Про затвердження Порядку замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12.11.97 N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання" (із змінами та доповненнями) та Положення про Міністерство освіти і науки України, затвердженого Указом Президента України від 07.06.2000 N 773,

1. Затвердити Порядок замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка (далі - Порядок), що додається.

2. Документи про освіту державного зразка на основі фотокомп'ютерних технологій для випускників загальноосвітніх, професійно-технічних та вищих навчальних закладів, атестованих та акредитованих у встановленому законодавством порядку, державної форми власності, які навчалися за державним замовленням, виготовляються за рахунок коштів державного і місцевих бюджетів. Документи про освіту для випускників загальноосвітніх, професійно-технічних та вищих навчальних закладів державної форми власності, які навчалися на контрактній основі, виготовляються за рахунок спеціальних коштів відповідно до чинного законодавства. Виготовлення документів про освіту для випускників загальноосвітніх, професійно-технічних та вищих навчальних закладів інших форм власності, атестованих та акредитованих у встановленому законодавством порядку, здійснюється за рахунок власних коштів цих навчальних закладів.

3. Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, Головному управлінню освіти і науки Київської міської держадміністрації, управлінням освіти і науки обласних, Севастопольської міської держадміністрацій, вищим навчальним закладам, незалежно від їх підпорядкування і форми власності, та регіональним центрам збору інформації забезпечити своєчасне і якісне формування і подання бази даних про випускників до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України.

4. Державному центру прикладних інформаційних технологій (Ставрояні С.М.):

4.1. Подати зазначений Порядок на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4.2. Забезпечити своєчасне виготовлення і видачу документів про освіту.

5. Наказ Міністерства освіти України від 23.03.98 N 113 "Про затвердження Порядку замовлення, видачі та обліку документів про освіту в Україні", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18.05.98 за N 325/2765, визнати таким, що втратив чинність. Накази Міністерства освіти і науки України від 09.02.2000 N 26 "Про видачу документів про освіту випускникам 2000 року" та від 07.04.2000 N 71 "Про впровадження постанови Кабінету Міністрів України від 28.03.2000 N 562" скасувати.

6. Контроль за виконанням даного наказу покласти на заступника міністра А.Г. Богомолова.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про освіту", "Про професійно-технічну освіту", "Про загальну середню освіту", "Про інформацію", Положення про Міністерство освіти і науки України, затвердженого Указом Президента України від 07.06.2000 N 773, постанови Кабінету Міністрів України від 12.11.97 N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання" (із змінами та доповненнями) та інших нормативно-правових актів. Порядок установлює процедуру замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка в Україні.

1.2. Порядок поширюється на такі документи про освіту державного зразка, що виготовляються на основі фотокомп'ютерних технологій (далі - документи про освіту), зразки яких затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12.11.97 N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання" (із змінами та доповненнями):

Свідоцтво про базову загальну середню освіту;

Свідоцтво про базову загальну середню освіту з відзнакою;

Атестат про повну загальну середню освіту;

Атестат про повну загальну середню освіту (для випускників, нагороджених срібною медаллю);

Атестат про повну загальну середню освіту (для випускників, нагороджених золотою медаллю);

Свідоцтво про присвоєння (підвищення) робітничої кваліфікації;

Диплом кваліфікованого робітника;

Диплом кваліфікованого робітника з відзнакою;

Диплом молодшого спеціаліста;

Диплом молодшого спеціаліста з відзнакою;

Диплом бакалавра;

Диплом бакалавра з відзнакою;

Диплом спеціаліста;

Диплом спеціаліста з відзнакою;

Диплом магістра;

Диплом магістра з відзнакою.

1.3. Документ про освіту - це персонально-інформаційні дані про освітній чи освітньо-кваліфікаційний рівень випускника навчального закладу України, що відтворені у пластиковій картці.

1.4. Додатки до документів про освіту без документів про освіту не дійсні. Бланки додатків до документів про освіту є документами суворої звітності.

2.1. Замовниками на виготовлення документів про освіту є:

2.1.1. Міністерство освіти і науки Автономної Республіки Крим.

2.1.2. Головне управління освіти і науки Київської міської держадміністрації, управління освіти і науки обласних та Севастопольської міської держадміністрацій.

2.1.3. Акредитовані в установленому законодавством порядку вищі навчальні заклади незалежно від їх підпорядкування і форми власності.

2.2. Виконавцем замовлень на виготовлення документів про освіту є Державний центр прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України.

2.3. Міністерство освіти Автономної Республіки Крим, Головне управління освіти і науки Київської міської держадміністрації, управління освіти і науки облдержадміністрацій, Севастопольської міської держадміністрації визначають відповідальних посадових осіб та підрозділи, які забезпечують функціонування загальнодержавної автоматизованої системи обліку виданих документів про освіту відповідно до Положення про загальнодержавну автоматизовану систему виготовлення та обліку виданих документів про освіту "Диплом", затвердженого наказом Міністерства освіти України від 06.08.98 N 293 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.08.98 за N 507/2947.

2.4. У замовленні на виготовлення документів про освіту зазначаються відомості, що потрібні для відтворення у тексті документа про освіту та ідентифікації його у базі даних.

