Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України

Відповідно до Законів України "Про Збройні Сили України", "Про військовий обов'язок і військову службу", "Про Державну спеціальну службу транспорту", "Про національну безпеку України" та Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженого Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153, з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Міністерства оборони України, Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства оборони України від 26 травня 2014 року № 333 "Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 червня 2014 року за № 611/25388 (зі змінами).

3. Головнокомандувачу Збройних Сил України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

 

1. Ця Інструкція визначає:

1) організацію обліку військовослужбовців та працівників (далі - особовий склад) в Міноборони, органах військового управління, з'єднаннях, військових частинах, вищих військових навчальних закладах та військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти (далі - військовий навчальний заклад), установах та організаціях Збройних Сил України (далі - Збройні Сили), органі управління Державної спеціальної служби транспорту, бригадах, полках, окремих батальйонах, підрозділах охорони, органах забезпечення, навчальному центрі, закладах, підприємствах та установах, що входять до її складу (далі - Держспецтрансслужба);

2) завдання і види обліку, призначення облікових документів, їх складання і ведення;

3) обов'язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

4) облік загальних (безповоротних та тимчасових) втрат особового складу;

5) видання, облік, зберігання, розсилку наказів по особовому складу та витягів із них.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

1) документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями та трудової діяльності працівниками Збройних Сил та Держспецтрансслужби;

2) ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби (трудової діяльності) особового складу та з питань розшуку військовослужбовців;

3) забезпечення командування даними про штатну та спискову чисельність особового складу органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій (далі - орган управління, військова частина, установа) для прийняття рішень щодо їх комплектування, матеріально-технічного забезпечення, підготовки в них резервів і відновлення втрат, а також довідковими відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його подальшого службового використання;

4) створення, ведення, поповнення і систематизація бази даних стосовно особового складу;

5) сповіщення членів сім'ї або близьких родичів військовослужбовців чи працівників, які померли (загинули), зникли безвісти, у тому числі зниклих безвісти за особливих обставин (далі - зникли безвісти), захоплені в полон або заручником, інтерновані в нейтральній державі про місце, дату, причину (обставини) його смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування, видача документів, необхідних для призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством.

3. Облік особового складу повинен бути безперервним, своєчасним і повним, вестися постійно за будь-яких умов діяльності військ (сил) відповідно до вимог цієї Інструкції, достовірно відображати існуючу штатну і спискову чисельність особового складу, а також кількісні і якісні зміни, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця або працівника.

Облік працівників ведеться з урахуванням вимог законодавства України.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів відповідних командувачів, командирів та начальників (далі - командир (начальник)) органів управління, військових частин, установ, у тому числі наказів по особовому складу, наказів по стройовій частині та інших документів з обліку особового складу.

5. Облік особового складу поділяється на:

1) персональний;

2) штатно-посадовий;

3) статистичний.

6. Персональний облік особового складу ведеться стосовно кожного військовослужбовця та працівника окремо і призначений для системного відображення проходження ними військової служби (трудової діяльності) від її початку до звільнення, виконання ними військового обов'язку в запасі або проходження служби у військовому резерві, а також біографічних та інших даних, які об'єктивно характеризують військовослужбовця або працівника.

7. Штатно-посадовий облік особового складу призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів управління, військових частин, установ особовим складом, обліку посад, організації контролю за службовим переміщенням особового складу та оперативного доступу до інформації для складання звітів.

8. Статистичний облік особового складу ведеться для отримання узагальнених цифрових показників, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу, що планується для укомплектування військ (сил) особовим складом, їх матеріально-технічного забезпечення, підготовки та поповнення втрат.

9. Відомості за результатами персонального, штатно-посадового і статистичного обліки особового складу утворюють базу даних, яка забезпечує отримання узагальненої інформації з питань проходження військової служби військовослужбовцями або здійснення трудової діяльності працівниками, укомплектованості військ (сил).

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки здійснюються в електронній формі відповідно до вимог розділу II цієї Інструкції.

