2.14. Після отримання повідомлень електронною поштоюпрацівники апарату суду прочитують кожне з них та перевіряютькоректність змісту приєднаних файлів, перевіряють кожнеповідомлення на наявність комп'ютерних вірусів, реєструютьповідомлення у Журналі реєстрації вхідної електронної пошти(додаток 3), у разі потреби друкують зміст електронного листа тадодані файли, передають у друкованому або електронному виглядіадресатам з отриманням підпису про отримання в журналі реєстрації.
III. Складання номенклатури справ
3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелікнайменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених увідповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
3.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного судуінформаційним довідником, що складається для створення в судієдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкогопошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справна державне зберігання.
3.3. Номенклатура справ (додаток 4) суду схвалюєтьсяекспертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджуєтьсяекспертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державногоархіву, після чого затверджується головою суду.
3.4. За складання номенклатури справ та ведення відповідаєслужба діловодства суду за участю архіву суду.
3.5. Номенклатура справ суду призначена для групуваннядокументів у справи, їх систематизації, обліку, індексації тавизначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а такожшвидкого пошуку документів за змістом.
3.6. Адміністративні справи і матеріали не належать дономенклатури справ суду.
3.7. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду.
3.8. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна матиумовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності всправі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі іззазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
3.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язковозакривається підсумковим записом, що підписує керівник службиділоводства. Про фактичну наявність заведених за рік справповідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна заархів).
3.10. Номенклатура справ суду складається у чотирьохпримірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження звідповідним державним архівом.
Примірники номенклатури справ розподіляються в такомупорядку:
перший (недоторканний) примірник номенклатури справзберігається в службі діловодства суду;
другий використовується службою діловодства як робочий;
третій передається до архіву суду для контролю за формуваннямсправ;
четвертий надсилається до державної архівної установи,архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування якихперебуває суд.
3.11. Під час складання номенклатури справ суду слідкеруватись структурою та штатним розписом суду, номенклатуроюсправ суду за минулі роки.
3.12. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином: у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної дономенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексуструктурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) тапорядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду вмежах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різнихроків рекомендується зберігати однакові індекси для одноріднихсправ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіхроків дії справи;
у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядокрозташування заголовків справ у номенклатурі справ судувизначається ступенем важливості документів справи та їхвзаємозв'язком. Напочатку розміщуються заголовки справ, що містятьрозпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, вузагальненій формі відображати основний зміст і склад документівсправи: назву виду справи (листування, журнал) або різновиддокументів (накази, протоколи); короткий зміст документів справитощо.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретнихформулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);
графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;
у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статтіза Переліком типових документів, що створюються під час діяльностіорганів державної влади та місцевого самоврядування, іншихустанов, підприємств та організацій, із зазначенням строківзберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиціїУкраїни 12 квітня 2012 року N 578/5 ( z0571-12 ), зареєстрованим уМіністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884(із змінами) (далі - Перелік). У разі внесення до номенклатурисправ суду заголовків, що включають документи, термін зберіганняяких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюєтьсяЕК суду за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву;{ Абзац шостий пункту 3.12 із змінами, внесеними згідно з НаказомДержавної судової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від29.12.2012 }
у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вонаскладена, робляться позначки про включення нових справ, проперехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб,відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів.
3.13. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада -грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.
3.14. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджуєтьсяголовою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться вдію з 1 січня наступного календарного року, є документомпостійного зберігання та включається як розділ номенклатури справсуду.
IV. Реєстрація та облік адміністративних
справ і матеріалів
4.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідноїкореспонденції усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви,клопотання, подання, доручення судів про проведення певнихпроцесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розглядувідповідно до адміністративного судочинства, передаються дляреєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чиреєстраційних журналах та в разі необхідності у відповіднихалфавітних покажчиках.
Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судовихсправ та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення проавтоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішеннямРади суддів України від 26 листопада 2010 року N 30( vr030414-10 ), погодженого Державною судовою адміністрацієюУкраїни 26 листопада 2010 року ( v0188750-10 ). { Пункт 4.1доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судовоїадміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від 29.12.2012 }{ Пункт 4.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від 29.12.2012 }
4.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що надійшли досуду першої інстанції для розгляду в порядку адміністративногосудочинства, реєструються в Обліково-інформаційній картці наадміністративну справу (додаток 5) ( za068-09 ), яка заводиться накожну справу (позовну заяву) окремо та в разі необхідності - вАлфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 6). Валфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться закожним відповідачем.
Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судовогорішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідномурозділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу.Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідноїадміністративної справи і зберігаються в ній.
Відомості про результати розгляду подання державнихвиконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження,крім позовних заяв на рішення, дії або бездіяльність державнихвиконавців, зазначаються у відповідному розділіобліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Усіматеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються довідповідних адміністративних справ.
4.3. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в однепровадження позовних вимог у самостійні провадження кожна з новихадміністративних справ реєструється в обліково-інформаційнихкартках не пізніше наступного робочого дня після ухваленнявідповідного судового рішення. Їм присвоюється новий єдинийунікальний номер та номер провадження в хронологічному порядку. Валфавітному покажчику адміністративних справ до попередньогозапису додається відмітка про новий номер адміністративної справи.До нової адміністративної справи підшиваються оригінали абозавірені суддею копії процесуальних документів, що мають значеннядля цієї справи.{ Пункт 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.4. У разі об'єднання адміністративних справ в однуоб'єднаній справі присвоюється єдиний унікальний номер та номерпровадження тієї справи, що надійшла до суду першою. Вобліково-інформаційну картку на об'єднану справу відповідно доухвали суду вносяться записи та відмітки про об'єднання справ іззазначенням єдиного унікального номера та номера провадженнясправи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься в кожнуобліково-інформаційну картку справ, що об'єднали, та в разінеобхідності - у відповідний алфавітний покажчик.{ Пункт 4.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.5. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної абокасаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджаютьподальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриттяпровадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, непідлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям,ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала абоперебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасуваннявищезазначених ухвал продовжується у раніше заведенихобліково-інформаційних картках.{ Пункт 4.5 в редакції Наказу Державної судової адміністраціїN 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.6. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умовпримирення, зафіксованих в постановленій ухвалі суду про закриттяпровадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлюєпровадження у справі, то така справа реєструється в окремійобліково-інформаційній картці з присвоєнням нового номерапровадження. Про поновлення провадження у справі робиться відміткав обліково-інформаційній картці на справу, де зазначалисьвідомості про закриття провадження у справі. Матеріалипідшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаютьсяв ній.{ Пункт 4.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.7. Адміністративні справи, що надійшли до суду апеляційноїінстанції для перегляду судових рішень в апеляційному порядку,реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративнусправу щодо перегляду судових рішень в апеляційному порядку(додаток 7) ( za068-09 ), а також у разі необхідності - вАлфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційнимискаргами (додаток 8). Номер провадження в суді апеляційноїінстанції зазначається на обкладинці справи. У цьому випадкуєдиний унікальний номер справі не присвоюється.
Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційноїінстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, тосправа реєструється за кількістю обліково-інформаційних картоквідповідно до кількості оскаржуваних рішень.
Якщо в одній справі подається одна апеляційна скарга надекілька судових рішень, то справа реєструється за кількістюобліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуванихрішень.
Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судовогорішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідномурозділі обліково-інформаційної картки про перегляд судових рішеньв апеляційному порядку. Матеріали щодо розгляду таких заявпідшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаютьсяв ній.{ Пункт 4.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.8. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги насудові рішення в адміністративних справах, що надійшли до судупершої інстанції, реєструються в журналі реєстрації вхідноїкореспонденції та в Журналі реєстрації заяв про апеляційнеоскарження, апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток9). Про надходження таких документів до суду та результатів їхрозгляду робляться також записи у відповіднихобліково-інформаційних картках.
4.9. Судові доручення, надані іншими адміністративними судамиУкраїни або іноземними судами про проведення певних процесуальнихдій, реєструються в Обліково-інформаційній картці на справу щодовиконання доручення про проведення певних процесуальних дій(додаток 10). Листування щодо виконання цих доручень підшиваєтьсядо відповідної справи за номенклатурою справ суду і зберігається вній.
