Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України

у службах персоналу Міноборони, органу управління Держспецтрансслужби, Командування Медичних сил Збройних Сил України та Кадровому центрі Збройних Сил - кількісно за основними посадами, військово-обліковими спеціальностями, у Кадровому центрі Збройних Сил, крім того, - за родами військ (сил).

25. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які поступили безпосередньо до закладів охорони здоров'я (установ), і яких було підібрано на полі бою і на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, а також про виписку таких військовослужбовців із закладів охорони здоров'я (установ), керівники цих закладів (установ) не пізніше наступного дня після їх прибуття (виписки) зобов'язані повідомити командирів військових частин (керівників медичних підрозділів військових частин), при цьому керівники закладів (установ) охорони здоров'я державної та комунальної власності також інформують про таке найближчий до них заклад охорони здоров'я (установу) в системі Міністерства оборони України.

У разі відсутності відомостей про військову частину або при ускладненні встановлення особи військовослужбовця, керівники закладів охорони здоров'я (установ) в системі Міністерства оборони України інформують підрозділ Військової служби правопорядку, у зоні діяльності якого знаходиться заклад охорони здоров'я (установа), для вжиття заходів щодо встановлення особи військовослужбовця, військової частини, у якій він проходить військову службу або з якої був доставлений на лікування. Керівники закладів (установ) охорони здоров'я державної та комунальної власності інформують про такі випадки найближчий до них заклад охорони здоров'я (установу) в системі Міністерства оборони України.

Керівники закладів (установ) охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України, на підставі наданої закладами охорони здоров'я (установами) державної та комунальної власності інформації, не пізніше наступного дня після прибуття військовослужбовців до закладів охорони здоров'я (установ) або їх виписки з цих закладів (установ) зобов'язані повідомити командирів військових частин (керівників медичних підрозділів військових частин) та службу персоналу Командування Медичних сил Збройних Сил України (додаток 69), яка, у свою чергу, доводить отриману інформацію до кадрових центрів видів Збройних Сил та служб персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил.

26. У службах персоналу видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, службах персоналу Міноборони та органу управління Держспецтрансслужби в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи і послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із військових частин, які беруть участь у бойових діях, невідоме.

На ці збірні пункти пересилаються також особові справи і послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій, щодо яких протягом трьох місяців не надходили запити від служб персоналу або територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

27. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю, яка після тримісячного строку зберігання направляє ці особові справи до Галузевого архіву, а на військовослужбовців, поновлених у військовому званні, - до відповідних служб персоналу за місцем служби цих військовослужбовців.

28. У разі вибуття військових частин до районів бойових дій або виходу з них, а також під час їх перепідпорядкування облікові документи на особовий склад цих військових частин передаються до служб персоналу з'єднань нового підпорядкування у порядку, установленому пунктами 5 - 7 розділу XIV цієї Інструкції.

29. Статистичний облік особового складу в особливий період здійснюється в порядку, установленому пунктом 12 розділу VIII цієї Інструкції.

30. У разі втрати документів персонального обліку особового складу служби персоналу з'єднань штаби військових частин, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової загибелі або втрати облікових документів служби персоналу з'єднань повинні негайно отримати від військових частин (з'єднань) іменні списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до додатка 7, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів відповідно до додатка 6, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником штабу або керівником служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру.

31. У випадку загибелі військової частини в результаті застосування ворогом зброї масового ураження штаби і служби персоналу з'єднань зобов'язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості і встановлення прізвищ, імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців (шляхом опитування тих, хто залишився в живих, розшуку збережених документів і документів, які велися на військовослужбовців у штабах і службах персоналу з'єднання).

32. З метою підтримання постійної готовності служб персоналу та кадрових центрів до роботи в умовах особливого періоду керівники служб персоналу і кадрових центрів до настання особливого періоду зобов'язані:

визначити перелік справ (документів) з питань особового складу, картотек, особових справ, книг обліку, що підлягають передачі для зберігання до Галузевого архіву, вивезенню до місць евакуації або знищенню за актом, призначити осіб, відповідальних за організацію та виконання вказаних заходів;

визначити та погодити з відповідними посадовими особами порядок транспортування документів до Галузевого архіву та до місця евакуації, забезпечення охорони документів під час перевезення;

визначити черговість вивезення документів до місць евакуації.

