РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Голови Верховної Ради України
| м. Київ № 19 08 лютого 2021 р. |
Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах
( Із змінами, внесеними згідно з Розпорядженнями Голови ВР № 47 від 04.03.2021 № 382 від 28.10.2021 № 200 від 06.03.2023 № 725 від 14.06.2023 № 1369 від 30.12.2023 )
З метою забезпечення реалізації положень Регламенту Верховної Ради України щодо електронної та паперової форм документообігу у Верховній Раді України та на виконання пунктів 3 і 5 розділу II "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України":
1. Затвердити:
1) Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);
2) Технологічну схему проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 2);
3) Схему внесення документів до бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" (додаток 3);
4) Перелік документів, що створюються в Апараті Верховної Ради України виключно у паперовій формі (додаток 5).
( Пункт 1 доповнено підпунктом 4 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
2. Встановити, що з метою забезпечення реалізації положень статті 7-1 Регламенту Верховної Ради України та до набрання чинності положеннями Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України" щодо функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - єдина автоматизована система):
( Абзац перший пункту 2 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
1) пропозиції Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп), колективні ініціативи народних депутатів України (підписні листи) створюються у паперовій формі;
2) законопроект, підготовлений до другого чи наступних читань, оформлюється у паперовій формі (оригінал паперового документа), візується керівником секретаріату головного комітету та підписується головою цього комітету. Керівники юридичного і редакційного підрозділів Апарату Верховної Ради України візують поданий головним комітетом законопроект за результатами проведених експертиз;
3) висновки юридичної експертизи та редакційного опрацювання оформлюються в електронній формі, підписуються керівниками відповідних підрозділів Апарату Верховної Ради України та додаються до супровідних документів. Супровідні документи надаються народним депутатам України разом з текстом законопроекту, підготовленого до другого чи наступних читань, в електронній формі, що завізований керівником секретаріату головного комітету та підписаний головою головного комітету із застосуванням кваліфікованих електронних підписів;
4) підготовка законопроектів і супровідних документів до них до другого та наступних читань відповідно до підпунктів 2 і 3 цього пункту здійснюється згідно з тимчасовою технологічною схемою проходження законопроекту, підготовленого до розгляду у другому або наступному читанні, та супровідних документів до нього (додаток 4).
3. З метою забезпечення коректного ведення Апаратом Верховної Ради України бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" комітетам Верховної Ради України при поданні на розгляд Верховної Ради України проектів про внесення змін до законодавчих актів України викладати такі зміни як нові редакції відповідних статей, їх частин, пунктів, підпунктів.
4. Законопроекти та супровідні документи до них, підготовлені до другого та наступних читань і надані народним депутатам України у встановленому законом порядку до видання цього розпорядження, не потребують переоформлення.
5. Апарату Верховної Ради України забезпечити:
1) впродовж п'ятої і шостої сесій Верховної Ради України дев'ятого скликання роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формі, з урахуванням положень, передбачених пунктом 2 цього розпорядження;
2) до завершення п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання:
розроблення проектів положень про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України, про офіційний веб-сайт Верховної Ради України, а також проекту технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України;
оновлення переліку автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України;
підготовку пропозицій (за необхідності) щодо внесення змін до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України", Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України на основі узагальнення результатів дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи впродовж п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання.
6. Виконуючому обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України М. Теплюку забезпечити приведення актів керівництва Апарату Верховної Ради України у відповідність із цим розпорядженням.
7. Визнати такими, що втратили чинність:
1) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про затвердження Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України" від 22 травня 2006 року № 428 (із наступними змінами);
2) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України" від 25 травня 2006 року № 448 (із наступними змінами);
3) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про деякі питання організації роботи з реєстрації та супроводження електронних петицій, адресованих Верховній Раді України" від 28 жовтня 2015 року № 1494 (із наступними змінами);
4) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Порядок роботи із зверненнями в Апараті Верховної Ради України" від 11 липня 2016 року № 273 (із наступними змінами).