10. Облік особового складу в розвідувальному органі Міноборони, у тому числі облік в електронній формі за допомогою програмних і технічних засобів (змінних матеріальних носіїв інформації), ведеться відповідно до законодавства, у тому числі цієї Інструкції, з урахуванням особливостей, що визначаються розвідувальним органом Міноборони, обумовлених специфікою діяльності цього органу. Дані такого обліку або інформація щодо нього за рішенням керівника розвідувального органу Міноборони, можуть надаватися структурним підрозділам Міноборони, Апарату Головнокомандувача Збройних Сил України (далі - Апарат Головнокомандувача) та органу управління Держспецтрансслужби, центральним органам виконавчої влади, що здійснюють керівництво військовими формуваннями, утвореними відповідно до законів України, Генеральному штабу Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), іншим штабам, командуванням, управлінням, постійним або тимчасово утвореним органам у Збройних Силах та інших військових формуваннях, призначених для виконання функцій з управління, у межах їх компетенції, органами військового управління та військовими частинами, які належать до сфери управління центральних органів виконавчої влади, в обсягах, необхідних їм для забезпечення діяльності розвідувального органу Міноборони.

11. Документами персонального обліку військовослужбовців є:

1) особові справи;

2) послужні (скорочені послужні) картки;

3) обліково-послужні картки, які ведуться відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби.

На осіб, які проходять військову службу за контрактом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, в тому числі на осіб офіцерського складу призваних із запасу на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період та призваних з числа резервістів в особливий період (далі - особи офіцерського складу), - ведуться особові справи, послужні (скорочені послужні) картки.

На осіб, які проходять військову службу за контрактом осіб рядового складу, сержантського і старшинського складу (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу) - ведуться особові справи, послужні (скорочені послужні) картки.

На осіб, рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період та призваних з числа резервістів в особливий період (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу за призовом), які до зарахування в запас або у резерв проходили тільки базову військову службу (або строкову військову службу) або не мали досвіду військової служби - ведуться обліково-послужні картки, а на тих, які проходили військову службу за контрактом - особові справи за правилами, визначеними цією Інструкцією для особових справ осіб рядового сержантського і старшинського складу.

На осіб, які проходять базову військову службу ведуться обліково-послужні картки.

Облік особового складу, який проходить випробування перед прийняттям на військову службу за контрактом, здійснюється за правилами та формами облікових документів, встановленими цією Інструкцією на мирний час та під час особливого періоду для відповідних категорій військовослужбовців.

12. Командири (начальники) зобов'язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих органах управління, військових частинах, установах та їх підрозділах, а також створювати для посадових осіб, які здійснюють облік особового складу, належні умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

13. Організація обліку особового складу покладається:

1) в органах управління, військових частинах, установах - на начальників штабів, а там, де вони штатом не передбачені, - на їх командирів (начальників);

2) у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки (далі - ТЦК та СП) - на їх начальників;

3) в управліннях, відділах, службах, відділеннях та групах персоналу (далі - служба персоналу) - на їх начальників;

4) у Кадровому центрі Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил України (далі - кадрові центри) - на їх начальників;

5) на кораблях (суднах) - на старших помічників (помічників) командирів кораблів (суден), а там, де вони штатом не передбачені, - на командирів кораблів (суден);

6) у підрозділах військових частин - на командирів цих підрозділів.

14. З метою організації обліку особового складу командири (начальники) зобов'язані:

1) здійснювати контроль за обліком особового складу та періодично перевіряти укомплектованість військ (сил);

2) контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність військ (сил);

3) координувати взаємодію штабів і служб персоналу з питань обліку особового складу;

4) вживати заходів щодо удосконалення обліку особового складу із застосуванням комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних та автоматизованих систем;

5) забезпечувати командування відомостями щодо складу військ (сил), кількісними і якісними показниками їх укомплектованості;

6) проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу:

в органах управління, військових частинах, установах, ТЦК та СП, службах персоналу, кадрових центрах - один раз на рік;

на кораблях (суднах) і в підрозділах військових частин - не менше двох разів на рік;

7) проводити перевірки стану обліку особового складу під час перевірок військ (сил), надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

8) контролювати роботу комісій для перевірки стану обліку особового складу;

9) здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу, а також військово-обліковими документами військовослужбовців, які засвідчують статус військовослужбовця, його службове становище (далі - документ, що посвідчує особу військовослужбовця);

10) здійснювати контроль за належним веденням електронних журналів обліку особового складу, зразок яких наведено в додатку 1, органу управління, військової частини, установи та їх підрозділів відповідно до вимог цієї Інструкції;

11) вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах дії воєнного стану.

