РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Голови Верховної Ради України
м. Київ
№ 200
06 березня 2023 р.
Про внесення змін до розпорядження Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19 "Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах"
Внести до розпорядження Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19 "Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах" такі зміни:
1. Пункт 1 доповнити підпунктом 4 такого змісту:
"4) Перелік документів, що створюються в Апараті Верховної Ради України виключно у паперовій формі (додаток 5)".
2. Абзац перший пункту 2 викласти в такій редакції:
"2. Встановити, що з метою забезпечення реалізації положень статті 7-1 Регламенту Верховної Ради України та до набрання чинності положеннями Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України" щодо функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - єдина автоматизована система)".
3. У Положенні про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1 до цього розпорядження):
1) пункт 4 викласти в такій редакції:
"4. Основною формою діловодства у Верховній Раді України є електронна. Перелік документів, що відповідно до законодавства створюються в Апараті виключно у паперовій формі, затверджується Головою Верховної Ради України.
У разі введення воєнного або надзвичайного стану за обставин, що унеможливлюють здійснення діловодства в електронній формі, основною формою діловодства є паперова. Організація діловодства в період дії воєнного або надзвичайного стану здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених підрозділом 33 цього Положення";
2) пункт 7 виключити;
3) пункти 9, 11, 12, 16, 19, 25-28, 30-35, 44, 54, 61, 68-70, 74, 75 викласти в такій редакції:
"9. Робота з незареєстрованими документами у Верховній Раді України не проводиться";
"11. Діловодство у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, структурних підрозділах, державних підприємствах, установах чи організаціях, що належать до сфери управління Апарату, здійснюється спеціально визначеними працівниками.
Діловодство народних депутатів України здійснюється їх помічниками-консультантами і не супроводжується Апаратом.
12. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.
Документи іноземному адресатові від імені Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України, керівництва Апарату складаються державною мовою та надсилаються через Міністерство закордонних справ України. В окремих випадках допускається направлення таких листів англійською або іншою іноземною мовою, за умови згоди вищезазначених осіб.
Документи іноземним адресатам від комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших відправників у Верховній Ради Україні та її Апарату складаються державною або іноземними мовами, при цьому переклад організовується (здійснюється) відповідними відправниками";
"16. Кваліфікований електронний підпис застосовується у разі підписання (візування) електронного документа. Кваліфікований електронний підпис використовується лише його власником, ідентифікаційні дані якого як народного депутата України, працівника Апарату зазначені в сертифікаті відкритого ключа, без права його передачі іншим особам";
"19. Перелік структурних підрозділів, які застосовують кваліфіковані електронні печатки, визначається Керівником Апарату";
"25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;
2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;
3) секретаріатом комітету - документа, створеного у відповідному комітеті, а також документа із справ законопроекту;
4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) - документа, створеного у відповідній депутатській фракції (депутатській групі).
26. Зразки та описи печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату.
Зразки та описи печаток підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Апарату, погоджуються керівником структурного підрозділу з управління справами.
Печатки із власним найменуванням, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, можуть мати лише ті структурні підрозділи Апарату, положення про які це передбачають.
Якщо печатка для документа у паперовій формі згідно з призначенням виготовляється більш як в одному екземплярі, на кожній такій печатці додатково зазначається її номер.
27. Виготовлення гербових печаток Апарату, печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з управління справами за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
Замовлення на виготовлення печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами, погоджуються керівником структурного підрозділу з документального забезпечення і після затвердження Керівником Апарату передаються для забезпечення їх виготовлення до структурного підрозділу з управління справами.
Організацію обліку та видачі гербових печаток Верховної Ради України та Апарату, особистих металевих печаток забезпечує режимно-секретний підрозділ.
Організацію обліку та видачі печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з документального забезпечення.
28. Виготовлені гербові печатки Верховної Ради України та Апарату, особисті металеві печатки структурний підрозділ з управління справами передає до режимно-секретного підрозділу, а печатки без зображення Державного Герба України, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, - до структурного підрозділу з документального забезпечення для обліку та видачі їх замовникам під розписку у спеціальних журналах";
"30. Керівник структурного підрозділу забезпечує дотримання порядку зберігання та застосування печаток і штампів працівниками підрозділу.