8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на Першого заступника Голови Верховної Ради України Р. Стефанчука.
| Голова Верховної Ради України | Д.РАЗУМКОВ |
Додаток 1
до розпорядження
Голови Верховної Ради України
від 08.02.2021 року № 19
ПОЛОЖЕННЯ
про порядок роботи з документами у Верховній Раді України
ЗМІСТ
РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Підрозділ 1. Загальні положення
Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки
Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі
Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі
Підрозділ 5. Бланки
РОЗДІЛ II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції
Глава 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції
Глава 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю
Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України
Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України
Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах
Глава 1. Електронні резолюції
Глава 2. Робота з вхідними документами
Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів
Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції
Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції
Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ
Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі
Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів
РОЗДІЛ III. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ТА СУПРОВОДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ
Підрозділ 13. Загальні засади документування роботи із зверненнями
Глава 1. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації звернення
Глава 2. Організація розгляду звернення
Підрозділ 14. Порядок документування супроводження електронної петиції
Підрозділ 15. Документування результатів моніторингу розгляду звернень, узагальнення та аналізу інформації
Підрозділ 16. Зберігання документів за зверненнями
Розділ IV. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗАПИТІВ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ
Підрозділ 17. Загальні засади документування запитів на інформацію
Підрозділ 18. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації запиту на інформацію
Підрозділ 19. Особливості опрацювання документа із суміжною інформацією
Розділ V. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ПИТАНЬ
Підрозділ 20. Документи організаційного та розпорядчого характеру
Підрозділ 21. Загальні вимоги до оформлення службових документів
Підрозділ 22. Документування засідань і нарад
Глава 1. Протокол
Глава 2. Стенограма
Розділ VI. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ЗАКОНОДАВЧОЇ ПРОЦЕДУРИ
Підрозділ 23. Реєстрація та робота з проектами актів Верховної Ради України
Підрозділ 24. Робота з прийнятими актами Верховної Ради України
Підрозділ 25. Вимоги до оформлення акта Верховної Ради України
Розділ VII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ПРОЦЕДУР
Розділ VIII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ КОНТРОЛЬНОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ
Підрозділ 26. Протокольне доручення
Підрозділ 27. Депутатський запит
Розділ IX. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ УСТАНОВЧОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ
Розділ X. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ ДОКУМЕНТІВ У ВЕРХОВНІЙ РАДІ УКРАЇНИ
Підрозділ 28. Строк/термін виконання документа
Підрозділ 29. Контроль за проходженням документа
Розділ XI. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ
Розділ XII. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Підрозділ 30. Систематизація та зберігання документів
Глава 1. Складання номенклатури справ
Глава 2. Формування справи
Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання
Глава 1. Експертиза цінності документів
Глава 2. Оформлення справи, складеної у паперовій формі
Глава 3. Передавання справ до архівного підрозділу
Глава 4. Користування архівними документами
Підрозділ 32. Передавання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України
ДОДАТКИ
РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Підрозділ 1. Загальні положення
1. Це Положення визначає:
1) єдині правила документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в електронній та паперовій формах (далі - документи) у Верховній Раді України, Апараті Верховної Ради України (далі - Апарат) та в органах Верховної Ради України, діяльність яких забезпечується Апаратом;
2) порядок проходження документа у Верховній Раді України з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;
3) правила роботи з документами в єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС), у тому числі порядок обміну електронними документами в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ);
4) порядок здійснення оперативного інформаційного обміну з використанням службової електронної пошти;
5) загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень;
6) правила роботи з документами, що містять службову інформацію;
7) основні вимоги до організації розгляду звернень громадян та громадських об’єднань (далі - звернення), запитів на публічну інформацію, контролю за їх виконанням, аналітичної роботи, ведення діловодства за зверненнями та запитами, реєстрації і супроводження електронних петицій у Верховній Раді України.
2. Це Положення розроблено з урахуванням вимог законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні довірчі послуги", "Про звернення громадян", "Про громадські об’єднання", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України, Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, Національного стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2020, Національного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" ДСТУ 2732:2004.
3. Дія цього Положення поширюється на документи, що одержуються, створюються, відправляються Апаратом в електронній або паперовій формі.
Особливості організації діловодства з особовими справами державних службовців, документами з питань ведення обліку та звітності в господарсько-фінансовій діяльності Апарату, документами з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, технічною документацією визначаються окремими розпорядженнями Керівника Апарату Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника - у разі делегування повноважень (далі - Керівник Апарату (заступник).
4. Основною формою діловодства у Верховній Раді України є електронна. Перелік документів, що відповідно до законодавства створюються в Апараті виключно у паперовій формі, затверджується Головою Верховної Ради України.
