29.12.2012 }
7.1.2. Документи справи, у якій позовну заяву було залишенобез руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у твердуобкладинку в міру надходження до суду чи формування у суді в такійпослідовності:
ухвала про залишення позовної заяви без руху;
засвідчена суддею копія позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
копія супровідного листа щодо надіслання копії ухвали прозалишення позовної заяви без руху позивачеві;
інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху; ухвала про повернення позовної заяви як такої, що вважаєтьсянеподаною;
копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копіїухвали про повернення позовної заяви;
інше листування (у хронологічному порядку).
7.1.3. У разі відмови у відкритті провадження вадміністративній справі документи справи підшиваються у твердуобкладинку в такій послідовності:
ухвала про відмову у відкритті провадження;
засвідчена суддею копія позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копіїухвали про відмову у відкритті провадження разом з позовною заявоюта всіма доданими до неї документами;
інше листування (у хронологічному порядку).
7.1.4. Конверти підшиваються після документів, що надійшли вних до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшиваєтьсяпісля відповідного документа.
7.1.5. Документи, що підшиваються до адміністративної справи,мають бути тільки в одному примірнику.
На копіях надісланих документів, які залишилися в справі,обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правомунижньому куті підпису особи, яка їх надіслала.
7.1.6. Нерозглянуті по суті адміністративні справизберігаються у сейфі головуючого судді суду першої інстанції чисудді-доповідача суду апеляційної інстанції.
7.1.7. Формування відокремлених матеріалів справи в разіоскарження процесуальних документів, можливість оскарження якихпередбачена процесуальним законом окремо від розгляду справи посуті, документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такійпослідовності:
оригінал ухвали, що оскаржується;
засвідчена суддею копія ухвали про відкриття провадження усправі;
засвідчена суддею копія адміністративного позову;
засвідчені суддею копії всіх процесуальних документів,прийнятих у цій справі;
засвідчені суддею копії документів, які впливають на сутьприйняття оскаржуваного процесуального документа.
Після розгляду апеляційної скарги зазначені вище матеріалиповертаються до суду першої інстанції для приєднання до матеріалівсправи або приєднуються до справи у разі знаходження її вапеляційній інстанції.
7.2. Формування управлінської документації
7.2.1. Закінчені в діловодстві документи групуються в справивідповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затвердженав порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділіворганів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств,установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітетуархівів України від 16.03.2001 N 16 ( z0407-01 ), зареєстрованимив Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (іззмінами), а також цією Інструкцією.
7.2.2. Установлюється такий порядок групування документів усправи:
у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разіїх відсутності, засвідчені в установленому порядку копіїдокументів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативнихактів;
не допускається включення до справ постійного зберіганнячернеток, особистих документів, розмножених копій та документів,що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органувлади);
документи групуються в справи за один рік;
документи, що підлягають унесенню до складу Національногоархівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового,у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються урізні справи.
7.2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 ммзавтовшки).
7.2.4. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо),затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами,рішеннями), уміщуються в справи разом з цими документами.
7.2.5. Накази, розпорядження з основної діяльності, проприйняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників апаратусуду, про надання відпусток, про накладення стягнень напрацівників, про їх відрядження групуються в різні справи.
7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються всправи окремо від проектів цих документів.
7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентськоюознакою і систематизується в хронологічній послідовності:документ-відповідь іде за документом-запитом.
7.2.8. Управлінська документація з часу створення(надходження) і до передання її в архів суду зберігається замісцем формування справ (у структурних підрозділах апарату суду)та/або централізовано в службі діловодства (канцелярії) згідно іззатвердженою номенклатурою справ.
7.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справсуду здійснює його служба діловодства.
7.3. Оформлення справ
7.3.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві суду,покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілуобов'язків та за методичною допомогою працівників архіву суду.
Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі,складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документівсправи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправленнясправи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Нумерація аркушів справ
7.3.2. З метою забезпечення збереженості та закріпленняпорядку розташування документів у справі всі її аркуші, крімаркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруютьсяваловою нумерацією з дотриманням таких правил:
аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правомуверхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;
аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин,нумеруються в кожному томі (частині) окремо;
фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстрованідокументи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються назворотному боці в лівому верхньому куті;
аркуш формату більшого, ніж формат А4, підшивається за одинбік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потімфальцюється на формат А4;
аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями,вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо додокумента підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставкидо тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;
підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовоюнумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт,а потім кожне вкладення в конверті;
у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справив діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старіномери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новийномер аркуша;
у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справидопускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-бтощо).
Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються узасвідчувальному написі.
Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців длянумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього описудокументів справи нумеруються окремо.
Складання внутрішнього опису документів справи
7.3.3. Внутрішній опис документів складається до деякихкатегорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки,документи з грифом "Для службового користування", адміністративнісправи тощо.
7.3.4. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремомуаркуші за формою, що містить відомості про порядкові номеридокументів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушівсправи, на яких розташований кожен документ. Обов'язковозазначається, оригінал чи копію документа підшито.
Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, вописі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їхнаявність або відсутність згідно з переліком у додатку. Востанньому випадку зазначається причина відсутності документа(акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справітощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка,долучається до справи.
Опис підписується працівником апарату суду, який оформлюєсправу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.
У справах, у яких уже є внутрішній опис документів, описпродовжується.
7.3.5. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, уякому наводяться цифрами та літерами кількість документів, щовключені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправленоабо підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланкпідклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
7.3.6. Зміни складу документів справи (включення додатковихдокументів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо)відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповіднівиправдовувальні документи (накази, акти тощо), і до внутрішньогоопису складається новий підсумковий запис.
Складання засвідчувального напису справи
7.3.7. Засвідчувальний напис справи складається з метоюобліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їхнумерації.
Засвідчувальний напис (додаток 20) складається на окремомуаркуші, що вміщується наприкінці справи, а в друкарськихпримірниках справ (реєстраційні журнали, алфавітні покажчики,обліково-інформаційні картки тощо) - на зворотному боці останньогочистого аркуша.
7.3.8. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами ілітерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+"(плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
7.3.9. У засвідчувальному напису застерігаються такіособливості нумерації документів справи:
наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями,вирізками тощо;
номери великоформатних аркушів;
номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень. 7.3.10. Засвідчувальний напис підписується особою, яка йогосклала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодженняаркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання новихдокументів тощо) зазначаються в засвідчувальному напису зпосиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ,акт).
7.3.11. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справінаприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старийзасвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справіпостійно.
Оправлення справ
7.3.12. Справи управлінської документації постійного,тривалого (понад 10 років) зберігання, адміністративні справиоправляються в тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення(скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.
До справи документи підшиваються нитками через п'ять (длядокументів формату А4) або три (для документів меншого формату)проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням.
Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером абовкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного вабзаці другому цього пункту, категорично забороняється.
7.3.13. Під час оправлення або підшивання документів справине дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документівнадруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно нароститикорінці документів папером тієї самої якості, що й носії текстудокументів.
Оформлення обкладинок справ
7.3.14. Обкладинки адміністративних справ, справ постійного,тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання оформляються завстановленою формою (додаток 21) ( za068-09 ).
7.3.15. На обкладинках справ управлінської документації судупроставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщосправа складається з кількох томів (частин), то на кожному з нихпроставляються крайні дати документів, а також номер тому справита загальна кількість томів.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число,місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назвамісяця пишеться словами.
7.3.16. На обкладинці справи проставляється її номер заописом.
7.3.17. У разі зміни найменування суду або якщоадміністративна справа надійшла за підсудністю з іншого суду, наобкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднєбереться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійкимчорним чорнилом або пастою.
7.3.18. На обкладинці адміністративної справи, крімнайменування суду та номера, за описом вказуються:
найменування та єдиний унікальний номер, номер провадження;{ Абзац другий підпункту 7.3.18 пункту 7.3 в редакції НаказуДержавної судової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від05.09.2012 }
якщо томів справи більше одного, - номер тому справи тазагальна кількість томів;
прізвище, ініціали чи найменування сторін, суть позовнихвимог.
Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатисявільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийняттісправи на зберігання.
7.3.19. На обкладинці журналу (реєстраційного журналу,алфавітного покажчика тощо) зазначаються строк зберігання,кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркушаробиться засвідчувальний напис.
Оформлення довідкового листа
адміністративної справи
7.3.20. На другій сторінці обкладинки адміністративної справи(додаток 21) ( za068-09 ) обов'язково заповнюється довідковийлист, у якому робляться відмітки про дату надходження позовноїзаяви до суду, дату відкриття провадження у справі, час зупиненняпровадження у справі (якщо таке мало місце), дату вирішення спорусудом першої інстанції, час набрання судовим рішенням законноїсили, дату видачі виконавчого листа, тощо.