Печатки і штампи для документів у паперовій формі зберігаються у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.
Працівник Апарату, визначений відповідальним за використання печаток і штампів для документів у паперовій формі, металевих печаток, у разі звільнення з посади зобов’язаний здати видані йому печатки і штампи відповідно до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення.
31. Режимно-секретний підрозділ та структурний підрозділ з документального забезпечення за потреби проводять перевірку наявності у структурних підрозділах виготовлених печаток і штампів для документів у паперовій формі.
32. У разі виявлення порушення правил зберігання, використання або втрати печаток чи штампів для документів у паперовій формі керівник відповідного структурного підрозділу повідомляє про це керівника режимно-секретного підрозділу або керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.
За фактом втрати печатки (штампа) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт та інформується керівництво Апарату.
На печатці (штампі), виготовленій (виготовленому) замість втраченої, проставляється літера "Д" (дублікат).
33. Визнані непридатними для використання печатки і штампи для документів у паперовій формі підлягають поверненню до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого знищення у встановленому порядку";
"34. У випадках, передбачених законодавством, електронні копії оригіналів паперових документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою.
Підготовку та подання кваліфікованому надавачу інформації, необхідної для замовлення відповідних ключів, що використовуються для застосування кваліфікованої електронної печатки, забезпечує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем.
35. Відповідальність за застосування та зберігання кваліфікованих електронних печаток покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.
Носій кваліфікованої електронної печатки зберігається у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними";
"44. Непридатні для використання бланки, виготовлені друкарським способом, знищуються, про що складається відповідний акт (додаток 5 до цього Положення).
Знищення таких бланків здійснюється в установленому порядку працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, та представником структурного підрозділу з документального забезпечення";
"54. У разі надходження на адресу керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату кореспонденції іноземною мовою без перекладу така кореспонденція реєструється та без первинного розгляду передається до структурного підрозділу з міжпарламентських зв’язків для перекладу. Після здійснення перекладу зазначена кореспонденція разом із перекладом повертаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для здійснення процедури первинного розгляду у встановленому порядку та передачі адресату.
Переклад кореспонденції іноземною мовою, яка надходить на адреси комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших адресатів у Верховній Раді України та Апараті, організовується (здійснюється) відповідними адресатами";
"61. Кореспонденція, що надходить на електронні поштові скриньки домену gov.ua, не реєструється в ЄАС як документ, не розглядається і відповідь на неї не надається, крім документів, отриманих від іноземних парламентів, міжнародних організацій і дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, а також крім випадку, визначеного пунктом 217 цього Положення";
"68. Документ реєструється у Верховній Раді України в ЄАС один раз, крім випадків, визначених пунктом 227 цього Положення.
Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом автоматичного присвоєння йому порядкового реєстраційного номера в межах календарного року, електронної дати та кваліфікованої електронної позначки часу.
69. У разі надходження документа від іншого органу державної влади, установи чи організації, що містить супровідний лист до запиту на інформацію або звернення громадянина, структурний підрозділ з документального забезпечення реєструє в ЄАС супровідний лист такого документа та направляє такий документ до структурного підрозділу з питань звернень громадян для реєстрації та подальшого опрацювання.
70. Після реєстрації документа, що надійшов у паперовій формі, на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа, електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі останньої сторінки документа, а в разі відсутності місця - на її звороті. Штрих-код містить системний номер, QR-код містить порядковий реєстраційний номер, дату реєстрації, прізвище відправника або найменування юридичної особи відправника.
Після цього створюється цифрова копія паперового документа, яку реєстратор вносить до ЕРКК. Після реєстрації та створення цифрової копії реєстратором оригінал документа у паперовій формі передається до структурного підрозділу, визначеного у встановленому порядку головним виконавцем документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, про що в ЄАС робиться відповідна позначка";
"74. Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення від юридичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення та передаються адресатам з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення, електронні повідомлення від фізичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, передаються структурним підрозділом з документального забезпечення за окремим реєстром до структурного підрозділу з питань звернень громадян.
75. Документи, що надійшли від правоохоронних органів, судів засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, із супровідним листом, адресованим керівництву Верховної Ради України, Верховній Раді України, керівництву Апарату, Апарату, для передачі або з поміткою "для вручення" народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, реєструються в ЄАС.