4.10. Копії апеляційних скарг на судові рішення вадміністративних справах, що надійшли до суду апеляційноїінстанції від осіб, які їх подали, реєструються в Журналіреєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах(додаток 11).
Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративнійсправі в апеляційному суді формуються у відповідні справи заноменклатурою справ суду.
4.11. Для реєстрації та обліку адміністративних справ,позовних заяв в адміністративних справах установлюється індекс"2а". Для реєстрації заяв про відновлення втраченого судовогопровадження - "2-ав", для доручень про проведення певнихпроцесуальних дій - "2-ад".{ Пункт 4.11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від 29.12.2012 }
4.12. Кожній судовій справі надається єдиний унікальнийномер, який формується автоматизованою системою документообігусуду автоматично в суді першої інстанції та залишається незміннимнезалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиногоунікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (трицифри)/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації(дві цифри) - вид судочинства.
Справи адміністративного судочинства позначаються
літерою а.
Також автоматизованою системою документообігу суду можеформуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду.Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядкому поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні дляділоводства відповідного суду.
Наприклад: адміністративне провадження щодо виконання судовихдоручень буде зареєстроване: 212/1256/12-а - єдиний унікальнийномер та 2-ад/212/316/12 - номер провадження.
Номери проставляються на обгортці судової справи абоматеріалу.
Єдиний унікальний номер судової справи (матеріалу), а такожномер провадження зазначається у відповідному алфавітномупокажчику.
Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів,зареєстрованих у відповідних обліково-інформаційних картках чиреєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером усправі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб -поточного року.
Наприклад:
212/316/12-а/81/13.
Листування щодо інших документів здійснюється заноменклатурою справ суду із зазначенням через дріб номера запорядком і через дріб - поточного року.{ Пункт 4.12 в редакції Наказу Державної судової адміністраціїN 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.13. В обліково-інформаційних картках і реєстраційнихжурналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти іграфи, передбачені формами, не пізніше наступного дня післяухвалення судового рішення (відкриття провадження у справі,зупинення провадження в справі тощо) або проведення певних дій посправі (направлення справи в суд апеляційної інстанції, видачавиконавчого листа тощо).
Написи в зазначених обліково-інформаційних картках тажурналах олівцем не допускаються.
4.14. Після закінчення календарного року
обліково-інформаційні картки на справи, що не розглянуті по суті,
переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до
картотеки наступного року, після чого, картотека формується
починаючи з номера 1 відповідного року.
У картотеку минулого року замість вилученихобліково-інформаційних карток вкладаються картки-замінники, у якихзазначається єдиний унікальний номер та номер провадження,робиться напис про перенесення обліково-інформаційної картки вкартотеку наступного року.{ Пункт 4.14 в редакції Наказу Державної судової адміністраціїN 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.15. Обліково-інформаційні картки зберігаються в картотеках(ящиках) за номером провадження (у хронологічному порядку за датоюнадходження справи до суду) таким чином, щоб останні номерирозміщувалися в передній частині картотеки (ящика).{ Пункт 4.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 103 ( v0103750-12 ) від 05.09.2012 }
4.16. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в судіреєстрації та обліку справ повинно бути забезпечене формуванняінформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу.Ведення обліково-інформаційних карток та журналів упродовж року впаперовому вигляді може не здійснюватися.
4.17. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в судіреєстрації та обліку обсяг інформації може бути більшим відпередбаченого відповідною обліково-інформаційною карткою абожурналом.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційнихданих. Користувач на вимогу учасників судового процесу, а такожінших осіб повинен мати можливість одержувати інформацію за всімареквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа абоадміністративної справи.
4.18. Реєстраційні (контрольні) журнали та
обліково-інформаційні картки виготовляються електронним способом
із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у
автоматизованій системі документообігу суду.
