Про затвердження Змін до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації

Відповідно до підпунктів 73, 74 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Зміни до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963 (із змінами), що додаються.

2. Департаменту нотаріату та фінансового моніторингу (Зусік Т.В.):

1) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

2) забезпечити належне виконання цього наказу.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Іванченко О.П.

1. Пункт 3 викласти в такій редакції:

"3. Процедура проставлення апостиля включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з’ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу та копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати;

проставлення апостиля, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрацію документів, на яких проставлено апостиль.".

2. Пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з’ясування, чи підлягає документ подальшій консульській легалізації та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрація документів для подальшої консульської легалізації.".

3. Доповнити Порядок після пункту 6 новими пунктами 7-11 такого змісту:

"7. Особа, уповноважена на прийом документів для проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, вносить відповідний запис до журналу обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), опис якого наведено у пункті 20 цього Порядку.

8. Особа, уповноважена на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, за результатом розгляду поданих документів приймає одне з таких рішень:

проставляє апостиль або здійснює підготовку документів для подальшої консульської легалізації;

відмовляє в проставленні апостиля або в підготовці документів для подальшої консульської легалізації.

Відмова в проставленні апостиля чи в підготовці документів до подальшої консульської легалізації здійснюється особою, уповноваженою на прийом документів, в усній формі із зазначенням підстав для відмови та роз’ясненням порядку звернення до Міністерства юстиції України для отримання відповіді в письмовому вигляді.

Про повернення документів із зазначенням підстав для відмови особою, уповноваженою на прийом документів, на заяві проставляється відповідна відмітка, а особою, якій відмовлено, - підпис про отримання роз’яснення та повернення документів.

9. У разі прийняття рішення про проставлення апостиля особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп «Апостиль» з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ, на якому проставлено апостиль, у журналі реєстрації проставлення апостиля, опис якого наведений у Правилах проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.

10. У разі прийняття рішення про здійснення підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, за зразками, наведеними у додатках 1, 2 до цього Порядку, з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ для подальшої консульської легалізації в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, опис якого наведено у пункті 21 цього Порядку.

11. Проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису нотаріуса, здійснюється на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, на окремому від документа аркуші документ з аркушем зі штампом "Апостиль" чи штампом, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, скріплюється шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом особи, уповноваженої на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, з проставленням печатки структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації.".

У зв’язку з цим пункти 7 - 14 вважати відповідно пунктами 12 - 19.

4. У пункті 14 слова ", що наведена у додатку (далі - заява)" замінити словами та цифрою ", зразок якої наведено у додатку 3 до цього Порядку".

5. Пункти 15, 16 викласти в такій редакції:

"15. Для проставлення апостиля фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України:

заяву;

документ, який посвідчує особу (пред’являється);

документи, на яких потрібно проставити апостиль;

документ про внесення плати за його проставлення або оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Документ про внесення плати за проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, прикріплюється до заяви.

16. Для підготовки документів для подальшої консульської легалізації фізичні особи та представники юридичних осіб подають до Міністерства юстиції України:

заяву;

документ, який посвідчує особу (пред’являється);

нотаріально оформлені документи, що підлягають процедурі консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної/юридичної особи подається також довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї фізичної/юридичної особи.

При поданні документів родичами першого ступеня споріднення фізичної особи замість довіреності надаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтва про народження, шлюб тощо).".

6. Пункт 19 після слів "з проставлення апостиля" доповнити словами ", а також у разі подачі документів для подальшої консульської легалізації".

7. Доповнити Порядок новими пунктами такого змісту:

"20. Усі заяви, подані для проставлення апостиля чи підготовки документів для подальшої консульської легалізації, реєструються у журналі обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), який повинен містити такі графи:

реєстраційний номер заяви;

дата подачі заяви;

прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, яка звернулась за проставленням апостиля (підготовкою документів для подальшої консульської легалізації);

загальна кількість документів, доданих до заяви (від фізичних /юридичних осіб);

кількість документів, повернутих у зв’язку з відмовою (згідно з пунктами 4, 6 цього Порядку);

назва країни, де буде використовуватися документ;

прізвище та ініціали спеціаліста, який здійснив прийом заяви;

примітки.

21. Усі документи, на яких проставлено штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, реєструються в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, який повинен містити такі графи:

порядковий номер документа;

дата реєстрації документа;

прізвище та ініціали уповноваженої особи Міністерства юстиції України, яка засвідчила справжність попереднього підпису нотаріуса;

найменування документа або його короткий зміст;

прізвище та ініціали нотаріуса, найменування нотаріального округу чи назва державної нотаріальної контори та реєстраційний номер нотаріальної дії;

для якої країни подані документи;

прізвище та ініціали фізичної особи або найменування юридичної особи, від імені чи на ім’я якої виданий документ;

примітка.

22. Журнал обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації) та журнал реєстрації документів для подальшої консульської легалізації повинні бути прошнуровані, пронумеровані, скріплені печаткою та підписані керівником відповідного підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації) та проставляє штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса. На останній сторінці журналів зазначається: "У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано ______ аркушів".

23. На запит будь-якої заінтересованої особи посадова особа підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), зобов’язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до реєстраційних журналів.".

8. Додаток до Порядку виключити.

9. Доповнити Порядок додатками 1-3, що додаються.