Після затвердження електронної резолюції відповідно керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату документ, що надійшов через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, документ, що надійшов засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.
Документ, що надійшов без супровідного листа від правоохоронного органу, суду засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, адресований народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату, після реєстрації в ЄАС, у разі надходження через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, у разі надходження засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.
Реєстрація та проходження в Апараті документів, передбачених у цьому пункті, здійснюється у порядку технічного супроводження інформації, що за своїм змістом не є процесуальною дією";
4) доповнити пунктом 75-1 такого змісту:
"75-1. Розгляд та надання відповіді на адвокатські запити, адресовані Верховній Раді України або Апарату, забезпечуються Апаратом.
Адвокатські запити, адресовані народним депутатам України, тимчасовим спеціальним, тимчасовим слідчим комісіям, комітетам Верховної Ради України поточного скликання, надсилаються для розгляду і надання відповіді відповідним суб’єктам.
Адвокатські запити, що стосуються надання інформації про діяльність Верховної Ради України, її органів та народних депутатів України попередніх скликань, розглядаються Апаратом в частині наявних у його розпорядженні архівних документів (в частині надання копій документів з наявних у його розпорядженні архівних матеріалів).
Приймання, попередній розгляд та реєстрація адвокатських запитів здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення в порядку, передбаченому підрозділом 6 розділу II цього Положення";
5) пункт 109 виключити;
6) пункти 113, 114, 121, 125, 126, 130, 131 викласти в такій редакції:
"113. Вихідна та внутрішня службова кореспонденція керівництва Верховної Ради України, народних депутатів України, органів Верховної Ради України, керівництва Апарату, структурних підрозділів створюється, підписується та реєструється через ЄАС, якщо інше не передбачено законом.
Листування з іноземними адресатами здійснюється у паперовому вигляді відповідно до загальноприйнятих норм дипломатичного протоколу.
114. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються зовнішнім адресатам (державним органам, підприємствам, установам, організаціям, їх посадовим особам, громадянам, національним парламентам, міжнародним організаціям та дипломатичним представництвам іноземних держав в Україні)";
"121. Після реєстрації електронного документа в ЄАС та його підписання автоматично здійснюється надсилання документа адресатам через ЄАС та СЕВ ОВВ (якщо адресат є користувачем СЕВ ОВВ) і фіксується дата направлення електронного документа.
У разі якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання чи потребує відповіді у паперовій формі, виготовляється паперова копія такого документа (без додатків, що не потребують підписання), яка містить реквізит підписувача та засвідчується штампом відповідно до пункту 25 цього Положення.
Засвідчена копія містить реквізити, визначені пунктом 117 цього Положення.
Реєстрація вихідних та внутрішніх документів у паперовій формі здійснюється в ЄАС діловодом після їх підписання шляхом заповнення ЕРКК. На оригіналі паперового документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації вихідного документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду (крім листів, адресованих іноземним адресатам). Після цього створюється цифрова копія оригіналу паперового документа, яку діловод вносить до ЕРКК";
"125. Якщо адресат документа не є користувачем СЕВ ОВВ та у випадках, передбачених законодавством, діловод створює паперову копію електронного документа, засвідчує її штампом та надсилає за належністю фельд’єгерським зв’язком або засобами поштового зв’язку через структурний підрозділ з документального забезпечення (крім листів, адресованих іноземним адресатам).
Якщо згідно зі списком поштових відправлень вихідний документ у паперовій формі надсилається декільком адресатам, діловод виготовляє необхідну кількість копій таких документів, комплектує їх та засвідчує штампами.
126. Підготовка до відправлення документа в паперовій формі включає оформлення конверта (пакета, бандеролі), списку поштових відправлень у двох примірниках (додаток 14), у разі направлення документів фельд’єгерським зв’язком - також розписки і реєстру, та їх доставку до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами.
Якщо одному адресату надсилається декілька документів, вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів";
"130. Кореспонденція доставляється адресатам фельд’єгерським зв’язком під розписку або із проставленням відмітки про доставку у відповідному реєстрі. Такий реєстр зберігається у структурному підрозділі виконавця протягом одного календарного року.
