Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

16.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, адміністративного, цивільного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

16.4. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, журналі обліку особистого приймання громадян діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (із змінами). Нерозглянуті звернення перереєстровуються на наступний рік за правилами перереєстрації справ і матеріалів.

16.5. У такому порядку не проводиться реєстрація звернень громадян, адресованих членам Ради суддів України, відповідній раді суддів, кваліфікаційній комісії суддів загальних судів апеляційного округу. Діловодство за такими зверненнями громадян ведеться з використанням відповідних бланків цих органів окремо від діловодства апеляційного суду.

16.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає голова суду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

16.7. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на півріччя узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, удосконалення роботи суду. Під час аналізу звернень особливу увагу слід звертати на усунення причин, які викликають повторні і колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до інших органів державної влади, засобів масової інформації.

16.8. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітична довідка, у якій можуть відображатися такі відомості:

статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, які надійшли поштою та були подані на особистому прийманні, у порівнянні з показниками за аналогічний попередній період;

дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни; характерні приклади звернень;

кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги);

дані аналізу звернень за місцем проживання заявників, порівняння з даними попередніх аналогічних періодів, оцінка та пояснення причин їх збільшення або зменшення;

кількість і питома вага звернень громадян за суб'єктами звернення, основні питання, які ними порушуються у зверненнях; дотримання порядку їх розгляду та вирішення порушених у них питань з наведенням характерних прикладів;

ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав і запобігання надалі таким порушенням;

дані про здійснене особисте приймання громадян керівництвом суду та працівниками апарату суду, про графіки особистого приймання громадян, дотримання цих графіків; дані про наявність приміщень для особистого приймання громадян, їх належного обладнання та утримання;

відомості про здійснені перевірки стану роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

виявлені факти порушень Законів України "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до звернення (у тому числі повторного). Конкретні приклади притягнення порушників до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності осіб, які здійснюють розгляд звернень громадян;

ужиті заходи до поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

пропозиції на наступний звітний період щодо поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, їх особистого приймання.

16.9. Під час здійснення контролю необхідно звертати увагу на строки і повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей авторам. У ході перевірок потрібно всебічно вивчати організацію роботи зі зверненнями громадян і з питань їх особистого приймання, викривати недоліки і надавати практичну допомогу в їх усуненні.

Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Робити висновки про стан цієї роботи, виходячи лише із статистичних показників, не можна.

16.10. Звіт про стан розгляду звернень громадян доцільно розглядати на засіданнях президії апеляційного суду.

17.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

17.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

17.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

Документи повинні складатися стисло, ясно і не мати помарок, їх зміст повинен бути повним, об'єктивним і виключати приводи до повторного листування.

17.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках відбитка печатки, реєстраційного номера. Зразок бланка суду наведено в додатку 46.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

17.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

17.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указів Президента України від 20.08.2001 N 641 "Про Мережу та кількісний склад суддів місцевих судів" (із змінами), від 30.08.2001 N 769 "Про утворення військових апеляційних та військових місцевих судів і затвердження їх мережі" (із змінами), від 20.08.2001 N 642 "Про Мережу та кількісний склад суддів апеляційних судів" (із змінами).

17.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ суду, розпорядження голови суду тощо), що документується.

17.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і посадовим особам, а також громадянам.

17.9. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

17.10. При адресуванні документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

17.11. При адресуванні документа декільком посадовим особам їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.12. При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспондентові, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

17.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень, вихідний номер повинен збігатися з номером, за яким ці справи зареєстровано в апеляційному суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер має відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

17.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

17.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

17.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

17.18. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

17.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

17.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

17.21. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

17.22. Ініціативні листи суду, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 47). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 48). Відповідний реєстр складається у двох примірниках, підписується відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду. Один примірник реєстру здається на пошту, інший - підшивається до справи згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

17.23. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду; підпис судді чи голови суду скріплюється гербовою печаткою.

У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

У телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для долучення до справи, третій - передається до фінансового підрозділу.

17.24. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 49) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

17.25. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями чи фельд'єгерським зв'язком, а копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами з повідомленнями про вручення.

18.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду.

18.1.1. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині обов'язково зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це обов'язково зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

18.1.2. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання та питань, які вони регулюють. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

18.1.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

18.2. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

18.2.1. Текст протоколу засідання (наради, зборів) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради, зборів) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради, зборів) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді, зборах) та секретарем.

18.2.2. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

Матеріали нарад, зборів чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

19.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду, яке затверджується Головою Верховного Суду України.

19.2. На працівника бібліотеки суду також покладається обов'язок щодо ведення кодифікаційно-довідкової роботи.

20.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток і штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

20.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 50), бланків - у журналі обліку бланків суду (додаток 51) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у цьому журналі.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

20.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

20.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них), здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампу, що передається, у відповідному журналі.

20.5. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством, тощо).

20.6. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.

20.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису, який був зроблений на час проведення перевірки.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.

У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.

21.1. Номенклатура справ апеляційного суду (додаток 52) призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ апеляційного суду (далі - Номенклатура справ суду) складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 53).

Усі журнали суду також вносяться до номенклатури справ суду.

21.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

Зведена номенклатура справ суду складається з окремих розділів номенклатури справ структурних підрозділів апарату суду, розглядається експертною комісією (ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається працівникам апарату суду для використання в роботі.

21.3. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 N 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925 (далі - Перелік), у разі внесення до номенклатури справ заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

Погоджена з ЕПК номенклатура справ затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

22.1. У судах відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на працівника апарату суду, призначеного наказом голови суду відповідальним за ведення архіву суду (далі - архіваріус).

22.2. Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 N 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за N 696/8017 (далі - Інструкція про порядок передання до архіву суду).

22.3. Належна організація архівної справи полягає в підготовці справ і формуванні їх згідно з номенклатурою справ суду.

22.4. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві має бути створено відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими. Також в архіві суду мають бути охоронні та протипожежні засоби, стелажі, шафи, система обліку архівних документів.

22.5. Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи суду передаються в архів суду згідно із заповненим працівником апарату суду описом справ, переданих до архіву суду (додаток 54), та відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду.

В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні й справи цивільного судочинства залежно від об'єму вміщуються в картонажі або систематизуються у в'язки (10 - 50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший та останній номери справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.

22.6. Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Категорично забороняється видача справ, у яких не складено внутрішній опис.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

22.7. Справи, що повертаються в архів суду, перевіряються архіваріусом у присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий - залишається в архіві суду.

22.8. Передача судових справ і справ за номенклатурою суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України.