15. Керівництво організацією обліку особового складу у Збройних Силах України здійснюється Генеральним штабом.

Керівництво практичною діяльністю з питань обліку особового складу органів управління, військових частин, установ Збройних Сил України і контроль за його станом здійснюються Кадровим центром Збройних Сил України.

Керівництво з питань обліку особового складу в розвідувальному органі Міноборони здійснюється з урахуванням вимог законодавства України щодо діяльності розвідувальних органів України.

16. Стан обліку особового складу в органах управління, військових частинах, установах та в їх підрозділах перевіряється щороку до 01 березня комісіями, призначеними наказами відповідних командирів (начальників).

За підсумками роботи комісії складається акт перевірки стану обліку особового складу (додаток 2) на дату проведення перевірки у двох примірниках, який затверджується командиром (начальником), наказом якого призначена комісія.

Перший примірник акта перевірки стану обліку особового складу зберігається в органі управління, військовій частині, установі, яка підлягала перевірці, другий - надсилається до служби персоналу органу управління, військової частини, установи за підпорядкованістю.

17. Заходи щодо організації обліку особового складу включаються до планів підготовки органів управління, військових частин, установ окремим розділом.

18. Ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу здійснюється за списком, затвердженим начальником штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром (начальником) органу управління, військової частини, установи в обсязі, що стосується безпосередньої службової діяльності відповідних посадових осіб.

Посадові особи служби забезпечення органу управління, військової частини, установи відомості про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідній службі персоналу шляхом ознайомлення з відповідними наказами чи іншими документами.

Якщо умови дислокації органу управління, військової частини, установи не дають змоги посадовим особам служб забезпечення ознайомитись з відповідними наказами чи іншими документами командир (начальник) органу управління, військової частини, установи може дозволити передавати до цих служб копії або витяги з наказів, які завіряються начальниками служб персоналу, начальниками діловодства або іншими уповноваженими на це особами, за умови дотримання вимог законодавства щодо передачі інформації з обмеженим доступом.

1. У відділенні (екіпажі, обслузі), взводі (авіаційній ланці) та підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу здійснюється в робочому зошиті командиром за такою формою: 1 - номер за порядком, 2 - військове звання, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) військовослужбовця, 3 - дата та місце народження військовослужбовця, 4 - особистісно-ділові та морально-психологічні якості військовослужбовця (коротко зазначаються віросповідання, захоплення, рід занять до військової служби, сімейний стан, успіхи і недоліки у службі).

Допускається ведення обліку особового складу в електронній формі за допомогою програмних і технічних засобів (у тому числі матеріальних носіїв інформації).

2. Командир відділення (екіпажу, обслуги), взводу (авіаційної ланки) зобов'язаний особисто знати підпорядкований йому особовий склад (біографічні дані, військове звання, посаду, рівень освіти, строк служби, сімейний стан.)

3. У роті (батареї), батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) та підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в електронному журналі обліку особового складу за допомогою програмних і технічних засобів (у тому числі знімних матеріальних носіїв інформації).

4. Електронний журнал обліку особового складу складається із таких вкладок: "Титульна сторінка", "Штатно-посадовий облік", "Облік особового складу", "Виключені", "Тимчасово прибулий особовий склад", "Тимчасово відсутній особовий склад", "Табель особового складу", "Безповоротні втрати", "Статистичний облік", "Перелік індексів посад", "Примітки".

5. На титульній сторінці електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) найменування підрозділу;

2) гриф обмеження доступу;

3) умовне найменування військової частини;

4) календарний місяць, в якому ведеться облік.

6. У вкладці "Штатно-посадовий облік" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

2) військове звання;

3) індекс посади;

4) найменування посади;

5) штатно-посадова категорія;

6) військово-облікова спеціальність посади;

7) тарифний розряд посади;

8) дата ведення штатно-посадового обліку.

