Про затвердження Порядку замовлення, видачі та обліку документів про освіту в Україні

У зв'язку з прийняттям постанови Кабінету Міністрів України від 12 листопада 1997 р. N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання"

1. Затвердити Порядок замовлення, видачі та обліку документів про освіту в Україні (додається).

1.1. Порядок замовлення, видачі та обліку документів про освіту в Україні (далі - Порядок) розроблено на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 12 листопада 1997 р. N 1260 "Про документи про освіту та вчені звання".

1.2. Цей Порядок поширюється на всі види документів про освіту, що виготовляються Міносвіти на основі фотокомп'ютерних технологій, перелік і зразки яких затверджені зазначеною постановою.

1.3. Документ про освіту, що виготовляється на основі фотокомп'ютерних технологій, - це персонально-інформаційні дані про освітній чи освітньо-кваліфікаційний рівень випускника навчального закладу України, що відтворені в пластиковій картці. Кольорове художнє оформлення документа виконується з обох боків з використанням державної символіки України.

1.4. Документ ламінується (покривається за допомогою термічної обробки полімерною плівкою) з обох боків. З лицьового боку документ ламінується прозорою плівкою з малюнком, виконаним з використанням державної символіки України. Зі зворотного боку документ ламінується прозорою полімерною плівкою.

1.5. На основі фотокомп'ютерних технологій виготовляються такі документи про освіту:

свідоцтва про базову загальну середню освіту;

атестати про повну загальну середню освіту;

дипломи кваліфікованого робітника;

дипломи молодшого спеціаліста;

дипломи бакалавра;

дипломи спеціаліста;

дипломи магістра;

свідоцтво про закінчення аспірантури;

свідоцтво про закінчення докторантури.

2.1. Документи про освіту затверджених зразків замовляють органи управління освітою виконавчої влади, акредитовані заклади освіти, інші установи, які мають відповідні права, засвідчені сертифікатом про акредитацію. Замовлення оформлюється у вигляді заяви, яка подається до Міністерства освіти України.

У замовленні на виготовлення документів про освіту, перерахованих у п.1.5, вказуються відомості, які потрібні для відтворення в тексті документа про освіту та його ідентифікації в базі даних, а саме:

для документів про середню освіту: прізвище, ім'я та по батькові випускника, дата його народження, дата закінчення школи, інформація про відзнаку (золота або срібна медаль), повна назва середнього закладу освіти, прізвище та ініціали директора;

для документів про професійно-технічну освіту: прізвище, ім'я та по батькові випускника, дата його народження, дата закінчення закладу освіти, інформація про відзнаку, здобута кваліфікація (за назвою професії), повна назва професійно-технічного закладу освіти, прізвище та ініціали директора;

для документів про вищу освіту: прізвище, ім'я та по батькові випускника, дата його народження, освітньо-кваліфікаційний рівень, шифр і назва спеціальності, здобута кваліфікація, інформація про відзнаку, дата закінчення закладу освіти, повна назва вищого закладу освіти, прізвище та ініціали керівника; до заяви додається комп'ютерний файл з базою даних про випускників.

Заклади освіти (далі - замовники) подають замовлення на виготовлення документів про освіту на бланку своєї установи або засвідчують його реєстраційним штампом; кожна сторінка замовлення завіряється особистим підписом керівника закладу освіти і печаткою. До заяви додається ксерокопія сертифіката, що засвідчує право закладу на видачу відповідного документа про освіту.

2.2. Заяви на документи про освіту, що виготовляються на основі фотокомп'ютерних технологій, заклади освіти подають органам накопичення інформації, а саме:

- середні заклади освіти - районним (міським) відділам освіти, які узагальнюють і в тижневий строк передають їх за підпорядкуванням до Міністерства освіти Автономної Республіки Крим, управлінь освіти обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій;

- професійно-технічні заклади освіти - за підпорядкуванням Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, управлінням освіти обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій;

- вищі заклади освіти I-II рівнів акредитації незалежно від підпорядкування і форм власності - регіональним відділам збору інформації або безпосередньо до Методично-видавничого центру Міносвіти;

- вищі заклади освіти III-IV рівнів акредитації державної форми власності - органам управління за підпорядкуванням або за погодженням з ними безпосередньо до Методично-видавничого центру Міносвіти;

- вищі заклади освіти III-IV рівнів акредитації недержавної форми власності - регіональним відділам збору інформації або безпосередньо до Методично-видавничого центру Міносвіти.

Порядок замовлення документів про освіту для закладів освіти, підпорядкованих Міноборони, МВС, СБУ, МЗС, погоджується окремо з Міністерством освіти України.

2.3. Відповідальність за вірогідність поданої інформації несе заклад освіти. У разі потреби він може оперативно вносити зміни до бази даних до початку технологічного процесу виготовлення документів про освіту.