VIII. Робота з адміністративними позовами
(апеляційними скаргами) на стадії відкриття
провадження у справі (апеляційного провадження)
8.1. Копія ухвали про залишення позовної заяви (апеляційноїскарги) без руху невідкладно надсилається особі, що звернулася зпозовною заявою (апеляційною скаргою), рекомендованим поштовимвідправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про йогоодержання (копія супровідного листа зберігається разом з позовноюзаявою чи апеляційною скаргою та ухвалою).{ Пункт 8.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від 29.12.2012 }
8.2. Позовні заяви, залишені в передбачених КАС України( 2747-15 ) випадках ухвалою судді без руху, вкладаються безпідшивання в окремі обкладинки і протягом установленого ухвалоюстроку для усунення недоліків зберігаються у відповідній справі.
8.3. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухваліпро залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справиздійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовноїзаяви вважається день її первинного подання до суду.
8.4. У разі постановлення суддею ухвали про поверненняпозовної заяви (апеляційної скарги) чи ухвали про відмову увідкритті провадження в справі (у відкритті апеляційногопровадження) її копія разом з позовною заявою (апеляційноюскаргою) й усіма доданими до неї матеріалами невідкладнонадсилається особі, яка її подала, рекомендованим поштовимвідправленням.
8.5. Справа з оригіналами ухвал про залишення позовної заявибез руху, про повернення позовної заяви або про відмову увідкритті провадження в адміністративній справі з копіямисупровідних листів оформлюється та зберігається в загальномупорядку.
8.6. У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу прозалишення позовної заяви без руху, відмову у відкритті провадженняу справі, про повернення позовної заяви вона разом з усімаматеріалами невідкладно передається секретарю суду для належногооформлення матеріалів за правилами, визначеними для формуванняадміністративних справ, та надіслання до суду апеляційноїінстанції згідно з вимогами КАС України ( 2747-15 ).
8.7. Копія ухвали про відкриття провадження вадміністративній справі невідкладно після постановленнянадсилається особам, які беруть участь у справі, разом зінформацією про їхні процесуальні права й обов'язки.
Повістки про виклик до суду в адміністративній справі(додаток 22) надсилаються за вказівкою судді.
Відповідачам надсилаються також копії позовної заяви тадоданих до неї документів, про що зазначається в повістці провиклик; крім того, пропонується подати в зазначений строк письмовізаперечення проти позову та докази, які в них є.
8.8. За вказівкою судді повістки про виклик надсилаютьсязавчасно з урахуванням строків вручення повісток, визначених КАСУкраїни ( 2747-15 ), також свідкам, експертам, спеціалістам,перекладачам.
8.9. Особам, які беруть участь у справі, з приводу вчиненняпроцесуальних дій, у яких участь цих осіб не є обов'язковою,надсилаються Повістки-повідомлення в адміністративній справі(додаток 23).
8.10. Копія ухвали про відкриття апеляційного провадження вадміністративній справі протягом 10 днів після відкриттяапеляційного провадження надсилається особам, які беруть участь усправі, разом з копіями заяви про апеляційне оскарження таапеляційної скарги, інформацією про їхні процесуальні права іобов'язки.
8.11. Після призначення справи до апеляційного розглядуповістки про виклик надсилаються сторонам та іншим особам, якіберуть участь у справі, завчасно, з урахуванням строків врученняповісток, визначених КАС України ( 2747-15 ). За вказівкою суддіздійснюються судові виклики та повідомлення інших учасниківадміністративного процесу.
8.12. Відповідно до вказівок судді та в порядку,передбаченому КАС України ( 2747-15 ), провадяться інші дії щодопідготовки справи до попереднього судового засідання або судового(апеляційного) розгляду справи.
8.13. Повістки надсилаються рекомендованою кореспонденцією(листом, телеграмою) або кур'єром із зворотною розпискою(повідомленням). В окремих випадках за вказівкою судді судовівиклики і повідомлення можуть бути здійснені іншими засобами,передбаченими КАС України ( 2747-15 ).
На поштовій кореспонденції, де міститься судова повістка абокопія ухвали про відкриття провадження в адміністративній справі,проставляється штамп суду "Судова повістка".{ Пункт 8.13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від 29.12.2012 }
8.14. Про рух позовної заяви (апеляційної скарги) робитьсявідмітка у відповідній обліково-інформаційній картці, яказберігається в загальній картотеці.