7. У вкладці "Особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади та індекси попередніх посад, які військовослужбовець обіймав;

4) дата прийняття відповідної посади;

5) орган управління, військова частина, установа, з якого прибув військовослужбовець із зазначенням населеного пункту дислокації;

6) дата зарахування до списків військової частини та номер наказу про призначення на посаду;

7) дата та номер наказу на призначення на посаду;

8) дата та номер, а також орган військового управління, військова частина, установа чи організація, який видав наказ про присвоєння останнього звання;

9) вид служби;

10) дата укладення контракту;

11) дата закінчення контракту (для базової військової служби - період призову);

12) реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону (далі - РНОКПП);

13) номер документа (серія - за наявності), що посвідчує особу та його назва;

14) дата народження;

15) місце народження;

16) стать;

17) орган управління, військова частина, установа, яка здійснила призов (прийняття) на військову службу і дата призову (прийняття);

18) освіта;

19) дані про членів сім'ї (близьких родичів);

20) додаткова інформація.

8. У вкладці "Виключені" електронного журналу обліку особового складу відображаються всі відомості, зазначені у пункті 7 цього розділу, а також:

1) дата виключення зі списків особового складу;

2) орган управління, військова частина, установа та населений пункт, до якого вибув військовослужбовець або ТЦК та СП, до якого були направлені його документи;

3) підстава виключення зі списків особового складу.

9. У вкладці "Тимчасово прибулий особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади;

4) орган управління (військова частина, установа), з якого прибув військовослужбовець із зазначенням населеного пункту дислокації;

5) назва, номер та дата документа, що засвідчує підставу прибуття;

6) дата прибуття;

7) дата і номер наказу по стройовій частині про прибуття;

8) дата вибуття;

9) дата і номер наказу по стройовій частині про вибуття;

10) додаткова інформація.

10. У вкладці "Тимчасово відсутній особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади;

4) підстава вибуття;

5) місце, до якого вибуває;

6) дата вибуття;

7) дата і номер наказу по стройовій частині про вибуття;

8) строк вибуття (за наявності);

9) дата планового повернення (за наявності);

10) фактична дата прибуття;

11) дата і номер наказу по стройовій частині про прибуття;

12) додаткова інформація.

11. У вкладці "Табель особового складу" електронного журналу обліку особового складу щоденно ведеться облік присутності особового складу підрозділу в місці його дислокації та відомість перебування особового складу на продовольчому забезпеченні.

Вкладка "Табель особового складу" електронного журналу обліку особового складу заповнюється щоденно на підставі перевірки фактичної наявності особового складу (у тому числі на підставі вечірньої повірки). Перевірка фактичної наявності особового складу здійснюється щоденно, час перевірки встановлюється рішенням командира (начальника). Узагальнення результатів повірки та внесення відомостей до табеля особового складу у окремій військовій частині здійснюються особою, відповідальною за облік особового складу у військовій частині.

Результати вечірньої повірки осіб, які проходять базову військову службу, а також військовозобов'язаних та резервістів під час проходження зборів зазначаються у "Табелі особового складу" на електронних пристроях, за допомогою яких здійснюється облік особового складу. За відсутності відповідних електронних пристроїв або якщо обстановка унеможливлює їх використання, результати повірки оформлюються на окремих аркушах за формою вкладки "Табель особового складу" та в подальшому переносяться на відповідний електронний пристрій.

12. У вкладці "Безповоротні втрати" електронного журналу обліку особового складу зазначаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс останньої зайнятої посади;

4) вид служби;

5) РНОКПП;

6) номер документа (серія - за наявності), що посвідчує особу і його назва;

7) дата народження;

8) місце народження;

9) орган управління, військова частина, установа, яка здійснила призов (прийняття) на військову службу і дата призову (прийняття);

10) прізвище (за наявності), власне ім'я, по батькові (за наявності) дружини (чоловіка), батька, матері або іншого близького родича, місце проживання (перебування) членів сім'ї (інших близьких родичів);

11) вид втрати;

12) дата безповоротної втрати;

13) опис обставин, що призвели до втрати особового складу;

14) місце втрати особового складу;

15) дата виключення зі списків особового складу військової частини;

16) ТЦК та СП, номер і дата надісланого сповіщення;

17) місце і дата поховання.