{ Абзац другий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац третій пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац четвертий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац п'ятий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац шостий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац сьомий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
{ Абзац восьмий пункту 4.18 виключено на підставі НаказуДержавної судової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від30.11.2012 }
Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня віддати введення інформації, що роздруковується. Після друкуваннявідповідальний працівник апарату суду повинен підписати списки взазначеному місці та підшити в теку.
Обліково-інформаційні картки у справах, у яких закінченопровадження, автоматично зберігаються у робочій базі данихавтоматизованої системи документообігу суду.
Архівна база даних автоматизованої системи документообігусуду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованоїсистеми документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, доякої з робочої бази переносяться обліково-інформаційні картки таінші дані у справах, у яких закінчено провадження.{ Пункт 4.18 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державноїсудової адміністрації N 162 ( v0162750-12 ) від 30.11.2012 }
4.19. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягаютьрозгляду відповідно до процесуального законодавства, передаютьсяголовуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу всуді апеляційної інстанції.
Передавання справ і матеріалів головуючому судді в судіпершої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанціїздійснюється під підпис у Контрольному журналі адміністративнихсправ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 12).Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналіздійснюються у хронологічному порядку передавання справ іматеріалів.
4.20. Заява про відновлення втраченого судового провадженняреєструється в обліково-інформаційній картці на заяву провідновлення втраченого судового провадження в адміністративнійсправі (додаток 31).{ Інструкцію доповнено новим пунктом 4.20 згідно з НаказомДержавної судової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від29.12.2012 }
V. Особистий прийом громадян.
Реєстрація та облік звернень громадян
5.1. У цьому розділі Інструкції мова йде про зверненнягромадян до суду, що викладені в письмовій або усній формі(пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян),що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства,а розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Прозвернення громадян" ( 393/96-ВР ), та здійснюються відповідно довимог Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органахдержавної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян,на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від формвласності, в засобах масової інформації, затвердженої постановоюКабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 ( 348-97-п ) (іззмінами).
Голова суду особисто відповідає за стан діловодства зазверненнями громадян.
Графік особистого прийому громадян і Правила внутрішньоготрудового розпорядку суду вивішуються в суді на спеціальнопристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на стендіповинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (Списоксправ, призначених до розгляду (додаток 13); Список апеляційнихскарг у справах, призначених до апеляційного розгляду (додаток14), зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги знормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплативідповідних платежів, тощо).
5.2. Особистий прийом громадян з питань роботи судуздійснюється головою суду або його заступниками, якими ведетьсяЖурнал обліку особистого прийому громадян (додаток 15).
VI. Оформлення документів
6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних,управлінських та інших документів, що складають йогодокументообіг.
6.2. Судові документи складаються та оформлюються відповіднодо вимог КАС України ( 2747-15 ), інших законодавчих інормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.
Електронна копія процесуального документа зберігається вавтоматизованій системі документообігу суду та скріплюєтьсяелектронним цифровим підписом головуючого судді(судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу судуна кожній сторінці процесуального документа (у тому числі йогооригіналу) в момент друку автоматично формується унікальнийштрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа ідає можливість його ідентифікувати. Забороняється підшивати доматеріалів справи, надсилати, видавати процесуальні документи безунікального штрих-коду. { Пункт 6.2 доповнено абзацом другимзгідно з Наказом Державної судової адміністрації N 111( v0111750-12 ) від 25.09.2012 }
Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду таунікальний ідентифікатор документа в базі даних суду. { Пункт 6.2доповнено абзацом третім згідно з Наказом Державної судовоїадміністрації N 111 ( v0111750-12 ) від 25.09.2012 }
6.3. Під час підготовки та оформлення документів необхіднодотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативнета якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогоюкомп'ютерної та електронної техніки, використання документів якодного з джерел інформації.
6.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язковихреквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) суду(автора), місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ,дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки,реєстраційного номера.
У процесі підготовки та оформлення можливе використання іншихреквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.
6.5. Усі службові документи повинні оформлятися на бланкахсуду. Бланки виготовляються на папері форматів згідно з вимогамидержавних стандартів та цієї Інструкції.
Для складання службових документів у суді використовуєтьсяпапір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм).