33. У кожній службі персоналу та кадровому центрі повинно бути закладено достатню кількість металевих ящиків або коробок жорсткої конструкції, пакунків або інших засобів зберігання, які, у разі евакуації, дозволять вивезти відібрані документи та бланки суворої звітності у непошкодженому стані.

34. Керівник служби персоналу або кадрового центру забезпечує організацію збереження документів персонального обліку особового складу.

До введення воєнного стану в службах персоналу та кадрових центрах повинно бути підготовлено:

описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до Галузевого архіву;

описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;

описи картотек, особових справ, книг обліку, що вивозяться до місць евакуації.

У разі прийняття рішення про евакуацію служби персоналу або кадрового центру підлягають вивезенню:

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи, справи та книги обліку особового складу, строки зберігання яких не визначено та які необхідні для забезпечення повсякденної діяльності у місці евакуації;

особові справи, послужні та довідкові картотеки, описи, реєстраційно-контрольні документи, бланки суворої звітності, покажчики тощо.

35. Документи, які не були передані до Галузевого архіву, підлягають вивезенню до місця евакуації.

1. Загальні втрати особового складу поділяють на безповоротні та тимчасові.

Особовий склад, який безповоротно вибув унаслідок загибелі (смерті) та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони поділяються на бойові безповоротні втрати та інших загиблих (померлих).

До бойових безповоротних втрат належать особи, які загинули під час виконання бойового завдання, від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, померли унаслідок поранення, контузії, каліцтва, хвороби та з інших причин під час бойової обстановки, перебування в полоні (заручниках), загинули унаслідок подій і нещасних випадків під час виконання бойових завдань.

До інших загиблих (померлих) належать особи, які померли від захворювання та з інших причин, не пов'язаних з участю в бойових діях, покінчили життя самогубством, загинули від необережного поводження зі зброєю, через порушення заходів безпеки, унаслідок позастатутних взаємовідносин, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов'язаних із виконанням бойових завдань.

Тимчасові втрати особового складу поділяють на бойові та інші.

До бойових тимчасових втрат відносять санітарні втрати, зниклих безвісти за особливих обставин, полонених (заручників) або інтернованих.

До інших тимчасових втрат особового складу належать травмовані, хворі, отруєні, зниклі безвісти в умовах, не пов'язаних з бойовою обстановкою, дезертири й військовослужбовці, які самовільно залишили військову частину або місце служби.

Форми та порядок ведення обліку загальних втрат особового складу визначається Генеральним штабом.

2. У військових частинах (управліннях з'єднань, органах військового управління, військових навчальних закладах, установах та організаціях, а також на кораблях (суднах)), в яких облік особового складу ведеться у порядку, установленому для штабу військової частини, персональний облік загальних втрат особового складу ведеться за іменними списками особового складу, який вибув зі строю, поданими командирами підпорядкованих підрозділів, іменним списком загальних втрат особового складу (за формою, встановленою Генеральним штабом) та іменними списками безповоротних втрат особового складу (далі - іменні списки втрат особового складу).

3. Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по стройовій частині окремо за кожною категорією особового складу в алфавітному порядку і з розподілом на бойові безповоротні втрати та інших загиблих (померлих). Іменні списки безповоротних втрат звіряються з даними статистичного обліку втрат, один примірник зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат, решта примірників надсилаються:

один примірник - до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю;

один примірник - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

4. У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку безповоротних втрат особового складу, або з'ясування, що він знаходиться на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по стройовій частині і доповідається керівнику служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, а також негайно сповіщається районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, якому було відправлено Сповіщення командира військової частини.

5. У службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Командування об'єднаних сил Збройних Сил, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведеться персональний та статистичний облік загальних втрат особового складу. Облік загальних втрат офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться за іменними списками втрат особового складу та за картотекою втрат, складеною з послужних (скорочених послужних) карток, вилучених із послужної картотеки на підставі наказів (копій або витягів із наказів) по особовому складу.

Облік сержантів, солдатів і працівників здійснюється за іменними списками втрат особового складу, отриманими в порядку, установленому для штабу військової частини.

