МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 22.12.2010 № 3253/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
23 грудня 2010 р.
за № 1318/18613
Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3100/5 від 03.10.2011 № 1428/5 від 27.09.2012 № 1909/5 від 20.12.2012 № 218/5 від 01.02.2013 № 1061/5 від 03.06.2013 № 1025/5 від 26.06.2014 № 381/5 від 17.03.2015 № 2567/5 від 15.08.2019 № 638/5 від 18.02.2021 № 2241/5 від 22.06.2021 № 4445/5 від 10.12.2021 № 2985/5 від 18.08.2023 )
Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат", з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами та належної організації передачі документів нотаріального діловодства на тимчасове зберігання до державних нотаріальних архівів НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.
2. Визнати такими, що втратили чинність, наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2002 № 63/5 "Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.07.2002 за № 569/6857 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 15.07.2003 № 87/5 "Про затвердження Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.07.2003 за № 598/7919 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 (зі змінами).
3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.):
3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).
3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
4. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
5. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2011.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.
| Міністр | О. Лавринович |
| ПОГОДЖЕНО: Голова Державного комітету архівів України | О.П. Гінзбург |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Міністерства юстиції України
22.12.2010 № 3253/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
23 грудня 2010 р.
за № 1318/18613
ПРАВИЛА
ведення нотаріального діловодства
( У тексті Правил: слово "картонаж" у всіх відмінках замінено словом "коробка" у відповідних відмінках; слова "головне управління юстиції" в усіх відмінках замінено словами "Головне територіальне управління юстиції" у відповідних відмінках; слова "з особового складу" замінено словами "з кадрових питань" згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )( У тексті Правил: слова "управління юстиції" в усіх відмінках і числах замінено словами "територіальний орган Міністерства юстиції" у відповідних відмінках і числах № 638/5 від 18.02.2021 )( У тексті Правил: слово "(наряд)" в усіх відмінках і числах виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( У тексті Правил: слова "організацію діловодства" замінено словами "ведення нотаріального діловодства" згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( У тексті Правил: слова "державна нотаріальна контора" в усіх відмінках і числах замінено словом "контора" у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( У тексті Правил: слова "державний нотаріальний архів" в усіх відмінках і числах замінено словом "нотаріальний архів" у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
I. Загальні положення
1.1. Ці Правила встановлюють порядок ведення нотаріального діловодства в конторах (далі - контора), нотаріальних архівах (далі - нотаріальний архів), приватними нотаріусами.
Нотаріальне діловодство - діяльність контор, нотаріальних архівів, приватних нотаріусів зі створення, обліку та зберігання документів на різних носіях (паперових та електронних) у процесі здійснення нотаріальної діяльності.
( Пункт 1.1 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
1.2. Нотаріальне діловодство у конторах, нотаріальних архівах та приватними нотаріусами ведеться українською мовою.
( Пункт 1.2 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
1.3. Використані в цих Правилах основні терміни та їх визначення застосовуються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".
II. Діловодство контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса
( Назва розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
2.1. Організаційно-розпорядчі документи конторою, нотаріальним архівом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства), та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).
( Пункт 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 2241/5 від 22.06.2021 )
2.2. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.
( Пункт 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3100/5 від 03.10.2011, № 2567/5 від 15.08.2019 )
2.3. Нотаріальне діловодство регулюється Законом України "Про нотаріат" (далі - Закон), цими Правилами.
Невід'ємною складовою нотаріального діловодства є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.
( Абзац другий пункту 2.3 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Абзац третій пункту 2.3 розділу II виключено Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
2.4. Нотаріальне діловодство включає:
складання, оформлення, реєстрацію, облік, зберігання, видачу нотаріальних документів та їх копій;
реєстрацію (якщо передбачено), зберігання, облік, видачу документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх копій;
складання, оформлення, реєстрацію, облік, виконання і зберігання документів з витребування і надання відомостей та (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв’язку з наданням правової допомоги;
ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій у паперовій та/або у визначеній Законом електронній формі, книг, журналів реєстрації (обліку);
тимчасове зберігання нотаріальних документів та документів, на підставі яких вчинялись нотаріальні дії, у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання на зберігання до нотаріального архіву;
складання, реєстрацію, зберігання та видачу довідок та інших документів, що містять відомості про вчинені нотаріальні дії тощо;
розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством;
використання, зберігання, обіг та звітність щодо спеціальних бланків нотаріальних документів.
( Пункт 2.4 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
III. Відповідальність за ведення нотаріального діловодства та архіву
3.1. Відповідальними за ведення нотаріального діловодства та архіву у конторі, нотаріальному архіві є завідувачі.