У разі введення воєнного або надзвичайного стану за обставин, що унеможливлюють здійснення діловодства в електронній формі, основною формою діловодства є паперова. Організація діловодства в період дії воєнного або надзвичайного стану здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених підрозділом 33 цього Положення.
( Пункт 4 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
5. Діловодство в електронній формі у Верховній Раді України здійснюється засобами ЄАС із застосуванням кваліфікованих електронних підписів, що забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, створення електронних документів, колективну роботу з проектами електронних документів, їх погодження (візування), застосування кваліфікованого електронного підпису, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль строків їх виконання.
6. Обробка, зберігання, направлення документів, що містять державну таємницю, засобами ЄАС забороняється.
( Пункт 7 виключено на підставі Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
8. Електронний документ, підписаний (погоджений) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, не потребує візуального відтворення підпису або відбитка печатки.
9. Робота з незареєстрованими документами у Верховній Раді України не проводиться.
( Пункт 9 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
10. Організація обміну електронними документами між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату (далі - структурні підрозділи) здійснюється виключно з використанням ЄАС, з іншими державними органами - з використанням СЕВ ОВВ (за умови їх підключення до СЕВ ОВВ), а у разі відсутності підключення до СЕВ ОВВ - відповідно до пункту 125 цього Положення.
11. Діловодство у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, структурних підрозділах, державних підприємствах, установах чи організаціях, що належать до сфери управління Апарату, здійснюється спеціально визначеними працівниками.
Діловодство народних депутатів України здійснюється їх помічниками-консультантами і не супроводжується Апаратом.
( Пункт 11 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
12. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.
Документи іноземному адресатові від імені Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України, керівництва Апарату складаються державною мовою та надсилаються через Міністерство закордонних справ України. В окремих випадках допускається направлення таких листів англійською або іншою іноземною мовою, за умови згоди вищезазначених осіб.
Документи іноземним адресатам від комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших відправників у Верховній Ради Україні та її Апарату складаються державною або іноземними мовами, при цьому переклад організовується (здійснюється) відповідними відправниками.
( Пункт 12 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
13. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:
1) архівний підрозділ - підрозділ у складі структурного підрозділу з документального забезпечення;
2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;
3) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації;
4) візуалізація (візуальне подання) - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для зору людини;
5) візування проекту електронного документа (візування) - накладення посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;
6) діловод - працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції з ведення діловодства у структурному підрозділі;
7) діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами;
8) доручення - управлінське рішення Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, оформлене на бланку (додаток 2 до цього Положення) з визначенням зобов’язання іншій посадовій особі (органу) щодо здійснення дій, спрямованих на виконання посадових (службових) повноважень (обов'язків);
9) електронна копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;
10) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;
11) електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в Апараті документа незалежно від форми його створення;
12) електронна резолюція - реквізит, створений у ЄАС, що вноситься до ЕРКК електронного документа та нерозривно пов’язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення посадової особи щодо його виконання;
13) електронне повідомлення - автоматично створена та передана в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації або реєстрацію електронного документа адресатом;
14) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;
15) керівництво Апарату - Керівник Апарату, його Перший заступник, заступники;
16) керівництво Верховної Ради України - Голова Верховної Ради України, Перший заступник і заступник Голови Верховної Ради України;
17) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, засвідчене у порядку, встановленому цим Положенням;
18) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладення уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа, кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;
19) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;
20) примірник електронного документа - файл, що містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;
21) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа;
22) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та в ЕРКК для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;
23) спеціальна кореспонденція - кореспонденція, що доставляється фельд’єгерською службою;
24) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом його сканування без засвідчення кваліфікованою електронною печаткою.
Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у пункті 2 цього Положення.
14. Організація ведення діловодства у структурному підрозділі забезпечується його керівником.
Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки
15. Документування управлінської інформації та діловодство в електронній формі в Апараті здійснюються із застосуванням кваліфікованих електронних підписів та кваліфікованих електронних печаток відповідно до законодавства у сфері електронних довірчих послуг.
16. Кваліфікований електронний підпис застосовується у разі підписання (візування) електронного документа. Кваліфікований електронний підпис використовується лише його власником, ідентифікаційні дані якого як народного депутата України, працівника Апарату зазначені в сертифікаті відкритого ключа, без права його передачі іншим особам.