131. Вихідні документи у паперовій формі, адресовані за межі України, після реєстрації виконавцем в ЄАС передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення та доставляються фельд’єгерським зв’язком до Міністерства закордонних справ України для доставки адресатам у встановленому порядку або засобами поштового зв’язку";
7) пункт 138 виключити;
8) пункти 162, 166, 188, 190, 192, 194, 212, 214 викласти в такій редакції:
"162. Усне звернення викладається громадянами на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку.
Усне звернення, подане за допомогою засобів телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 17 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 16 години за номером телефону 044-255-43-12, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайлу, прикріпленого до ЕРКК звернення";
"166. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, централізовано реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у день завершення його попереднього опрацювання в ЄАС та передається зазначеному в ньому адресату.
Кореспонденція, що надійшла від громадянина на електронну поштову скриньку домену gov.ua (безпосередньо до керівництва Верховної Ради України, Апарату, комітетів Верховної Ради України та їх секретаріатів, депутатських фракцій (депутатських груп) та їх секретаріатів, структурних підрозділів, їх посадових осіб), не реєструється в ЄАС як звернення, не розглядається і відповідь на неї не надається.
Якщо лист, надісланий шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, не є зверненням, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження таких листів структурним підрозділом з питань звернень громадян надсилається інформація про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату";
"188. Якщо предмет звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, Апарату, керівництва Апарату, органів Верховної Ради України, таке звернення протягом п’яти днів з дня надходження структурним підрозділом з питань звернень громадян пересилається за належністю до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий строк структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається заявникові з відповідним роз’ясненням";
"190. Строк розгляду звернення обчислюється в календарних днях з дня реєстрації звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС";
"192. Реєстрація вихідного документа за зверненням, відповіді на звернення, формування повідомлення громадянину про направлення на розгляд його звернення здійснюється автоматично в ЄАС відповідно до цього Положення. У разі необхідності направлення паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, документ роздруковується з відміткою про його підписання кваліфікованим електронним підписом та після проставлення на ньому штампів "Паперова копія електронного документа" та "Згідно з оригіналом" надсилається адресату засобами поштового зв’язку";
"194. Відповідь на звернення, подане шляхом заповнення громадянином електронної форми в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, після її підписання кваліфікованим електронним підписом виконавцем автоматично завантажується в особистий кабінет громадянина і стає доступною для перегляду заявником. У такому разі направлення засобами поштового зв’язку паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, виконавцем не здійснюється";
"212. Розглянуте звернення з усіма документами щодо його опрацювання розміщується в електронній справі за хронологічним, територіальним або алфавітним порядком. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до відповідної групи документів.
Під час формування електронної справи перевіряються правильність включення документів до справи та їх повнота (комплектність). Неопрацьовані пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи включати до електронної справи забороняється.
Строк зберігання документів за зверненням в електронному вигляді становить п’ять років.
Строк зберігання звернення у паперовій формі та матеріалів щодо його опрацювання становить один рік";
"214. Діловодство з питань запитів на публічну інформацію (далі - запит на інформацію) здійснюється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян";
9) пункт 215 виключити;
10) пункти 217-228, 231, 232, 234, 235, 238, 240-243 викласти в такій редакції:
"217. Запит на інформацію подається на вибір запитувача в усній або письмовій формі (засобами поштового зв’язку, факсом, телефоном, електронною поштою на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua, шляхом заповнення електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України через СЕВ ОВВ).
218. Якщо лист, надісланий на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua або шляхом заповнення запитувачем електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, за змістом не є запитом на інформацію, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження такого листа структурний підрозділ з питань звернень громадян надсилає його автору автоматично створене повідомлення про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.
Якщо лист надійшов засобами поштового зв’язку і містить вимогу про отримання інформації, проте за змістом не є запитом на інформацію, такий лист передається за окремим реєстром без реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого розгляду в порядку, визначеному цим Положенням.
219. Запит на інформацію, що подається засобами телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 16 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 15 години за номером телефону (044) 255-43-09, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайла у форматі flac, що прикріплюється до ЕРКК запиту.
220. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, підлягає попередньому опрацюванню, що здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:
1) належність документа до запиту на інформацію;
2) структурний підрозділ, що володіє або має володіти запитуваною інформацією;
3) обсяг запитуваної інформації, необхідної для надання відповіді;
4) належний розпорядник інформації (у разі якщо Апарат не володіє запитуваною інформацією);
5) наявність передбачених законом підстав для відмови у задоволенні запиту на інформацію.
221. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, централізовано реєструється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян з 9 години до 16 години робочого дня після його попереднього опрацювання.
222. Структурний підрозділ, що володіє запитуваною інформацією, протягом двох робочих днів з дня реєстрації запиту на інформацію в ЄАС готує якісну, повну, достовірну інформацію (копії документів, інформаційні матеріали) відповідно до запиту на інформацію, надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь на нього та/або підготовлену додаткову інформацію, обґрунтування продовження строку розгляду запиту на інформацію, підстави відмови чи відстрочки в задоволенні запиту на інформацію тощо.
У разі надходження запиту на інформацію до структурного підрозділу, який не володіє запитуваною інформацією, зазначений структурний підрозділ протягом одного робочого дня надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь, що містить обґрунтування та рекомендацію про направлення запиту до іншого структурного підрозділу або належного розпорядника інформації.
223. Узагальнена відповідь на запит на інформацію готується в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян на основі інформації, що знаходиться у його розпорядженні (офіційний веб-сайт Верховної Ради України, бази даних), та/або інформації, що надається структурними підрозділами, які володіють запитуваною інформацією.
Узагальнена відповідь на запит на інформацію надається запитувачу в тій формі, в якій подано запит, якщо запитувач не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.
224. Строк зберігання запитів на інформацію, відповідей на них та інших документів щодо їх опрацювання в електронному вигляді становить п’ять років.
Строк зберігання паперових оригіналів запитів на інформацію становить один рік.
225. Структурний підрозділ з питань звернень громадян щомісяця, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України.
Результати моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України:
1) направляються Керівнику Апарату для інформування керівництва Апарату та врахування в роботі;
2) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян";
"226. Якщо під час попереднього опрацювання виявилося, що надісланий особою документ містить одночасно запит на інформацію, звернення або іншу інформацію такий документ реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з визначенням в ЕРКК документа маршруту проходження відповідно запиту на інформацію (частини документа, що є запитом на інформацію), звернення (частини документа, що є зверненням) або іншої інформації у встановленому порядку.
227. Частини документа, що є зверненням або іншою інформацією, реєструються структурним підрозділом з питань звернень громадян або структурним підрозділом з питань документального забезпечення із занесенням у поле "коментар" інформації про проходження такого документа, зв’язуються з первинним документом та опрацьовуються відповідно до цього Положення.
228. Відповідь на документ, що містить одночасно запит на інформацію та звернення, готується структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з урахуванням інформації щодо опрацювання частини документа, що є зверненням.
Відповіді на документ, що містить одночасно запит на інформацію та іншу інформацію, готуються структурним підрозділом з питань звернень громадян (у частині документа, що є запитом на інформацію) та структурним підрозділом, визначеним структурним підрозділом з питань документального забезпечення відповідальним за опрацювання документа (в частині іншої інформації), та зв’язуються з первинним документом";
"231. Документом з питань нормативно-правового та/або організаційно-розпорядчого характеру у Верховній Раді України, який оформлюється на відповідному бланку у паперовій формі (додаток 2 до цього Положення) або в електронній формі (шляхом заповнення бланка електронного документа), є розпорядження, що видається в межах повноважень:
1) Головою Верховної Ради України (Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України - у разі виконання обов’язків Голови Верховної Ради України);
2) Керівником Апарату (Першим заступником або заступником Керівника Апарату - у разі виконання обов’язків Керівника Апарату);
3) керівником структурного підрозділу з управління справами (з організаційних, адміністративно-господарських питань та інших питань у частині діяльності структурного підрозділу з управління справами).
232. Проект розпорядження посадової особи, визначеної пунктом 231 цього Положення (далі - розпорядження), готується за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату або в ініціативному порядку структурним підрозділом в електронній або паперовій формі та реєструється в ЄАС.
Проект розпорядження з кадрових питань готується структурним підрозділом з управління кадрами за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, за поданням керівника іншого структурного підрозділу або за власною ініціативою.