( Абзац перший пункту 3.1 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Завідувач контори, нотаріального архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.
( Абзац другий пункту 3.1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
В односкладовій конторі відповідальним за ведення нотаріального діловодства та архіву є завідувач контори.
Державні нотаріуси багатоскладової контори, нотаріального архіву є відповідальними за додержання порядку ведення та заповнення, зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні.
( Абзац четвертий пункту 3.1 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
3.2. У разі втрати документів нотаріального діловодства особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву, повинна негайно доповісти завідувачу контори, нотаріального архіву, який у свою чергу повідомляє відповідний територіальний орган Міністерства юстиції для вжиття необхідних заходів.
( Пункт 3.2 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 638/5 від 18.02.2021, № 2241/5 від 22.06.2021 )
3.3. Відповідальним за ведення нотаріального діловодства та архіву нотаріуса при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є нотаріус.
Приватний нотаріус може покласти ведення нотаріального діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, про що нотаріусом видається відповідний наказ.
( Пункт 3.3 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
3.4. У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно повідомити відповідний територіальний орган Міністерства юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.
( Пункт 3.4 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 )
IV. Порядок приймання - передавання документів нотаріального діловодства, а також продовження провадження спадкової справи
( Назва розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021, № 4445/5 від 10.12.2021 )
4.1. При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення нотаріального діловодства та архіву в конторі, справи і документи, що знаходяться в нотаріальному діловодстві, передаються особі, яка приймає документи.
( Пункт 4.1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.2. Для приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання (додаток 1).
( Абзац перший пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи нотаріального діловодства, і затверджується завідувачем контори.
( Абзац другий пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.3. При звільненні (у разі смерті) або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів нотаріального діловодства наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представник нотаріального архіву.
( Пункт 4.3 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.4. Під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства перевіряються:
( Абзац перший пункту 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
наявність і стан справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;
наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ;
наявність печаток і штампів, якими користуються державні нотаріуси;
дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;
( Абзац п'ятий пункту 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю;
стан і умови зберігання документів.
Крім того, перевіряється кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів нотаріального діловодства, що передані до нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів нотаріального діловодства.
( Абзац восьмий пункту 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.5. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства при зміні завідувача контори підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи нотаріального діловодства, та затверджується начальником територіального органу Міністерства юстиції (додаток 2).
( Пункт 4.5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.6. У разі виявлення нестачі документів діловодства комісія складає акт (додаток 3) і негайно повідомляє територіальний орган Міністерства юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.
( Пункт 4.6 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 )
4.7. Якщо контора ліквідовується, всі справи передаються в упорядкованому стані до нотаріального архіву на підставі наказу територіального органу Міністерства юстиції.
( Абзац перший пункту 4.7 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Передавання документів контори, що ліквідовується, входить в обов'язки комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.
4.8. При звільненні особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства та архіву, приватний нотаріус зобов'язаний перевірити наявність і стан документів.
( Пункт 4.8 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.9. У разі заміщення приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.
Документи нотаріального діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування на підставі акта приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, що підписується ними (додаток 5).
( Абзац другий пункту 4.9 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.10. Приватний нотаріус, нотаріальна діяльність якого припинена (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язаний протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до нотаріального архіву усі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням територіального органу Міністерства юстиції, але не більше ніж на один місяць.
Справи повинні бути сформовані та передані до нотаріального архіву відповідно до цих Правил.
( Пункт 4.10 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.11. Номер спадковій справі присвоюється один раз і складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб рік, у якому вона заведена.
Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження незакінченій спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.
У разі припинення, зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, тимчасового блокування або анулювання доступу нотаріуса до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно за заявою всіх спадкоємців, які прийняли спадщину, спадкова справа може бути передана до іншого(ї) приватного нотаріуса або контори в межах одного нотаріального округу після закінчення встановленого законодавством строку для прийняття спадщини. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передається спадкова справа, зобов’язаний(а) прийняти її у провадження.
У випадку, коли приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до відповідного нотаріального архіву, передача спадкової справи здійснюється за наказом відповідного територіального органу Міністерства юстиції комісією, створеною для приймання-передавання документів нотаріального діловодства та архіву.
У випадку ліквідації контори до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву контори до відповідного нотаріального архіву передача спадкової справи здійснюється комісією з ліквідації контори.
Нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, у випадках, передбачених цим пунктом, зобов’язаний передати зазначену спадкову справу.