Використання бланків вільної форми не дозволяється.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, анаступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру йякості. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то надругу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути неменше двох рядків тексту.
Документи внутрішнього складу суду (службові та доповіднізаписки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках.
6.6. Для зручності користування документом та його обробки зусіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Полез лівого боку становить - 30 мм, з правого - 10 мм, з верхнього танижнього - 20 мм.
6.7. Нумерація сторінок використовується тоді, коли документмає дві і більше сторінок. Як правило, документи пишуться з одногобоку аркуша, нумерація здійснюється арабськими цифрами безбудь-яких пунктуаційних знаків посередині верхнього поля навідстані не менше 10 мм від верхнього краю. У листуваннідопускається написання документа на обох сторінках аркуша. У цьомуразі цифри на лицьовому боці проставляються у правому верхньомукутку - непарні, на зворотному боці в лівому - парні.
6.8. Найменування суду вказується в документі відповідно доУказу Президента України від 16.11.2004 N 1417 ( 1417/2004 ) "Проутворення місцевих та апеляційних адміністративних судів,затвердження їх мережі та кількісного складу суддів" (із змінами).
6.9. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальноїчи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), щодокументується.
6.10. Документи можуть бути адресовані як підприємствам,установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так іконкретним посадовим особам, а також громадянам.
6.11. У разі адресування документа організації або їїструктурному підрозділу їх найменування зазначаються у називномувідмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному.
Наприклад:
Державна судова
адміністрація України
Управління
матеріально-технічного
забезпечення
головному спеціалістові
Петренку О.І.
вул. Липська, 18/5,
м. Київ, 01021
6.12. У разі адресування документа керівникові організації їїнайменування включається до складу найменування посади адресата.
Наприклад:
Голові Державної податкової
адміністрації України
Іваненку В.О.
6.13. Якщо документ адресують декільком посадовим особам,їхні посади зазначаються узагальнено.
Наприклад:
Головам сільських рад
Таращанського району
Київської області
6.14. У разі адресування документа декільком одноріднимустановам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено вназивному відмінку.
Наприклад:
Окружні адміністративні суди
6.15. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одномукореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил.
Наприклад:
Інститут економіко-правових
досліджень
(або прізвище (у називному
відмінку), ініціали фізичної
особи)
вул. Університетська, 77,
м. Донецьк, 83048
6.16. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає надсиланню,проставляється з додержанням таких правил:
у листуванні щодо справ, розгляд яких передбаченопроцесуальним законодавством, а також звернень вихідний номерповинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в судівідповідно до пункту 4.12 цієї Інструкції із зазначенням черездріб номера за журналом реєстрації вихідної кореспонденції абономера за реєстром на відправлення рекомендованої кореспонденції зуказівкою у дужках літери "р";
у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повиненвідповідати номеру номенклатури справ суду, де зберігаютьсяматеріали щодо нього.
Посилання на вхідний номер та дату документа, на якийнадсилається відповідь, складається з постійної частини"на N _______ від ____________", що є обов'язковим реквізитом длялистів суду, складається і розміщується під вихідними датою таномером документа.
Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхіднихдокументів одного адресата, посилання на номери та дати всіхвхідних документів є обов'язковим.
6.17. Заголовок як реквізит документа використовується зметою оперативного встановлення призначення документа при йогореєстрації та подальшому опрацюванні.
Заголовок до тексту документа повинен містити короткий викладзмісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точнопередавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документай відповідати на питання "про що?", "чого?".
Формувати заголовок документа слід за допомогоювіддієслівного іменника.
Наприклад: наказ (про що?) про затвердження порядку; протокол(чого?) засідання комісії.
Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок можебути узагальненим.
Заголовки не складаються для текстів телефонограм, телеграмта повідомлень.
6.18. Усі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, щоприймається колегіальним органом, - дата його прийняття; длядокумента, що затверджується, - дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є втексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи датинаводяться трьома парами арабських цифр в один рядок упослідовності: число, місяць, рік.
Наприклад: 13 січня 2009 року слід писати: 13.01.2009.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієїцифри, то перед нею проставляється 0.