2.5. Відповідальність за достовірність поданої інформації несе керівник навчального закладу.

2.6. Порядок замовлення документів для навчальних закладів, підпорядкованих Міністерству оборони України, Міністерству внутрішніх справ України, Службі безпеки України, Державному комітету у справах охорони державного кордону України, погоджується окремо з Міністерством освіти і науки України. Відомості щодо видачі документів про освіту випускників навчальних закладів, які належать до сфери управління Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, не підлягають обліку в автоматизованій системі обліку документів про освіту "Диплом" і зберігаються в структурних підрозділах з кадрових питань цих міністерств.

2.7. Особам, які під час навчання у професійно-технічних навчальних закладах другого атестаційного рівня та вищих навчальних закладах I-II рівнів акредитації одержали повну загальну середню освіту, видається також атестат про повну загальну середню освіту.

2.8. Навчальні заклади мають підтвердити своє право видавати документи про освіту державного зразка шляхом подання завірених копій свідоцтва про атестацію, сертифіката про акредитацію та ліцензії на провадження освітньої діяльності, отриманих відповідно до чинного законодавства.

3.1. Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, Головному управлінню освіти і науки Київської міської держадміністрації, управлінням освіти і науки обласних держадміністрацій, Севастопольської міської держадміністрації та всім навчальним закладам України програмне забезпечення для створення бази даних надається безоплатно.

3.2. Замовлення всіх навчальних закладів за формами, встановленими у додатках 1-9, подаються регіональним центрам збору інформації, які визначаються замовниками на виготовлення документів про освіту.

3.2.1. Замовлення загальноосвітніх навчальних закладів, професійно-технічних навчальних закладів та вищих професійних навчальних закладів подаються за підпорядкуванням Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, Головному управлінню освіти і науки Київської міської держадміністрації, управлінням освіти і науки обласних, Севастопольської міської держадміністрацій або їх регіональним центрам збору інформації, які перевіряють вірогідність замовлень з поданою базою даних про випускників, зразок підпису і печатки керівника даного навчального закладу, свідоцтво про атестацію, сертифікат про акредитацію та ліцензію на провадження освітньої діяльності, ідентифікаційний код та в тижневий термін узагальнюють замовлення і передають їх до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України за формами, наведеними у додатках 10-12.

3.2.2. Замовлення вищих навчальних закладів I-II, III-IV рівнів акредитації незалежно від підпорядкування та форм власності подаються регіональним центрам збору інформації або безпосередньо до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України (за погодженням).

3.3. Міністерство освіти Автономної Республіки Крим, Головне управління освіти і науки Київської міської держадміністрації, управління освіти і науки обласних, Севастопольської міської держадміністрацій та регіональні центри збору інформації здійснюють такі заходи:

- збір попередньої інформації для узагальнення замовлень на документи про освіту;

- приймання і перевірка бази даних про випускників та замовлень на документи про освіту, окремо по кожному навчальному закладу;

- формування зведеного замовлення та передача його до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України;

- у разі необхідності навчальний заклад оперативно вносить зміни в замовлення і подає їх до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України або регіонального центру збору інформації для узагальнення і внесення змін у базу даних за формами, встановленими у додатках 13-15;

- збір інформації та підготовка звіту щодо виданих документів про освіту; повернення невиданих документів до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України;

- ведення бази даних про випускників навчальних закладів регіону, узагальнення інформації по регіону щодо даних про них і передача її на запит органів управління;

- забезпечення функціонування автоматизованої системи обліку виданих документів АС "Диплом" та здійснення ідентифікації виданих документів про освіту.

3.4. Навчальні заклади подають замовлення на бланку своєї установи або засвідчують його реєстраційним штампом; кожна сторінка замовлення завіряється особистим підписом керівника закладу освіти і печаткою.

Унесені зміни у попереднє замовлення можуть також подаватися електронною поштою (e-mail) за погодженням із Державним центром прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України.

Зразок печатки і підпису керівника навчального закладу подаються на бланку за формою, наведеною у додатку 16. Штрих-код цього бланка заноситься у базу даних представником навчального закладу або регіонального центру.

3.5. Анкети за встановленими формами, наведеними у додатках 17-20, власноручно заповнюються випускниками навчальних закладів. Інформація в анкетах - основа замовлення та відповідної бази даних про випускників.

3.6. Документи про освіту для випускників, які претендують на відзнаку, виготовляються після додаткового підтвердження з боку навчального закладу. Підтвердження про відзнаку (з позначенням у замовленні "ЗВ") за встановленими формами, наведеними у додатках 21-23, подаються за місцем подачі замовлень.

3.7. З метою своєчасного виготовлення документів про освіту замовлення на документи про освіту та база даних про випускників подаються до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України:

Міністерством освіти Автономної Республіки Крим, Головним управлінням освіти Київської міської держадміністрації, управліннями освіти і науки обласних держадміністрацій, Севастопольської міської держадміністрації та регіональними центрами збору інформації - за 3 місяці до отримання випускниками загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів документів про освіту;

вищим навчальним закладом та регіональним центром - за 1 місяць до отримання випускниками вищих навчальних закладів документів про освіту.

