Про затвердження Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації

Відповідно до підпунктів 62, 63 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395,

1. Затвердити Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 вересня 2007 року № 757/5 "Про організацію роботи з питань проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 13 вересня 2007 року за № 1069/14336 (із змінами).

3. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування та застосовується з 01 жовтня 2012 року.

1. Цей Порядок розроблений з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823.

2. Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

3. Процедура проставлення апостиля включає:

з'ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

звірку справжності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжності відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах;

одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу та копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати;

проставлення апостиля, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам.

4. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція) або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

Міністерство юстиції України не має повноважень на проставлення апостиля на цьому документі;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

5. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації включає:

з'ясування, чи підлягають подані документи для підготовки до подальшої консульської легалізації;

звірку справжності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжності відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам.

6. У підготовці до подальшої консульської легалізації відмовляється, якщо:

текст документів неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документи написані чи підписані олівцем;

документи отримані через засоби факсимільного зв’язку;

у документах уживається декілька мов одночасно;

документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, не прошиті, а аркуші не понумеровані і не скріплені підписом та печаткою;

Міністерство юстиції України не має повноважень для підготовки документів до подальшої консульської легалізації;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

7. Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день.

Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації може бути продовжено Міністерством юстиції України:

1) до трьох робочих днів - у зв’язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за проставлення апостиля чи підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);

2) до двадцяти робочих днів - у зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

8. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа та у зв'язку з необхідністю отримання додаткової інформації або роз'яснень для отримання такого зразка, інформації, роз'яснень Міністерством юстиції України готується та направляється запит до відповідного органу.

9. Проставлення апостиля на документах та підготовка нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації здійснюються за заявою особи, яка подає такі документи, що наведена у додатку (далі - заява).

10. Для проставлення апостиля:

фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України документ, який посвідчує особу, заяву, документи, на яких потрібно проставити апостиль, документ про внесення плати за проставлення апостиля або оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

11. При поданні до Міністерства юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації:

фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву;

представники юридичних осіб подають документ, який посвідчує особу, довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї юридичної особи, та заяву.

У разі подання заяви представником фізичної особи подається також довіреність.

12. Документи, подані для проставлення апостиля чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, видаються тільки особі, яка їх подавала.

У разі неможливості отримання такою особою документів їх видача можлива тільки на підставі довіреності або іншого документа, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї особи.

13. Прийом та видача документів, поданих для проставлення апостиля чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, здійснюються Міністерством юстиції України відповідно до графіка, затвердженого наказом Міністерства юстиції України.

14. Після подання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу та копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати послуг з проставлення апостиля, заявнику видається корінець заяви, який пред’являється заявником під час видачі документів.