Заява про передачу спадкової справи подається спадкоємцями нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції).
Справжність підпису на заяві спадкоємців про передачу спадкової справи, яка надсилається поштою нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції), або подається від імені спадкоємців їх представниками, має бути засвідчена нотаріально.
У нотаріальних округах, де не зареєстрована діяльність приватних нотаріусів та не функціонують контори, спадкова справа передається для ведення приватному нотаріусу або конторі іншого нотаріального округу на підставі наказу відповідного територіального органу Міністерства юстиції.
4.11.1. У разі передачі спадкової справи для ведення іншому приватному нотаріусу або конторі нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, та приватний нотаріус або контора, якому (якій) ця справа передається, складають акт приймання-передавання у двох примірниках з описом документів, наявних у спадковій справі, складеним нотаріусом, який передає спадкову справу (у випадку передачі спадкової справи комісією з ліквідації контори або комісією з приймання-передавання документів діловодства акт приймання-передавання підписується членами відповідної комісії).
У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) та алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) приватний нотаріус або контора, який (яка) передає спадкову справу (у разі ліквідації контори - голова комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - голова відповідної комісії територіального органу Міністерства юстиції), проставляє відповідні відмітки про передачу спадкової справи із зазначенням про акт приймання-передавання.
4.11.2. Спадкова справа передається разом із супровідним листом.
4.11.3. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передано незакінчену спадкову справу, веде її до закінчення та зберігає у своєму архіві.
Передавання закінченої спадкової справи для видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього з подружжя) здійснюється на строк, необхідний для видачі свідоцтв.
На місці переданої закінченої спадкової справи в архіві приватного нотаріуса або контори залишається примірник акта приймання-передавання та копія спадкової справи.
Після видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину спадкова справа повертається до архіву приватного нотаріуса або контори, з якого її було видано. При цьому нотаріус, який видав свідоцтво про право на спадщину, проставляє відповідні відмітки в обліково-довідкових документах (книга обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітна книга обліку спадкових справ).
Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта приймання-передавання здійснюється відповідний запис.
Якщо контора ліквідовується або припиняється нотаріальна діяльність приватного нотаріуса незакінчені спадкові справи можуть бути передані в упорядкованому стані до іншої контори або до приватного(них) нотаріуса (нотаріусів) (за наявності письмової згоди нотаріуса (нотаріусів)) за місцем відкриття спадщини за актом приймання-передавання (додаток 46-1) з обов’язковим письмовим повідомленням територіального органу Міністерства юстиції та нотаріального архіву.
Передача незакінчених спадкових справ в такому випадку здійснюється у строк та порядку, встановлених для передачі справ до нотаріального архіву із реєстрацією зміни місця зберігання спадкової справи у Спадковому реєстрі.
Прийняті незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номеру справи за книгою та проводиться зміна номера спадкової справи у Спадковому реєстрі. Попередній номер спадкової справи проставляється у додаткових відомостях реєстру.
Передані незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) та залишаються у приватного нотаріуса або в конторі.
4.11.4. За заявою спадкоємця про завершення спадкування щодо спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України до початку їх тимчасової окупації, введення воєнного стану та щодо якої спадкова справа була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але не була закінчена, внаслідок знищення спадкової справи або відсутності доступу до місця її зберігання у зв'язку з тимчасовою окупацією чи веденням бойових дій, приватний нотаріус (контора) зобов'язаний(а) продовжити провадження такої спадкової справи, вести її до закінчення та зберігати у своєму архіві. Така заява подається до будь-якого приватного нотаріуса (контори).
( абзац перший підпункту 4.11.4 пункту 4.11 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 18.08.2023 р. № 2985/5 )
Справжність підпису спадкоємця на заяві, яка надсилається поштою приватному нотаріусу (конторі) або подається від імені спадкоємця його представником, має бути засвідчена нотаріально.
( пункт 4.11 доповнено підпунктом 4.11.4 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 10.12.2021 р. № 4445/5 )
4.11.5. Приватний нотаріус (контора), що продовжує провадження спадкової справи, яка була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але не була закінчена, внаслідок знищення спадкової справи або відсутності доступу до місця її зберігання у зв'язку з тимчасовою окупацією чи веденням бойових дій, щодо спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України до початку їх тимчасової окупації, введення воєнного стану:
( абзац перший підпункту 4.11.5 пункту 4.11 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 18.08.2023 р. № 2985/5 )
формує на заміну нову спадкову справу, відповідно до розділу ХI цих Правил;
реєструє спадкову справу в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номеру спадкових справи за книгою;
реєструє спадкову справу в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7);
реєструє у Спадковому реєстрі зміну місця зберігання спадкової справи та продовження провадження спадкової справи, номер спадкової справи, яка заведена на заміну (попередній номер спадкової справи та дата її заведення до заміни зазначається у додаткових відомостях реєстру).