( Пункт 16 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
17. Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа. Одна кваліфікована електронна печатка може застосовуватися кількома працівниками.
18. Під час накладення кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки автоматично проставляється електронна позначка часу.
19. Перелік структурних підрозділів, які застосовують кваліфіковані електронні печатки, визначається Керівником Апарату.
( Пункт 19 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
20. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.
В ЄАС застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.
Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі
21. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Верховну Раду України, її органи та Апарат, використовуються великі і малі гербові печатки, інші печатки та штампи.
Зразки та описи гербових печаток Верховної Ради України та Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.
22. Гербовою печаткою Верховної Ради України засвідчуються:
1) посвідчення особи, яка призначається Верховною Радою України чи Головою Верховної Ради України;
2) підпис Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України на документі у паперовій формі.
23. Гербовою печаткою Апарату засвідчуються:
1) посвідчення працівника Апарату;
2) запис у трудовій книжці;
3) довідка з кадрових питань;
4) посвідчення про відрядження;
5) підпис Керівника Апарату, його Першого заступника і заступників на документі у паперовій формі.
24. Печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України та печатками структурних підрозділів засвідчуються:
1) відповідність копії документа оригіналу;
2) підпис керівника структурного підрозділу на документі.
25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;
2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;
3) секретаріатом комітету - документа, створеного у відповідному комітеті, а також документа із справ законопроекту;
4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) - документа, створеного у відповідній депутатській фракції (депутатській групі).
( Пункт 25 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
26. Зразки та описи печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату.
Зразки та описи печаток підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Апарату, погоджуються керівником структурного підрозділу з управління справами.
Печатки із власним найменуванням, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, можуть мати лише ті структурні підрозділи Апарату, положення про які це передбачають.
Якщо печатка для документа у паперовій формі згідно з призначенням виготовляється більш як в одному екземплярі, на кожній такій печатці додатково зазначається її номер.
( Пункт 26 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
27. Виготовлення гербових печаток Апарату, печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з управління справами за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
Замовлення на виготовлення печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами, погоджуються керівником структурного підрозділу з документального забезпечення і після затвердження Керівником Апарату передаються для забезпечення їх виготовлення до структурного підрозділу з управління справами.
Організацію обліку та видачі гербових печаток Верховної Ради України та Апарату, особистих металевих печаток забезпечує режимно-секретний підрозділ.
Організацію обліку та видачі печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з документального забезпечення.
( Пункт 27 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
28. Виготовлені гербові печатки Верховної Ради України та Апарату, особисті металеві печатки структурний підрозділ з управління справами передає до режимно-секретного підрозділу, а печатки без зображення Державного Герба України, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, - до структурного підрозділу з документального забезпечення для обліку та видачі їх замовникам під розписку у спеціальних журналах.
( Пункт 28 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
29. Відбиток печатки на документі в паперовій формі проставляється на підпис особи, яка підписала документ, таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади такої особи.
30. Керівник структурного підрозділу забезпечує дотримання порядку зберігання та застосування печаток і штампів працівниками підрозділу.
Печатки і штампи для документів у паперовій формі зберігаються у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.
Працівник Апарату, визначений відповідальним за використання печаток і штампів для документів у паперовій формі, металевих печаток, у разі звільнення з посади зобов’язаний здати видані йому печатки і штампи відповідно до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення.
( Пункт 30 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
31. Режимно-секретний підрозділ та структурний підрозділ з документального забезпечення за потреби проводять перевірку наявності у структурних підрозділах виготовлених печаток і штампів для документів у паперовій формі.
( Пункт 31 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
32. У разі виявлення порушення правил зберігання, використання або втрати печаток чи штампів для документів у паперовій формі керівник відповідного структурного підрозділу повідомляє про це керівника режимно-секретного підрозділу або керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.
За фактом втрати печатки (штампа) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт та інформується керівництво Апарату.
На печатці (штампі), виготовленій (виготовленому) замість втраченої, проставляється літера "Д" (дублікат).
( Пункт 32 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
33. Визнані непридатними для використання печатки і штампи для документів у паперовій формі підлягають поверненню до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого знищення у встановленому порядку.
( Пункт 33 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі
34. У випадках, передбачених законодавством, електронні копії оригіналів паперових документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою.