Проект розпорядження щодо міжнародної діяльності Верховної Ради України, офіційних візитів, візитів, відряджень Голови Верховної Ради України, інших народних депутатів України, посадових осіб Верховної Ради України до іноземних держав готується структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків.
Проект розпорядження про забезпечення проведення парламентських слухань готується секретаріатом комітету Верховної Ради України, до предмета відання якого належать відповідні питання, після прийняття постанови Верховної Ради України про проведення парламентських слухань.
Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, готується і подається структурним підрозділом, який визначений виконавцем.
Проект розпорядження, крім проекту розпорядження з кадрових питань, подається виконавцем до структурного підрозділу з документального забезпечення (електронною поштою у форматі docx) для редакційного опрацювання (розпорядження з нормативно-правових питань) та належного оформлення у паперовій або електронній формі.
Після візування проект розпорядження у паперовій формі повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення для подання його на підпис керівництву Верховної Ради України або керівництву Апарату.
Проект розпорядження в електронній формі створюється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення або структурним підрозділом з управління кадрами.
Опрацьований і оформлений проект розпорядження у паперовій або електронній формі візується у порядку, визначеному пунктами 235-240 цього Положення";
"234. Проект розпорядження має містити такі реквізити:
1) заголовок (назва розпорядження), що відображає предмет розпорядження;
2) текст розпорядження, що включає, як правило, преамбулу, в якій зазначаються підстава, обґрунтування та/або мета розпорядження, та розпорядчу частину, в якій викладаються відповідні нормативні положення, що стосуються предмета розпорядження;
3) підпис (повна назва посади, ініціал власного імені та прізвище підписувача).
235. Погодження (візування) проекту розпорядження у паперовій формі здійснюється на зворотному боці останнього аркуша документа шляхом його візування Керівником Апарату, його Першим заступником, заступником, керівниками відповідних структурних підрозділів, виконавцем з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
Погодження (візування) проекту розпорядження в електронній формі здійснюється в ЄАС";
"238. Проект розпорядження щодо відрядження народного депутата України в межах України та за межі України візується:
1) Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України - щодо відряджень народних депутатів України за межі України;
2) керівництвом Апарату;
3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;
4) керівництвом структурного підрозділу, в якому його створено;
5) виконавцем";
"240. Проект розпорядження, що має нормативно-правовий характер, візується керівником юридичного структурного підрозділу (крім проектів розпоряджень, що готуються, оформлюються і реєструються у структурному підрозділі з управління справами).
Керівник структурного підрозділу з питань запобігання корупції візує проекти розпоряджень:
1) про призначення працівників в Апараті;
2) про накладення на державних службовців дисциплінарних стягнень в Апараті;
3) стосовно утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування державних підприємств, установ чи організацій, що належать до сфери управління Апарату, затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, надання дозволів, погоджень, проведення перевірок, конкретизації (делегування) повноважень, призначення відповідальних;
4) щодо матеріально-технічного чи організаційного забезпечення, інвентаризації, ремонту, розпорядження майном;
5) щодо кошторисів та планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального та спеціального фонду бюджету підприємств і установ, зведених кошторисів та планів асигнувань, планів використання бюджетних коштів одержувачами та довідок про зміни до них;
6) щодо структури та штатного розпису Апарату та державних підприємств, установ чи організацій;
7) про преміювання, надбавки за інтенсивність праці;
8) про призначення на посаду, звільнення з посади та преміювання керівників бюджетних установ, що належать до сфери структурного підрозділу з управління справами;
9) з питань погодження господарських правочинів.
241. Проект розпорядження Голови Верховної Ради України у паперовій формі подається на підпис Керівником Апарату або особою, яка виконує його обов’язки.
242. Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів розпоряджень та розсилання їх через ЄАС до структурних підрозділів здійснюють:
1) структурний підрозділ з управління кадрами - розпоряджень з кадрових питань;
2) структурний підрозділ з документального забезпечення - розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань;
3) структурний підрозділ з управління справами - розпоряджень керівника структурного підрозділу з управління справами.
243. Розпорядження керівництва Верховної Ради України, Керівника Апарату, керівника структурного підрозділу з управління справами мають окрему порядкову нумерацію.
Розпорядження з кадрових питань реєструються з порядковим номером з додаванням літери "К".