13. У вкладці "Статистичний облік" електронного журналу обліку особового складу зазначаються зведені відомості щодо статистичного обліку особового складу у військовій частині.

14. У вкладці "Перелік індексів посад" електронного журналу обліку особового складу зазначаються відомості щодо визначеної військовою частиною наскрізної нумерації (кодифікації) посад згідно зі штатом військової частини.

15. У вкладці "Примітки" електронного журналу обліку особового складу зазначені пояснення щодо заповнення вкладок електронного журналу обліку особового складу та перелік стовпців цих вкладок, які ведуться тільки на рівні окремої військової частини.

16. Електронний журнал обліку особового складу може доповнюватися додатковими вкладками або полями для потреб підрозділу або органу управління, військової частини, установи, за умови збереження нумерації стовпців.

17. У звітному році 01 січня та 01 липня електронний журнал обліку особового складу роздруковується, підписується командиром підрозділу та передається до штабу військової частини для зберігання в діловодстві.

18. Ведення обліку особового складу в роті (батареї) покладається на головного сержанта роти (батареї), а там, де його штатом не передбачено, - на іншу посадову особу, призначену командиром роти (батареї).

19. Командир роти (батареї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

1) знати весь особовий склад роти (батареї), контролювати ведення обліку особового складу в роті в обсязі вимог, визначених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

2) щодня доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї, полку) відомості про наявність особового складу;

3) щомісячно перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах роти, наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів та вживати необхідних заходів для усунення виявлених недоліків;

4) періодично перевіряти знання головним сержантом (старшиною) роти (батареї), командирами взводів і командирами відділень підпорядкованого їм особового складу.

20. Ведення обліку особового складу в батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) покладається на начальника штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї), а там, де його штатом не передбачено, - на іншу посадову особу, призначену наказом командира військової частини.

21. Начальник штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

1) щодня мати відомості про чисельність особового складу батальйону (дивізіону, ескадрильї) за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із визначенням причин в кожній роті (батареї) і в цілому по батальйону (дивізіону, ескадрильї);

2) щодня доповідати командиру батальйону (дивізіону, ескадрильї) і в штаб військової частини зведені дані про наявність особового складу;

3) щомісяця перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах батальйону (дивізіону, ескадрильї), наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів.

22. В окремих батальйонах (дивізіонах, ескадрильях, центрах, вузлах) та інших підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 24 - 27 цього розділу.

23. Облік особового складу у військових навчальних закладах, навчальних підрозділах, в тому числі які входять до складу навчальних закладів, частинах забезпечення (обслуговування) військових навчальних закладів, дисциплінарних батальйонах (постійний склад), закладах охорони здоров'я (установах) в системі Міністерства оборони України (постійний склад) та у національних контингентах здійснюється відповідно до правил, встановлених цим розділом.

24. На особовий склад у штабі військової частини ведуться такі облікові документи:

1) електронний журнал обліку особового складу;

2) обліково-послужні картки (додаток 3);

3) особові справи осіб офіцерського складу, а також особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, що проходять військову службу за контрактом (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу);

4) особові картки працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

5) трудові книжки працівників у порядку, передбаченому законодавством України.

Обліково-послужна картка призначена для організації персонального обліку та вивчення, військовозобов'язаних, осіб, направлених для проходження базової військової служби, а також осіб рядового, сержантського і старшинського складу в мирний час і в особливий період. У період проходження військової служби їхні обліково-послужні картки зберігаються в штабах військових частин, а після звільнення з військової служби передаються (пересилаються) до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, до яких військовослужбовців вибувають для взяття на військовий облік. Після звірки облікових даних у територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки обліково-послужні картки повертаються військовозобов'язаним та в подальшому зберігаються у них на руках.

Обліково-послужна картка складається в районному територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки в одному примірнику на кожного громадянина, якого направляють для проходження базової військової служби, та на всіх громадян, які звільняються від проходження базової військової служби і беруться на облік військовозобов'язаних.

Складена обліково-послужна картка ретельно перевіряється, засвідчується підписом керівника територіального центру комплектування та соціальної підтримки, гербовою печаткою та надсилається до військової частини, до якої особу відправлено для проходження військової служби.