2.4. Замовлення на виготовлення документів про освіту підлягає обов'язковій реєстрації органом, куди вони надходять, у книзі замовлень "Замовлення документів про освіту", яка має бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою. Книга замовлень повинна мати такі реквізити:

1. Порядковий номер замовлення.

2. Найменування замовника.

3. Найменування документів.

4. Дату надходження замовлення.

5. Кількість замовлених документів.

6. Дату видачі документів замовнику, номер доручення і накладної.

7. Позначення та номер акта про знищення технічних відходів.

8. Анулювання зробленого неправильного запису.

9. Примітку.

Графи книги замовлень заповнюються регулярно, в процесі виготовлення замовлення.

3.1. Загальнодержавна система обліку документів про освіту створюється і функціонує на основі бази даних про випускників закладів освіти України, що подається закладами освіти та формується органами накопичення інформації за даними про випускників інших закладів освіти.

3.2. Інформація про випускників закладів освіти, що входить до бази даних, містить відомості, потрібні для відтворення у відповідному документі про освіту та для однозначної ідентифікації особи, якій видано певний документ про освіту. Це: прізвище, ім'я, по батькові випускника, дата його народження, дата закінчення закладу освіти, повна назва закладу освіти, інформація про відзнаку (золота або срібна медаль, диплом з відзнакою), освітньо-кваліфікаційний рівень, шифр і назва спеціальності, здобута кваліфікація, персональний ідентифікаційний код громадянина України.

Зміни до бази даних можуть вноситися лише за заявою замовника та відповідним розпорядженням Міністра освіти України.

3.3. Загальнодержавна система обліку документів про освіту будується за кількома параметрами, що ідентифікують особу, якій видано відповідний документ про освіту:

- прізвище, ім'я та по батькові випускника певного закладу освіти;

- тип (назва) документів про освіту, які видано даній особі;

- номер і серія документа, за якими може підтверджуватися справжність документа про освіту (проводитися його автентифікація);

- персональний ідентифікаційний код громадянина України.

3.4. Загальнодержавна система обліку документів про освіту базується на функціонуванні WEB-сервера, який дозволяє засобами on-line доступу в Internet здійснити такі запити до архівної бази даних (без можливості модифікації і спотворення даних):

- за серією і номером документа про освіту автентифікувати його щодо особи, якій було видано документ;

- за персональним ідентифікаційним кодом громадянина України з'ясувати, чи видавався цій особі диплом відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня.

Будь-які інші запити інформації щодо виданих документів про освіту можуть надаватися споживачам лише з дозволу Міносвіти згідно з чинним законодавством України.

4.1. Виготовлені документи про освіту від їх виробника отримує уповноважена особа Методично-видавничого центру за дорученням.

4.2. Виготовлені згідно з поданим замовленням документи про освіту передаються довіреним особам замовників. Для середніх шкіл та професійно-технічних закладів освіти документи про освіту одержують уповноважені особи обласних управлінь освіти держадміністрацій; для вищих навчальних закладів - їхні уповноважені представники.

Замовлені документи про освіту видаються уповноваженим особам за завіреними дорученнями цих установ.

4.3. Кожний заклад освіти веде книгу обліку виданих документів про освіту*, до якої заносяться такі дані:

а) порядковий реєстраційний номер, який складається з двох цифр, записаних через дріб - номера по порядку і останніх двох цифр року, коли видавався документ (наприклад, 51/97 означає, що виданий документ зареєстрований у книзі під N 51 у 1997 році);

б) прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видано диплом;

в) номер документа про освіту;

г) дата видачі документа про освіту;

#) підпис особи, яка видала документ про освіту;

д) підпис випускника, що отримав документ про освіту.

4.4. Невидані документи про освіту надсилаються із зазначенням причини їх повернення до МВЦ не пізніше 6 місяців від дня їх видачі. Знищення невиданих документів про освіту та їх списання з підзвіту матеріально-відповідальної особи відбувається щоквартально.

4.5. У випадку втрати документа про освіту видається його дублікат, який відповідає затвердженому зразку документа з написом у правому верхньому кутку його титульної сторінки слова "Дублікат". Дублікат документа про освіту видається лише тим особам, які закінчили даний навчальний заклад, що підтверджується відповідним записом у книзі обліку виданих документів про освіту або іншими документами чи архівними даними.

4.6. Дублікат відається особі, що загубила документ про освіту, на підставі поданої заяви на ім'я керівника закладу освіти, який вона закінчила, та документів, що підтверджують втрату документа про освіту (довідка з органів МВС України, об'ява в засобах масової інформації про загублений документ тощо).

4.7. Замовлення на виготовлення дубліката втраченого документа про освіту подається окремо закладом освіти до Міносвіти в установленому порядку. Особа, що втратила документ про освіту, сплачує, крім його вартості, додаткові видатки, пов'язані з внесенням зміни до бази даних та іншими технологічними процесами, потрібними для виготовлення дубліката документа про освіту.

4.8. Відомості про видачу дубліката заносяться до книги обліку виданих документів про освіту із зазначенням слова "Дублікат".