Реєстрація розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, здійснюється шляхом присвоєння чергового порядкового номера в межах календарного року та внесення інших відомостей до ЕРКК документа";
11) пункт 244 виключити;
12) пункт 245 викласти в такій редакції:
"245. Розпорядження, підписані в паперовій формі, що реєструються структурним підрозділом з управління кадрами, засвідчуються печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "3", а розпорядження, що реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення, - печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "4";
13) підпункти 1 та 10 пункту 246 викласти в такій редакції:
"1) документ готується в текстовому редакторі Word з використанням шрифту гарнітури Times New Roman та розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів";
"10) на електронному документі візуалізація кваліфікованого електронного підпису у вигляді QR-коду та штрих-коду відтворюється в нижньому полі останнього аркуша документа";
14) пункти 249-251, 261, 278-281, 331, 340 викласти в такій редакції:
"249. Структурний підрозділ з документального забезпечення відповідно до статей 54, 56 Регламенту Верховної Ради України оформлює протокол (та, за необхідності, витяг із нього):
1) пленарного засідання Верховної Ради України;
2) урочистого засідання Верховної Ради України.
Протокол (та, за необхідності, витяг із нього) засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України відповідно до статті 73 Регламенту Верховної Ради України оформлює структурний підрозділ з організаційного забезпечення.
250. Протокол пленарного засідання, протокол урочистого засідання Верховної Ради України візується працівником, який його підготував, керівником відповідного відділу, керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та подається на підпис головуючому на засіданні Верховної Ради України.
Протокол засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України візується працівником, який його підготував, керівником відповідного відділу, керівництвом структурного підрозділу з організаційного забезпечення та подається на підпис головуючому на засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України.
251. Структурний підрозділ з документального забезпечення присвоює протоколу пленарного засідання Верховної Ради України власний порядковий номер (окремо кожної сесії наростаючим підсумком) і забезпечує його зберігання до передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.
Структурний підрозділ з організаційного забезпечення присвоює протоколу засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України власний порядковий номер (окремо кожної сесії наростаючим підсумком) і забезпечує його зберігання до передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу";
"261. Звукові записи засідань Верховної Ради України, засідань, що проводяться в залах засідань адміністративних будинків Верховної Ради України з централізованою системою звукового запису в апаратних звукопідсилення, зберігаються у структурному підрозділі з управління справами упродовж одного року.
Звуковий запис засідання комітету Верховної Ради України у залі засідань комітету, оснащеному автономною конференц-системою, зберігається секретаріатом відповідного комітету упродовж одного року.
Порядок та строки зберігання звукових записів засідань (виступів) визначаються законом";
"278. У разі відмови у прийнятті на реєстрацію проекту акта Верховної Ради України Апарат інформує про це суб’єкта права законодавчої ініціативи.
279. Зареєстрований проект акта Верховної Ради України, висновки та інші супровідні документи до нього вносяться до ЄАС та оприлюднюються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.
Висновок, рішення, рекомендація комітету до проекту акта Верховної Ради України створюється в ЄАС як окремий електронний документ.
280. Після реєстрації проекту акта Верховної Ради України в ЄАС структурний підрозділ з організаційного забезпечення готує проект електронної резолюції Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України, про визначення головного та інших комітетів з розгляду відповідного законопроекту і передає її для підписання через ЄАС.
281. Після підписання електронної резолюції Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником, заступником Голови Верховної Ради України, структурний підрозділ з організаційного забезпечення для формування справи передає оригінал проекту акта Верховної Ради України, внесеного у паперовій формі, до головного комітету через структурний підрозділ з документального забезпечення";
"331. Після оголошення короткого змісту депутатських запитів на пленарному засіданні Верховної Ради України структурний підрозділ з виконання функцій контролю готує в електронній формі супровідні листи Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення таких депутатських запитів адресатам та направляє їх на підпис відповідно Голові Верховної Ради України, Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України разом з копіями депутатських запитів.
Супровідні листи Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення депутатських запитів до Президента України готуються у паперовій формі.