Військовозобов'язані, які призиваються на військову службу під час мобілізації, на особливий період, направляються до військових частин з обліково-послужними картками.

У військових частинах у мирний час і особливий період обліково-послужні картки ведуться на всіх осіб, які проходять базову військову службу, були прийняті на військову службу за контрактом осіб рядового, сержантського та старшинського складу та на осіб рядового, сержантського старшинського складу, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період, за винятком курсантів військових навчальних закладів.

На курсантів, яких відраховано з військових навчальних закладів та направлено для проходження військової служби до військових частин, обліково-послужні картки складаються у військових навчальних закладах так само, як у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки. Бланки обліково-послужних карток з цією метою військові навчальні заклади одержують у найближчих територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки. Якщо курсант (слухач) до вступу у військовий навчальний заклад перебував на військовій службі, то обліково-послужна картка вилучається з його особової справи і до неї вносяться необхідні уточнення. Після складання обліково-послужних карток на відрахованих курсантів (слухачів) їхні особові справи знищуються у встановленому порядку.

Усі обліково-послужні картки, які надійшли з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки чи військових частин, у військових частинах обліковуються за номерами, присвоєними військовослужбовцям в книзі штатно-посадового обліку особового складу, та групуються в картотеку обліку.

У картотеці обліково-послужні картки розташовуються за підрозділами згідно зі штатною організацією військової частини або за рішенням керівника служби персоналу - в алфавітному порядку.

Обліково-послужні картки одного підрозділу відділяються в картотеці від обліково-послужних карток іншого підрозділу твердими (картонними, фанерними) прокладками. У верхній частині прокладок надписуються найменування відповідних підрозділів військової частини.

Якщо військовослужбовці вибувають із військової частини, їхні обліково-послужні картки надсилаються:

у разі переведення або направлення на навчання - до військової частини за новим місцем служби (навчання) військовослужбовця;

у разі смерті (загибелі) чи вибуття з військової служби з інших причин) - разом із документом, що посвідчує особу військовослужбовця, - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї військовослужбовця;

у разі звільнення з військової служби у запас (відставку) - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем взяття військовослужбовця на військовий облік.

У разі прийняття військовослужбовця на військову службу за контрактом чи зарахування курсантом до військового навчального закладу обліково-послужна картка зберігається в його особовій справі непідшитою.

У разі втрати обліково-послужної картки проводиться службове розслідування. Замість втраченої складається нова обліково-послужна картка на підставі документа, що посвідчує особу військовослужбовця, та інших документів. Бланки обліково-послужних карток військові частини одержують у найближчих районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, вищих штабах за місцем дислокації або виготовляють самостійно.

У разі пошкодження обліково-послужної картки чи непридатності її для подальшого використання з дозволу начальника штабу військової частини складається нова обліково-послужна картка. Дозвіл на складання нової картки записується на пошкодженій картці, яка зберігається у справах військової частини.

Зберігання обліково-послужних карток у службах (підрозділах) персоналу повинно забезпечувати їх надійний захист від ушкоджень (псування), заборону доступу до них сторонніх осіб, які не мають повноважень роботи з ними, а також передбачати можливість їх упорядкованого переміщення у разі евакуації.

25. Перелік документів з обліку особового складу визначено в загальній схемі обліку особового складу (додаток 4).

26. Облік осіб, які проходять базову військову службу, та працівників ведеться в стройовій частині, а облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом ведеться службою персоналу штабу військової частини.

У військових частинах, де штатом не передбачено окремої служби персоналу та стройової частини, облік усього особового складу ведеться у відповідній об'єднаній службі.

Підрозділами, які безпосередньо підпорядковані командиру військової частини, не менше одного разу на місяць до штабу військової частини надаються відомості електронного журналу обліку особового складу для проведення звірки ведення обліку особового складу та їх резервного зберігання на іншому матеріальному носії інформації.

27. У органах управління, військових частинах, установах облік особового складу може вестись із застосуванням комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу, введених в експлуатацію Міноборони.

До введення в установленому порядку в експлуатацію відповідних комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу, такий облік ведеться в електронному журналі обліку особового складу.