6. Керівництво веденням обліку загальних втрат особового складу покладається на окремий структурний підрозділ Кадрового центру Збройних Сил (для особового складу Держспецтрансслужби - на службу персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

7. Посадові особи служб персоналу та кадрових центрів, відповідальні за ведення обліку загальних втрат особового складу, зобов'язані:

організовувати ведення персонального і статистичного обліку загальних втрат особового складу;

забезпечувати військове командування даними, що стосуються загальних втрат особового складу;

здійснювати контроль за станом персонального обліку загальних втрат особового складу в підпорядкованих службах персоналу та кадрових центрах, а також штабах військових частин, з'єднань (органах військового управління, військових навчальних закладах, установах та організаціях, а також на кораблях (суднах), у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки);

здійснювати контроль за своєчасним виданням наказів про виключення загиблих (померлих) військовослужбовців із списків особового складу;

здійснювати контроль за своєчасним наданням іменних списків втрат особового складу;

здійснювати контроль за своєчасним наданням районними територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки сповіщень сім'ям або рідним загиблим (померлим);

організовувати ведення довідкової роботи на безповоротно та тимчасово вибулий особовий склад.

8. В органах військового управління, командуваннях видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в управліннях з'єднань та їх структурних підрозділах забезпечення і обслуговування облік загальних втрат особового складу органів військового управління, командувань, управлінь та їх структурних підрозділів забезпечення і обслуговування ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, у загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатом не передбачені, - посадовими особами, призначеними наказами відповідних командирів (керівників).

Іменні списки втрат особового складу та витяги (копії) із наказів по стройовій частині про виключення із списків особового складу військових частин загиблих (померлих) військовослужбовців надаються до служби персоналу або кадрового центру за підпорядкованістю, в яких ведеться персональний та штатно-посадовий облік цих військовослужбовців. Служби персоналу або кадрові центри, після перевірки іменних списків втрат, які надійшли з підпорядкованих структурних підрозділів, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, та іменних списків втрат за управління командування, підрозділи забезпечення і обслуговування, один примірник загального іменного списку втрат надсилають до Кадрового центру Збройних Сил.

9. На військово-морських базах, флотиліях персональний облік безповоротних втрат особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. На особовий склад, що загинув на морі разом із кораблями (суднами), іменні списки складаються за даними персонального обліку, який постійно зберігається і ведеться на березі. На загиблих (померлих) військовослужбовців записуються такі дані: коли, де і за яких обставин загинув або помер; час і місце поховання. В управлінні флотилії, яке веде облік офіцерів за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, безповоротні втрати офіцерів обліковуються тільки за іменними списками.

10. У військових закладах охорони здоров'я облік безповоротних втрат особового складу ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу: на змінний склад - у медичній частині, а на постійний склад - в адміністративно-господарчій частині закладу в порядку, установленому для штабу військової частини. У закладах, де медична та адміністративно-господарча частини штатом не передбачені, облік безповоротних втрат покладається на посадових осіб, визначених наказом командира (керівника) військового закладу охорони здоров'я.

11. Військовослужбовці, які перебували на лікуванні та померли у військовому закладі охорони здоров'я, виключаються із списків змінного складу військового закладу охорони здоров'я наказом по стройовій частині керівника цього закладу у наступний після дня смерті день. Керівник військового закладу охорони здоров'я не пізніше наступного дня повідомляє письмово та через засоби зв'язку командирів військових частин, в яких проходили службу ці військовослужбовці або в списках особового складу якої вони утримувались, у повідомленнях вказуються: військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові померлого, дата і причина смерті. Після отримання повідомлення командири військових частин діють у порядку, установленому пунктами 1 - 15 розділу VI цієї Інструкції.

12. У районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки персонально обліковуються військовослужбовці, які загинули (померли), зникли безвісти, яких визнано відповідним рішенням суду безвісно відсутніми або оголошено померлими, а також ті, що потрапили в полон, захоплені в заручники або інтерновані, яких призвано (прийнято) на військову службу цим районним територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, а також військовослужбовці, які загинули (померли), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені в заручники, сім'ї яких проживають на території відповідальності цього районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки.

13. Для ведення довідкової роботи за запитами (листами) і контролю вручення сповіщення сім'ї сім'ям військовослужбовців, які загинули (померли), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені в заручники або інтерновані, у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки ведеться алфавітна книга обліку безповоротних втрат військовослужбовців і призначення пенсій їхнім сім'ям за формою, установленою додатком 61 до цієї Інструкції, окремо за кожною категорією особового складу.

14. На військовослужбовця, який загинув (помер) на шляху прямування у складі команди, складається акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 62), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником військового закладу охорони здоров'я, який здійснював супроводження команди.

Другий примірник акта передається керівнику військового закладу охорони здоров'я, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до цивільного закладу охорони здоров'я, залежно від того, кому передали тіло загиблого (померлого) військовослужбовця для поховання. Передача тіла загиблого (померлого) військовослужбовця посадовим особам закладів охорони здоров'я або військової комендатури проводиться за підписом на першому примірнику акта, який засвідчується гербовою печаткою.