( Пункт 4.11 розділу IV доповнено новим підпунктом 4.11.5 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4445/5 від 10.12.2021 )( Розділ IV доповнено новим пунктом 4.11 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
4.12. У разі неможливості за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса або відмовою приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на територіальний орган Міністерства юстиції, яке в разі потреби залучає до цього поліцейських.
( Абзац перший пункту 4.12 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
У цьому випадку передачу документів до нотаріального архіву проводить експертна комісія (далі - ЕК) відповідного територіального органу Міністерства юстиції у складі не менше трьох осіб.
( Пункт розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
V. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
5.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, склад реквізитів та порядок їх розташування здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003.
( Абзац перший пункту 5.1 розділу V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Службові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву установи, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
( Абзац третій пункту 5.1 розділу V виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Під час підготовки та оформлення документів склад обов'язкових реквізитів може доповнюватися іншими реквізитами, якщо це вимагає призначення документа або його опрацювання.
( Пункт 5.1 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
5.2. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса. Складання документів на папері довільного формату не допускається.
( Абзац перший пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Бланки документів мають бути з такими полями: 30 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє та нижнє.
( Абзац другий пункту 5.2 розділу V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
Бланки повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Слід застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа).
Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа контори, нотаріального архіву має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, назву установи вищого рівня; найменування контори, нотаріального архіву, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса; довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
( Абзац четвертий пункту 5.2 розділу V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа приватного нотаріуса має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса; нотаріальний округ, довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
( Пункт 5.2 розділу V доповнено новим абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Не допускається розміщення на бланках контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса інформаційного матеріалу (рекламний логотип, символи, розпорядок роботи тощо), що є рекламою і не має відношення до документа.
( Абзац шостий пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.3. Назва контори, нотаріального архіву повинна відповідати назві, зазначеній у положенні про них.
( Пункт 5.3 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.4. Назва виду документа має бути зазначена на всіх документах, за винятком листів.
5.5. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками. Наприклад, 15 листопада 2010 року слід писати: 15.11.2010.
Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 жовтня 2008 року слід писати: 03.10.2008.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: "24 вересня 2008 року".
5.6. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера за журналом реєстрації, який доповнюється індексом за номенклатурою. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою.
( Абзац перший пункту 5.6 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.7. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер і дату документа-запиту.
5.8. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим і ємним, точно відображати зміст документа та відповідати на питання "Про що документ?".
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
5.9. Текст документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman, текст повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та закреслень.
Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин, у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, розпорядження або прохання.
5.10. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі або фізичній особі згідно з Типовою інструкцією з діловодства.
( Пункт 5.10 розділу V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 5.11 розділу V виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.11. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому, та оформлюються згідно з Типовою інструкцією з діловодства.
( Пункт 5.11 розділу V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.12. Завідувач контори, нотаріального архіву, приватний нотаріус мають право видавати накази з адміністративно-господарських питань, приватний нотаріус - також з кадрових питань.
( Абзац перший пункту 5.12 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Видані завідувачем контори, завідувачем нотаріального архіву, приватним нотаріусом у межах своєї компетенції накази оформлюються на бланку формату А4 і реєструються в книзі наказів.
( Абзац другий пункту 5.12 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
5.13. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.
VI. Складання та оформлення нотаріальних документів
6.1. Складання та оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.
6.2. Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії, конторою, приватним нотаріусом, заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою справ згідно з додатками ( додатки з 6 по 22).
6.3. Реєстр для реєстрації нотаріальних дій (додаток 23), а також інші книги і журнали ведуться відповідно до форм, установлених цими Правилами.
( Пункт 6.3 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021 )
6.4. Книги та журнали, які ведуться нотаріусом, повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса.
( Пункт 6.4 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 638/5 від 18.02.2021; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.5. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки тільки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком.
( Пункт 6.5 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.6. На документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі зазначається номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Дата запису в реєстрі повинна відповідати даті вчинення нотаріальної дії.
( Пункт 6.6 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.7. Оформлення документа включає його підписання. Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою.
Відбиток печатки проставляється так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці.
( Пункт 6.7 розділу VI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
6.8. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.
На копіях (фотокопіях) документів, що залишаються у справах нотаріусів, проставляються відмітка "згідно з оригіналом", дата та підпис нотаріуса.
( Пункт 6.8 розділу VI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
6.9. Документи, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні відповідати вимогам, встановленим статтею 47 Закону.
( Пункт 6.9 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1061/5 від 03.06.2013, № 2567/5 від 15.08.2019; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.10 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.11 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.12 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.13 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.10. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва за формами, установленими цими Правилами (додаток 25).
6.11. Тексти нотаріальних документів у встановлених Законом випадках викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.
Тексти нотаріальних документів виготовляються за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. Рекомендовано викладати такі тексти з дотриманням наступних полів: 30 мм - ліве; 15 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє. Під час підготовки документа рекомендовано використовувати шрифти розміром не менше 10 друкарських пунктів.
Тексти нотаріальних документів, які викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів, не повинні накладатися на QR-код та серію і номер спеціального бланка нотаріального документа.
Текст нотаріально оформлюваного документа та посвідчувальний напис можуть бути викладені як на лицьовому, так і на зворотному боці спеціального бланка нотаріального документа.
Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа або на окремому аркуші (спеціальному бланку нотаріального документа), то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з міста (селища, району), де знаходиться контора, нотаріальний архів, в якій (якому) працює державний нотаріус, або розташоване робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік або на окремий аркуш (спеціальний бланк нотаріального документа) переноситься найменування міста (села, селища, району).
Наприклад: "місто" і далі на звороті або окремому аркуші документа - "Черкаси".
( Пункт 6.11 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.12. Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються його підписом і печаткою із зазначенням дати.
6.13. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа.
У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням посвідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх скріплена підписом нотаріуса і його печаткою.
6.14. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису.
Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом" тощо.
Для заповнення графи 6 Реєстру в разі звільнення платника від сплати державного мита може бути використано штамп з текстом "Від сплати державного мита звільнено на підставі п. ____ ст. ____ Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито".
( Пункт розділу VI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
6.15. У разі відсутності необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв, або поєднувати декілька форм.
( Пункт 6.15 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
6.16. У разі виявлення нотаріусом у тексті нотаріального документа, який створений ним у результаті вчинення нотаріальної дії технічної помилки, яка не змінює змісту документа та не впливає на права особи(іб) щодо якої(их) було вчинено нотаріальну дію (описка, друкарська або граматична помилка), нотаріус може виправити таку помилку.
Помилка у тексті нотаріального документа виправляється у всіх примірниках такого документа одночасно.
Виправлення помилки повинно відповідати відомостям, що містяться в документах, які були подані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії, або отримані безпосередньо з єдиних та державних реєстрів.
Виправлення технічної помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні.
При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.
( Пункт 6.16 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.17 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.18 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.19 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 6.20 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
VII. Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
7.1. Про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі - Реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного Реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році.
Реєстри, які не використовувалися нотаріусом у попередньому році, можуть використовуватися нотаріусом у наступному році після їх перереєстрації територіальним органом Міністерства юстиції у порядку, передбаченому пунктами 7.6, 7.7 цього розділу.
( Пункт 7.1 розділу VII доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
У разі закінчення Реєстру нотаріус може використовувати новий Реєстр, зареєстрований в територіальному органі Міністерства юстиції в установленому порядку.
Титульна сторінка Реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог цих Правил.
7.2. У разі відсутності державного нотаріуса контори (відпустка, хвороба, відрядження тощо) та покладення обов'язків по обслуговуванню населення на державного нотаріуса іншої контори нотаріус, що заміщує, веде Реєстр контори, в якій він здійснює заміщення. Реєстр ведеться з дотриманням вимог, установлених цими Правилами.
( Абзац перший пункту 7.2 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
Державний нотаріус, що заміщує іншого державного нотаріуса, вчиняє нотаріальні дії від свого імені, використовує спеціальні бланки нотаріальних документів, отримані ним особисто, та прикладає свою особисту печатку. Усі нотаріальні дії, учинені державним нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у Реєстрі з відміткою про їх вчинення в порядку заміщення у посвідчувальному написі на оформлених ним документах.
7.3. Реєстр, який ведеться державним нотаріусом при заміщенні, може використовуватись протягом одного діловодного року. Після закінчення строку виконання нотаріусом обов'язків по заміщенню Реєстр закривається підсумковим записом, про що робиться запис у графах 1-7 Реєстру та проставляється відмітка в графі 10 журналу обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі - Журнал), який ведеться територіальними органами Міністерства юстиції згідно з додатком 26.