4.1. Документи про освіту є документами суворої звітності. Документи про освіту передаються довіреним особам замовників за завіреними дорученнями відповідно до чинного законодавства.

4.2. Кожний заклад освіти веде книгу обліку виданих документів про освіту і додатків до них (книга реєстрації прошивається, її сторінки нумеруються та скріплюються печаткою навчального закладу).

4.3. До книги обліку заносяться такі дані:

4.3.1. Порядковий реєстраційний номер, який складається з двох чисел, записаних через дріб - порядковий номер і останні дві цифри року, коли видавався документ (наприклад, 51/01 означає, що виданий документ зареєстрований у книзі під N 51 у 2001 році).

4.3.2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видано документ.

4.3.3. Назва документа (атестат, свідоцтво або диплом).

4.3.4. Номер та серія документа про освіту.

4.3.5. Дата видачі документа про освіту.

4.3.6. Назва спеціальності або професії.

4.3.7. Присвоєна кваліфікація.

4.3.8. Дата і номер протоколу державної атестаційної (екзаменаційної) комісії.

4.3.9. Підпис особи, яка видала документ про освіту.

4.3.10. Підпис випускника, що отримав документ про освіту.

4.4. Усі витрати, пов'язані з передруком документів про освіту після їх виготовлення з вини замовника - несе замовник, а з вини виконавця - виконавець.

4.5. Звіт про видані документи про освіту заповнюється за формою, встановленою у додатках 24-26. Невидані документи (із зазначенням причин невидачі, повернення) обов'язково повертаються до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України із звітом про невидані документи про освіту за формою, встановленою у додатках 27-29, протягом трьох місяців від дня видачі їх випускникам.

4.6. Керівник навчального закладу несе відповідальність за правильність видачі документів про освіту і додатків до них, за зберігання документів про освіту та книги реєстрації виданих документів про освіту.

5.1. Власником всієї інформації щодо документів про освіту є Міністерство освіти і науки України.

5.2. Розпорядником інформації щодо документів про освіту, що накопичується та обробляється в загальнодержавній автоматизованій системі обліку документів про освіту "Диплом", є Державний центр прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України.

5.3. Загальнодержавна автоматизована система виготовлення та обліку документів про освіту "Диплом" функціонує на основі бази даних, що подається замовниками про випускників навчальних закладів, та виданих документів про освіту в Україні.

5.4. Загальнодержавна автоматизована система обліку документів про освіту "Диплом" забезпечує ідентифікацію виданих документів про освіту та осіб, які їх отримали, шляхом здійснення запитів до бази даних за такими параметрами:

- прізвище, ім'я та по батькові випускника певного закладу освіти;

- вид документів, які видано даній особі;

- номер і серія документа, за якими може підтверджуватися достовірність документа.

5.5. Інформація щодо виданих документів про освіту може надаватися лише з дозволу Міністерства освіти і науки України згідно з чинним законодавством України.

6.1. У разі втрати документа або його пошкодження, що призвело до знищення всіх або більшості реквізитів, за заявою власника документа про освіту видається його дублікат.

6.2. Замовлення на виготовлення дублікатів документів про освіту, що виготовлені на основі фотокомп'ютерних технологій, подається безпосередньо навчальним закладом до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України.

Дублікати документів про освіту видаються за зразками, установленими постановою Кабінету Міністрів України від 12.11.97 N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання" (із змінами та доповненнями).

Замовлення дублікатів документів про освіту старого зразку за заявами громадян подаються до навчальних закладів згідно з цим Порядком.

6.3. Для отримання дубліката подаються:

6.3.1. Заява власника документа про видачу дубліката. У заяві зазначаються причина втрати або пошкодження документа, прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності); найменування документа, який втрачено або пошкоджено, назва навчального закладу та дата його закінчення, інші відомості, якщо власник документа вважає їх суттєвими для видачі дубліката.

6.3.2. Довідка з органів МВС (у разі викрадення або вчинення інших злочинних дій, що призвели до втрати документа про освіту).

6.3.3. Оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання власника документа про освіту, у якому повинно бути зазначено: назва документа про освіту, його номер та дата видачі, на чиє ім'я виданий, яким навчальним закладом, та про визнання його недійсним.

6.3.4. Копія платіжного документа про оплату витрат на виготовлення дубліката документа про освіту.

6.3.5. Довідка архівної установи (у разі повної ліквідації навчального закладу).

6.4. Заява подається до навчального закладу, який видавав документ про освіту. У разі злиття (приєднання) навчального закладу, заява подається до правонаступника реорганізованих навчальних закладів. У разі повної ліквідації навчального закладу, що видав втрачений документ про освіту, зацікавлена особа звертається до архівної установи за відповідною довідкою.

6.5. Замовлення на виготовлення дубліката втраченого документа про освіту подається безпосередньо закладом освіти до Державного центру прикладних інформаційних технологій Міністерства освіти і науки України за формами, встановленими у додатках 30-32.

6.6. Відомості про видачу дубліката заносяться до книги обліку виданих документів про освіту із зазначенням серії і номеру документа та слова "Дублікат".