Під час дії особливого періоду у органах управління, військових частинах, установах дозволяється здійснювати облік особового складу з використанням допущених до проведення дослідної експлуатації комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу. Впровадження використання комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем (їх частин) для обліку особового складу у військовій частині здійснюється відповідно до наказу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи.

28. За умови відсутності технічної можливості здійснювати облік особового складу в електронному журналі обліку особового складу до 01 вересня 2025 року дозволяється здійснювати такий облік у паперової формі відповідно до розділу XV цієї Інструкції.

29. На підставі даних персонального і штатно-посадового обліку в штабах військових частин та органів управління складаються документи статистичного обліку особового складу (донесення про склад і чисельність військ (сил), відомості, довідки).

30. Виключно на підставі наказів по стройовій частині здійснюється:

1) зарахування особового складу до списків військової частини і виключення зі списків військової частини;

2) продовження військової служби та дії контракту військовослужбовцям, в тому числі, понад встановлені строки;

3) продовження дії контрактів із військовослужбовцями, які звільняються, у випадках, визначених законодавством України;

4) прийняття і здача справ та посади;

5) затвердження військовослужбовців на посади за мобілізаційним планом;

6) присвоєння та позбавлення військового звання у випадках, визначених Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (далі - Положення);

7) пониження та поновлення у військовому званні;

8) зарахування до вислуги років для виплати надбавки за вислугу років і призначення пенсії, періодів проходження військової служби, у тому числі які зараховуються на пільгових умовах, а також до строку вислуги років для присвоєння чергового військового звання військовослужбовцям, військову службу яким було призупинено та стосовно яких судом винесено виправдувальний вирок, що набрав законної сили, або стосовно яких закрито кримінальне провадження;

9) призупинення військової служби;

10) звільнення з військової служби осіб, які проходять базову військову службу;

11) внесення в облікові документи змін, які відбулися в персональних даних особового складу, за виключенням освіти, змін у сімейному стані (шлюб, народження дітей).

31. Відомості про освіту, зміни у сімейному стані, народження дітей вносяться до облікових документів на підставі дипломів про закінчення навчальних закладів (у тому числі закордонних), свідоцтв про одруження та народження дітей, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАЦС), або копій рішень суду - у випадку розірвання шлюбу.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності), статі військовослужбовця і працівника про це оголошується в наказі по стройовій частині на підставі документів, виданих органами РАЦС.

Наказ по стройовій частині на весь особовий склад (крім осіб, які проходять базову військову службу, та працівників) видається тільки після видання наказу по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, повинні бути занесені до облікових документів штабу і підрозділів не пізніше наступного дня після видання відповідного наказу по стройовій частині.

Внесення будь-яких змін до відомостей електронного журналу обліку особового складу та до документів персонального обліку без документального їх підтвердження (зі слів військовослужбовців) не допускається.

32. Зарахування до списків особового складу військової частини здійснюється у день прибуття військовослужбовців (прийому на роботу працівників) до військової частини.

Підставою для видання наказу про зарахування до списків особового складу військової частини (про прийом на роботу працівника) є:

1) для військовослужбовців - іменні списки команд, приписи і документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

2) для військовослужбовців, військову службу яким було призупинено, - виправдувальний вирок суду (його належним чином завірена копія), що набрав законної сили, постанова органу досудового розслідування про закриття кримінального провадження відповідно до пунктів 1 - 3 частини першої статті 284 Кримінального процесуального кодексу України, наказ відповідного командира (начальника) по особовому складу про продовження військовослужбовцю військової служби та дії контракту;

3) для працівників - трудові договори (або контракти) та особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням командира (начальника) щодо їх прийняття.

До списків особового складу військової частини не зараховуються особи, відряджені з інших військових частин.

Зараховування до списків особового складу військової частини або виключення із них здійснюється із поіменним зазначенням кожного військовослужбовця в наказі по стройовій частині.

33. Виключення із списків особового складу військової частини проводиться наказом по стройовій частині в такі строки:

1) військовослужбовців, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших військових частин (у тому числі ті, які в установленому порядку направлені для подальшого проходження військової служби навчання за кордон на строк понад один рік), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, обраних народними депутатами України, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення (далі - інші військові формування), - з дня вибуття;

2) військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

3) випускників військових навчальних закладів, яким після закінчення надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

4) військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - з дня зарахування їх на денну (очну) форму навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на таке навчання. Витяги з наказу про зарахування на навчання військовим навчальним закладом розсилаються не пізніше семи днів з дня видання наказу;

5) працівників, звільнених з роботи відповідно до законодавства про працю, - у день звільнення;

6) військовослужбовців, засуджених до позбавлення волі або до тримання в дисциплінарному батальйоні, - з дня вибуття до місця відбування покарання;

7) осіб, визнаних у встановленому законом порядку безвісно відсутніми або оголошених померлими, - з дня набрання законної сили рішенням суду;

8) осіб, які померли (загинули) - з наступного дня після дня смерті (загибелі);

9) військовослужбовців, військову службу яким призупинено та яких звільнено з посади, у разі, якщо військовослужбовець на момент отримання військовою частиною повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань, перебував на посаді, - після надходження витягу з наказу по особовому складу;

10) військовослужбовців, позбавлених військового звання за вироком суду, - після набрання вироком суду законної сили з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання. Під час дії воєнного стану військовослужбовцям, які були позбавлені військового звання, командирами військових частин присвоюється військове звання солдата (матроса), оголошується службове становище особи рядового, сержантського та старшинського складу, за призовом, після чого вони призначаються на посади осіб рядового складу.

34. Підставою для видання наказу по стройовій частині про призупинення виплати грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення зі списків особового складу військової частини військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), які самовільно залишили військові частини або місця служби, дезертирували або добровільно здалися в полон, якщо інше не визначено законодавством, військову службу яким призупинено та яких звільнено з посади, у разі, якщо військовослужбовець на момент отримання військовою частиною повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань перебував на посаді, є наказ по особовому складу про призупинення їм військової служби. Зазначений наказ по особовому складу доводиться до військової частини не пізніше семи днів з дня видання наказу.

Військовослужбовці, військову службу яким призупинено і які виключені зі списків особового складу, обліковуються у штабі військової частини у вкладці "Виключені" електронного журналу обліку особового складу та не входять до чисельності особового складу військової частини.

Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, військову службу яким призупинено, разом з витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх зі списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до вищого штабу військової частини, органу управління або кадрового центру за підпорядкованістю (далі - служба персоналу вищого рівня), які ведуть облік осіб офіцерського складу за другими примірниками особових справ.

Особові справи, послужні картки, інші облікові документи військовослужбовці, військову службу яким призупинено, разом із витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх із списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до служба персоналу вищого рівня, які ведуть облік таких військовослужбовців за послужними картками.

Стосовно осіб, які проходять базову військову службу та самовільно залишили військові частини, у триденний строк з дати залишення частини видається наказ по стройовій частині про зняття зі всіх видів забезпечення. Після виключення таких осіб зі списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині їх обліково-послужні картки разом з витягами з наказів по стройовій частині направляються до відповідних ТЦК та СП, якими вони були направлені для проходження базової військової служби, для подальшого ведення персонального обліку таких осіб.

Підставою для виключення осіб, які проходять базову військову службу та які самовільно залишили військову частину, із списків особового складу військової частини наказами по стройовій частині є отримане командуванням військової частини повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань від органу досудового розслідування, прокуратури, суду, органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України (далі - Військова служба правопорядку), у зоні діяльності якого військова частина виконує завдання за призначенням.

35. Не виключаються зі списків особового складу військовослужбовці (працівники):

1) яких направлено на навчання (до військових навчальних закладів без звільнення з посад або за кордон строком до одного року);

2) які перебувають на лікуванні та/або реабілітації (строком до одного року);

3) які тимчасово вибули з військової частини з різних причин (у службове відрядження, відпустку, звільнення із розташування військової частини, на навчальні збори, тимчасово відряджені до інших органів управління, військових частин, установ);

4) які самовільно залишили військову частину та щодо яких командування військової частини не отримало повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань або витяг із наказу (по особовому складу) про звільнення їх з військової служби;