзв'язку.

Після затвердження план відряджень органу Держспецзв'язку доводять до відома відповідних посадових осіб структурних підрозділів органу Держспецзв'язку.

4. Один з примірників затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), а також зміни до нього надсилають до:

ФЕД (не пізніше ніж на наступний робочий день) - для ефективного, раціонального та обґрунтованого планування видатків, передбачених у кошторисі Адміністрації Держспецзв'язку на службові відрядження особового складу Адміністрації Держспецзв'язку, використання під час погодження проектів наказів про відрядження та здійснення контролю за витрачанням коштів на службові відрядження;

фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку - для ефективного, раціонального та обґрунтованого планування видатків, передбачених у кошторисі органу Держспецзв'язку на службові відрядження, використання під час погодження проектів наказів про відрядження та аналізу виконання плану відряджень органу Держспецзв'язку;

ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) - для використання під час підготовки наказів про відрядження.

5. З метою забезпечення військовослужбовцями Держспецзв'язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), безперебійної оперативної доставки кореспонденції, дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції відповідно до Порядку забезпечення урядовим фельд'єгерським зв'язком, приймання, доставки, збереження, знищення кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2018 року № 152, розробляються графік доставки кореспонденції, графік доставки дипломатичної пошти до закордонних дипломатичних установ України та графік доставки офіційної кореспонденції.

1. Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку), направляючи військовослужбовця Держспецзв'язку у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається військовослужбовець Держспецзв'язку, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

У разі термінового службового відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку, рішення щодо направлення в яке приймається менше ніж за три робочих дні до його початку, і якщо строк такого відрядження не перевищує двох діб, витрати на службове відрядження відшкодовуються в установленому порядку протягом п'яти банківських днів з дня подання звіту про витрати у відрядженні.

2. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

3. Витрати на службове відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

4. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) забезпечує авансом військовослужбовця Держспецзв'язку, який направляється у службове відрядження:

у межах України - на підставі наказу про відрядження та кошторису витрат на службове відрядження;

за кордон - на підставі наказу про відрядження та кошторису витрат на службове відрядження за кордон.

5. Аванс перераховується на поточний рахунок військовослужбовця Держспецзв'язку, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підрозділу, що направляє військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Аванс може видаватися готівкою військовослужбовцю Держспецзв'язку, який направляється у службове відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб.

6. Якщо військовослужбовець Держспецзв'язку отримав аванс на службове відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня видання наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування службового відрядження повернути зазначені кошти в установленому законодавством порядку на відповідний рахунок Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

7. Витрати на службове відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого військовослужбовця Держспецзв'язку, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі. Електронний документ, візуально поданий у паперовій формі, є підтвердним документом.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку зі службовим відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", Податкового кодексу України та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362).

Якщо під час службового відрядження військовослужбовець Держспецзв'язку застосовував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконану платіжну операцію.

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв'язку у службове відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави, а також надається впорядкований автентичний переклад державною мовою документів, складених іноземною мовою.

8. Військовослужбовцю(цям) Держспецзв'язку відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв'язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов'язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов'язані з:

перерахуванням авансу на поточний рахунок військовослужбовця(ців) Держспецзв'язку;

поверненням коштів з рахунку військовослужбовця(ців) Держспецзв'язку на відповідний рахунок органу Держспецзв'язку;

переказом грошових коштів електронними засобами (у безготівковій формі);

проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;

конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження;

отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

9. Військовослужбовцю Держспецзв'язку не здійснюється виплата добових, у тому числі за час перебування в дорозі, під час перебування у службовому відрядженні, пов'язаному з:

вступом та навчанням на заочній формі навчання в закладі освіти, крім вищого військового навчального закладу;

участю в навчальному зборі з підготовки до вступних іспитів у вищий військовий навчальний заклад та військовий навчальний підрозділ закладу вищої освіти;

складанням вступних іспитів до ад'юнктури при вищому військовому навчальному закладі, науковій та науково-дослідній установі, а також із підготовкою та складанням іспитів з кандидатського мінімуму, написанням і захистом дисертації;

проходженням медичного огляду військово-медичною комісією в амбулаторному порядку в іншому населеному пункті.

Також військовослужбовцю Держспецзв'язку не здійснюється виплата добових витрат за дні, коли він (у передбачених законодавством випадках) забезпечується харчуванням за рахунок держави, а також за період, коли відрядженому здійснюються польові виплати.

У разі перебування військовослужбовця Держспецзв'язку у розпорядженні Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) виплата добових за цей час не здійснюється. У разі направлення цього військовослужбовця Держспецзв'язку у службове відрядження з пункту перебування в розпорядженні до іншого населеного пункту виплата йому добових здійснюється на загальних підставах.

10. Відшкодування витрат на найм житлового приміщення військовослужбовцю Держспецзв'язку не здійснюється у разі:

участі в навчальному зборі з підготовки до вступних іспитів у вищий військовий навчальний заклад та військовий навчальний підрозділ закладу вищої освіти (за період складання заліків та іспитів);

відрядження, пов'язаного зі складанням вступних іспитів до ад'юнктури при вищому військовому навчальному закладі, науковій і науково-дослідній установі, а також з підготовкою та складанням іспитів з кандидатського мінімуму, написанням і захистом дисертації;

безоплатного забезпечення житловим приміщенням у пункті призначення;

перебування на лікуванні в медичному закладі (підрозділі).

Також військовослужбовцю Держспецзв'язку, який перебуває у розпорядженні Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку), відшкодування витрат на найм житлового приміщення не здійснюється в разі розташування цього приміщення в пункті перебування в розпорядженні.

11. Військовослужбовцю Держспецзв'язку, який направлений у службове відрядження у зв'язку з його викликом до органу, що проводить досудове розслідування, прокуратури, суду або органу, у провадженні якого перебуває справа про адміністративне правопорушення, як свідка, потерпілого, законного представника потерпілого(их), експерта, спеціаліста, перекладача, понятого, у межах строків і розмірів, передбачених цією Інструкцією, відшкодування витрат на службове відрядження здійснює Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку) за місцем проходження ним служби за рахунок відповідних асигнувань, отриманих на вимогу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) від органу, за викликом якого він відряджався.

12. Витрати, пов'язані з поверненням військовослужбовцем Держспецзв'язку, який був направлений у службове відрядження, квитка на літак, поїзд або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) за наявності наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін у частині відміни службового відрядження або відкликання зі службового відрядження чи дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) у разі затримки у дорозі при поверненні зі службового відрядження та за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

За наявності непередбачуваних обставин (відміна рейсу (поїзду), зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з незалежних від військовослужбовця Держспецзв'язку причин повернути квиток на літак, поїзд або інший транспортний засіб витрати, понесені військовослужбовцем Держспецзв'язку на оплату вартості квитка(ів), можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) лише за наявності підтверджених відомостей та підтвердних документів.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати військовослужбовцю Держспецзв'язку не відшкодовуються.

13. У разі використання електронного проїзного (перевізного) документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).