Військовий комендант комендатур військових сполучень станцій (дільниць) або керівник закладу охорони здоров'я, які прийняли тіло загиблого (померлого) військовослужбовця на шляху прямування, не пізніше наступного дня повідомляють письмово та через засоби зв'язку командира військової частини, в якій проходив службу військовослужбовець або в списках особового складу якої він утримувався; у повідомленні вказуються: військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові померлого, дата і причина загибелі (смерті), кому передано тіло загиблого (померлого) військовослужбовця для поховання. Після отримання повідомлення командири військових частин діють у порядку, установленому пунктами 1 - 15 розділу VI цієї Інструкції.

На військовослужбовця, який загинув (помер) на шляху прямування у складі команди, що перевозилась на кораблях (суднах) морського (повітряного) транспорту, акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, складається після прибуття корабля (судна) у пункт призначення та передавання тіла загиблого (померлого) військовослужбовця на поховання.

Командира військової частини, в якій проходив службу військовослужбовець або в списках особового складу якої він утримувався, письмово та через засоби зв'язку повідомляє штаб військової частини, що здійснювала перевезення.

Після прибуття команди до місця призначення перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком на поповнення до штабу військової частини, куди прибула команда.

15. У разі загибелі корабля (судна), на якому здійснювалось перевезення особового складу у складі команди, штабом командування виду або окремого роду військ (сил) Збройних Сил, що здійснювали перевезення, негайно пересилається іменний список особового складу, який вибув зі строю, що знаходився на загиблому кораблі (судні), до вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю цієї військової частини або безпосередньо командиру військової частини, яку перевозили. У супровідному листі зазначаються точне місце, час і причини загибелі корабля (судна), на якому знаходилися військовослужбовці, кого з них врятовано, кому і куди передані тіла військовослужбовців, що загинули (померли). Командир військової частини (керівник органу військового управління), який отримав повідомлення, надалі діє в порядку, установленому пунктами 1 - 15 розділу VI цієї Інструкції.

16. Збирання, облік і відправка за призначенням власних речей, цінностей і особистих документів загиблого (померлого) особового складу є обов'язковими. Власні речі, цінності і особисті документи військовослужбовців, які загинули (померли), передаються разом з актом на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування командирам військових частин, до яких прямували загиблі (померлі). Відправка власних речей, цінностей і особистих документів сім'ям (близьким родичам) загиблих (померлих) військовослужбовців проводиться в порядку, установленому пунктами 9 - 13 розділу VI цієї Інструкції.

17. Усі військовослужбовці, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників, у тому числі які вийшли з оточення поодинці, направляються до резервних військових частин.

18. У резервних військових частинах на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників, складається іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників і перебувають у резервних військових частинах (додаток 63), у трьох примірниках окремо за кожною категорією військовослужбовців:

перший примірник іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників і перебувають у резервних військових частинах, направляється до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

другий (або завірені копії) - направляється до штабів військових частин за попереднім місцем служби військовослужбовців, зазначених в іменному списку;.

третій - підшивається до справи військової частини.

19. У разі загибелі (смерті) військовослужбовця, визволеного з полону (після інтернування), який вийшов з оточення або звільнений із заручників, на шляху прямування до резервної військової частини або під час перебування в ній у графі 11 іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників і перебувають у резервних військових частинах, робиться запис про дату, обставини загибелі (смерті), куди, кому передано тіло на поховання, або вказується дата та місце поховання.

20. Командир резервної військової частини зобов'язаний засобами зв'язку повідомити командира військової частини, де проходив службу загиблий (померлий) військовослужбовець до захоплення в полон, заручником, інтернування, або вищий штаб (орган військового управління) за підпорядкованістю цієї військової частини. Надалі командир військової частини, який отримав іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників і перебувають у резервних військових частинах, та повідомлення від командира резервної військової частини, діє у порядку, установленому пунктами 1 - 15 розділу VI цієї Інструкції.

21. Облік працівників, які загинули (померли), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені заручниками або інтерновані, здійснюється в порядку, установленому пунктами 21, 22 розділу VI цієї Інструкції.

1. Особові справи обліковуються в книзі обліку особових справ (додаток 64) у порядку загальної нумерації або за алфавітом залежно від кількості облікованих особових справ. Записи в книзі робляться чорнилом темного кольору (чорного, синього або фіолетового) в день одержання, складання або пересилки особових справ.

На кожну особову справу виписується картка-замісник (додаток 65), яка зберігається в кишені обкладинки особової справи. За цими картками здійснюється контроль за поверненням до місця зберігання (сховища) особових справ, які були видані для роботи.

Особові справи офіцерів зберігаються окремо від особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

Особові справи зберігаються в алфавітному порядку, а також, у залежності від кількості справ, можуть зберігатись у порядку номерів, за якими вони обліковані в книзі обліку особових справ. У разі пономерного зберігання ведеться допоміжна картотека обліку особових справ, складена з алфавітних карток обліку особових справ (додаток 66) за алфавітом. У разі вибуття військовослужбовців із виключенням із списків особового складу військової частини в алфавітних картках робиться запис, коли, кому і за яким номером вислано особову справу, після чого картка перекладається в довідкову (архівну) картотеку і зберігається п'ять років.

Дозволяється вести допоміжний облік особових справ за картками-замісниками, які вилучаються з особових справ і формуються в картотеки або за послужними картками. Якщо облік ведеться за послужними картками, номер особової справи записується у лівому верхньому кутку картки.

2. Послужні картки, скорочені послужні картки не нумеруються і за книгами не обліковуються. Видача карток із картотек для тимчасового користування проводиться під особистий підпис.

У службах персоналу, які ведуть облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картотеками (крім служб персоналу військових навчальних закладів), на військовослужбовців, знятих з обліку, замість висланих послужних карток виписуються скорочені послужні картки для довідкової (архівної) картотеки. У цих картках повинно бути вказано, куди, коли і за яким вихідним документом відправлено послужні картки.

Послужні картки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) не пересилаються і не знищуються, а перекладаються в довідкову (архівну) картотеку. У них повинні бути записані дані про звільнення (виключення із списків особового складу Збройних Сил або Держспецтрансслужби) із посиланням на накази по особовому складу.

Довідкові картотеки послужних карток та скорочених послужних карток офіцерів формуються окремо від решти військовослужбовців.

Після закінчення встановлених строків зберігання послужних карток у довідковій картотеці або у разі розформування служби персоналу або кадрового центру (де велися та зберігалися послужні картки) вони передаються для подальшого зберігання до Галузевого архіву. Скорочені послужні картки в довідковій (архівній) картотеці зберігаються п'ять років з дня їх виписки, а після закінчення цього строку зберігання знищуються.

3. Штатно-посадові картки обліковуються в книзі обліку штатно-посадових карток (додаток 67) і нумеруються окремо за кожну військову частину.

4. Записи в книгах обліку про одержання знову складених облікових документів на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а також відмітки про їх відправку або знищення робляться в день отримання, відправки або знищення документів.

5. Документи персонального обліку на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, переміщених по службі пересилаються:

під час зарахування військовослужбовців наказами по особовому складу в розпорядження посадових осіб, які мають право призначення на посади, для вирішення питання щодо подальшого їх службового використання, особові справи і послужні картки - до служби персоналу органу військового управління (органу управління Держспецтрансслужби), з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, у списках якої наказом по особовому складу визначено утримувати військовослужбовця;

під час призначення на посади: перші примірники особових справ - до нового місця служби; другі примірники (на офіцерів) - до служб персоналу (кадрових центрів) відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу; послужні картки - до служб персоналу (кадрових центрів), які ведуть облік переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за цими обліковими документами;

під час вибуття на навчання із виключенням із списків особового складу військової частини перший примірник (для офіцерів - перший і другий примірники) особової справи і послужні картки - до відповідних військових навчальних закладів для їх обліку, зберігання та ведення. Один примірник послужної картки офіцерів, зарахованих на навчання із виключенням із списків особового складу військової частини, залишається для подальшого обліку та ведення у Кадровому центрі Збройних Сил (для офіцерів Держспецтрансслужби - у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

після закінчення військових навчальних закладів особові справи і послужні картки - до служб персоналу залежно від місця призначення (зарахування у розпорядження) військовослужбовця;

під час призначення на посади до складу національних контингентів і зарахування на навчання до іноземних військових навчальних закладів (установ) з виключенням із списків особового складу військової частини перші примірники особових справ - до військових частин (органів військового управління) за новим місцем служби; другі примірники особових справ офіцерів - до служб персоналу структурних підрозділів, органів військового управління, які ведуть їх облік і забезпечують супроводження і реалізацію заходів зазначеної діяльності;

під час прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі та відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки перші примірники особових справ (для офіцерів перший та другий примірники особових справ) і послужні картки - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

під час переміщення з одного з'єднання, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил до іншого, усі персональні облікові документи - до служби персоналу штабу командування того з'єднання, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил, до яких переміщені офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу.

6. Пересилка документів персонального обліку ведеться тільки із супровідними листами із зазначенням причин пересилки в установлені строки:

із військових частин на переміщених і звільнених військовослужбовців - у день вручення припису про вибуття (у разі доведення витягу з наказу по особовому складу за допомогою технічних засобів передачі документованої інформації - у день отримання витягу з наказу по особовому складу, завіреного підписом керівника служби персоналу, в якій було видано наказ, та гербовою печаткою), а на військовослужбовців, виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби), - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу по особовому складу;

із військових частин, якщо припис про вибуття не вручається (довготривале відрядження, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку - за медичними показаннями), перебування на лікуванні), особові справи разом з приписом до місця призначення - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;

із служб персоналу або кадрових центрів, які здійснюють облік особового складу за другими примірниками особових справ та послужними картками, - не пізніше семи днів після одержання наказу по особовому складу (витягу з наказу) про нове призначення (звільнення, виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби).

У приписах (відпускних квитках) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби, зазначається, коли і до якого територіального центру комплектування та соціальної підтримки надіслано їхні особові справи або куди вони будуть надіслані.

7. На військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням військових звань офіцерського складу, облікові документи надсилаються безпосередньо до служб персоналу за новим місцем служби військовослужбовців, які в свою чергу направляють другі примірники особових справ (на офіцерів) - до служб персоналу (кадрових центрів) відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу; послужні картки - до служб персоналу (кадрових центрів), які ведуть облік цих офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками, у тому числі один примірник послужної картки разом з другим примірником наказу по особовому складу військовим навчальним закладом направляється до Кадрового центру Збройних Сил.

Під час присвоєння випускникам військових навчальних закладів військових звань осіб офіцерського складу запасу особова справа висилається до відповідного районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем прийняття особи на військовий облік, один примірник послужної картки разом із другим примірником наказу по особовому складу - до Кадрового центру Збройних Сил.

Під час присвоєння іншій категорії громадян відповідно до Положення військових звань офіцерського складу запасу послужні картки висилаються до служб персоналу, які ведуть облік цих офіцерів запасу за послужними картками, один примірник - до відповідного районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем перебування особи на військовому обліку, та один примірник послужної картки разом з другим примірником наказу по особовому складу - до Кадрового центру Збройних Сил.

8. Під час звільнення офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби їхні особові справи пересилаються:

перші примірники:

під час звільнення в запас або відставку з правом на пенсію - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя;

під час звільнення в запас без права на пенсію - до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за вибраним місцем проживання;

другі примірники особових справ офіцерів - до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за вибраним місцем проживання. До цих примірників обов'язково долучаються витяги з наказів по особовому складу про звільнення.

9. У випадку коли офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу за бажанням та на підставі власноруч написаної заяви вибувають на облік не в ті районні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки, які зазначені в наказах по особовому складу про звільнення, особові справи повинні висилатися до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, в які фактично вибули військовослужбовці. Водночас для вірного направлення других примірників особових справ штаби військових частин і служби персоналу зобов'язані негайно сповістити відповідні служби персоналу за підпорядкованістю, які вели другі примірники особових справ цих військовослужбовців, та керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки, до якого вибули військовослужбовці.

10. Особові справи (для офіцерів - перший та другий примірники) на загиблих (померлих, безвісно відсутніх, оголошених померлими) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби), пересилаються до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (близьких родичів) загиблих (померлих, безвісно відсутніх, оголошених померлими) військовослужбовців. Якщо місце проживання сім'ї (близьких родичів) невідоме або військовослужбовець не мав сім'ї (близьких родичів), особова справа надсилається районному територіальному центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання) загиблого (померлого), зниклого безвісти або оголошеного померлим військовослужбовця.

До першого примірника особової справи (для офіцерів - до обох примірників) обов'язково долучаються витяги з наказів по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини та витяги з наказів по особовому складу про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби).

Після того, як необхідність у цих особових справах мине, керівники територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки передають їх до Галузевого архіву.

На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких засуджено за скоєні злочини до позбавлення волі, а також позбавлених військових звань, особові справи (для офіцерів - перший та другий примірники) - до визначеного у наказі (по особовому складу) територіального центру комплектування та соціальної підтримки з подальшим пересиланням до Галузевого архіву після закінчення потреби у зберіганні.

11. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які вибувають у складі військових частин до інших з'єднань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, інших військових формувань (крім тимчасового перепідпорядкування), штабами військових частин складаються іменні списки військовослужбовців, які прибули (додаток 68), в алфавітному порядку. Іменні списки військовослужбовців, які прибули, висилаються до всіх служб персоналу (кадрових центрів), які ведуть персональний облік пойменованих у них офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за місцем колишнього та нового підпорядкування. У такому самому порядку складаються і надсилаються іменні списки на військовослужбовців військових частин, в яких змінилися дійсні найменування (нумерація).

На підставі іменних списків служби персоналу (кадрові центри) вносять до документів персонального обліку військовослужбовців відповідні записи про перепідпорядкування військової частини або про зміну найменування (нумерації) з посиланням на відповідну організаційну директиву (наказ). Відповідні записи також вносяться до особових справ.

Якщо з'єднання, військова частина вибуває терміново до нового місця дислокації (підпорядкування) або в директиві (наказі) не зазначена підпорядкованість з'єднання, військової частини, то іменні списки на переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються та розсилаються протягом десяти днів після прибуття з'єднання, військової частини до нового місця дислокації.

12. На підставі іменних списків військовослужбовців служби персоналу попереднього місця обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу передають свої облікові документи на військовослужбовців (особові справи, послужні та штатно-посадові картки), які вибули, у відповідні служби персоналу за новим місцем обліку. Передача документів проводиться за описом, в якому перераховуються найменування документів і на яких військовослужбовців вони передаються (пересилаються).

13. Усі документи персонального і штатно-посадового обліку, які передаються (пересилаються), перед їх передачею (пересилкою) повинні бути ретельно перевірені і відповідати установленим цією Інструкцією вимогам до їх обліку, зберігання та ведення.

Записи в послужних списках про проходження військової служби повинні бути засвідчені підписом керівника служби персоналу (начальника штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром військової частини) та гербовою печаткою. Пересилати облікові документи, до яких не внесені всі необхідні записи, заборонено.

14. Начальники штабів військових частин, з'єднань, керівники служб персоналу та кадрових центрів зобов'язані здійснювати постійний контроль за своєчасною пересилкою і правильністю оформлення облікових документів на тих, хто вибув, і вживати заходів щодо своєчасного одержання облікових документів на тих, хто прибув.

15. Книги обліку особового складу перед здаванням на зберігання до Галузевого архіву повинні бути вивірені і повністю закінчені. Щодо особового складу, який залишився на обліку, у графі "Куди вибув" і в кінці книги робиться запис, до яких книг обліку і за який рік перенесено записи на цей особовий склад.

16. Книги обліку особового складу, бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються централізовано відповідно до наданих заявок. Книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому (постійному) зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку, книги повинні мати тверду обкладинку та містити таку кількість аркушів (але не більше ніж 250), яка б забезпечила можливість обліковувати в них весь особовий склад військової частини не менше ніж протягом трьох років.

17. З метою встановлення єдиних вимог до ідентифікаційних жетонів з особистими номерами, книг обліку особового складу та бланків військово-облікових документів, а також до їх складових частин та матеріалів, що застосовуються під час їх виготовлення, у Міноборони Центральним управлінням розвитку та супроводження матеріального забезпечення Збройних Сил України розробляються відповідні технічні специфікації та затверджуються зразки-еталони для їх виготовлення.

18. Забезпечення органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій книгами обліку особового складу, бланками військово-облікових документів здійснюється через відповідний довольчий орган, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні, згідно з наданими ними заявками та за погодженням керівників служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю.

19. Заявки на необхідну кількість книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів, для планування потреби на наступний рік, подаються один раз на рік у визначений вищим штабом термін до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, які здійснюють узагальнення потреби за підпорядковані війська (сили) та надають відповідну заявку до Кадрового центру Збройних Сил для її подальшої реалізації. Структурні підрозділи апарату Міноборони, Апарату Головнокомандувача та структурні підрозділи Генерального штабу надають такі заявки безпосередньо до Кадрового центру Збройних Сил. Після перевірки Кадровий центр Збройних Сил подає узагальнену заявку за війська (сили) до Центрального управління для подальшої реалізації.

Поточні заявки на отримання книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів направляються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю та після їх перевірки надаються ними на дві адреси: до Кадрового центру Збройних Сил та Центрального управління.

Отримання книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів здійснюється через відповідний довольчий орган, в якому замовники перебувають на речовому забезпеченні.

20. Заявки на необхідну кількість книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів на наступний рік для бригад, полків, окремих батальйонів, підрозділів охорони, органів забезпечення, навчального центру, закладів, підприємств та установ, що входять до складу Держспецтрансслужби, надаються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби для подальшого замовлення та отримання через відповідний довольчий орган, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні.

21. Для зручності та за відсутності необхідної кількості книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів (крім бланків суворої звітності) в установах зберігання довольчого органу, як виняток та з дозволу командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, дозволяється виготовляти зазначену вище продукцію із дотриманням вимог цієї Інструкції на друкарському (типографському) обладнанні у військових частинах (органах військового управління, військових навчальних закладах) або в цивільних установах. Документи, що посвідчують особу військовослужбовця, та такі, що належать до бланків суворої звітності, виготовляються виключно відповідними підприємствами, які мають державну ліцензію (сертифікацію) на їх виготовлення.

22. У мирний час заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 44) усі органи військового управління, з'єднання, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації надають за підпорядкованістю у друкованому та електронному виді до 25 жовтня поточного року. Служби персоналу органів військового управління, з'єднань, кадрових центрів видів Збройних Сил, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, надають до 01 листопада поточного року до Центрального управління в друкованому та електронному виді узагальнену заявку на кожну категорію військовослужбовців та інформують Кадровий центр Збройних Сил за всі підпорядковані органи військового управління, з'єднання, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації, про кількість ідентифікаційних жетонів, яку необхідно виготовити на кожну категорію військовослужбовців.

Кадровий центр Збройних Сил формує заявку за структурні підрозділи апарату Міністерства оборони, Апарату Головнокомандувача, Генерального штабу та до 01 листопада поточного року надає її до Центрального управління та довольчого органу, у якому ці структурні підрозділи перебувають на речовому забезпеченні.

23. Заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 44) для бригад, полків, окремих батальйонів, підрозділів охорони, органів забезпечення, навчальних центрів, закладів, підприємств та установ, що входять до складу Держспецтрансслужби, надаються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби для подальшого замовлення та отримання через відповідний довольчий орган, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні.

24. Заходи, пов'язані з формуванням, розміщенням і виконанням замовлення на виготовлення ідентифікаційних жетонів, здійснюються з дотриманням вимог законодавства про державну таємницю і персональних даних осіб, на яких ідентифікаційні жетони виготовляються.

25. Заявки від кожного окремого органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, з вихідними даними для виготовлення ідентифікаційних жетонів, складаються в алфавітному порядку окремо на кожну категорію військовослужбовців.

26. Про обсяг виконаних заявок Центральне управління інформує Кадровий центр Збройних Сил. Отримання виготовлених ідентифікаційних жетонів здійснюється згідно з наданими заявками через відповідний довольчий орган, у якому замовники перебувають на речовому забезпеченні.

27. Облік отриманих ідентифікаційних жетонів у службах персоналу і їх подальша видача здійснюються за книгами обліку ідентифікаційних жетонів на кожну категорію військовослужбовців окремо та роздавальними відомостями, які складаються за формою заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів, де у графі "Примітка" записується дата отримання жетона та проставляється особистий підпис особи, яка його отримала. Відомості зберігаються у службі діловодства 10 років.

28. За умови неможливості видачі ідентифікаційного жетона військовослужбовцю у зв'язку з його виключенням зі списків особового складу органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, ідентифікаційний жетон із супровідним листом пересилається (передається) службою персоналу до місця відправки облікових документів особи.

29. Підпорядковані структурні підрозділи, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації, які отримували ідентифікаційні жетони за особистими рахунками вищих штабів (органів військового управління), звітують їм до 15 січня про стан справ щодо видачі та залишків ідентифікаційних жетонів за минулий рік, а також підстав, за яких вони не були видані своєчасно.

30. В особливий період (у разі оголошення мобілізації) заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів надаються військами (силами) до Центрального управління в ході доукомплектування (формування) підпорядкованих підрозділів, після з'ясування у їх потребі незалежно від термінів, визначених цією Інструкцією, з одночасним повідомленням Кадрового центру Збройних Сил про обсяги замовлення.