Адресату, який не є користувачем СЕВ ОВВ, надсилається паперова копія електронного оригіналу супровідного листа Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України, засвідчена штампами, разом з копією депутатського запиту";
"340. Першим днем строку виконання документа є:
1) день прийняття відповідного акта або протокольного доручення Верховної Ради України;
2) день підписання (затвердження) відповідного розпорядження, іншого нормативного акта - з дня їх підписання (затвердження);
3) день реєстрації відповідного вхідного документа в ЄАС;
4) вихідна дата кореспондента внутрішнього електронного документа в ЄАС;
5) день реєстрації внутрішнього паперового документа в ЄАС";
15) підпункт 8 пункту 341 викласти в такій редакції:
"8) протягом 5, 15, 30 (45) днів, якщо документ є зверненням-5";
16) пункти 358, 360, 384 викласти в такій редакції:
"358. Надсилання документа з грифом ДСК іншій установі у межах України здійснюється централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення фельд’єгерським зв’язком";
"360. Документи і справи з грифом ДСК зберігаються у шафі, сейфі, що розташовані у службовому приміщенні або сховищі архіву. Шафа, сейф, службове приміщення, сховище архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися особистою металевою печаткою.
Зберігання документа і справи з грифом ДСК здійснюється працівником, який безпосередньо отримав їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб";
"384. На підставі електронних описів справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 11 до цього Положення) в електронній формі.
Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.
Акт про вилучення для знищення документів, що зберігаються в паперовій формі, створюється лише в паперовій формі.
Номер і дата акта про вилучення для знищення документів присвоюються ЄАС після його затвердження в електронній формі.
Заборонено знищувати документ без попереднього проведення експертизи його цінності.
Знищення документів здійснюється в установленому порядку відповідним підприємством, установою чи організацією, що належить до сфери управління Апарату";
17) розділ XII доповнити підрозділом 33 такого змісту:
"Підрозділ 33. Особливості організації діловодства у період дії воєнного або надзвичайного стану
409. У разі введення в Україні воєнного або надзвичайного стану та за неможливості опрацювання документів у ЄАС реєстрація вхідної та вихідної службової кореспонденції здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у паперовій формі, у відповідних журналах реєстрації.
Вхідна службова кореспонденція після реєстрації у відповідному журналі та оформлення картки реєстрації вхідного документа передається адресату під розписку.
Реєстрація вихідної службової кореспонденції здійснюється у відповідному журналі з оформленням розписки або реєстру.
Протягом п’яти робочих днів з дня відновлення реєстрації вхідної та вихідної службової кореспонденції в електронній формі адресат, якому була передана вхідна службова кореспонденція, надсилає до структурного підрозділу з документального забезпечення цифрові копії оригіналів відповідних паперових документів (разом із додатками) у форматі pdf для їх подальшої реєстрації в ЄАС у визначеному цим Положенням порядку.
В ЕРКК таких документів зберігається примітка, в якій зазначається зафіксована у журналі фактична дата реєстрації вхідної службової кореспонденції.
410. Реєстрація в ЄАС вихідної внутрішньої службової кореспонденції та інших документів, створених у паперовій формі, здійснюється структурними підрозділами, які забезпечували їх підготовку, у визначеному цим Положенням порядку протягом п’яти робочих днів з дня відновлення реєстрації вхідної та вихідної службової кореспонденції в електронній формі.
411. У разі введення в Україні воєнного або надзвичайного стану та за неможливості опрацювання документів в ЄАС реєстрація законопроектів здійснюється структурним підрозділом з організаційного забезпечення у паперовій формі, у відповідному журналі реєстрації, з присвоєнням порядкового номера наростаючим підсумком, починаючи з дня запровадження реєстрації законопроектів у паперовій формі, та зазначенням дати реєстрації.
Особливості порядку підготовки таких законопроектів до розгляду визначаються Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України.
Протягом п’яти робочих днів з дня відновлення роботи ЄАС структурний підрозділ з організаційного забезпечення вносить інформацію про законопроекти, зареєстровані у Верховній Раді України відповідно до цього пункту, до ЄАС з урахуванням вимог, встановлених Регламентом Верховної Ради України.
В ЕРКК таких документів зберігається примітка, в якій зазначається зафіксована у журналі фактична дата реєстрації законопроекту";
18) у додатку 2 до цього Положення:
таблицю "Види бланків" доповнити позиціями такого змісту: