Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України

11. До розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" підшиваються:

оригінали атестацій (у тому числі на присвоєння первинного військового звання офіцерського складу), службових характеристик (включаючи характеристики, складені на військовослужбовців за період перебування їх у запасі), відгуку на випускника військового навчального закладу, другі примірники нагородних листів;

другі примірники подань до призначення на посаду та пониження в посаді, до присвоєння чергових військових звань та пониження у військових званнях, до звільнення з військової служби.

12. До розділу "Додаткові матеріали" підшиваються:

старі послужні списки військовослужбовців, якщо вони мають цінність як документи, що підтверджують окремі періоди проходження військової служби;

обліково-послужні картки осіб, що вступали до військових навчальних закладів, із числа військовослужбовців строкової служби - лише в перші примірники особових справ;

довідки військових частин, закладів та архівних установ, посвідчення, копії або витяги з наказів, розпорядження, а також інші документи за минулі роки, якщо вони підтверджують окремі періоди проходження військової служби або трудової діяльності, у тому числі на пільгових умовах, - лише в перші примірники особових справ;

довідки про поранення та про перебування в закладах охорони здоров'я через поранення - лише в перші примірники особових справ;

копії документів про закінчення навчальних закладів (у тому числі і за кордоном), копії дипломів про присудження наукових ступенів і атестатів про присвоєння вчених звань;

розпорядження, приписи (іменні списки), видані військовослужбовцям, призваним (прийнятим) на військову службу із запасу, - лише в перші примірники особових справ;

витяги з наказів на офіцерів, переведених безпосередньо з льотної роботи, підводних човнів та мінних тральщиків на посади з меншим тарифним розрядом, - лише в перші примірники особових справ;

розрахунок вислуги років (військовослужбовцям, які набули права на пенсійне забезпечення), аркуш бесіди та свідоцтво (довідку) про хворобу (у разі звільнення з військової служби);

копії судових рішень (рішень, постанов, вироків, ухвал), копії документів органів РАЦС, витяги з наказів про допуск до самостійного управління кораблем, про службу в місцевостях із пільговими умовами служби, льотні довідки, витяги з екзаменаційних відомостей, оціночні листки за період навчання у військових та цивільних навчальних закладах;

результати медичного огляду, аркуші вивчення особистих якостей кандидата, картки професійного відбору та рапорти (заяви) військовослужбовців (громадян) про прийняття на військову службу за контрактом, повідомлення про обробку персональних даних та у випадках, визначених законодавством, письмова згода на проведення спеціальної перевірки відомостей про нього, які складаються під час оформлення призову (прийняття) на військову службу;

примірники актів обстеження сімейного стану;

примірники постанов лікарсько-консультативних комісій;

перші примірники контрактів про проходження військової служби, витяги з наказів про зарахування на військову службу, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, про вибуття військовослужбовця у відпустку по догляду за дитиною, про припинення або поновлення зарахування військовослужбовцю строку вислуги у військовому званні, про відбування покарання у вигляді службового обмеження, про звільнення з військової служби, виключення із списків особового складу (у разі звільнення з військової служби);

копії документів, що підтверджують володіння іноземними мовами;

копія паспорта громадянина України (копії 1 та 2 сторінок (3 та 6 - за наявності відміток)) та сторінка з відміткою про реєстрацію місця проживання або копія паспорта, виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій (копії лицьового та зворотного боку та копія паперового витягу із реєстру територіальної громади). У випадку заміни паспорта громадянина України копія попереднього документа із особової справи не вилучається;

копія дійсного паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, та засвідчений у встановленому законодавством порядку його переклад українською мовою, копії або примірники відомостей про відсутність судимості та законності перебування на території України, для іноземців та осіб без громадянства, які в добровільному порядку прийняті на військову службу за контрактом до Збройних Сил;

копія реєстраційного номера облікової картки платника податків (у разі якщо через релігійні переконання особа відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомила про це відповідний контролюючий орган та має відмітку у паспорті, копія не надається);

копія посвідчення учасника бойових дій, довідка, яка є підставою для надання особі такого статусу, а також витяги (копії) з наказів, копії посвідчень про відрядження, витяги з бойових розпоряджень та інші документи, які дають право прийняти рішення про надання особі або позбавлення її статусу учасника бойових дій - лише в перші примірники особових справ;

копії довідок (витягів із наказів) про перебування за кордоном під час проходження військової служби у складі національних (міжнародних, об'єднаних, багатонаціональних) військових контингентів (силах, штабах, місіях ООН, НАТО, ЄС, військових представництвах України за кордоном, тощо) - лише в перші примірники особових справ;

копії документів, які підтверджують окремі періоди військової служби з правом на пільгове обчислення вислуги років або на користування соціальними пільгами відповідно до законодавства;

протоколи (рішення, акти) про вилучення з особової справи окремих документів представниками правоохоронних органів.

Крім того, у перші примірники особових справ до цього розділу підшиваються:

аркуші обліку льотної роботи (додаток 20);

аркуші обліку стажу плавання (додаток 21);

аркуші обліку виконання військовослужбовцями стрибків з парашутом (додаток 22);

аркуші обліку роботи водолаза під водою (додаток 23);

аркуші обліку несення бойового чергування в підземних спорудах (додаток 24).

Ці аркуші засвідчуються підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою тільки в разі переміщення військовослужбовця до нового місця служби або звільнення з військової служби.

До других примірників особових справ (за наявності) підшиваються інші примірники або завірені копії перерахованих вище документів.

13. Непідшитими в особових справах зберігаються довідки військово-лікарських комісій (для укладання нового контракту), оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців та картки обліку осіб, які мають науковий ступінь або вчене звання (за наявності). Оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців зберігаються в особових справах до проведення їх періодичного атестування з затвердженням атестації військовослужбовця. Після реалізації атестаційних висновків оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовця за попередній міжатестаційний період дозволяється вилучати з його особової справи, зробивши записи про вилучення у внутрішньому описі документів відповідного розділу особової справи.

За потреби непідшитими в особових справах також зберігаються довідки відповідних органів, які підтверджують спільне проживання з військовослужбовцем батьків дружини (чоловіка), дітей дружини (чоловіка), а також інші документи, які підтверджують відомості про утриманців, внесених до графи 16 послужного списку.

Зберігати в особових справах документи, не передбачені цією Інструкцією, забороняється.

14. До кожної особової справи вкладається фотографічна картка військовослужбовця розміром 9 х 12 см (бюст): у парадній формі (без плаща (пальта) та головного убору), з усіма нагородами, якими його відзначено, та нагрудними знаками, які йому вручено.

На звороті фотографічної картки зазначаються військове звання, прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця, його особистий номер і дата фотографування. Запис засвідчується підписом керівника служби персоналу органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, а там, де його штатом не передбачено, - посадової особи, призначеної наказом відповідного командира (керівника) відповідальною за ведення обліку особового складу, і гербовою печаткою. Військовозобов'язані, які приймаються для проходження військової служби за контрактом, фотографуються після одержання військової форми.

Надалі фотографічні картки обов'язково підлягають заміні після присвоєння кожного чергового військового звання або через кожні сім років у разі перебування в одному і тому самому військовому званні. У разі зміни парадної форми одягу фотографічні картки не міняються, старі фотографічні картки зберігаються в особовій справі.

Час, необхідний для заміни фотографічної картки, не повинен перевищувати два місяці з дня доведення військовослужбовцю про присвоєння йому чергового військового звання. У випадку тривалого перебування військовослужбовця поза межами військової частини (у службовому відрядженні, відпустці, на лікуванні, навчанні тощо) заміна фотографічної картки проводиться не пізніше двох місяців з дня його повернення до військової частини.

15. Вилучення з особових справ окремих документів проводиться лише з дозволу командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи або організації, в якій обліковані, ведуться та зберігаються ці особові справи.

У внутрішньому описі відповідного розділу особової справи робиться запис про те, ким, коли, на підставі чого вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, то зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується підписом командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації і гербовою печаткою.

16. Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовець здійснює в присутності посадової особи, яка відповідає за її облік, зберігання та ведення.

17. На військовослужбовців, які прибули для подальшого проходження військової служби за контрактом до Збройних Сил з інших військових формувань, складаються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Старі послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Додаткові матеріали" першого примірника особової справи.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише в тому випадку, якщо вони стали непридатними для нових записів та читання, та лише з дозволу командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, в якій обліковані, ведуться та зберігаються особові справи.

18. На кожному примірнику особової справи в правому верхньому кутку першої сторінки послужного списку проставляється гриф обмеження доступу та номер примірника.

За запитами можуть бути сформовані копії особових справ. На першому аркуші послужного списку особової справи, з якої робиться копія, проставляється відповідна відмітка. Наприклад: "Сформовано 2 копії особової справи: для...". Ці копії засвідчуються підписом командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, в якій формується копія особової справи, та гербовою печаткою. Надання копій особових справ за цими запитами та їх пересилка здійснюються відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

У копіях документів з особової справи військовослужбовця такі відмітки не робляться.

19. Обкладинка особової справи (додаток 25) виготовляється в типографії з міцного картону, лицьовий бік якого обтягнутий палітурним матеріалом на тканинній основі темно-синього кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення обкладинок справ тривалого зберігання. Усі типографські написи, лінії та малюнки на титульній сторінці лицьового боку обкладинки виконуються золотистим або жовтим кольором. Зворотний бік обкладинки повинен бути заклеєний щільним папером білого кольору.

Якщо в службі персоналу зберігаються два примірники особової справи офіцера, то їм надається один і той самий номер, а в книзі обліку робиться відмітка про кількість примірників, облікованих за цим номером.

20. За потреби взаємної перевірки повноти та вірності облікових відомостей проводиться звірка других примірників особових справ офіцерів з першими примірниками, які ведуться за місцем проходження ними служби.

Строки проведення звірок особових справ визначаються командиром (керівником) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи або організації, в якій обліковані, ведуться та зберігаються другі примірники особових справ цих офіцерів.

21. У випадку, коли місцезнаходження одного з примірників особової справи неможливо встановити, службою персоналу за місцем проходження військової служби військовослужбовцем вживаються заходи щодо його розшуку, а саме:

направляються відповідні запити до органів військового управління, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, де проходив військову службу (навчався, був призваний (прийнятий) на війську службу) військовослужбовець, а також у служби персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів, за підпорядкованістю.

У разі якщо існування цих органів військового управління, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій припинено, запити направляються до їх правонаступників або до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України (далі - Галузевий архів).

Якщо вжиті заходи розшуку не дали позитивних результатів, а також у випадку знищення особової справи з різних причин до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю надсилається клопотання про надання дозволу щодо складання копії відповідної особової справи. Клопотання надсилається разом з копіями отриманих відповідей на запити або інших підтвердних матеріалів.

Керівник служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю після розгляду наданого клопотання та підтвердних матеріалів надає дозвіл на складання копії особової справи або рекомендації щодо продовження заходів з її розшуку (відновлення).

22. Перші примірники особових справ офіцерів, а також особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, перед звільненням з військової служби, але не пізніше ніж за чотири місяці до набуття права на пенсійне забезпечення за вислугою років, направляються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, для підготовки їх до проведення обчислення вислуги років для призначення пенсії.

23. За рішенням відповідного керівника служби персоналу або кадрового центру, для розрахунку вислуги років військової служби офіцера може використовуватися другий примірник його особової справи.

24. Перед відправленням особових справ до фінансових органів усі періоди військової служби у рядках 8, 9 послужного списку повинні бути ретельно перевірені та звірені з відомостями автобіографій, атестаційних та додаткових документів, підтверджені витягами з наказів або іншими документами.

Усі оригінали документів або їх копії обов'язково підшиваються до особової справи.

У рядку 9 відомостей про службу на посадах, які входять до складу льотного екіпажу, вказується про виконання встановлених норм нальоту годин.

Після уточнення та підтвердження відомостей про проходження військової служби записи в рядках 8 та 9 послужного списку засвідчуються підписом керівника служби персоналу органу військового управління або органу управління Держспецтрансслужби, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, а там, де його штатом не передбачено, - посадової особи, призначеної наказом відповідного командира (керівника) відповідальною за ведення обліку особового складу, і гербовою печаткою.

Після складання фінансовим органом розрахунку вислуги років військовослужбовця на пенсію особові справи з розрахунком повертаються до місця служби військовослужбовця.

25. Перед звільненням із військової служби військовослужбовець повинен бути ознайомлений із записами в послужному списку та з розрахунком вислуги років військовослужбовця на пенсію.

26. Після видання наказу по особовому складу про звільнення військовослужбовця в рядок 8 записуються формулювання наказу про звільнення, у тому числі зазначається:

підстава відповідно до Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", за якою його звільнено з військової служби;

надання права носіння військової форми одягу (якщо це було вказано в наказі про звільнення);

вислуга років у календарному та пільговому обчисленнях;

територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, куди військовослужбовець підлягає направленню для постановки (взяття) на військовий облік;

вид заохочення (якщо це було вказано в наказі про звільнення).

Крім того, після видання наказу по стройовій частині про виключення військовослужбовця із списків особового складу військової частини, у першому примірнику особової справи зазначаються дата виключення, номер і дата наказу по стройовій частині.

У цьому самому рядку зазначається, на яких посадах можна використовувати військовослужбовця в особливий період.

У послужних списках других примірників особових справ офіцерів зазначаються номери військово-облікових спеціальностей, за якими доцільно їх обліковувати в запасі.

27. До перших примірників особових справ офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби, обов'язково підшиваються: рапорт про звільнення з військової служби (за наявності), подання до звільнення, аркуш бесіди, розрахунок вислуги років (страхового стажу) військовослужбовця на пенсію (у разі звільнення з військової служби з правом на пенсію), свідоцтво про хворобу (висновок військово-лікарської комісії), витяг із наказу по особовому складу про звільнення та витяг із наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини та всіх видів забезпечення. До других примірників особових справ офіцерів дозволяється підшивати копії цих документів.

28. Керівники служб персоналу зобов'язані забезпечити своєчасне надання до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, в якому зберігаються і ведуться другі примірники особових справ офіцерів, копій документів, які підтверджують окремі періоди військової служби з правом на пільгове обчислення вислуги років та знаходяться в перших примірниках особових справ.

29. Ведення особових справ військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, записи в послужному списку, автобіографії, залучення атестаційних та додаткових матеріалів здійснюються без розкриття структури і найменування посад у цьому органі.

30. Особові справи офіцерів (перший та другий примірники), осіб рядового, сержантського і старшинського складу очної (денної) форми навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, які проходять підготовку в ад'юнктурі та докторантурі (у тому числі і в науково-дослідних установах), обліковуються, зберігаються та ведуться у службі персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) до закінчення навчання. По закінченні навчання особові справи випускників службою персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) направляються до місця подальшого проходження ними військової служби у порядку, установленому пунктом 5 розділу XIV цієї Інструкції.

Схема обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах наведена у додатку 26 до цієї Інструкції.

31. З метою реалізації соціальних прав запис відомостей про зміни у складі сім'ї особи, звільненої з військової служби в запас або відставку, здійснюється за місцем зберігання особової справи в районному територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки.

1. У підрозділах кораблів (суден) усіх рангів письмові відомості на особовий склад не ведуться. Іменний список для проведення вечірніх повірок ведеться в командах, бойових частинах, службах корабля (судна).

На кораблях (суднах) з чисельністю особового складу менше 50 осіб облік особового складу ведеться в порядку, установленому для взводу, а на кораблях (суднах) та в управліннях дивізіонів з чисельністю особового складу менше 100 осіб, - у порядку, установленому для роти. На військово-морських базах, флотиліях облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини.

Облік особового складу на кораблях (суднах) веде старший помічник (помічник) командира корабля (судна), а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира корабля (судна). В управліннях дивізіонів облік особового складу веде начальник штабу дивізіону, а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира дивізіону.

2. У військових навчальних закладах, дисциплінарному батальйоні, а також інших військових частинах, які мають постійний та змінний склад, штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться. Облік особового складу за книгами алфавітного обліку особового складу, книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, за обліково-послужними картками та за особовими справами ведеться окремо на постійний та окремо на змінний склад.

3. У дисциплінарному батальйоні облік змінного складу здійснюється відповідно до Порядку відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 04 червня 2021 року № 155, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 серпня 2021 року за № 1124/36746.

4. У військових навчальних закладах, які мають у своєму складі навчальні підрозділи, облік усього особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 2 цього розділу. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються тільки в книзі штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 27). У штабах навчальних підрозділів особовий склад цих підрозділів обліковується відповідно до порядку, установленого пунктом 7 розділу II цієї Інструкції.

5. У навчальних підрозділах (взводі, роті, батареї, ескадрильї, батальйоні, дивізіоні), у підрозділах і частинах забезпечення (обслуговування) військових навчальних закладів облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1 - 4 та пунктом 7 розділу II цієї Інструкції.

6. У військових ліцеях облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1 - 4 розділу II цієї Інструкції.

7. У закладах охорони здоров'я (установах) в системі Міністерства оборони України постійний особовий склад обліковується у структурних підрозділах цих закладів (установ), на які покладено функції щодо обліку особового складу, у порядку, установленому пунктом 7 розділу II цієї Інструкції.

8. Військовослужбовці з числа тих, що перебували на лікуванні або оздоровленні (змінний склад), після лікування (оздоровлення) направляються закладами охорони здоров'я (установами) безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби, крім випадків, визначених у пунктах 22 та 23 розділу XII цієї Інструкції. Про виписаних військовослужбовців керівники закладів охорони здоров'я (установ) в системі Міністерства оборони України повідомляють командирів їхніх військових частин.

9. У національних контингентах облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку особового складу і книгами обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу та книгами обліку вибулого та прибулого особового складу. Книги штатно-посадового обліку особового складу ведуться окремо на кожну ротацію національного контингенту.

Після повернення (виведення, евакуації) національного контингенту на територію України книги здаються до Галузевого архіву.

Облік військовослужбовців у національних контингентах веде помічник начальника штабу, а де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом відповідного командира (керівника), який здійснює загальне керівництво діяльністю національних контингентів.

Виїзні справи на військовослужбовців, які направляються до національного контингенту, оформляються відповідно до Інструкції про організацію виконання Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 10 квітня 2009 року № 170, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 19 травня 2009 року за № 438/16454 (далі - Інструкція про організацію виконання Положення).

10. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб добова відомість не ведеться. Облік військовослужбовців указаних частин ведеться в одній книзі алфавітного обліку особового складу, а якщо у складі військової частини немає сержантів і солдатів - то в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

11. В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах охорони (обслуговування, забезпечення) військових складів, баз, арсеналів та інших установ і організацій облік особового складу ведеться в порядку, установленому для підрозділів військової частини. Особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книга алфавітного обліку особового складу, книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і книга штатно-посадового обліку особового складу, книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, книга обліку вибулого та прибулого особового складу, добова відомість, обліково-послужні картки, особові картки, трудові книжки (у разі наявності) на особовий склад ведуться в службах персоналу штабів військових частин, яким підпорядковані ці підрозділи. На всіх облікових документах зазначених підрозділів у їх заголовку обов'язково вказуються їхні умовні найменування.

12. У загоні (команді, групі) підрозділів воєнізованої охорони особовий склад обліковується в книзі обліку особового складу.

Облік особового складу за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, книгами обліку вибулого та прибулого особового складу, особовими картками і трудовими книжками (за наявності) ведеться у штабах військових частин, яким вони підпорядковані, разом з особовим складом цих частин.

На особовий склад підрозділів воєнізованої охорони у штабах військових частин ведуться і зберігаються облікові справи відповідно до Положення про воєнізовану охорону об'єктів Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 25 жовтня 2016 року № 560, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 листопада 2016 року за № 1490/29620.

Ведення обліку особового складу в загоні (команді, групі) покладається на заступника начальника загону (команди, групи), а де ця посада штатом не передбачена, - на іншу посадову особу, призначену наказом відповідного командира.

13. У територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, інших міст, районів, районів у містах, органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, управліннях з'єднань, військових навчальних закладах, які мають у своєму складі навчальні підрозділи, а також в установах та організаціях облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, особовими справами, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу та книгами вибулого та прибулого особового складу у порядку, установленому для штабу військової частини.

Облік працівників ведеться за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, книгами вибулого та прибулого особового складу, особовими картками та трудовими книжками (за наявності).

На державних службовців особові картки ведуться за формою "Особова картка державного службовця", затвердженою наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 року № 461/34744.

14. В органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, командуваннях видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в управліннях з'єднань та їх структурних підрозділах забезпечення і обслуговування персональний і штатно-посадовий облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, з урахуванням особливостей щодо обліку державних службовців, установлених пунктом 13 цього розділу. Облік ведеться в загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатом не передбачені, - іншими посадовими особами, призначеними наказами відповідних командирів (керівників).

Водночас особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, командувань видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, управлінь з'єднань та їх структурних підрозділів забезпечення і обслуговування обліковуються, зберігаються та ведуться в службі персоналу або кадровому центрі відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу. Статистичний облік усього особового складу ведеться за штатами (штатними розписами) і надісланими донесеннями та звітами підпорядкованих військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій.

1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одних військових частин до інших, під час прямування до них рахуються як поповнення. Відправлення поповнення здійснюється як у складі команд, так і поодинці.

2. Під час відправки поповнення з одних військових частин до інших у складі команди на всіх відправлених обов'язково мають бути такі документи:

іменний список або припис (в якому вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано їх особові справи) на відправлених - у старшого команди;

військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;

документи, що посвідчують особу військовослужбовця, - на руках у кожного військовослужбовця;

обліково-послужна картка (крім осіб офіцерського складу), службова картка і медична книжка - у старшого команди в опечатаному пакеті;

продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат на кожного військовослужбовця - у старшого команди або на руках у кожного військовослужбовця.

3. Під час відправки одного військовослужбовця у нього повинні бути: припис, документи, що посвідчують особу військовослужбовця, військово-перевізні документи, продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат, а в опечатаному пакеті - обліково-послужна (крім осіб офіцерського складу) і службова картки, медична книжка. У приписах офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером надіслано їх особову справу.

4. У разі направлення одного військовослужбовця до іншої військової частини штаб військової частини, з якої вибуває військовослужбовець, зобов'язаний засобами зв'язку сповістити про це командира (керівника), у розпорядження якого направляється військовослужбовець, із зазначенням строку прибуття військовослужбовця. Контроль за прибуттям військовослужбовця покладається на командира (керівника) військової частини, до якої він направлений. У разі неприбуття військовослужбовця командир (керівник) військової частини, до якої він направлений, невідкладно сповіщає про це підрозділ Військової служби правопорядку, у зоні відповідальності якого перебуває військова частина, штаб військової частини, яка направила військовослужбовця у відрядження, та вживає заходів щодо з'ясування причин його відсутності. Розшук військовослужбовця, направленого у відрядження і який не прибув у встановлений строк до місця призначення, покладається на командира військової частини, який відправив цього військовослужбовця.

5. Іменний список на поповнення (додаток 28), відправлене з однієї військової частини до іншої у складі команди, складається у трьох примірниках. Перший та другий примірники іменного списку на поповнення вручаються старшому команди, а третій примірник підшивається до справи військової частини.

Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою. Під час передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, а другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом прийому поповнення (додаток 29), повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.

6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини, які організовують відправку, зобов'язані перевірити у військовослужбовців і старших команд наявність і правильність оформлених документів, передбачених пунктами 2 і 3 цього розділу, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність їх обмундирування.

Під час перевірки особливу увагу потрібно звернути на відповідність особистих документів установленим зразкам, на правильність запису в них прізвища, імені, по батькові, посади, військового звання, року народження, а також на вірне оформлення документів (наявність підписів, печаток, фотографічних карток, повноту заповнення). Відправляти поповнення з не повністю або невірно оформленими на нього документами категорично забороняється.

7. На шляху прямування старший команди зобов'язаний періодично перевіряти наявність особового складу. Якщо хто-небудь зі складу команди відстане на шляху прямування (буде знятий з потяга), то старший команди зобов'язаний:

негайно повідомити про це командира військової частини, в якій він проходить військову службу, військового коменданта комендатури військових сполучень залізничної дільниці та станції (станцій) або керівника органу управління Військової служби правопорядку або керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки для вжиття заходів щодо його розшуку;

в іменному списку на поповнення зробити докладний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, в якому були відсталі.

8. Передача поповнення представникам військових частин оформляється за дорученням на право прийому поповнення (додаток 30) і оформляється актом прийому поповнення, в якому вказується кількість прийнятого (зданого) особового складу, його стан здоров'я, морально-психологічний стан, стан за видами забезпечення, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.

Прийом поповнення проводиться поіменно, за іменним списком на поповнення, отриманим від старшого команди. Приймати поповнення без поіменної перевірки заборонено.

В акті на осіб, які відстали (були зняті з потяга), зазначаються їхні прізвища, імена, по батькові, ким і коли вони призвані на військову службу, коли і де відстали або були зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках, до якого додаються іменні списки на поповнення. Перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, а другий примірник разом із дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.

Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.

Якщо старшим команди поповнення, яке прибуло, є хтось зі складу прибулої команди, то акт про прийом поповнення разом із другим примірником іменного списку на поповнення висилається до військової частини, яка направила поповнення.

9. В управліннях з'єднань або в органах військового управління, які прийняли поповнення, прибулий особовий склад розподіляється у підпорядковані військові частини.

В іменних списках на поповнення і в приписах на прибулий особовий склад проти кожного прізвища прибулого вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.

На кожну команду поповнення, що направляється до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру цієї військової частини. Штаб військової частини в графі "Для відміток" іменного списку проти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує найменування підрозділу, до якого його направлено для подальшого проходження військової служби.

10. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) військових частин із одного з'єднання, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил або органу військового управління до складу іншого командири цих військових частин у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу і подають у відповідні штаби за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в штаб колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.

1. У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця командир військової частини зобов'язаний організувати не пізніше наступного після загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця дня повідомлення засобами зв'язку та письмово керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

Командир військової частини, яка виконує завдання в районах здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування агресії, про загибель (смерть) військовослужбовця також повідомляє підрозділ цивільно-військового співробітництва штабу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України.

Сповіщення на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця (далі - сповіщення командира військової частини), керівнику районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця направляється за формою, установленою додатком 31 до цієї Інструкції. Сповіщення командира військової частини може бути надіслане після закінчення проведення службового розслідування (спеціального розслідування, розслідування аварії (катастрофи), розслідування авіаційної події та інциденту в авіації) у разі його проведення.

2. Командир національного контингенту зобов'язаний у день загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця особисто повідомити через засоби зв'язку та письмово командувача виду Збройних Сил, якому він підпорядкований. Командувач виду Збройних Сил, якому підпорядкований командир національного контингенту, повідомляє керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти в порядку, установленому пунктом 1 цього розділу.

3. Загибель (смерть) військовослужбовця підлягає державній реєстрації органом РАЦС у встановленому законодавством порядку, а для тих, які перебувають за кордоном, - у закордонних дипломатичних установах України (посольствах, консульствах, представництвах тощо).

4. Військовослужбовці, які загинули (померли) від захворювання, внаслідок нещасного випадку, від отриманих ними поранення, контузії, травми, каліцтва, у тому числі внаслідок тілесних ушкоджень, завданих іншою особою, гострого професійного захворювання (отруєння), одержання сонячного або теплового удару, опіку, обмороження, утоплення, ураження електричним струмом, блискавкою та іонізуючим випромінюванням, отримання інших ушкоджень унаслідок аварії, пожежі, стихійного лиха (землетрус, зсув, повінь, ураган тощо), контакту з представниками тваринного і рослинного світу, комахами, іншими представниками флори і фауни, після встановлення причин і обставин загибелі (смерті) та отримання підтвердних документів виключаються наказом по стройовій частині із списків особового складу військової частини.

5. Наказ по стройовій частині є підставою для відправлення за належністю власних речей, цінностей і особистих документів військовослужбовця, який загинув (помер) (у тому числі визнаний рішенням суду безвісно відсутнім або оголошений померлим), а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця із списків особового складу військової частини.

6. Сповіщення командира військової частини складається у двох примірниках. Перший примірник (разом із свідоцтвом про смерть - у разі загибелі (смерті) військовослужбовця) надсилається до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання членів сім'ї (близьких родичів) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця протягом доби після отримання достовірної інформації про його загибель (смерть), захоплення в полон або заручником, а також інтернування у нейтральній державі або зникнення безвісти.

Надсилати сповіщення командира військової частини безпосередньо сім'ї (близьким родичам) військовослужбовця категорично забороняється.

Якщо місце проживання сім'ї (близьких родичів) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), сповіщення надсилається районному територіальному центру комплектування та соціальної підтримки за місцем його призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання). Сповіщення командира військової частини підписується командиром і начальником штабу військової частини та засвідчується гербовою печаткою. Другий примірник сповіщення командира військової частини зберігається у справі військової частини.

Після виключення до відповідного районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки надсилаються особові справи загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у порядку, визначеному пунктом 10 розділу XIV цієї Інструкції.

На загиблих (померлих) сержантів і солдатів, курсантів, які не мали офіцерських звань, одночасно з надсиланням сповіщення командира військової частини до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки до Галузевого архіву надсилається і іменний список безповоротних втрат особового складу (додаток 32).

Крім того, один примірник іменного списку безповоротних втрат особового складу надсилається до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю, один примірник зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат та один примірник надсилається до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

7. На загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу до вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю надсилається донесення про загибель (смерть) (додаток 33), а на підставі рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошеною померлою - клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) довільної форми з доданням до нього копії відповідного рішення суду.

Донесення про загибель (смерть) і клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) складаються у трьох примірниках. Перші примірники надсилаються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю, другі зберігаються в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат, третій примірник надсилається до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

8. На підставі наказу командира військової частини по стройовій частині в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу робиться запис із зазначенням дати і причини загибелі (смерті) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.

9. На всі власні речі, цінності і особисті документи загиблого (померлого) складається акт наявності власних речей, цінностей і документів загиблого (померлого) військовослужбовця (додаток 34) у двох примірниках. Акт підписується комісією та затверджується командиром військової частини, наказом якого було призначено склад комісії.

10. Власні речі, цінності і особисті документи загиблого (померлого) військовослужбовця не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення його із списків особового складу військової частини підлягають відправленню:

власні речі, цінності, витяги з наказів військового командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотографічні картки - сім'ї або близьким родичам загиблого (померлого) військовослужбовця. Якщо місце проживання сім'ї (близьких родичів) загиблого (померлого) військовослужбовця невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), то всі речі, цінності і особисті документи пересилаються районному територіальному центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнім місцем проживання) загиблого (померлого) військовослужбовця. У випадку виявлення у загиблого (померлого) військовослужбовця заповіту усі перелічені в заповіті власні речі, цінності і особисті документи висилаються особам, указаним у заповіті;

державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки для вручення їх сім'ї або близьким родичам загиблого (померлого) військовослужбовця. Передача сім'ї (близьким родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом. У разі відсутності в загиблого (померлого) військовослужбовця спадкоємців державні нагороди і документи до них, а також відомчі й інші відзнаки разом із посвідченнями до них направляються до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання) загиблого (померлого) військовослужбовця;

військовий квиток та обліково-послужна картка загиблого (померлого) сержанта або солдата направляються до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї загиблого (померлого), а якщо місце проживання сім'ї невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову його на військову службу (останнього місця проживання). Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними військової частини, а на першій сторінці робиться запис про дату загибелі (смерті) військовослужбовця.

Ідентифікаційний жетон з особистим номером загиблого (померлого) офіцера залучається до другого примірника особової справи, а ідентифікаційний жетон особи рядового, сержантського і старшинського складу - до першого примірника. Після того, як необхідність у цих особових справах мине, вони передаються на зберігання до Галузевого архіву.

11. Документ, що посвідчує особу загиблого (померлого) військовослужбовця, підлягає знищенню за актом, за винятком посвідчення генерала (адмірала), яке передається сім'ї загиблого (померлого) генерала (адмірала); у разі її відсутності або якщо місце проживання сім'ї загиблого (померлого) генерала (адмірала) невідоме, його посвідчення підлягає знищенню.

12. Власні речі, цінності і особисті документи, що підлягають передачі сім'ї (близьким родичам) загиблого (померлого) військовослужбовця, перед відправкою ретельно перевіряються та упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою військової частини і відправляються сім'ї (близьким родичам) загиблого (померлого) військовослужбовця. На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки власних речей, цінностей і особистих документів. Другий примірник акта зберігається в окремій справі військової частини.

13. У день відправки власних речей, цінностей і особистих документів сім'ї (близьким родичам) загиблого (померлого) військовослужбовця висилається сповіщення на власні речі загиблого (померлого) (додаток 35). Сповіщення на власні речі загиблого (померлого) складається начальником речової служби військової частини і підписується командиром військової частини.

14. У районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки ведеться книга обліку загиблих (померлих) військовослужбовців, сім'ї яких проживають на території району (міста) (додаток 36). Записи в книзі робляться на підставі отриманих сповіщень командирів військових частин. Відсутні дані на загиблих (померлих) військовослужбовців записуються до книги на підставі інших документів, які надійшли з військових частин або були надані членами сім'ї (близькими родичами) загиблого (померлого) військовослужбовця.

Сповіщення командирів військових частин, що надійшли до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки від військових частин, підшиваються та зберігаються в окремих справах.

15. Районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки на підставі одержаного сповіщення командира військової частини зобов'язаний протягом семи днів після його отримання вручити сім'ї (близьким родичам) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця сповіщення сім'ї (додаток 37), а також висловити їм співчуття, проінформувати щодо установлених законодавством пільг, роз'яснити порядок подання документів для призначення пенсії (допомоги) та інших виплат членам сім'ї військовослужбовця.

У разі якщо сім'я (близькі родичі) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця змінила місце проживання, або військовослужбовець не мав сім'ї (близьких родичів), або відсутні відомості (неможливо дізнатись) про місце проживання сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, сповіщення сім'ї пересилається до Кадрового центру Збройних Сил, для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби, із зазначенням причин пересилання. Надіслані сповіщення зберігаються в окремій справі протягом трьох років з дати надходження. Якщо протягом цього часу за отриманням сповіщення сім'я (близькі родичі) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця не зверталася, вони знищуються за актом.