Наприклад: 3 квітня 2009 року слід писати: 03.04.2009.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містятьвідомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровийспосіб оформлення дат: 30 травня 2009 року або 6 січня 2010 року.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписуєабо затверджує, у момент підписання або затвердження.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службовівідмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням(резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа інаправлення його до справи).
Дата підписання проставляється в лівій верхній частинідокумента разом з індексом на спеціально відведеному для цьогомісці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його датапроставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документазазначається у відповідній графі.
Текст документа має чітко й переконливо відображати причину імету його написання. При складанні тексту документа маютьвиконуватись найголовніші вимоги - достовірність та об'єктивністьзмісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальнастислість. Необхідно використовувати мовні засоби, яківідповідають нормам літературної мови. Уживати прямий порядок сліву реченнях. Використовувати лише загальноприйняті стандартніскорочення та абреавіатури. Надавати перевагу простим реченням.Дотримуватись логічної послідовності викладу матеріалу. Уживатистійкі (стандартизовані) словосполучення. Текст може бутиподілений на абзаци, причому кожний абзац розпочинає нову думку читему, абзаци не повинні бути великими і мають складатися не більшяк з 3-5 речень. Текст має бути логічно завершеним, тобтозакінчуватися висловленням прохання, повідомлення, пропозиції,згоди, відмови, вимоги тощо.
Назва (заголовок) документа розміщується зцентрованимспособом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від межзони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) ітекстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви(заголовка) не ставлять. Заголовок тексту документа повиненмістити короткий виклад змісту документа і друкується великимилітерами напівжирним шрифтом.
Текст, надрукований на папері формату А5, дозволяєтьсяподавати без заголовка.
6.19. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводитьсяв тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такоюформою:
Додаток: на 10 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки, повна назва яких не наведена втексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначеннямкількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників,наприклад:
Додаток: Довідка про стан роботи за перше півріччя на20 арк., в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки,то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок комісії від 12.02.2008 і додатки до нього,усього 15 арк., у 2 прим.;
При великій кількості додатків на них складається опис, а всамому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на ____ арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документіадресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.
6.20. На додатках до розпорядчого документа в правомуверхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер.Наприклад:
Додаток
до наказу голови Волинського
окружного адміністративного
суду
від 12.01.2008 N 65
6.21. Кожний документ повинен мати відмітку пробезпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номераслужбового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотномубоці останнього аркуша документа після тексту.
6.22. За зміст, рівень підготовки та належне оформленнядокументів, що візуються кількома особами, відповідають однаковоюмірою всі посадові особи.
6.23. Засвідчення документів здійснюється шляхом їхпідписання, затвердження та проставлення печатки.
6.24. Документи підписуються посадовими особами судувідповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються державним органам, органаммісцевого самоврядування, установам, підприємствам, організаціям,іншим учасникам адміністративного процесу, підписуються головоюсуду, його заступником, суддями, а також керівником апарату судувідповідно до їх компетенції.
6.25. Підпис складається з найменування посади особи, якапідписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку,скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистогопідпису, ініціалів і прізвища.
6.26. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такіреквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення,термін виконання, посаду, прізвище, ініціали, підпис авторарезолюції, дату.
У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, урезолюції обов'язково має бути визначений відповідальнийвиконавець, якому надається право скликати інших виконавців ікоординувати їхню роботу.
У разі невизначення відповідального виконавця таким слідвважати першу із зазначених в резолюції посадову особу.
6.27. На документах, які не вимагають додаткових указівок імають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець,підпис автора резолюції, дата.
6.28. До передачі документа на підпис виконавець повиненвідредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогамиІнструкції.
6.29. Кожний примірник документа, що розсилається не набланку суду, повинен містити кутовий штамп суду, що проставляєтьсяу лівому верхньому куті.
6.30. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією,реєструються у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток16). Для відправлення рекомендованих листів складаються Реєстри навідправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 17). Ціреєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, якийпроставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповіднусправу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.
6.31. Кореспонденція, що надсилається з розсильним(кур'єром), записується у Розносну книгу для місцевоїкореспонденції (додаток 18) і передається за призначенням підпідпис у цій книзі.
6.32. Адміністративні справи надсилаються за призначенням зрозсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовнізаяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи таінші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованимилистами.
6.33. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозібез прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків.Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.
6.34. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша черездва інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, щонадсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, вінших випадках - головою суду.
6.35. У разі необхідності перед адресою вказують категоріютелеграми: "Термінова" тощо.
6.36. У телеграмі під рискою друкуються: місцезнаходженнясуду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду,посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала телеграму, дата.
6.37. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Першийпримірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсиланняадресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняттятелеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи,третій передається до фінансового підрозділу.
6.38. Процесуальні документи (постанови, ухвали)виготовляються на білому папері формату А4 (без бланка), з такимиберегами: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - по20 мм.
6.39. Текст документа друкується за допомогою комп'ютерноїтехніки (персонального комп'ютера - ПК), для чого використовується12 (дванадцятий) шрифт (Times New Roman), міжрядковий інтервал -1,0.
6.40. Зображення Державного Герба України розміщується уцентрі верхнього берега документа. Розмір зображення: висота -17 мм, ширина - 12 мм.
6.41. Нижче назви процесуального документа в правомуверхньому куті напроти дати ставиться номер справи.
6.42. Назва виду документа, заголовки частин документадрукуються великими літерами напівжирним шрифтом. Назва(заголовок) розміщується зцентрованим способом (початок і кінецьреквізиту однаково віддалені від меж зони розташування).Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа,текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) неставлять.
6.43. Дату прийняття постанови чи постановлення ухвалиставлять у першому рядку тексту ліворуч після назви судовогорішення. Для зазначення дати у вступній та резолютивній частинахобов'язково застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення.
Наприклад: 4 листопада 2008 року
В описовій та мотивувальній частинах судового рішеннядопускається використання цифрової форми зазначення дат у такомупорядку: число, місяць, рік.
Наприклад: 04.11.2008
У резолютивній частині - для визначення кількості, сумизастосовується словесно-цифровий спосіб.
Наприклад: 1230 (одна тисяча двісті тридцять)
6.44. Усі судові рішення підписуються відповідним складомсуду.
Підпис складається з назви посади особи, особистого підпису,ініціалів і прізвища.
Підпис розміщують під текстом з лівого боку. Якщо рішенняпідписує колегія суддів, то їхні підписи розташовують один підодним.
Наприклад:
Головуючий суддя (підпис) О.А.Петренко
суддя (підпис) І.П.Скорик
суддя (підпис) М.В.Зозуля
6.45. На оригіналі судового рішення, що підшивається доадміністративної справи, печатка суду не ставиться.
VII. Формування документів у справи
7.1. Формування адміністративних справ
7.1.1. Документи адміністративної справи підшиваються утверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у судіз дотриманням такої послідовності:
бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису,початого на другій сторінці обкладинки);
ухвала про відкриття провадження у справі;
документи, що підтверджують сплату судового збору чизвільнення від такого, а також про оплату витрат на правовудопомогу (якщо такі проводилися);
позовна заява (первинна позовна заява в разі, якщо позовнузаяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи зміступозовної заяви позивачем, заявником усунуто);
конверт, у якому надійшла позовна заява;
документи, додані до позовної заяви;
якщо позовну заяву було залишено без руху і недолікипозивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху;
супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишенняпозовної заяви без руху;
позовна заява, що надійшла в порядку усунення недоліків здоданими документами (у разі, якщо позовну заяву було залишено безруху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачемусунуто);
конверт, у якому надійшла позовна заява в порядку усуненнянедоліків;
супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриттяпровадження в адміністративній справі;
заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду,винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чидоказів;
документи і матеріали, що надійшли до суду в стадіїпідготовки справи до судового розгляду;
розписки (повідомлення) про одержання учасникамиадміністративного процесу повісток;
інше листування (у хронологічному порядку).
{ Підпункт 7.1.1 пункту 7.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Державної судової адміністрації N 181 ( v0181750-12 ) від