Підготовку та подання кваліфікованому надавачу інформації, необхідної для замовлення відповідних ключів, що використовуються для застосування кваліфікованої електронної печатки, забезпечує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем.
( Пункт 34 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
35. Відповідальність за застосування та зберігання кваліфікованих електронних печаток покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.
Носій кваліфікованої електронної печатки зберігається у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.
( Пункт 35 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
36. Сертифікат відкритого ключа кваліфікованої електронної печатки повинен містити дані щодо призначення та назву суб’єкта застосування згідно з призначенням.
Кваліфікована електронна печатка накладається на електронний документ у вигляді набору даних в електронній формі, доданих до електронного документа з дотриманням технічних регламентів щодо забезпечення можливості ідентифікації Апарату.
Кваліфіковані електронні печатки обліковуються у структурному підрозділі з комп’ютеризованих систем. За потреби структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем здійснює методичне забезпечення застосування структурними підрозділами кваліфікованих електронних печаток.
37. Керівник структурного підрозділу інформує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем про втрату кваліфікованої електронної печатки. Структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем забезпечує негайне скасування сертифіката відкритого ключа втраченої кваліфікованої електронної печатки.
38. Непридатний для застосування відкритий ключ кваліфікованої електронної печатки знищується структурним підрозділом з комп’ютеризованих систем.
Підрозділ 5. Бланки
39. Для оформлення документів у Верховній Раді України, її органах та Апараті використовуються бланки в електронній та паперовій формах, види та форми яких наведені в додатку 2 до цього Положення.
Бланки, наведені у додатках 2.1-2.6 до цього Положення, виготовляються на захищеному папері.
На бланках, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, у лівій частині шапки розміщується офіційна емблема Верховної Ради України, затверджена розпорядженням Голови Верховної Ради України від 24 серпня 2023 року № 935 "Про заснування офіційної емблеми, що використовується в діяльності Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, народних депутатів України, депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України, та затвердження тимчасового порядку її використання" (далі - офіційна емблема). Розмір зображення офіційної емблеми: висота - 22 міліметри, ширина - 16,3 міліметра.
Інформація, що розміщується в шапці бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 12-16 друкарських пунктів, адреса друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 8 друкарських пунктів.
На тло бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, наносяться елементи ідентифікації у вигляді офіційної емблеми. Розмір елемента: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.
( Пункт 39 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023 )
40. Документ, створений в електронній формі, за необхідності оформлюється на електронному бланку. Бланки електронних документів не нумеруються та не потребують обліку.
41. Організаційно-розпорядчі документи, що у встановленому порядку створюються та опрацьовуються в паперовій формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення.
42. Бланки документів в електронній та паперовій формах повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Для виготовлення бланків у паперовій формі використовується папір формату А4 (210 x 297 міліметрів) і А5 (210 x 148 міліметрів).
43. Облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, що використовуються керівництвом Верховної Ради України, органами Верховної Ради України, постійними делегаціями Верховної Ради України, керівництвом Апарату та структурними підрозділами Апарату, ведеться за порядковими номерами, що проставляються друкарським способом під час їх виготовлення у лівому нижньому куті зворотного боку бланка.
Загальний облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, крім бланків народних депутатів України, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення.
Облік, зберігання та використання бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, після їх отримання у структурному підрозділі з документального забезпечення покладаються на працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі.
Бланки народних депутатів України у паперовій формі за їхнім замовленням виготовляються Управлінням справами.
( Пункт 43 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023 )
44. Непридатні для використання бланки, виготовлені друкарським способом, знищуються, про що складається відповідний акт (додаток 5 до цього Положення).
Знищення таких бланків здійснюється в установленому порядку працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, та представником структурного підрозділу з документального забезпечення.
( Пункт 44 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
45. Бланки не використовуються для оформлення заяв працівників.
46. Створення та оформлення документів керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, постійних делегацій Верховної Ради України, народних депутатів України, керівництва Апарату та структурних підрозділів Апарату на інших бланках, ніж передбачені цим Положенням, забороняються.
( Пункт 46 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023 )
РОЗДІЛ II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції
Глава 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції
47. Приймання кореспонденції, що надходить до Верховної Ради України, у тому числі до органів Верховної Ради України, Апарату, здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.
48. Документ, завантажений у ЄАС та направлений за відповідним маршрутом, вважається переданим адресату.
49. Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймаються під розписку у визначеному порядку.
50. Під час приймання кореспонденції, що надійшла в паперовому вигляді у конверті (пакеті, бандеролі), проводиться:
1) попередня перевірка безпечності вмісту;
2) перевірка правильності доставки;
3) перевірка цілісності конверта (пакета, бандеролі), їх розкриття;
4) перевірка правильності оформлення документа (наявність підпису, бланка, номера), наявності зазначеної в описі вкладення або в документі кількості аркушів, примірників документів, додатків та підозрілих вкладень.
51. У разі виявлення у вхідній кореспонденції, що надійшла в конверті (пакеті, бандеролі), підозрілого вкладення така кореспонденція приймається відповідно до Правил прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень (додаток 6 до цього Положення).
52. У разі пошкодження конверта (пакета, бандеролі) у поштовому реєстрі робиться відповідна відмітка.
53. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без реєстрації.
54. У разі надходження на адресу керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату кореспонденції іноземною мовою без перекладу така кореспонденція реєструється та без первинного розгляду передається до структурного підрозділу з міжпарламентських зв’язків для перекладу. Після здійснення перекладу зазначена кореспонденція разом із перекладом повертаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для здійснення процедури первинного розгляду у встановленому порядку та передачі адресату.
Переклад кореспонденції іноземною мовою, яка надходить на адреси комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших адресатів у Верховній Раді України та Апараті, організовується (здійснюється) відповідними адресатами.
( Пункт 54 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
55. Конверт (пакет, частина обгортки бандеролі із зворотною адресою) зберігається і додається до документа, якщо:
1) встановити адресу відправника, час відправлення та надходження документа можливо лише за зазначеною на конверті (пакеті, обгортці бандеролі) інформацією;
2) документ стосується розгляду судами справ, учасником яких є Верховна Рада України чи Апарат;
3) відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, обгортці бандеролі).
56. Конверт (пакет, бандероль) з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" не розкривається, а реєструється за зазначеними на конверті даними і передається адресату. У разі необхідності така кореспонденція повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення у розконвертованому вигляді для опрацювання. Подальша робота з нею проводиться у порядку, передбаченому цим Положенням.
57. З метою оперативного опрацювання кореспонденції, що надійшла до Апарату в паперовому вигляді, структурний підрозділ з документального забезпечення припиняє приймання кореспонденції в паперовому вигляді за одну годину до офіційного закінчення робочого дня (крім спеціальної кореспонденції).
Приймання спеціальної кореспонденції у позаробочий час, у святкові та вихідні дні, а також кореспонденції з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція) здійснюється черговим приймальні Голови Верховної Ради України з передачею до структурного підрозділу з документального забезпечення наступного робочого дня.
58. Попередній розгляд вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо вона надійшла у неробочий час.
59. Під час попереднього розгляду визначається необхідність:
1) реєстрації документа;
2) розгляду документа керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу (виходячи з повноважень підрозділу, визначених положенням про нього);
3) термінового розгляду (опрацювання) документа.
60. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ документ в електронній формі підлягає реєстрації. Структурний підрозділ з документального забезпечення відмовляє в реєстрації електронного документа у разі, якщо:
1) документ не містить кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або електронної позначки часу;
2) документ містить інформацію з обмеженим доступом, вимоги щодо захисту якої встановлені законом;
3) документ не може бути застосований як оригінал згідно з вимогами закону;
4) документ надійшов не за адресою;
5) документ надійшов повторно;
6) заявлений склад документа не відповідає фактичному;
7) реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в ньому;
8) на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа;
9) візуальна форма електронного документа не придатна для сприйняття її змісту.
61. Кореспонденція, що надходить на електронні поштові скриньки домену gov.ua, не реєструється в ЄАС як документ, не розглядається і відповідь на неї не надається, крім документів, отриманих від іноземних парламентів, міжнародних організацій і дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, проектів міжнародної технічної допомоги, зареєстрованих у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 153, а також крім випадку, визначеного пунктом 217 цього Положення.
( Пункт 61 в редакції Розпоряджень Голови ВР № 200 від 06.03.2023, № 725 від 14.06.2023 )
62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.
